Nội dung chi tiết hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước

Nội dung chi tiết hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước được quy định tại Điều 9 Thông tư 61/2014/TT-BTC hướng dẫn đăng ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước trong điều kiện áp dụng Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành như sau:

1. Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số: 01a/MTK)

a) Nguyên tắc

- Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký được lập thành 03 bản và phải ghi đầy đủ các yếu tố quy định trên mẫu; Chủ tài khoản ký tên và đóng dấu của đơn vị, tổ chức (riêng tài khoản cá nhân không phải đóng dấu) gửi cơ quan KBNN nơi đơn vị đăng ký sử dụng tài khoản (KBNN trả đơn vị, tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng tài khoản 01 bản).

- Các nội dung trên Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký đã đăng ký với KBNN có giá trị kể từ ngày KBNN thông báo chấp nhận yêu cầu đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký đến khi đơn vị, tổ chức, cá nhân đăng ký lại mẫu dấu, mẫu chữ ký (gửi KBNN Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký) hoặc tất toán tài khoản, ngừng giao dịch tại KBNN.

b) Một số quy định cụ thể

(1) Về chữ ký

(1.1.) Đối với các đơn vị, tổ chức sử dụng NSNN và các tổ chức ngân sách:

Chữ ký thứ nhất: là chữ ký của Chủ tài khoản và người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản.

- Trường hợp Thủ trưởng đơn vị, tổ chức ủy quyền cho người khác làm Chủ tài khoản phải có văn bản ủy quyền cho người làm Chủ tài khoản theo quy định của Pháp luật gửi KBNN nơi giao dịch.

- Thủ trưởng đơn vị không được ủy quyền cho người đăng ký chữ ký thứ hai thay mình làm Chủ tài khoản.

Đối với đơn vị dự toán cấp 1, 2, 3:

- Chữ ký của Chủ tài khoản là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức hoặc chữ ký của người được ủy quyền làm Chủ tài khoản theo quy định của Pháp luật.

- Chữ ký của người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản được ghi trong Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký:

+ Trường hợp thủ trưởng đơn vị là Chủ tài khoản, người được ủy quyền ký thay có thể là cấp phó hoặc thủ trưởng đơn vị cấp dưới phụ trách công tác quản lý tài chính (Ví dụ: Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính thuộc các Bộ, ngành).

+ Trường hợp thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho cấp phó làm Chủ tài khoản, người được ủy quyền ký thay là thủ trưởng đơn vị cấp dưới phụ trách công tác quản lý tài chính (Ví dụ: Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính thuộc các Bộ, ngành).

Đối với đơn vị dự toán cấp 4:

- Chữ ký của Chủ tài khoản là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức được ghi trong Quyết định thành lập đơn vị hoặc văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (Ví dụ: Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính thuộc các Bộ, Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân), hoặc chữ ký của người được ủy quyền làm Chủ tài khoản theo quy định của Pháp luật.

- Chữ ký của người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản là chữ ký được ghi trong Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký.

(Lưu ý: Các đơn vị KBNN không lưu Quyết định bổ nhiệm của người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản).

Chữ ký thứ hai: là chữ ký của Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của đơn vị và người được ủy quyền ký thay Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán.

- Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang không có Kế toán trưởng thì không phải đăng ký chữ ký thứ hai. Trên chứng từ giao dịch với KBNN nơi kế toán trưởng ký ghi rõ "Không có".

- Trên Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký cần ghi rõ họ, tên, chức vụ của người đăng ký chữ ký.

- Mỗi đơn vị chỉ được đăng ký tối đa 4 người ký chữ ký thứ nhất (Chủ tài khoản và 3 người được ủy quyền); 3 người ký chữ ký thứ hai (Kế toán trưởng và 2 người được ủy quyền).

(Lưu ý: Các đơn vị KBNN không lưu Quyết định bổ nhiệm hoặc phân công của người được ủy quyền ký thay Kế toán trưởng, Phụ trách Kế toán).

Một số lưu ý đối với các dự án đầu tư:

- Trường hợp đơn vị chủ đầu tư trực tiếp giao dịch với KBNN, chữ ký thứ nhất là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị chủ đầu tư (hoặc người được ký ủy quyền), chữ ký thứ 2 là chữ ký của Kế toán trưởng đơn vị chủ đầu tư (hoặc chữ ký của người được ủy quyền).

- Trường hợp Ban quản lý dự án đăng ký sử dụng tài khoản tại KBNN, chữ ký thứ nhất là chữ ký của trưởng ban (Giám đốc) Ban quản lý dự án (hoặc người được ký ủy quyền), chữ ký thứ 2 là chữ ký của Kế toán trưởng Ban quản lý dự án (hoặc của người được ủy quyền).

