Lập phiếu công chức và cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện ra sao?

Nội dung chính

• Quy trình lập phiếu công chức và cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý hồ sơ công chức của các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo?
• Điều chuyển và tiếp nhận hồ sơ trên phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo như thế nào?
• Lưu trữ hồ sơ trên phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo như thế nào?

Quy trình lập phiếu công chức và cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý hồ sơ công chức của các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo?

Căn cứ Điều 10 Quy định về quản lý, khai thác vận hành và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 1666/QĐ-BGDĐT năm 2020 quy trình lập phiếu công chức và cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý hồ sơ công chức của các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo như sau:

Quy trình lập phiếu công chức, viên chức, người lao động và cập nhật thông tin vào phần mềm

1. Lập hồ sơ mới

a) Vụ Tổ chức cán bộ tạo mới tài khoản người dùng cá nhân hoặc tài khoản người dùng quản lý mới trên phần mềm cho những công chức, viên chức, người lao động mới được tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, ký kết hợp đồng lao động (trường hợp đơn vị ký hợp đồng lao động, phải gửi hợp đồng lao động về Vụ Tổ chức cán bộ để được cấp tài khoản);

b) Công chức, viên chức, người lao động cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin về hồ sơ lên phần mềm;

c) Trong thời gian 15 (mười lăm) ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định, thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn công chức, viên chức, người lao động kê khai theo Mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, đồng thời cập nhật thông tin về hồ sơ vào phần mềm theo quy định tại điểm b, khoản 1 Điều này. Thủ trưởng đơn vị duyệt và gửi Vụ Tổ chức cán bộ phê duyệt hồ sơ trên phần mềm.

2. Hồ sơ cần được cập nhật thông tin mới vào phần mềm

a) Đối với thông tin thay đổi của cá nhân như quan hệ gia đình, hộ tịch; khen thưởng, kỷ luật (do đơn vị ngoài Bộ quyết định)... công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm kê khai theo định kỳ cùng với việc kê khai phiếu bổ sung lý lịch hàng năm hoặc theo yêu cầu của Vụ Tổ chức cán bộ để tiến hành cập nhật, bổ sung thông tin vào phần mềm;

b) Đối với thông tin thay đổi từ cơ quan quản lý nhà nước như bầu cử, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác, nâng lương, đào tạo, bồi dưỡng; khen thưởng, kỷ luật (do Bộ quyết định) .... và các thành phần hồ sơ khác quy định tại Điều 9 Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ Quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức (đối với công chức), Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm cập nhật, bổ sung thông tin này cho công chức, viên chức, người lao động vào phần mềm, thời gian chậm nhất là 07 (bảy) ngày làm việc, kể từ ngày văn bản có hiệu lực đối với các văn bản/quyết định do Vụ Tổ chức cán bộ trình ký hoặc 10 (mười) ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản do các đơn vị khác ban hành.

Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo cập nhật thông tin đối với nhân sự thuộc các trung tâm, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục, Văn phòng.

Vụ Tổ chức cán bộ tạo mới tài khoản người dùng cá nhân hoặc tài khoản người dùng quản lý mới trên phần mềm cho những công chức, viên chức, người lao động mới được tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, ký kết hợp đồng lao động (trường hợp đơn vị ký hợp đồng lao động, phải gửi hợp đồng lao động về Vụ Tổ chức cán bộ để được cấp tài khoản);

Công chức, viên chức, người lao động cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin về hồ sơ lên phần mềm; Trong thời gian 15 (mười lăm) ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định, thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn công chức, viên chức, người lao động kê khai đồng thời cập nhật thông tin về hồ sơ vào phần mềm. Thủ trưởng đơn vị duyệt và gửi Vụ Tổ chức cán bộ phê duyệt hồ sơ trên phần mềm.

