Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào bộ phận Lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước

Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào bộ phận Lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước được quy định tại Điều 25 Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước, cụ thể như sau:

1. Trách nhiệm của đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

a) Người lập hồ sơ phải có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của đơn vị (Phòng Tổng hợp thuộc các đơn vị tham mưu, Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành; Văn phòng thuộc các Kiểm toán Nhà nước khu vực, các đơn vị sự nghiệp) theo thời hạn được quy định tại Khoản 3 Điều này.

Công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.

b) Các Đoàn kiểm toán của các Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành, các vụ tham mưu có trách nhiệm giao nộp hồ sơ kiểm toán về lưu trữ của đơn vị (do Phòng Tổng hợp quản lý). Các Đoàn kiểm toán của các Kiểm toán Nhà nước khu vực có trách nhiệm giao nộp hồ sơ kiểm toán về Văn phòng thuộc Kiểm toán Nhà nước khu vực.

2. Trách nhiệm nhận hồ sơ, tài liệu của lưu trữ.

Lưu trữ đơn vị, lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ để quản lý và phục vụ cho việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.

3. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

a) Đối với tài liệu hành chính: trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

b) Đối với tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.

c) Đối với hồ sơ kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán của các Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành, Kiểm toán Nhà nước khu vực, các đơn vị tham mưu được giao chủ trì cuộc kiểm toán được lưu trữ tại đơn vị trong thời gian 24 tháng kể từ ngày 31 tháng 12 của năm phát hành Báo cáo kiểm toán. Hết thời hạn trên, toàn bộ hồ sơ kiểm toán của đơn vị phải nộp về Lưu trữ cơ quan KTNN (Văn phòng Kiểm toán Nhà nước) và được lưu trữ tối thiểu 20 năm đến khi có Quyết định tiêu hủy tài liệu của Tổng KTNN.

d) Trường hợp các tổ chức, cá nhân thuộc các đơn vị tham mưu, các Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành đã đến hạn nộp lưu hồ sơ theo điểm a, b, c Khoản 3 Điều này nhưng có nhu cầu cần giữ lại hồ sơ, tài liệu để tham khảo phục vụ yêu cầu công việc thì phải báo cáo Tổng Kiểm toán Nhà nước xin gia hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị (qua Văn phòng Kiểm toán Nhà nước). Đối với tổ chức, cá nhân thuộc Kiểm toán Nhà nước khu vực, các đơn vị sự nghiệp phải báo cáo thủ trưởng đơn vị xin gia hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu (qua Văn phòng Kiểm toán Nhà nước khu vực, Văn phòng đơn vị sự nghiệp).

4. Thủ tục giao nhận

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu, đơn vị hoặc công chức, viên chức giao tài liệu phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, lưu trữ giữ 01 bản

Ban biên tập phản hồi thông tin đến bạn.