(1.2) Đối với cơ quan tài chính khi đăng ký sử dụng tài khoản thu, chi ngân sách:

- Chữ ký thứ nhất: là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền Làm Chủ tài khoản) và người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản, cụ thể như sau:

+ Ngân sách trung ương: Lãnh đạo Vụ NSNN - Bộ Tài chính, ký chữ ký thứ nhất; riêng đối với các khoản thu, chi vốn ngoài nước: Lãnh đạo Cục Quản lý Nợ và Tài chính đối ngoại - Bộ Tài chính ký chữ ký thứ nhất;

+ Ngàn sách cấp tỉnh: Lãnh đạo Sở Tài chính ký chữ ký thứ nhất;

+ Ngân sách cấp huyện: Lãnh đạo phòng Tài chính ký chữ ký thứ nhất;

+ Ngân sách cấp xã: Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND xã ký chữ ký thứ nhất.

- Chữ ký thứ hai: là chữ ký của cán bộ được phân công theo dõi, quản lý các tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản dự toán chi chuyển giao của đơn vị, cụ thể như sau:

+ Ngân sách trung ương: Lãnh đạo phòng quản lý NSNN - Vụ NSNN (Bộ Tài chính) ký chữ ký thứ hai đối với các khoản cấp bằng lệnh chi, các khoản ghi thu, ghi chi; riêng đối với các khoản thu, chi vốn ngoài nước: Lãnh đạo phòng chuyên môn của Cục Quản lý Nợ và Tài chính đối ngoại ký chữ ký thứ hai;

+ Ngân sách cấp tỉnh: Lãnh đạo phòng chuyên môn (Sở Tài chính) được phân công quản lý các tài khoản chibằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản chi dự toán chi chuyển giao ký chữ ký thứ hai;

+ Ngân sách cấp huyện: Cán bộ (Phòng tài chính) được giao quản lý các tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản chi dự toán chi chuyển giao ký chữ ký thứ hai;

+ Ngân sách cấp xã: Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký chữ ký thứ hai.

(1.3) Đối với cá nhân:

- Chữ ký thứ nhất: là chữ ký của cá nhân làm Chủ tài khoản (không đăng ký chữ ký người được ủy quyền ký thay).

- Chữ ký thứ hai: Không đăng ký chữ ký thứ hai.

- Trường hợp Chủ tài khoản ủy quyền cho người khác thực hiện giao dịch tại KBNN:

+ Phải có Giấy ủy quyền của Chủ tài khoản và Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu của người được ủy quyền;

+ Việc ủy quyền chỉ được thực hiện cho từng lần giao dịch.

(1.4) Đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên, các doanh nghiệp và tổ chức khác:

- Chữ ký thứ nhất: là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền làm Chủ tài khoản) hoặc người đại diện pháp luật được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp tư nhân) và người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản.

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức khác, Chủ tài khoản là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, tổ chức. Riêng đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên: tùy theo quy định cụ thể tại Điều lệ của Công ty, Chủ tài khoản có thể là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc (Chủ tịch hội đồng thành viên có thể kiêm nhiệm hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc); việc đăng ký chữ ký được thực hiện theo quy định đối với doanh nghiệp, tổ chức nêu trên.

- Chữ ký thứ hai: là chữ ký của Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người được ủy quyền ký thay Kếtoán trưởng.

(1.5) Đối với các cơ quan có thẩm quyền hoàn trả các khoản thu NSNN:

- Cơ quan thu, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ra quyết định hoàn trả các khoản thu NSNN (chữ ký trên Lệnh hoàn trả các khoản thu NSNN, Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ thu NSNN) đăng ký tối đa 4 người ký chữ ký thứ nhất (Chủ tài khoản và 3 người được ủy quyền).

- Không đăng ký chữ ký thứ hai.

- Trường hợp do đặc thù của đơn vị hoàn trả các khoản thu NSNN cần đăng ký nhiều hơn số lượng người ký chữ ký thứ nhất và người ký chữ ký thứ hai theo quy định nêu trên, phải có sự đồng ý băng văn bản của Kho bạc Nhà nước.

(2) Về mẫu dấu

- Mẫu dấu đăng ký giao dịch với KBNN là dấu đã đăng ký tại cơ quan công an, được đóng thành hai (02) dấu rõ nét.

- Đối với các đơn vị thuộc khối an ninh, quốc phòng: mẫu dấu phải được đăng ký với cơ quan bảo mật trong ngành (Quốc phòng, An ninh).

