Quy trình cập nhật văn bản đến đối với Văn thư Ủy ban và Văn thư của Vụ thuộc Ủy ban dân tộc

Quy trình cập nhật văn bản đến đối với Văn thư Ủy ban và Văn thư của Vụ được quy định tại khoản 1 Điều 8 Quyết định 67/QĐ-UBDT năm 2018 về quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số tại Ủy ban dân tộc. Cụ thể như sau:

Khi tiếp nhận văn bản đến nhân viên Văn thư hoặc chuyên viên tổng hợp của đơn vị (sau đây viết tắt là Văn thư) thực hiện nhập thông tin văn bản đến vào phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc (sau đây viết tắt là phần mềm Quản lý văn bản) và chuyển văn bản đến cho người, bộ phận có trách nhiệm xử lý theo quy trình, trong thời hạn được quy định kể từ khi nhận được văn bản đến.

- Trường hợp văn bản đến thông qua phần mềm Quản lý văn bản: Văn thư vào mục Văn bản đến qua mạng để kiểm tra văn bản do cơ quan, đơn vị gửi đến và Vào số văn bản đến để cấp số đến cho văn bản;

- Trường hợp văn bản đến theo đường công văn truyền thống, Văn thư vào mục Văn bản đến để cập nhật thông tin văn bản đến và đính kèm file văn bản được quét bằng máy quét (Scanner) thành văn bản điện tử dưới dạng tệp tin .pdf trừ những văn bản được quy định tại Khoản 3, Điều 1, Chương I của Quy chế này. Trường hợp những văn bản đến kèm theo hồ sơ có số lượng tài liệu lớn, Văn thư cập nhật văn bản đến, còn hồ sơ chuyển trực tiếp cho đơn vị trực tiếp xử lý hồ sơ.

Trên đây là nội dung tư vấn về Quy trình cập nhật văn bản đến đối với Văn thư Ủy ban và Văn thư của Vụ thuộc Ủy ban dân tộc. Để hiểu rõ hơn vấn đề này vui lòng tham khảo thêm tại Quyết định 67/QĐ-UBDT năm 2018.

Trân trọng!