Việc sử dụng phòng họp trong cơ quan Tổng cục Hải quan

Việc sử dụng phòng họp trong cơ quan Tổng cục Hải quan được quy định tại Điều 7 Quyết định 2050/QĐ-TCHQ năm 2012 về Nội quy của cơ quan Tổng cục Hải quan như sau:

1. Đăng ký sử dụng phòng họp.

a) Các đơn vị có nhu cầu sử dụng phòng họp phải trực tiếp đăng ký lịch trên mạng Netoffice (điền đầy đủ, chi tiết thông tin theo mẫu) thông qua Văn phòng để xác nhận và tổ chức phục vụ. Việc đăng ký lịch do đơn vị được giao chủ trì nội dung thực hiện;

b) Các đơn vị chỉ gửi giấy mời họp sau khi đã được Văn phòng Tổng cục xác nhận việc bố trí phòng họp, phòng tiếp khách;

c) Trường hợp vì lý do đột xuất không thể bố trí phòng họp, Văn phòng Tổng cục kịp thời thông báo cho đơn vị đăng ký biết để điều chỉnh thời gian họp, tiếp khách;

d) Hạn chế tối đa việc thay đổi bàn ghế theo công năng được bố trí của phòng họp.

2. Thời gian gửi đăng ký sử dụng phòng họp.

a) Cuộc họp, tiếp khách trong giờ hành chính, đơn vị chủ trì phải đăng ký lịch trước tối thiểu 4 giờ;

b) Các cuộc họp, tiếp khách ngoài giờ hành chính hoặc phòng họp có yêu cầu sắp xếp lại bàn ghế, trang trí maket, chuẩn bị âm thanh, máy chiếu... phải gửi thông báo tới Văn phòng trước ít nhất 01 ngày làm việc;

c) Các cuộc họp đột xuất do lãnh đạo Tổng cục yêu cầu, Thư ký hoặc cán bộ giúp việc lãnh đạo Tổng cục hoặc đơn vị chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung phải kịp thời thông báo với Văn phòng Tổng cục (phòng Tài vụ Quản trị).

3. Quy định về bố trí phòng họp.

a) Các hội nghị, hội thảo, cuộc họp của Tổng cục do lãnh đạo Tổng cục chủ trì, cuộc họp có nội dung liên quan từ hai đơn vị trở lên, cuộc họp do đơn vị Vụ, Cục và tương đương đại diện Tổng cục chủ trì họp xử lý công việc với đơn vị ngoài được bố trí phòng họp chung, phòng khách của Tổng cục;

b) Các cuộc họp nội bộ, giao ban... của đơn vị nào thì tổ chức họp tại phòng họp của đơn vị đó. Trường hợp cuộc họp của đơn vị nhưng cần sử dụng phòng họp chung thì phải đăng ký với Văn phòng Tổng cục (qua phòng Tổng hợp);

c) Khi Tổng cục đồng thời có nhiều cuộc họp, tiếp khách, Văn phòng Tổng cục sử dụng phòng họp của các đơn vị vào mục đích chung;

d) Đơn vị sử dụng phòng họp và cán bộ dự họp phải có trách nhiệm bảo quản các thiết bị trong phòng họp, không được tự ý điều chỉnh, thay đổi hệ thống thiết bị trong phòng họp; trường hợp cần thiết, phải có sự thống nhất của Văn phòng Tổng cục.

Trên đây là nội dung quy định về việc sử dụng phòng họp trong cơ quan Tổng cục Hải quan. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 2050/QĐ-TCHQ năm 2012.

Trân trọng!