Lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan

Việc lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan được quy định tại Mục VIII Hướng dẫn 17-HD/VPTW năm 2016 về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan do Ban Chấp hành Trung ương ban hành như sau:

1- Lập hồ sơ điện tử

a) Việc lập hồ sơ tài liệu điện tử trong cơ quan được tiến hành song song với hồ sơ tài liệu giấy và bảo đảm chính xác như hồ sơ tài liệu giấy.

b) Phần mềm Quản lý công văn thuộc Hệ điều hành tác nghiệp do Văn phòng Trung ương Đảng xây dựng và phát triển được quy định sử dụng thống nhất trong các cơ quan Đảng Cộng sản Việt Nam. Các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội sử dụng phần mềm này để quản lý văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử.

c) Danh mục hồ sơ là công cụ cần thiết và hằng năm bắt buộc phải cập nhật đầy đủ, chính xác vào phần mềm Quản lý công văn. Mỗi một văn bản điện tử khi đăng ký để quản lý bằng phần mềm Quản lý công văn phải được gán một mã số hồ sơ (số ký hiệu) tương ứng trong Danh mục hồ sơ và ghi vào trường "Hồ sơ số". Chuyên viên hoặc người được giao chủ trì xử lý, lập hồ sơ công việc nào phải kiểm tra và cập nhật mã số hồ sơ để bảo đảm tất cả các văn bản điện tử liên quan tới cùng một việc phải mang cùng một mã số hồ sơ.

2- Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, cụ thể:

a) Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại. Trường hợp chỉ có tài liệu bằng giấy thì phải quét tệp *.pdf và ký số bằng chữ ký số của cơ quan, tổ chức để cập nhật vào phần mềm.

b) Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.

c) Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau:

- Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp Danh mục hồ sơ nộp lưu.

- Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển.

- Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo.

- Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra vi-rút.

- Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện từ của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng.

- Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

Trên đây là nội dung quy định về việc lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Hướng dẫn 17-HD/VPTW năm 2016.

Trân trọng!