Thủ tục sử dụng tài liệu Bảo hiểm xã hội lưu trữ

Thủ tục sử dụng tài liệu Bảo hiểm xã hội lưu trữ được quy định tại Điều 27 Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013 Quy định công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Cụ thể:

ổ chức, cá nhân muốn sử dụng tài liệu lưu trữ phải có:

1. Đối với công chức, viên chức, các đơn vị trong cơ quan BHXH muốn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

- Các đơn vị phải có văn bản đề nghị của Thủ trưởng đơn vị;

- Công chức, viên chức sử dụng Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu (Mẫu số 16)

2. Đối với cá nhân, tổ chức ngoài cơ quan BHXH phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan nơi công tác (đối với tổ chức); giấy đề nghị sử dụng tài liệu có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú (đối với cá nhân); kèm theo giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh. Trong giấy đề nghị cần nêu rõ họ tên, lý do, loại tài liệu và hình thức sử dụng tài liệu (nghiên cứu tại chỗ, rút hồ sơ để di chuyển, cung cấp bản sao hay bản chứng thực tài liệu lưu trữ).

3. Đối với việc cung cấp bản sao hồ sơ hưởng các chế độ BHXH tại Trung tâm Lưu trữ thực hiện như sau:

a) Các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH các tỉnh có nhu cầu được cung cấp bản sao hồ sơ hoặc một trong các thành phần của hồ sơ lưu trữ cần có văn bản đề nghị như quy định tại Khoản 1 Điều này kèm theo danh sách đề nghị cấp bản sao hồ sơ hưởng BHXH.

b) Trường hợp các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sao hồ sơ hưởng BHXH nhưng không có hồ sơ lưu trữ tại BHXH tỉnh, BHXH tỉnh lập danh sách đề nghị cấp bản sao hồ sơ hưởng BHXH (thực hiện theo Mẫu số 18) và văn bản đề nghị gửi Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam (không hướng dẫn cá nhân, tổ chức trực tiếp đến khai thác hồ sơ tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam). Trung tâm Lưu trữ sẽ có trách nhiệm cấp bản sao hoặc bản chứng thực gửi lại BHXH tỉnh để chuyển cho tổ chức, cá nhân.

Trên đây là nội dung câu trả lời về thủ tục sử dụng tài liệu Bảo hiểm xã hội lưu trữ. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013.

Trân trọng!