Quản lý văn bản đến trong công tác văn thư bao gồm những hoạt động nào?
Quản lý văn bản đến trong công tác văn thư bao gồm những hoạt động nào?
Căn cứ theo quy định tại Mục IV Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định về quản lý văn bản đến trong công tác văn thư bao gồm các hoạt động sau:
- Tiếp nhận văn bản đến
- Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến
- Phân phối, chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Quản lý văn bản đến trong công tác văn thư (Hình từ Internet)
Quy định cụ thể về tiếp nhận văn bản đến?
Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 1 Mục IV Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định cụ thể về tiếp nhận văn bản đến như sau:
Tiếp nhận văn bản đến
a) Đối với văn bản giấy
Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan, tổ chức đều do văn thư cơ quan tiếp nhận. Những văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức ngoài giờ hành chính, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận và bàn giao cho văn thư cơ quan vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo. Văn bản có dấu chỉ các mức độ khẩn gửi đến ngoài giờ hành chính, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm xử lý.
- Khi nhận văn bản đến, văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, mối dán, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi và ký nhận. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
- Văn thư cơ quan mở tất cả các bì văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức, trừ những bì văn bản gửi đến có dấu "riêng người có tên mở bì", bì thư riêng của cá nhân, bì hồ sơ đấu thầu và những bì văn bản đến theo quy định riêng của cơ quan, tổ chức.
Đối với những bì văn bản đến không do văn thư cơ quan bóc bì, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận bì văn bản có trách nhiệm phối hợp với văn thư cơ quan để đăng ký.
- Khi mở bì văn bản, không để sót hoặc làm rách văn bản. Các bì văn bản có dấu chỉ các mức độ khẩn phải mở ngay, làm thủ tục trước và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Những văn bản đến không đúng đối tượng, không đúng thể thức văn bản hoặc thiếu trang, chữ mờ, nhàu nát... văn thư cơ quan được phép trả lại nơi gửi.
b) Đối với văn bản điện tử
- Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số bằng việc thực hiện chứng thực chữ ký số, kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên hệ thống.
- Trường hợp nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, bên nhận có trách nhiệm huỷ bỏ văn bản điện tử được thu hồi, đồng thời thông báo qua mạng việc đã xử lý văn bản điện tử đó để bên gửi biết.
- Trường hợp văn bản điện tử đến không hợp lệ hoặc có sai sót thì gửi trả lại cơ quan, tổ chức gửi văn bản hoặc thông báo ngay cho người có thẩm quyền cho ý kiến xử lý.
Theo đó, đối với văn bản giấy thì phải đảm bảo tất cả văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan, tổ chức đều do văn thư cơ quan tiếp nhận.
Những văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức ngoài giờ hành chính, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận và bàn giao cho văn thư cơ quan vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản có dấu chỉ các mức độ khẩn gửi đến ngoài giờ hành chính, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm xử lý.
Đối với bản điện tử thì văn thư cơ quan phải kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số bằng việc thực hiện chứng thực chữ ký số, kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên hệ thống.
Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến được thực hiện ra sao?
Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 2 Mục IV Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định về đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến như sau:
Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến
a) Đối với văn bản giấy
- Mỗi văn bản gửi đến, văn thư cơ quan đóng dấu "đến" vào góc trái, trang đầu, dưới số và ký hiệu văn bản; ghi đầy đủ các thông tin trong khung dấu đến. Những bì văn bản đến không được phép mở thì đóng dấu "đến" trên bì.
(Phụ lục 2 - Mẫu dấu đến)
- Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc hệ thống và được số hoá theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
- Văn bản đến được đăng ký vào hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến và đóng sổ để quản lý.
(Phụ lục 3 - Mẫu sổ đăng ký văn bản đến)
b) Đối với văn bản điện tử
- Cập nhật vào hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản điện tử đến và gắn tệp văn bản điện tử có ký số vào hệ thống.
- Trường hợp cần in văn bản điện tử đến có chữ ký số sang văn bản giấy: văn thư in toàn bộ văn bản điện tử (có chữ ký số) ra giấy; kiểm tra, bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản điện tử được thể hiện đầy đủ trên giấy; đóng dấu văn bản đến qua mạng vào trang đầu của văn bản được in ra giấy; điền thông tin (số văn bản đến, ngày đến, chuyển đơn vị/cá nhân xử lý). Số văn bản đến lấy thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
c) Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư cơ quan thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết (trừ những văn bản đến có quy định riêng của cơ quan, tổ chức).
Theo đó, cần phải phụ thuộc vào hình thức văn bản là văn bản giấy hoặc văn bản điện tử mà thực hiện đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến cho phù hợp.
Ngoài ra, những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư cơ quan thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết (trừ những văn bản đến có quy định riêng của cơ quan, tổ chức).
Trân trọng!
Phạm Văn Quốc