Công tác chuẩn bị hội nghị, cuộc họp và công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp quy định thế nào?
1. Công tác chuẩn bị hội nghị, cuộc họp
Căn cứ theo Khoản 3 Điều 17 Quy chế làm việc của Bộ giáo dục và đào tạo (Ban hành kèm theo Quyết định 355/QĐ-BGDĐT năm 2022) quy định về công tác chuẩn bị hội nghị, cuộc họp như sau:
a) Hàng năm, Bộ ban hành kế hoạch tổ chức các hội nghị để thực hiện kế hoạch nhiệm vụ của Bộ;
b) Căn cứ vào kế hoạch nhiệm vụ của Bộ, đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, cuộc họp, trình xin ý kiến lãnh đạo Bộ quyết định về: nội dung họp, phân công chuẩn bị; thành phần, thời gian, địa điểm; dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn chi); dự kiến thành lập Ban Tổ chức (nếu cần); dự kiến chương trình; dự thảo thông báo kết luận; các vấn đề cần thiết khác;
c) Chuẩn bị và thông qua báo cáo đối với hội nghị
- Đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung, chương trình hội nghị, báo cáo chính và báo cáo tóm tắt trình lãnh đạo Bộ phụ trách duyệt báo cáo và các tài liệu cần thiết khác. Người đứng đầu đơn vị liên quan, khi được phân công, có trách nhiệm chuẩn bị báo cáo chuyên đề và phải kiểm tra kỹ về nội dung, hình thức các báo cáo, tài liệu trước khi trình lãnh đạo Bộ duyệt;
- Thời hạn trình lãnh đạo Bộ duyệt báo cáo: các báo cáo chính, báo cáo tóm tắt, báo cáo chuyên đề, chương trình chính thức của hội nghị cần trình lãnh đạo Bộ phụ trách duyệt trước ngày tổ chức hội nghị ít nhất ba (03) ngày làm việc; các nhiệm vụ phải thông qua tại cuộc họp lãnh đạo Bộ phải gửi đến lãnh đạo Bộ trước khi họp hai (02) ngày làm việc;
- Đối với hội nghị ngành có nội dung liên quan đến nhiều đơn vị, Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị dự thảo báo cáo và trình lãnh đạo Bộ đúng thời gian quy định. Đơn vị chủ trì phải báo cáo lãnh đạo Bộ giải quyết những vấn đề vượt khả năng và quyền hạn của đơn vị.
Các cuộc họp chỉ đề cập đến một nội dung chuyên môn thì đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung theo kế hoạch.
d) Mời họp: Đơn vị chủ trì chuẩn bị tổ chức hội nghị, cuộc họp có trách nhiệm soạn thảo giấy mời, giấy triệu tập các thành phần theo đúng kế hoạch đã được lãnh đạo Bộ phê duyệt. Người đứng đầu đơn vị chủ trì ký giấy mời họp và gửi đến cơ quan, đơn vị hoặc người được mời tham dự trước ngày tổ chức hội nghị, cuộc họp ít nhất là ba (03) ngày làm việc, trừ trường hợp họp đột xuất.
Các đơn vị thuộc Bộ khi mời lãnh đạo các sở giáo dục và đào tạo dự họp phải thống nhất ý kiến với Chánh Văn phòng để báo cáo, xin phép lãnh đạo Bộ; phối hợp sắp xếp chương trình, thực hiện lồng ghép nội dung các vấn đề, công việc cần xử lý, kết hợp tổ chức họp hợp lý để giảm bớt các cuộc họp và tránh trùng lặp, chồng chéo và đề nghị lãnh đạo Bộ chủ trì.
đ) In tài liệu và chuẩn bị các điều kiện phục vụ hội nghị, cuộc họp
- Các đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung chủ động trong việc in ấn các tài liệu hội nghị, cuộc họp; trường hợp lãnh đạo Bộ chủ trì hội nghị, cuộc họp, đơn vị chủ trì có trách nhiệm gửi tài liệu tới lãnh đạo Bộ trước ngày tổ chức hội nghị, cuộc họp ít nhất là hai (02) ngày làm việc, trừ trường hợp họp đột xuất;
- Trường hợp tổ chức hội nghị, cuộc họp ở trong cơ quan Bộ, đơn vị chủ trì phối hợp với Văn phòng bố trí phòng họp. Văn phòng có trách nhiệm chuẩn bị phòng họp theo yêu cầu của đơn vị chủ trì (công tác lễ tân, âm thanh, ánh sáng, nước uống,...);
- Trường hợp tổ chức hội nghị, cuộc họp ở ngoài cơ quan Bộ, Chánh Văn phòng, Cục trưởng, Chánh Thanh tra ký hợp đồng thuê hội trường, phòng họp; Văn phòng bố trí xe đưa đón chung; đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm tổ chức nơi ăn, nghỉ cho đại biểu thuộc cơ quan Bộ theo quy định, bảo đảm thực hành tiết kiệm;
- Kinh phí hội nghị, cuộc họp được chi theo quy định của Nhà nước và kế hoạch được duyệt.
