Lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức, viên chức làm việc tại phòng Nông nghiệp được quy định như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 9 Quyết định 2693/QĐ-BNN-TCCB năm 2013 về Quy chế Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức, viên chức được quy định như sau:

1. Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ phải thực hiện đầy đủ các bước: lập sổ hồ sơ; phân loại tài liệu; lập phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.

2. Lưu giữ hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Sắp xếp hồ sơ một cách khoa học theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối đơn vị trực thuộc, bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản;

b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian để dễ tra cứu, kèm theo danh mục liệt kê tài liệu; trong mỗi hồ sơ phải có phiếu kiểm soát hồ sơ;

c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin của công chức, viên chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ;

d) Việc lưu giữ hồ sơ cần tiến hành song song với việc lưu giữ hồ sơ giấy và hồ sơ sao chụp (scan), hồ sơ điện tử và lưu dưới dạng tập tin trên máy tính để tiện tra cứu và báo cáo nhanh về công tác quản lý hồ sơ, đảm bảo an toàn và chính xác;

đ) Nghiêm cấm mọi hành vi tiết lộ, cung cấp hồ sơ công chức, viên chức sai quy định của Nhà nước và Quy chế này.

3. Quy trình lưu giữ hồ sơ được thực hiện như sau:

a) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;

b) Loại bỏ những tài liệu trùng, thừa, chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản. Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát) phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ;

c) Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ phải thành lập Hội đồng hủy tài liệu. Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ do người đứng đầu cơ quan quản lý công chức, viên chức quyết định. Khi tiến hành tiêu hủy phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan có thẩm quyền cho phép hủy, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ công chức, viên chức.

Trên đây là nội dung tư vấn về Lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức, viên chức. Để hiểu rõ và chi tiết hơn vui lòng tìm hiểu thêm tại Quyết định 2693/QĐ-BNN-TCCB năm 2013.

Trân trọng!