Quy định về tổ chức, lưu trữ, bảo quản tài liệu số trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường
Tổ chức, lưu trữ tài liệu số trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường
Căn cứ Điều 32 quy định về kỹ thuật và Định mức kinh tế - kỹ thuật về công tác thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường Thông tư 03/2022/TT-BTNMT (có hiệu lực từ 15/04/2022) việc tổ chức, lưu trữ tài liệu số trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường được quy định như sau:
1. Các bước thực hiện
a) Gán mã, làm nhãn trên phương tiện lưu trữ đã tiếp nhận;
b) Chuyển dữ liệu số vào thiết bị lưu trữ và thực hiện phân loại tài liệu kết hợp xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản;
c) Biên mục, nhập nội dung dữ liệu đặc tả: nội dung dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ theo quy định, hướng dẫn tại Mục 6 Phụ lục II; dữ liệu đặc tả của thông tin, dữ liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường theo quy định, hướng dẫn tại Mục 2, Phụ lục II; dữ liệu đặc tả của tài liệu văn bản, phim (âm bản)/ảnh, phim/ âm thanh (ghi hình, ghi âm) theo quy định, hướng dẫn tại Mục 3, 4, 5 Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này;
d) Sắp xếp phương tiện lưu trữ vào tủ chuyên dụng;
đ) Lập báo cáo tổ chức, lưu trữ tài liệu số.
2. Sản phẩm
a) Báo cáo tổ chức, lưu trữ tài liệu số (mẫu BM.22);
b) Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ kèm theo nội dung thông tin đặc tả (dạng số, dạng giấy).
Bảo quản tài liệu số trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường
Căn cứ Điều 35 quy định này việc bảo quản tài liệu số trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường được quy định như sau:
1. Các bước thực hiện
a) Vệ sinh phương tiện lưu trữ tài liệu số;
b) Kiểm tra định kỳ tài liệu số trên phương tiện lưu trữ: Thực hiện hàng năm theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử (sau đây gọi là Thông tư số 02/2019/TT-BNV);
c) Sao lưu tài liệu trên phương tiện lưu trữ: Thực hiện định kỳ theo quy định tại Điều 10 Thông tư số 02/2019/TT-BNV ;
d) Phục hồi tài liệu trên phương tiện lưu trữ: Thực hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 02/2019/TT-BNV (nếu có);
đ) Ghi nhật ký bảo quản tài liệu số.
2. Sản phẩm
a) Báo cáo kết quả thực hiện bảo quản định kỳ kho và tài liệu lưu trữ (quý/năm) hoặc đột xuất (mẫu BM.15);
b) Biên bản kiểm tra tài liệu lưu trữ số (mẫu BM.18);
c) Nhật ký sao lưu tài liệu lưu trữ số (mẫu BM. 19);
d) Biên bản sao lưu tài liệu lưu trữ số (mẫu BM.20);
đ) Biên bản phục hồi tài liệu lưu trữ số (mẫu BM.21).
Trân trọng!
Mạc Duy Văn