2. Tổ chức hội nghị, cuộc họp
Căn cứ theo Khoản 4 Điều 17 Quy chế này quy định về tổ chức hội nghị, cuộc họp như sau:
a) Triển khai việc tổ chức hội nghị, cuộc họp
- Đơn vị chủ trì chuẩn bị hội nghị, cuộc họp phải bố trí thời gian hội nghị, cuộc họp hợp lý, tiết kiệm (theo quy định của Thủ tướng Chính phủ về chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính Nhà nước) và báo cáo lãnh đạo Bộ phụ trách phê duyệt chương trình hội nghị, cuộc họp;
- Sau khi chương trình đã được phê duyệt, đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm triển khai thực hiện; đăng ký đại biểu và nội dung tham luận để báo cáo người chủ trì hội nghị, cuộc họp và xử lý những tình huống cần thiết khác;
- Tại hội nghị, cuộc họp, người chủ trì điều hành hội nghị, cuộc họp theo chương trình dự kiến; tùy theo yêu cầu thực tế có thể điều chỉnh chương trình nhưng phải thông báo để những người tham dự họp biết;
- Người chủ trì hội nghị, cuộc họp phải kết luận rõ ràng, chặt chẽ, có tính khả thi về các nội dung, chuyên đề đã được thảo luận trong hội nghị, cuộc họp; giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị ra văn bản thông báo kết luận họp;
- Đơn vị chủ trì hội nghị, cuộc họp có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng (Trung tâm Truyền thông giáo dục) thực hiện tốt công tác truyền thông (nếu có).
Đối với những sự kiện cần truyền thông, các đơn vị phối hợp với Trung tâm Truyền thông giáo dục tổ chức truyền thông trước, trong và sau hội nghị, cuộc họp. Các đơn vị chịu trách nhiệm dự trù kinh phí truyền thông, cung cấp thông tin để Trung tâm Truyền thông giáo dục chuyển tải đến báo chí. Trung tâm Truyền thông giáo dục chịu trách nhiệm tổ chức truyền thông cho các hội nghị, cuộc họp, các sự kiện của Bộ.
b) Ghi biên bản và thông báo kết quả hội nghị, cuộc họp
- Đơn vị chủ trì nội dung hội nghị, cuộc họp chịu trách nhiệm cử thư ký ghi biên bản và soạn thảo thông báo ý kiến kết luận của lãnh đạo Bộ tại hội nghị, cuộc họp trình lãnh đạo Bộ duyệt nội dung trước khi gửi Chánh Văn phòng ký ban hành;
- Văn phòng phối hợp với các đơn vị có liên quan dự thảo thông báo kết luận hội nghị ngành, cuộc họp do Bộ trưởng chủ trì, các cuộc họp của lãnh đạo Bộ với lãnh đạo các cơ quan Trung ương, các địa phương và đơn vị trong ngành;
- Các trường hợp khác do lãnh đạo Bộ phân công.
c) Báo cáo kết quả hội nghị, cuộc họp
- Thứ trưởng báo cáo với Bộ trưởng kết quả hội nghị, cuộc họp quan trọng do Thứ trưởng chủ trì sau khi hội nghị, cuộc họp kết thúc;
- Đối với hội nghị, cuộc họp do lãnh đạo Bộ ủy quyền cho lãnh đạo các đơn vị chủ trì, sau khi kết thúc, người được ủy quyền phải báo cáo Bộ trưởng và Thứ trưởng phụ trách về kết quả hội nghị, cuộc họp và những vấn đề vượt thẩm quyền giải quyết của đơn vị để lãnh đạo Bộ chỉ đạo giải quyết kịp thời.
d) Các công việc sau hội nghị, cuộc họp
Văn phòng cùng đơn vị được phân công có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện những nội dung lãnh đạo Bộ đã kết luận tại các hội nghị, cuộc họp; kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp báo cáo lãnh đạo Bộ về kết quả thực hiện kết luận.
Đơn vị chủ trì hội nghị, cuộc họp có trách nhiệm hoàn thành các thủ tục thanh quyết toán theo đúng các quy định hiện hành.
Trân trọng!
Võ Ngọc Nhi