- Đối với Ban quản lý dự án có tư cách pháp nhân không đầy đủ (không có con dấu riêng): được sử dụng con dấu của đơn vị chủ đầu tư quy định trong Quyết định thành lập Ban quản lý dự án và phải đăng ký mẫu dấu của đơn vị chủ đầu tư với cơ quan KBNN nơi đơn vị đăng ký sử dụng tài khoản giao dịch.

- Đối với cá nhân: không phải đăng ký mẫu dấu.

(3) Một số quy định khác:

- Tất cả các chữ ký (chữ ký thứ nhất, chữ ký thứ hai) đều phải được ký vào từng liên chứng từ bằng loại mực không phai; không được ký lồng bằng giấy than, bằng mực đỏ, mực đen, bằng bút chì; không được sử dụng chữ ký dạng in, photocopy hoặc chữ ký khắc dấu. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký tại Kho bạc Nhà nước.

- Dấu của đơn vị, tổ chức trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu còn giá trị đã đăng ký tại Kho bạc Nhà nước.

- Đối với chức danh Chủ tài khoản tại nội dung "…. ngày.... tháng ... năm... Chủ tài khoản" trên chứng từ, Chủ tài khoản phải ghi rõ ngày, tháng, năm, họ, tên bằng loại mực không phai (hoặc đóng dấu khắc tên Chủ tài khoản) và đóng dấu của đơn vị, tổ chức.

2. Bảng kê đăng ký và sử dụng tài khoản chi tiết (Mẫu số: 06a/MTK hoặc Mẫu số 06b/MTK)

a) Sử dụng trong trường hợp đơn vị giao dịch có nhiều nguồn kinh phí, đơn vị chủ đầu tư có nhiều dự án hoặc dự án được bố trí từ nhiều nguồn vốn thuộc nhiều cấp ngân sách, đơn vị ban quản lý dự án được giao quản lý nhiều dự án hoặc dự án được bố trí từ nhiều nguồn vốn thuộc nhiều cấp ngân sách yêu cầu đăng ký và sử dụng nhiều tài khoản với cùng người ký chữ ký thứ nhất, người ký chữ ký thứ hai và mẫu dấu.

b) Số bản lập và gửi KBNN: 03 bản.

3. Giấy đăng ký sử dụng bổ sung tài khoản (Mẫu số: 01b/MTK)

a) Sử dụng trong trường hợp đơn vị đăng ký thêm tài khoản chi tiết và không thay đổi về hồ sơ pháp lý) mẫu dấu, mẫu chữ ký so với lần đăng ký và sử dụng tài khoản liền kề trước đó.

b) Số bản lập và gửi KBNN: 03 bản.

4. Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số: 02/MTK)

a) Khi thay đổi người ký chữ ký thứ nhất, hoặc người ký chữ ký thứ hai, hoặc thay đổi mẫu dấu, hồ sơ pháp lý so với lần đăng ký trước: đơn vị, tổ chức có tài khoản tại KBNN lập Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số: 02/MTK) kèm hồ sơ pháp lý thay đổi có liên quan (nếu có) gửi KBNN nơi giao dịch.

b) Số bản lập và gửi KBNN: 03 bản.

5. Quyết định hoặc Giấy chứng thực thành lập đơn vị

a) Các đơn vị gửi Quyết định (hoặc Giấy chứng thực) thành lập đơn vị khi lần đầu tiên đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN (Bản sao phải được công chứng, chứng thực bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực, hoặc đóng dấu sao y bản chính của cơ quan cấp trên quản lý đơn vị).

Quyết định (hoặc Giấy chứng thực) thành lập đơn vị được KBNN lưu cùng Hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản của đơn vị.

b) Các đơn vị sau không phải gửi bản sao Quyết định (hoặc Giấy chứng thực) thành lập đơn vị:

- Các cơ quan của Đảng cộng sản Việt nam.

- Các cơ quan Nhà nước ở trung ương gồm: Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.

- Cơ quan của các đoàn thể, tổ chức: Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam.

- Văn phòng Ủy ban nhân dân các cấp.

- Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang (Quốc phòng, An ninh).

6. Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng

Đơn vị gửi bản chính hoặc bản sao, bản sao phải được công chứng, chứng thực bởi cơ quan nhà nước cóthẩm quyền công chứng, chứng thực, hoặc đóng dấu sao y bản chính của cơ quan cấp trên quản lý đơn vị đối với các tài liệu quy định tại điểm a, b khoản này.

a) Đối với trường hợp có Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng:

- Các đơn vị, tổ chức gửi Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng hoặc văn bản giao nhiệm vụ của Kế toán trưởng cho Phụ trách kế toán tới KBNN nơi giao dịch khi đăng ký sử dụng tài khoản.

