Công tác quản lý, sử dụng khai thác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

Công tác quản lý, sử dụng khai thác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát quy định tại Điều 6 Quyết định 190/QĐ-VKSTC-VP năm 2016 Quy định chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ của ngành Kiểm sát nhân dân do Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành, cụ thể như sau:

1. Quản lý hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát.

a) Viện trưởng VKSND cấp huyện, trưởng phòng VKSND cấp tỉnh, Viện trưởng các Viện nghiệp vụ thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, trưởng phòng các đơn vị thuộc VKSND tối cao có trách nhiệm nắm vững tình hình, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát của đơn vị mình.

Khi đơn vị giải thể, sáp nhập hoặc chia tách thì thủ trưởng đơn vị phải thông báo cho bộ phận quản lý hồ sơ nghiệp vụ của Viện kiểm sát cấp trên trực tiếp về kế hoạch nộp lưu, đăng ký lại hoặc chia tách hồ sơ cho phù hợp với tổ chức mới.

Công chức, viên chức được giao lập, quản lý hồ sơ có trách nhiệm thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu nhằm bảo đảm cho hồ sơ phản ánh đầy đủ, khách quan tình hình, kết quả công tác theo chế độ bảo mật, không để lộ, lọt thông tin, thất lạc, hư hỏng.

Trường hợp bị mất, thất lạc, hư hỏng, lộ, lọt thông tin, tài liệu phải báo ngay cho Thủ trưởng đơn vị biết để báo cáo lên cấp trên trực tiếp. Thủ trưởng đơn vị phải có kế hoạch tổ chức truy tìm, có biện pháp khắc phục hậu quả, xác định trách nhiệm cá nhân và có hình thức xử lý theo đúng quy định của pháp luật.

b) Bàn giao hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

Công chức, viên chức khi thay đổi nhiệm vụ, chuyển công tác, nghỉ chế độ... hoặc khi có quyết định của cấp lãnh đạo có thẩm quyền phải bàn giao hồ sơ theo quy định.

Biên bản bàn giao phải có xác nhận của lãnh đạo đơn vị và lập thành 03 bản: 01 bản lưu trong hồ sơ, 01 bản gửi bộ phận quản lý hồ sơ nghiệp vụ nơi đăng ký, 01 bản lưu lại đơn vị. Trường hợp người giao nhận và người nhận trong cùng một đơn vị thì biên bản bàn giao lập thành 02 bản: 01 bản lưu trong hồ sơ; 01 bản giao bộ phận quản lý hồ sơ nghiệp vụ nơi đăng ký.

Khi tiếp nhận hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát của đơn vị khác nơi đăng ký thì phải đăng ký lại như hồ sơ mới.

2. Sử dụng, khai thác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát

a) Chỉ được sử dụng, khai thác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát trong công tác của ngành Kiểm sát nhân dân theo đúng quy định của pháp luật.

b) Khi sử dụng hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát phải chấp hành đúng các quy định của pháp luật và của ngành KSND.

c) Chỉ được sao trích hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát khi được sự đồng ý bằng văn bản của thủ trưởng đơn vị đang quản lý hồ sơ.

Trên đây là nội dung câu trả lời về công tác quản lý, sử dụng khai thác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát . Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 190/QĐ-VKSTC-VP năm 2016.

Trân trọng!