Hướng dẫn đóng dấu treo, dấu giáp lai đúng quy định

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 1 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, có quy định về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và chức danh nhà nước.

- Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Hiện nay, tùy theo tính chất của từng loại giấy tờ, cũng như mỗi cơ quan mà có cách đóng dấu khác nhau. Nhưng chung quy vẫn cần tuân theo một quy định nhất quán chung, có hai loại dấu thường được sử dụng như dấu treo và dấu giáp lai. Pháp luật có quy định cụ thể:

 Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư, có quy định về đóng dấu như sau:

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

** Theo đó, căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính do Bộ Nội vụ ban hành, có quy định về dấu của cơ quan, tổ chức:

1. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

=> Từ đó ta có thể hiểu đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. Việc đóng dấu giáp lai phải được thực hiện riêng theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.​

Ví dụ: Điều 49 Luật Công chứng 2014 quy định: Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

** Căn cứ theo Khoản 3 Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về việc đóng dấu treo như sau: Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

=> Đóng dấu treo để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ.

Ví dụ 1: Khi đương sự nộp đơn khởi kiện tại Tòa, thư ký sẽ tiến hành nhận hồ sơ và làm giấy xác nhận đã nhận đơn khởi kiện của đương sự, ký ghi rõ họ tên của mình, trong đó có hẹn ngày đương sự lên Tòa để biết Tòa có thụ lý vụ án của mình không và tiến hành đóng tạm ứng án phí. Con dấu trong Giấy xác nhận mà thư ký Tòa đưa cho đương sự sẽ được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan.

Trên đây là nội dung tư vấn về Hướng dẫn đóng dấu treo, dấu giáp lai đúng quy định. Để hiểu rõ và chi tiết hơn vui lòng xem thêm tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP. Mong là những thông tin chia sẻ trên đây sẻ giúp ích cho bạn.

Trân trọng!