Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là gì? Những giấy tờ, tài liệu nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa?

Nội dung chính

• Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là gì?
• Những giấy tờ, tài liệu nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa?
• Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu nào?

Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 3 Thông tư 01/2023/TT-VPCP về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính có quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là quá trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy trong thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính sang dữ liệu điện tử.

...

Như vậy, có thể hiểu số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là quá trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy sang dữ liệu điện tử.

Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là gì? Những giấy tờ, tài liệu nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa? (Hình từ Internet)

Những giấy tờ, tài liệu nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa?

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP về những giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính có quy định như sau:

Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa

1. Giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau:

a) Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;

b) Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

c) Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

d) Thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu tại điểm a, b, c khoản này và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

...

Theo đó, các giấy tờ, tài liệu nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa là giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau:

- Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;

- Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

- Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

- Thành phần hồ sơ thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

- Ngoài ra, các giấy tờ trên phải được nộp theo một trong các hình thức sau:

+ Bản chính;

+ Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc;

+ Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính;

+ Bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu nào?

Căn cứ khoản 4 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP về những giấy tờ, tài liệu không thuộc phạm vi thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính có quy định như sau:

Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa

...

4. Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu:

a) Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;

b) Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính theo quy định tại khoản 1 Điều này;

c) Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;

d) Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Vậy, những giấy tờ, tài liệu sau đây không thể thực hiện số hóa, cụ thể:

- Giấy tờ đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;

- Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính;

- Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;

- Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Trân trọng!

Lưu ý: Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử do Văn phòng Chính phủ ban hành có hiệu lực từ ngày 25/05/2023.