Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ và tiêu hủy tài liệu hết giá trị trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường
Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường
Căn cứ Điều 18 quy định về kỹ thuật và Định mức kinh tế - kỹ thuật về công tác thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường Thông tư 03/2022/TT-BTNMT (có hiệu lực từ 15/04/2022) có quy định về việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường như sau:
1. Các tài liệu bị hư hỏng phải kịp thời tu bổ, phục chế hoặc làm bản sao bảo hiểm.
2. Tu bổ, phục chế đối với tài liệu lưu trữ dạng giấy
a) Thực hiện vá, dán đối với tài liệu có tình trạng vật lý tốt nhưng bị rách hoặc có các lỗ thủng nhỏ trên bề mặt;
b) Thực hiện tu bổ, bồi nền đối với tài liệu giòn, rách nát từ 1/3 khổ giấy trở lên;
c) Tài liệu bị hư hỏng nặng tới mức độ không thể sử dụng các biện pháp phục hồi nguyên trạng tài liệu ban đầu phải thực hiện biện pháp phục chế nội dung tài liệu để lưu giữ thông tin.
3. Biện pháp đối với tài liệu lưu trữ dạng số: tối thiểu tạo 02 bản sao lưu trên các phương tiện lưu trữ độc lập và được lưu trữ tại vị trí khác nhau, đảm bảo tài liệu bị hư hỏng được phục hồi nguyên trạng từ các bản sao lưu.
Tiêu hủy tài liệu hết giá trị trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường
Căn cứ Điều 19 Thông tư này việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường được quy định như sau:
1. Tài liệu lưu trữ hết giá trị bao gồm:
a) Tài liệu đã hết thời hạn bảo quản;
b) Tài liệu bị hư hỏng không thể tu bổ, phục chế được;
c) Tài liệu dư thừa.
2. Thẩm quyền và thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ.
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện đối với toàn bộ thông tin tài liệu, hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được và phải được lập thành biên bản.
4. Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.
5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 28 Luật Lưu trữ và quy định khác của pháp luật chuyên ngành.
6. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy trong thời hạn ít nhất 20 năm, kể từ ngày tài liệu bị hủy.
Trân trọng!
Mạc Duy Văn