Văn bản trong hệ thống Tòa án nhân dân được in, nhân bản như thế nào?
Quy định về in, nhân bản văn bản trong hệ thống Tòa án nhân dân
Căn cứ Điều 15 Quy chế công tác văn thư trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 01/QĐ-TANDTC năm 2022 việc in, nhân bản văn bản trong hệ thống Tòa án nhân dân được quy định như sau:
- Việc in, nhân bản tài liệu phải tiến hành đúng thời gian quy định.
- Chỉ in và nhân bản đúng số bản đã được duyệt. Sau khi in, nhân bản phải kiểm tra và hủy ngay bản in thử, bản dư thừa và những bản in, chụp hỏng.
- Đối với văn bản mật: việc in, nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Quyết định số 970/QĐ-TTg ngày 07/7/2020 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Danh mục bí mật nhà nước thuộc Tòa án nhân dân. Cụ thể:
+ Việc đánh máy, in, nhân bản tài liệu mật phải tiến hành ở nơi đảm bảo an toàn, bí mật và do Lãnh đạo cơ quan hoặc Thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu quy định.
+ Văn bản, tài liệu mật giao cho người có năng lực và phẩm chất tin cậy đánh máy, in nhân bản. Chỉ in nhân bản đúng số bản đã được quy định. Phải thực hiện chế độ bảo mật tài liệu, cả văn bản trình ký và bản thảo bằng giấy cũng như văn bản điện tử, văn bản lưu trong máy.
Quy định về bản sao văn bản trong hệ thống Tòa án nhân dân
Căn cứ Điều 16 Quy chế này có quy định về bản sao văn bản trong hệ thống Tòa án nhân dân như sau:
- Các hình thức bản sao gồm: bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
- Thể thức Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư như sau:
Sao y bản chính, trích sao hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, số, ký hiệu, ngày, tháng, năm; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.
- Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục theo quy định này có giá trị pháp lý như bản chính.
- Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không thực hiện đúng thể thức quy định tại khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
- Việc sao y bản chính, trích sao, sao lục văn bản do lãnh đạo cơ quan, Chánh Văn phòng quyết định. Các đơn vị, cá nhân khi sao văn bản phải xuất trình bản chính, người ký sao văn bản phải kiểm tra nội dung bản sao trước khi ký.
- Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến bên lề văn bản, trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Trân trọng!
Mạc Duy Văn