Cách trình bày quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền trong văn bản của Đảng

Căn cứ quy định tại Điểm 1.7 Khoản 1 Mục II Hướng dẫn 36-HD/VPTW năm 2018 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng do Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương ban hành thì quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền là một trong những thành phần thể thức bắt buộc khi trình bày văn bản của Đảng. Theo đó, việc trình bày quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền được hướng dẫn cụ thể như sau:

1.7.1. Thể thức

- Quyền hạn ký văn bản của mỗi cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng phải được quy định bằng văn bản.

Đối với văn bản của đại hội đảng (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu), cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, đảng đoàn, ban cán sự đảng, hội đồng các cấp: Đề ký là thay mặt (ký hiệu là T/M).

Đối với văn bản của các cơ quan tham mưu, giúp việc, ban chỉ đạo, tiểu ban..., các đơn vị được thành lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp: Cấp trưởng ký đề ký trực tiếp, khi cấp phó ký đề ký là ký thay (ký hiệu là K/T).

Đối với văn bản được ban thường vụ cấp uỷ hoặc thủ trưởng cơ quan, tổ chức đảng các cấp uỷ quyền: Đề ký là thừa lệnh (ký hiệu là T/L).

- Chức vụ của người ký văn bản là chức vụ chính thức của người có thẩm quyền ký văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng.

Ghi đúng chức vụ được bầu, bổ nhiệm hoặc phân công của người ký văn bản; không ghi tên cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng kèm theo chức vụ của người ký văn bản (như phó bí thư tỉnh uỷ, trưởng ban tổ chức, chủ nhiệm uỷ ban kiểm tra…), trừ văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… (trường hợp ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… không có con dấu riêng) và văn bản của liên cơ quan ban hành.

Văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch do đoàn chủ tịch phân công người ký; văn bản của đoàn thư ký do trưởng đoàn thư ký ký; văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu do trưởng ban thẩm tra tư cách đại biểu ký; văn bản của ban kiểm phiếu do trưởng ban kiểm phiếu ký. Việc ký văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu và ban kiểm phiếu thực hiện theo quy chế đại hội.

Khi thay mặt cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, ban cán sự đảng, đảng đoàn, hội đồng các cấp ký văn bản, chỉ ghi chức vụ người ký văn bản đối với các đồng chí là bí thư, phó bí thư, chủ nhiệm, phó chủ nhiệm, chủ tịch, phó chủ tịch; không ghi chức vụ người ký văn bản là uỷ viên.

- Họ tên của người ký văn bản là họ tên đầy đủ của người ký văn bản; không ghi học hàm, học vị, quân hàm, danh hiệu… trước họ tên của người ký văn bản.

- Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng; không ký nháy, ký tắt vào văn bản ban hành chính thức.

Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền cụ thể như sau:

a) Đối với văn bản của đại hội đảng các cấp

- Trường hợp đại hội có con dấu riêng.

Ví dụ 1: Văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch

T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ ký)
Họ và tên

Ví dụ 2: Văn bản của đoàn thư ký

T/M ĐOÀN THƯ KÝ 
TRƯỞNG ĐOÀN 
(chữ ký)
Họ và tên

Ví dụ 3: Văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu

T/M BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU
TRƯỞNG BAN 
(chữ ký)
Họ và tên

Ví dụ 4: Văn bản của ban kiểm phiếu

T/M BAN KIỂM PHIẾU
TRƯỞNG BAN 
(chữ ký)
Họ và tên

- Trường hợp đại hội không có con dấu riêng, sau đại hội, lãnh đạo văn phòng cấp uỷ thừa lệnh ban thường vụ cấp uỷ nhiệm kỳ mới xác nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch, trưởng đoàn thư ký, trưởng ban thẩm tra tư cách đại biểu, trưởng ban kiểm phiếu ký văn bản hoặc người chịu trách nhiệm chính.

Ví dụ 1: Xác nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch

T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ ký)
Họ và tên
Xác nhận chữ ký của đồng chí...
T/L BAN THƯỜNG VỤ
CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG) 
(chữ ký)
Họ và tên

Ví dụ 2: Xác nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch đối với biên bản diễn biến đại hội

Xác nhận chữ ký của đồng chí...
T/L BAN THƯỜNG VỤ
CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG) 
(chữ ký)
Họ và tên

Ví dụ 3: Xác nhận chữ ký của đồng chí trưởng đoàn thư ký đối với biên bản thảo luận tại hội trường, biên bản thảo luận tại đoàn

Xác nhận chữ ký của đồng chí...
T/L BAN THƯỜNG VỤ
CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG) 
(chữ ký)
Họ và tên

Riêng nghị quyết đại hội do đồng chí bí thư hoặc phó bí thư cấp uỷ (nếu đồng chí bí thư đã thay mặt đoàn chủ tịch ký) xác nhận.

