Quản lý và điều chỉnh thông tin về người sở hữu chứng khoán

Theo quy định tại Điều 18 Quy chế hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán do Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 196/QĐ-VSD năm 2017 thì:

1. Nguyên tắc quản lý thông tin người sở hữu chứng khoán tại VSD

1.1. Thông tin của người sở hữu chứng khoán được đăng ký trên hệ thống của VSD là duy nhất dựa trên thông tin nhận diện của tổ chức, cá nhân do TCPH hoặc Thành viên cung cấp;

1.2. Trong quá trình đăng ký chứng khoán, thực hiện quyền, trường hợp họ tên, thông tin nhận diện tổ chức, cá nhân, loại hình, quốc tịch của người sở hữu chứng khoán do TCPH cung cấp đã có trên hệ thống của VSD, VSD sẽ sử dụng thông tin đã có để theo dõi và quản lý người sở hữu trên hệ thống;

1.3. Trường hợp thông tin nhận diện tổ chức, cá nhân của người sở hữu chứng khoán do TCPH cung cấp trùng với thông tin trên hệ thống của VSD nhưng thông tin về Họ tên, Loại hình hoặc Quốc tịch của người sở hữu chứng khoán khác với thông tin trên hệ thống của VSD, TCPH có trách nhiệm gửi văn bản xác nhận lại tính chính xác về thông tin của người sở hữu chứng khoán theo yêu cầu của VSD;

- Trường hợp TCPH gửi văn bản xác nhận thông tin chính xác của người sở hữu chứng khoán, VSD sẽ thực hiện điều chỉnh thông tin trên hệ thống của VSD và thông báo nội dung điều chỉnh tới TCPH khác mà nhà đầu tư có chứng khoán sở hữu (trường hợp chứng khoán đó chưa lưu ký) và TVLK nơi người sở hữu chứng khoán này mở tài khoản lưu ký chứng khoán;

- Trường hợp không thể xác định chính xác thông tin của người sở hữu chứng khoán, TCPH phải có văn bản đề nghị VSD theo dõi và thực hiện điều chỉnh lại sau khi đã xác định được thông tin chính xác.

1.4. Trường hợp người sở hữu chứng khoán là cá nhân người Việt Nam có nhiều quốc tịch sẽ được quản lý như sau:

a. Người sở hữu chứng khoán định cư ở nước ngoài, đã nhập quốc tịch nước ngoài nhưng vẫn có quốc tịch Việt Nam (hộ chiếu do Việt Nam cấp còn hiệu lực) sẽ được đăng ký là nhà đầu tư trong nước và được sử dụng số hộ chiếu còn thời hạn sử dụng do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp để làm thông tin nhận diện nhà đầu tư khi đăng ký sở hữu;

b. Trường hợp không lựa chọn quốc tịch Việt Nam mà lựa chọn quốc tịch nước ngoài thì phải làm thủ tục đăng ký trading code với VSD theo quy định tại Quy chế cấp mã số giao dịch chứng khoán do VSD ban hành và sẽ không được thay đổi về quốc tịch Việt Nam trong quá trình giao dịch sau này;

c. Trường hợp trước đây đã đăng ký là quốc tịch nước ngoài trên Danh sách người sở hữu mà TCPH đã nộp cho VSD nay muốn đăng ký lại là cá nhân trong nước với quốc tịch Việt Nam sẽ thực hiện điều chỉnh thông tin tại VSD sang loại hình nhà đầu tư trong nước theo quy định tại Quy chế này và sẽ không được sử dụng mã số trading code cùng tài khoản lưu ký được cấp trước đây (nếu có).

2. Hồ sơ điều chỉnh thông tin người sở hữu chứng khoán

Trường hợp có sai sót thông tin về người sở hữu chứng khoán theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 4 Quy chế này, TCPH gửi hồ sơ điều chỉnh thông tin về người sở hữu chứng khoán cho VSD. Hồ sơ bao gồm:

a. Văn bản của TCPH đề nghị điều chỉnh thông tin về người sở hữu chứng khoán (Mẫu 13A/ĐKCK)(02 bản) kèm theo bản sao giấy tờ thể hiện thông tin nhận diện tổ chức, cá nhân có liên quan (bản sao giấy tờ nêu trên không áp dụng trong trường hợp điều chỉnh thông tin về địa chỉ liên hệ, điện thoại);

b. Văn bản của người sở hữu chứng khoán gửi TCPH và VSD thông báo về việc lựa chọn quốc tịch Việt Nam trong đó có cam kết không thay đổi quốc tịch trong quá trình giao dịch sau này và không còn CMND, đề nghị sử dụng hộ chiếu làm thông tin đăng ký (trường hợp người sở hữu đề nghị thay đổi sang quốc tịch Việt Nam theo quy định tại điểm c Mục 1.4 Khoản 1 Điều này);

c. Các tài liệu liên quan khác (nếu có).

3. Trong vòng 02 ngày làm việc sau ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, VSD thực hiện điều chỉnh thông tin người sở hữu chứng khoán, gửi văn bản xác nhận cho TCPH và thông báo về nội dung điều chỉnh tới các TCPH khác mà nhà đầu tư có chứng khoán sở hữu (trường hợp chứng khoán đó chưa lưu ký) và TVLK nơi nhà đầu tư mở tài khoản lưu ký chứng khoán. Trường hợp hồ sơ đề nghị điều chỉnh thông tin người sở hữu chứng khoán có từ 300 nhà đầu tư trở lên, thời gian VSD xử lý tối đa không quá 03 ngày làm việc sau ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Trên đây là nội dung quy định về việc quản lý và điều chỉnh thông tin về người sở hữu chứng khoán. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 196/QĐ-VSD năm 2017.

Trân trọng!