Hồ sơ cần được cập nhật thông tin mới vào phần mềm:

+ Đối với thông tin thay đổi của cá nhân như quan hệ gia đình, hộ tịch; khen thưởng, kỷ luật (do đơn vị ngoài Bộ quyết định)... công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm kê khai theo định kỳ cùng với việc kê khai phiếu bổ sung lý lịch hàng năm hoặc theo yêu cầu của Vụ Tổ chức cán bộ để tiến hành cập nhật, bổ sung thông tin vào phần mềm;

+ Đối với thông tin thay đổi từ cơ quan quản lý nhà nước như bầu cử, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác, nâng lương, đào tạo, bồi dưỡng; khen thưởng, kỷ luật (do Bộ quyết định) .... và các thành phần hồ sơ khác, Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm cập nhật, bổ sung thông tin này cho công chức, viên chức, người lao động vào phần mềm, thời gian chậm nhất là 07 (bảy) ngày làm việc, kể từ ngày văn bản có hiệu lực đối với các văn bản/quyết định do Vụ Tổ chức cán bộ trình ký hoặc 10 (mười) ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản do các đơn vị khác ban hành. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo cập nhật thông tin đối với nhân sự thuộc các trung tâm, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục, Văn phòng.

Lập phiếu công chức và cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện ra sao? (Hình từ Internet)

Điều chuyển và tiếp nhận hồ sơ trên phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo như thế nào?

Theo Điều 11 Quy định về quản lý, khai thác vận hành và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 1666/QĐ-BGDĐT năm 2020 việc điều chuyển và tiếp nhận hồ sơ trên phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện như sau:

Điều chuyển và tiếp nhận hồ sơ trên phần mềm

1. Trường hợp công chức, viên chức, người lao động được điều động, luân chuyển đến đơn vị khác trong cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo, Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm điều chuyển hồ sơ trên phần mềm đến đơn vị mới, thời gian chậm nhất là 10 (mười) ngày làm việc, kể từ ngày việc điều động, luân chuyển có hiệu lực.

2. Trường hợp công chức, viên chức, người lao động nghỉ hưu, thôi việc,... Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm thực hiện điều chỉnh tình trạng hồ sơ trong phần mềm, thời gian chậm nhất 10 (mười) ngày làm việc, kể từ ngày việc nghỉ hưu, thôi việc,... có hiệu lực.

Trường hợp công chức, viên chức, người lao động được điều động, luân chuyển đến đơn vị khác trong cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo, Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm điều chuyển hồ sơ trên phần mềm đến đơn vị mới, thời gian chậm nhất là 10 ngày làm việc, kể từ ngày việc điều động, luân chuyển có hiệu lực. Công chức, viên chức, người lao động nghỉ hưu, thôi việc thì Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm thực hiện điều chỉnh tình trạng hồ sơ trong phần mềm, thời gian chậm nhất 10 ngày làm việc, kể từ ngày việc nghỉ hưu, thôi việc,... có hiệu lực.

Lưu trữ hồ sơ trên phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo như thế nào?

Theo Điều 12 Quy định về quản lý, khai thác vận hành và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 1666/QĐ-BGDĐT năm 2020 việc lưu trữ hồ sơ trên phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được quy định như sau:

Lưu trữ hồ sơ

1. Hồ sơ phải được lưu trữ lâu dài trong phần mềm để phục vụ việc quản lý, khai thác sử dụng và thực hiện chế độ thống kê, báo cáo.

2. Việc lưu trữ hồ sơ phải tuân thủ các nguyên tắc an toàn thông tin theo quy định hiện hành.

3. Hồ sơ của công chức, viên chức, người lao động đã nghỉ hưu, thôi việc, ... được lưu trữ trên phần mềm và ở cơ quan, đơn vị để quản lý, theo dõi.

Hồ sơ phải được lưu trữ lâu dài trong phần mềm để phục vụ việc quản lý, khai thác sử dụng và thực hiện chế độ thống kê, báo cáo. Việc lưu trữ hồ sơ phải tuân thủ các nguyên tắc an toàn thông tin. Hồ sơ của công chức, viên chức, người lao động đã nghỉ hưu, thôi việc, ... được lưu trữ trên phần mềm và ở cơ quan, đơn vị để quản lý, theo dõi.

Trân trọng!