Điểm chỉ với những văn bản công chứng có bắt buộc khong?

Nội dung chính

• Bắt buộc phải điểm chỉ với những văn bản công chứng nào? 
• Có được giải thể phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập không? 
• Văn bản công chứng phải được lưu trữ vĩnh viễn?

Bắt buộc phải điểm chỉ với những văn bản công chứng nào? 

Câu hỏi: Theo quy định thì đối với những văn bản công chứng phải thực hiện điểm chỉ với những văn bản nào? Mong sớm nhận hồi đáp.

Trả lời:

Tại Khoản 2 Điều 48 Luật Công chứng 2014 có quy định:

Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.

Theo quy định này thì trường hợp được điểm chỉ thay thế cho việc ký thì người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải. Nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.

Như vậy, theo quy định nêu trên thì việc điểm chỉ chỉ áp dụng khi người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Còn không có quy định phải điểm chỉ đối với những văn bản công chứng nào hết.

Bên cạnh đó, việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây (Khoản 3 Điều 48 Luật này): 

- Công chứng di chúc;

- Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;

- Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.

Có được giải thể phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập không? 

Câu hỏi: Tôi muốn hỏi, đối với phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thì liệu có được giải thể không?

Trả lời:

Căn cứ Điều 21 Luật Công chứng 2014 quy định về chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng như sau:

1. Trong trường hợp không cần thiết duy trì Phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Chính phủ quy định chi tiết việc chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng.

2. Trường hợp không có khả năng chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án giải thể Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Phòng công chứng chỉ được giải thể sau khi thanh toán xong các khoản nợ, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận.

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định giải thể Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về việc giải thể Phòng công chứng.

Như vậy, về nguyên tắc khi không cần thiết duy trì Phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng, nếu trường hợp không có khả năng chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng thì có thể thực hiện việc giải thể. Tuy nhiên, Phòng công chứng chỉ được giải thể sau khi thanh toán xong các khoản nợ, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận.

Văn bản công chứng phải được lưu trữ vĩnh viễn?

Câu hỏi: Xin hỏi, pháp luật có quy định trong việc lưu giữ hồ sơ công chứng thì những tất cả văn bản chính phải lưu trữ vĩnh viễn đúng không?

Trả lời:

Căn cứ Khoản 2 Điều 64 Luật Công chứng 2014 quy định lưu trữ hồ sơ như sau:

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.

2. Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

Theo đó, đối với bản chính văn bản công chứng các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Không đặt ra quy định tất cả phải được lưu trữ vĩnh viễn.

Trân trọng!