Giải quyết hồ sơ phải trả kết quả cho người nộp thuế theo cơ chế một cửa tại cơ quan thuế

Giải quyết hồ sơ phải trả kết quả cho người nộp thuế theo cơ chế một cửa tại cơ quan thuế được quy định tại Mục III Phần II Quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính thuế của người nộp thuế theo cơ chế một cửa tại cơ quan thuế do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành kèm theo Quyết định 2351/QĐ-TCT năm 2015 như sau:

Các bộ phận được phân công giải quyết hồ sơ có trách nhiệm giải quyết theo đúng quy định tại Luật Quản lý thuế, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật và các Quy trình nghiệp vụ quản lý thuế của cơ quan thuế.

Đối với hồ sơ của người nộp thuế (NNT) nộp qua đường điện tử thì các bộ phận chức năng thực hiện tra cứu hồ sơ phải giải quyết đã được phân công trên ứng dụng QHS (Ứng dụng quản lý hồ sơ) để giải quyết theo quy định.

Đối với các giao dịch của cơ quan thuế với NNT thực hiện qua giao dịch điện tử thì văn bản, thông báo và kết quả giải quyết phải được cơ quan thuế ký điện tử và gửi qua địa chỉ thư điện tử của NNT đã đăng ký với cơ quan thuế, theo đúng quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế. Trường hợp cơ quan thuế chưa thực hiện ký điện tử thì scan từ bản giấy và gửi cho NNT qua địa chỉ thư điện tử.

Bộ phận giải quyết sau khi nhận được hồ sơ của NNT, thực hiện như sau:

1. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ

Công chức giải quyết hồ sơ lập Thông báo đề nghị bổ sung hồ sơ tại ứng dụng QHS và trình Lãnh đạo cơ quan thuế (hoặc Lãnh đạo bộ phận nếu được ủy quyền) ký thông báo, đồng thời chuyển cho bộ phận hành chính văn thư (HCVT) để gửi cho NNT qua đường bưu chính hoặc gửi theo địa chỉ thư điện tử cho NNT nếu thực hiện gửi theo đường điện tử, cụ thể:

- Lập Thông báo đề nghị bổ sung hồ sơ (Mẫu số 04A/TTHC ban hành kèm theo Quy trình này) đối với trường hợp do lỗi của NNT nộp hồ sơ không đúng quy định.

- Lập Thông báo đề nghị bổ sung hồ sơ (Mẫu số 04B/TTHC ban hành kèm theo Quy trình này), trong đó thực hiện xin lỗi NNT đối với trường hợp do lỗi của cơ quan thuế (đã được công chức bộ phận tiếp nhận hướng dẫn trực tiếp hoặc cơ quan thuế đã thông báo bổ sung hồ sơ nhưng việc hướng dẫn hoặc thông báo không đầy đủ dẫn đến NNT không nộp đủ theo yêu cầu).

Thời gian thực hiện các công việc trên tối đa hai (02) ngày làm việc, kể từ ngày bộ phận giải quyết nhận được hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan thuế (TN&TKQ).

2. Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết

Công chức giải quyết hồ sơ lập Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết theo quy định tại các Quy trình nghiệp vụ quản lý thuế hoặc vào ứng dụng QHS để lập Thông báo (đối với trường hợp chưa có quy định tại các Quy trình nghiệp vụ khác) (Mẫu số 05/TTHC ban hành kèm theo Quy trình này) và trình Lãnh đạo cơ quan thuế (hoặc Lãnh đạo bộ phận nếu được ủy quyền) ký thông báo, đồng thời chuyển cho bộ phận HCVT để gửi cho NNT qua đường bưu chính hoặc gửi theo địa chỉ thư điện tử cho NNT nếu thực hiện gửi theo đường điện tử.

Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.

3. Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết

- Công chức giải quyết hồ sơ thực hiện theo trình tự các bước giải quyết hồ sơ được quy định tại các Quy trình nghiệp vụ quản lý thuế của ngành Thuế.

+ Cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ tại ứng dụng QHS.

+ Chuyển kết quả giải quyết hồ sơ đến bộ phận TN&TKQ (đối với trường hợp trả kết quả qua đường bưu chính và trả trực tiếp tại cơ quan thuế) chậm nhất vào đầu giờ làm việc ngày hẹn trả kết quả.

- Đối với hồ sơ phải chuyển bộ phận chức năng khác để tiếp tục giải quyết theo quy định: Công chức giải quyết hồ sơ thực hiện cập nhật trạng thái xử lý tại ứng dụng QHS, lập Phiếu chuyển hồ sơ (Mẫu số 03/TTHC ban hành kèm theo Quy trình này) tại ứng dụng QHS và kèm theo hồ sơ, bàn giao cho bộ phận giải quyết tiếp theo. Khi bàn giao hồ sơ, hai bên phải ký trên Phiếu chuyển hồ sơ.

Thời hạn bàn giao hồ sơ sang bộ phận chức năng khác được thực hiện theo quy định tại các Quy trình nghiệp vụ quản lý thuế hiện hành đối với từng loại thủ tục hành chính (TTHC) thuế.

Trường hợp chuyển nhầm bộ phận giải quyết thì bộ phận nhận được hồ sơ phải trả lại bộ phận vừa bàn giao hồ sơ, ngay trong ngày làm việc.

- Trường hợp hồ sơ đã quá hạn giải quyết (đến ngày hẹn trả kết quả, nhưng chưa giải quyết xong): Bộ phận giải quyết lập Thông báo về việc quá hạn giải quyết hồ sơ của NNT (Mẫu 06/TTHC ban hành kèm theo Quy trình này) tại ứng dụng QHS, trong đó nêu rõ lý do quá hạn, thời gian hẹn trả kết quả và xin lỗi NNT. Trình Lãnh đạo cơ quan thuế (hoặc Lãnh đạo bộ phận nếu được ủy quyền) ký thông báo, đồng thời chuyển cho bộ phận tiếp nhận trực tiếp để gửi cho NNT trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc bộ phận HCVT để gửi cho NNT qua đường bưu chính hoặc gửi theo địa chỉ thư điện tử cho NNT nếu thực hiện gửi theo đường điện tử.

Thời hạn thông báo chậm nhất vào đầu giờ làm việc ngày hẹn trả kết quả.

Trên đây là nội dung quy định về việc giải quyết hồ sơ phải trả kết quả cho người nộp thuế theo cơ chế một cửa tại cơ quan thuế. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 2351/QĐ-TCT năm 2015.

Trân trọng!