Trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam, trách nhiệm của Văn thư cơ quan, đơn vị được quy định như thế nào?
- 1. Trách nhiệm của Văn thư cơ quan, đơn vị trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?
- 2. Trách nhiệm công chức, viên chức trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?
- 3. Đối với văn bản điện tử, việc tiếp nhận và đăng ký văn bản đến trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?
1. Trách nhiệm của Văn thư cơ quan, đơn vị trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?
Tại Khoản 2 Điều 5 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về trách nhiệm của Văn thư cơ quan, đơn vị trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:
2. Trách nhiệm của Văn thư cơ quan, đơn vị
Tiếp nhận, đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát, lưu văn bản đi.
Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao, lưu văn bản đến; theo dõi, đôn đốc, định kỳ hoặc đột xuất tổng hợp, báo cáo kết quả giải quyết văn bản; kịp thời báo cáo, đề xuất lãnh đạo đơn vị xem xét chuyển trả những văn bản không thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, đề xuất đơn vị chủ trì giải quyết và thông báo cho nơi gửi biết.
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
Quản lý Sổ đăng ký và Sổ chuyển giao văn bản.
Giúp Thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị; các loại con dấu khác theo quy định.
Chịu sự kiểm tra, hướng dẫn, quản lý về nghiệp vụ công tác văn thư của Văn phòng.
2. Trách nhiệm công chức, viên chức trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?
Tại Khoản 3 Điều 5 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về trách nhiệm của công chức, viên chức trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:
3. Trách nhiệm công chức, viên chức
Công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, quy định của Ngành và các quy định của pháp luật có liên quan.
Chủ động nghiên cứu, tham mưu, đề xuất, xử lý và phối hợp xử lý văn bản theo chức trách, nhiệm vụ được giao đảm bảo tiến độ, chất lượng, hiệu quả công việc; ký số các văn bản phát hành theo thẩm quyền được giao; chịu trách nhiệm về ý kiến tham mưu, đề xuất và kết quả xử lý văn bản; cập nhật kết quả giải quyết văn bản trên Hệ thống QLVB.
Quản lý văn bản, thiết bị lưu khóa bí mật của cá nhân.
3. Đối với văn bản điện tử, việc tiếp nhận và đăng ký văn bản đến trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?
Tại Khoản 1 Điều 6 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về việc tiếp nhận và đăng ký văn bản đến trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam đối với văn bản điện tử như sau:
1. Đối với văn bản điện tử
a) Tiếp nhận
Văn thư kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
Trường hợp văn bản không đáp ứng quy định, gửi sai nơi nhận Văn thư trả lại nơi gửi văn bản trên Hệ thống QLVB.
Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
b) Đăng ký
Văn thư đăng ký vào Hệ thống QLVB (cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định).
Số đến của văn bản được cấp tự động, liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian trong năm trên Hệ thống QLVB.
Trân trọng!
Huỳnh Minh Hân