Nhiệm vụ của Văn thư cơ quan của trực thuộc Bộ Tư pháp

Nhiệm vụ của Văn thư cơ quan của trực thuộc Bộ Tư pháp được quy định tại Điều 7 Quyết định 142/QĐ-BTP năm 2016 về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp, cụ thể như sau:

- Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin của văn bản nhận từ Văn thư cơ quan hoặc văn bản được gửi trực tiếp đến đơn vị vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ trước khi chuyển văn bản đến Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp) hoặc chuyển cho các phòng, ban, cá nhân trong đơn vị theo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức.

+ Đối với những văn bản đến được gửi cho các phòng, ban trực thuộc đơn vị, tổ chức:

Nếu văn bản ở dạng điện tử thì phải đính kèm vào tệp chứa nội dung toàn văn văn bản trong Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ;

Nếu văn bản ở dạng giấy thì tiến hành số hóa và đính kèm nội dung văn bản vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ trước khi bàn giao văn bản gốc cho Thủ trưởng đơn vị, tổ chức hoặc phòng, ban, cá nhân trực tiếp xử lý theo chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị, tổ chức;

+ Trường hợp chuyển cả bì ghi đích danh tên đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân, Văn thư đơn vị cập nhật các trường thông tin đầu vào tương ứng với các thông tin ghi trên bì trong Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ trước khi chuyển cho phòng, ban và cá nhân được ghi đích danh.

- Chuyển các văn bản đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết theo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức.

- Làm thủ tục phát hành và theo dõi văn bản đi của đơn vị, tổ chức tại đơn vị, tổ chức và tại Văn thư cơ quan.

+ Văn thư đơn vị có trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành;

+ Đối với văn bản đi do đơn vị, tổ chức trực tiếp phát hành, khi nhận được văn bản có chữ ký chính thức của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức hoặc chữ ký số của đơn vị, tổ chức, cá nhân, Văn thư đơn vị có trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành; Cập nhật các thông tin liên quan đến văn bản vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ, yêu cầu đơn vị, tổ chức, cá nhân được giao xử lý văn bản gửi kèm bản điện tử để phát hành văn bản theo quy định;

+ Đối với văn bản đi do Văn thư cơ quan phát hành, khi nhận được văn bản ban hành đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền thì phải gửi kèm bản điện tử cho Văn thư cơ quan trước khi phát hành;

+ Kiểm tra, giám sát và đảm bảo các văn bản đi dưới dạng điện tử của đơn vị, tổ chức được người có thẩm quyền phê duyệt và xác thực bằng chữ ký số trước khi phát hành.

- Lưu, sắp xếp và quản lý văn bản phục vụ tra cứu văn bản tại đơn vị, tổ chức

+ Làm đầu mối gửi, theo dõi, đôn đốc văn bản điện tử lên “Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp” và mục “Văn bản chờ ban hành” trong Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ. Riêng những văn bản có gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thì gửi thêm địa chỉ email: vpb@moj.gov.vn;

+ Sau 01 (một ngày) làm việc, những văn bản do Văn thư cơ quan gửi đến các đơn vị, tổ chức đã được cập nhật trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ mà Văn thư đơn vị không có ý kiến phản hồi về việc thiếu văn bản thì được coi là đơn vị, tổ chức đã nhận được văn bản do Văn thư cơ quan gửi đến.

- Quản lý, sử dụng con dấu theo đúng quy định.

Trên đây là nội dung câu trả lời về nhiệm vụ của Văn thư cơ quan của trực thuộc Bộ Tư pháp. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 142/QĐ-BTP.

Trân trọng!