Thế nào là văn bản điện tử? Công tác văn thư trong các cơ quan mặt trận tổ quốc Việt Nam bao gồm những gì?
Công tác văn thư trong các cơ quan mặt trận tổ quốc Việt Nam bao gồm những gì? Văn bản điện tử là gì?
Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 3 Mục I Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định về giải thích từ ngữ như sau:
Giải thích từ ngữ
Trong Hướng dẫn này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
- Công tác văn thư: Bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật trong văn thư.
- Văn thư cơ quan: Là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan.
- Văn bản: Là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
- Văn bản điện tử: Là tập hợp thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số được soạn thảo, trao đổi, xử lý, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
Theo đó, chúng ta có thể thấy:
- Công tác văn thư trong các cơ quan mặt trận tổ quốc Việt Nam bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật trong văn thư.
- Văn bản điện tử là tập hợp thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số được soạn thảo, trao đổi, xử lý, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
Công tác văn thư trong các cơ quan mặt trận tổ quốc Việt Nam (Hình từ Internet)
Công tác văn thư trong các cơ quan mặt trận tổ quốc Việt Nam phải đảm bảo những nguyên tắc nào?
Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 4 Mục I Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định nguyên tắc đối với công tác văn thư trong các cơ quan mặt trận tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị xã hội như sau:
Nguyên tắc và yêu cầu đối với công tác văn thư
4.1. Nguyên tắc
a) Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định hiện hành của pháp luật và của cơ quan, tổ chức.
b) Mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đều phải văn bản hoá đầy đủ; văn bản của cơ quan, tổ chức phải được quản lý chặt chẽ và thực hiện bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
Theo đó, công tác văn thư trong các cơ quan mặt trận tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị xã hội phải đảm bảo nguyên tắc:
- Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định hiện hành của pháp luật và của cơ quan, tổ chức.
- Mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đều phải văn bản hoá đầy đủ; văn bản của cơ quan, tổ chức phải được quản lý chặt chẽ và thực hiện bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
Quy định như thế nào về yêu cầu của công tác văn thư trong các cơ quan mặt trận tổ quốc Việt Nam?
Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 4 Mục I Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định yêu cầu đối với công tác văn thư trong các cơ quan mặt trận tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị xã hội như sau:
Nguyên tắc và yêu cầu đối với công tác văn thư
...
4.2. Yêu cầu
a) Văn bản phải được soạn thảo đúng trình tự, thủ tục, ban hành đúng thể loại, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định hiện hành.
b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, phát hành và chuyển giao (trừ những văn bản có quy định riêng).
c) Việc tiếp nhận, đăng ký, phát hành, chuyển giao văn bản đi, văn bản đến bảo đảm yêu cầu: Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản phải kịp thời, chính xác; quản lý chặt chẽ, không để mất hoặc thất lạc văn bản; thu hồi đầy đủ và đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi; bảo đảm bí mật thông tin tài liệu.
d) Quản lý chặt chẽ, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khoá bí mật đúng quy định.
e) Các đơn vị, cá nhân được phân công theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được giao đúng yêu cầu nghiệp vụ; nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng thời hạn quy định.
Như vậy, khi thực hiện công tác văn thư trong các cơ quan mặt trận tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị xã hội phải đảm bảo các yêu cầu bao gồm:
- Văn bản phải được soạn thảo đúng trình tự, thủ tục, ban hành đúng thể loại, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định hiện hành.
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, phát hành và chuyển giao (trừ những văn bản có quy định riêng).
- Việc tiếp nhận, đăng ký, phát hành, chuyển giao văn bản đi, văn bản đến bảo đảm yêu cầu: Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản phải kịp thời, chính xác; quản lý chặt chẽ, không để mất hoặc thất lạc văn bản; thu hồi đầy đủ và đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi; bảo đảm bí mật thông tin tài liệu.
- Quản lý chặt chẽ, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khoá bí mật đúng quy định.
- Các đơn vị, cá nhân được phân công theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được giao đúng yêu cầu nghiệp vụ; nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng thời hạn quy định.
Trân trọng!
Phạm Văn Quốc