Ví dụ:

T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ ký)
Họ và tên
Xác nhận chữ ký của đồng chí...
T/M TỈNH UỶ (hoặc THÀNH UỶ, ĐẢNG UỶ)
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên

b) Đối với văn bản của cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, đảng đoàn, ban cán sự đảng các cấp

- Văn bản của cấp uỷ từ Trung ương đến cơ sở.

+ Văn bản của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư.

Ví dụ 1: Văn bản của Ban Chấp hành Trung ương

T/M BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
TỔNG BÍ THƯ
(chữ ký)
Họ và tên

Ví dụ 2: Văn bản của Bộ Chính trị

T/M BỘ CHÍNH TRỊ
(chữ ký)
Họ và tên

Ví dụ 3: Văn bản của Ban Bí thư

T/M BAN BÍ THƯ
(chữ ký)
Họ và tên

+ Văn bản của tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương và ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương.

Ví dụ 1: Văn bản của tỉnh uỷ

T/M TỈNH UỶ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên

Ví dụ 2: Văn bản của ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ

T/M BAN THƯỜNG VỤ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên

+ Văn bản của huyện uỷ, quận uỷ, đảng uỷ trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ và ban thường vụ huyện uỷ, quận uỷ, đảng uỷ trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ.

Ví dụ 1: Văn bản của huyện uỷ

T/M HUYỆN UỶ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên

Ví dụ 2: Văn bản của ban thường vụ huyện uỷ, quận uỷ, đảng uỷ

T/M BAN THƯỜNG VỤ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên

+ Văn bản của đảng uỷ và ban thường vụ đảng uỷ cơ sở.

Ví dụ 1: Văn bản của đảng uỷ cơ sở

T/M ĐẢNG UỶ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên

Ví dụ 2: Văn bản của ban thường vụ đảng uỷ cơ sở

T/M BAN THƯỜNG VỤ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên

+ Văn bản của đảng uỷ bộ phận trực thuộc đảng uỷ cơ sở.

Ví dụ:

T/M ĐẢNG UỶ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên

+ Văn bản của chi bộ (chi bộ cơ sở, chi bộ trực thuộc đảng uỷ cơ sở và chi bộ trực thuộc đảng uỷ bộ phận).

Ví dụ:

T/M CHI BỘ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên

+ Riêng các văn bản của cấp uỷ khoá đương nhiệm trình đại hội đảng các cấp (gồm: báo cáo chính trị, báo cáo kiểm điểm của ban chấp hành, báo cáo công tác nhân sự ban chấp hành nhiệm kỳ mới) do đồng chí bí thư cấp uỷ ký.

- Văn bản của uỷ ban kiểm tra các cấp.

Ví dụ:

T/M UỶ BAN KIỂM TRA
CHỦ NHIỆM (hoặc PHÓ CHỦ NHIỆM)
(chữ ký)
Họ và tên

- Văn bản của đảng đoàn các cấp.

Ví dụ:

T/M ĐẢNG ĐOÀN
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên

- Văn bản của ban cán sự đảng các cấp. Ví dụ:

T/M BAN CÁN SỰ ĐẢNG
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên

c) Đối với văn bản của các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp uỷ và các đơn vị được lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp

- Cấp trưởng ký trực tiếp.

Ví dụ 1: Trưởng ban ký

TRƯỞNG BAN
(chữ ký)
Họ và tên

Ví dụ 2: Quyền (ký hiệu là Q) chánh văn phòng ký

Q. CHÁNH VĂN PHÒNG
(chữ ký)
Họ và tên

- Cấp phó ký thay.

Ví dụ:

K/T TRƯỞNG BAN 
PHÓ TRƯỞNG BAN 
(chữ ký)
Họ và tên

- Khi chưa bổ nhiệm cấp trưởng thì cấp phó đề ký trực tiếp, không đề ký thay cấp trưởng.

Ví dụ: Phó trưởng ban phụ trách ký

PHÓ TRƯỞNG BAN
(chữ ký)
Họ và tên

d) Đối với văn bản uỷ quyền, người được uỷ quyền trực tiếp ký, không uỷ quyền cho người khác ký thay

Ví dụ 1: Lãnh đạo văn phòng được ban thường vụ cấp uỷ uỷ quyền ký

T/L BAN THƯỜNG VỤ
CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG) 
(chữ ký)
Họ và tên

Ví dụ 2: Lãnh đạo văn phòng được thủ trưởng cơ quan, tổ chức đảng uỷ quyền ký

T/L TRƯỞNG BAN
CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)
(chữ ký)
Họ và tên

đ) Đối với văn bản của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… các cấp

- Trường hợp ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… có con dấu riêng.

Ví dụ 1:

TRƯỞNG BAN CHỈ ĐẠO
(chữ ký)
Họ và tên

Ví dụ 2:

K/T TRƯỞNG TIỂU BAN
PHÓ TRƯỞNG TIỂU BAN
(chữ ký)
Họ và tên

Ví dụ 3:

T/M HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(chữ ký)
Họ và tên

- Trường hợp ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… không có con dấu riêng, phải có quy định sử dụng con dấu của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… Quyền hạn ký văn bản và việc sử dụng con dấu của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… cần phù hợp với quy định sử dụng con dấu của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức, thuận lợi cho việc ban hành và quản lý văn bản. Ghi rõ chức vụ của người ký văn bản gắn với việc sử dụng con dấu của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức và chức vụ kiêm nhiệm ở ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng…

Nếu người ký văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… là bí thư, phó bí thư, uỷ viên ban thường vụ cấp uỷ sử dụng con dấu của cấp uỷ; nếu không là bí thư, phó bí thư, uỷ viên ban thường vụ cấp uỷ, nhưng là lãnh đạo cơ quan thường trực ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… sử dụng con dấu của cơ quan thường trực; các trường hợp khác, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, nơi người ký văn bản là lãnh đạo cơ quan, tổ chức.

Ví dụ 1: Người ký văn bản là bí thư, phó bí thư, uỷ viên ban thường vụ cấp uỷ, sử dụng con dấu của cấp uỷ

BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ, UỶ VIÊN BAN THƯỜNG VỤ)
kiêm
TRƯỞNG BAN CHỈ ĐẠO
(chữ ký)
Họ và tên

Ví dụ 2: Người ký văn bản là lãnh đạo cơ quan thường trực ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… sử dụng con dấu của cơ quan thường trực

TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC
kiêm
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
(chữ ký)
Họ và tên

Khi phó trưởng ban chỉ đạo, phó trưởng tiểu ban ký văn bản, không đề ký thay trưởng ban chỉ đạo, trưởng tiểu ban; phó chủ tịch hội đồng ký văn bản không đề ký thay mặt hội đồng…

Ví dụ 1:

UỶ VIÊN BAN THƯỜNG VỤ
kiêm
PHÓ TRƯỞNG TIỂU BAN
(chữ ký)
Họ và tên

Ví dụ 2:

TRƯỞNG BAN TUYÊN GIÁO
kiêm
PHÓ CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
(chữ ký)
Họ và tên

e) Đối với biên bản hội nghị cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp

- Trường hợp được đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định sử dụng con dấu của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng.

Ví dụ:

- Trường hợp không được đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định sử dụng con dấu của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng thì lãnh đạo văn phòng thừa lệnh ban thường vụ cấp uỷ, thủ trưởng cơ quan, tổ chức đảng xác nhận chữ ký của người chủ trì hội nghị.

Ví dụ:

Xác nhận chữ ký của đồng chí…
T/L BAN THƯỜNG VỤ (hoặc TRƯỞNG BAN…) 
CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)
(chữ ký)
Họ và tên

g) Đối với văn bản của liên cơ quan ban hành, ghi đầy đủ chức vụ của người ký văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Ví dụ: Văn bản của liên cơ quan Văn phòng Tỉnh uỷ và Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh

1.7.2. Kỹ thuật trình bày

Quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản trình bày góc phải, dưới nội dung văn bản (ô số 7a, Phụ lục 1).

Họ và tên của người ký văn bản trình bày dưới chữ ký của người ký văn bản (ô số 7b, Phụ lục 1).

Chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản trình bày dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản (ô số 7c, Phụ lục 1). Không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai để ký văn bản.

Riêng biên bản hội nghị cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp và văn bản của liên cơ quan ban hành trình bày quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản cơ quan chủ trì, người chịu trách nhiệm chính ở phía phải, các cơ quan, người tham gia khác trình bày ở phía trái, nếu nhiều cơ quan, người tham gia thì trình bày xuống dòng dưới.

Trên đây là nội dung quy định về cách trình bày quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền trong văn bản của Đảng. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn nên tham khảo thêm tại Hướng dẫn 36-HD/VPTW năm 2018.

Trân trọng!