- Đối với Công ty cổ phần: Trường hợp Giám đốc hoặc Tổng giám đốc làm chủ tài khoản, đơn vị gửi KBNN nơi giao dịch Quyết định bổ nhiệm chức vụ Giám đốc, Tổng giám đốc do Chủ tịch hội đồng quản trị ký.

- KBNN lưu Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng cùng Hồ sơ pháp lý đăng ký và sử dụng tài khoản của đơn vị.

b) Đối với trường hợp không có Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng:

- Trường hợp Thủ trưởng đơn vị không trực tiếp làm Chủ tài khoản, ủy quyền cho cấp phó làm Chủ tài khoản, đơn vị gửi văn bản ủy quyền cho cấp phó làm Chủ tài khoản theo quy định của pháp luật tới KBNN nơi giao dịch.

- Trường hợp các đơn vị có đặc thù riêng về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, được pháp luật cho phép đặt trụ sở văn phòng đại diện tại khu vực khác (có con dấu riêng, chịu trách nhiệm quyết toán kinh phí ngân sách như một đơn vị độc lập), đơn vị gửi văn bản phân công cho phó Thủ trưởng đơn vị phụ trách theo từng khu vực tới KBNN nơi giao dịch.

- Trường hợp đơn vị là các tổ chức đoàn thể mà người đứng đầu được bầu thông qua Nghị quyết, đơn vị gửi KBNN nơi giao dịch Nghị quyết hoặc Quyết định công nhận các chức danh có tên người đứng đầu tổ chức đoàn thể.

- Đối với Công ty cổ phần: Trường hợp Chủ tịch HĐQT làm chủ tài khoản, đơn vị gửi Nghị quyết đại hội cổ đông bầu chủ tịch HĐQT tới KBNN nơi giao dịch.

- Trường hợp đơn vị không có Kế toán trưởng (hoặc Phụ trách kế toán), công việc kế toán giao cho cán bộ nghiệp vụ khác kiêm nhiệm, hoặc đơn vị thuê kế toán thì đơn vị gửi KBNN nơi giao dịch văn bản giao nhiệm vụ của Kế toán trưởng (hoặc Phụ trách kế toán) cho cán bộ kiêm nhiệm. Trường hợp phải đi thuê người làm công tác kế toán thì đơn vị thuê kế toán phải đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật,

c) Các đơn vị sau không phải gửi Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng:

- Các cơ quan của Đảng cộng sản Việt Nam.

- Các cơ quan Nhà nước ở trung ương gồm: Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.

- Cơ quan của các đoàn thể, tổ chức: Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam.

- Văn phòng Ủy ban nhân dân các cấp.

- Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang (Quốc phòng, An ninh).

d) Trường hợp có Quyết định bổ nhiệm lại chức vụ của người đang đăng ký Chủ tài khoản, của Kế toán trưởng hoặc có văn bản phân công lại cho người phụ trách kế toán, các đơn vị, tổ chức phải gửi KBNN nơi giao dịch các văn bản bổ nhiệm hoặc phân công lại. Đơn vị KBNN không chịu trách nhiệm theo dõi thời hạn bổ nhiệm các chức danh này.

đ) Thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với những trường hợp quyết định bổ nhiệm Chủ tài khoản hoặc Kế toán trưởng đăng ký chữ ký tại KBNN đã hết thời hạn hiệu lực nhưng đơn vị chưa có Quyết định bổ nhiệm lại chức vụ của người đang đăng ký Chủ tài khoản, của Kế toán trưởng hoặc chưa có văn bản phân công lại cho người phụ trách kế toán.

7. Giấy chứng nhận đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách

Tùy từng trường hợp cụ thể, các đơn vị, tổ chức, cá nhân được cơ quan tài chính hoặc KBNN cấp Giấy chứng nhận đăng ký mã số ĐVQHNS hoặc Giấy chứng nhận cấp mã số đơn vị giao dịch với KBNN, như sau:

- Giấy chứng nhận đăng ký mã số ĐVQHNS (Mẫu số 06A-MSNS-BTC) do cơ quan Tài chính cấp cho các ĐVSDNS, đơn vị dự toán, các đơn vị khác có quan hệ với ngân sách (N = 1, 2, 3).

- Giấy chứng nhận đăng ký mã số ĐVQHNS (Mẫu số 06B-MSNS-BTC) do cơ quan Tài chính cấp cho các dự án đầu tư xây dựng cơ bản (N = 7, 8).

- Giấy chứng nhận cấp mã số đơn vị giao dịch với KBNN theo quy định của Tổng giám đốc KBNN.

Kho bạc Nhà nước lưu Giấy chứng nhận đăng ký mã số ĐVQHNS, Giấy chứng nhận cấp mã số đơn vị giao dịch với KBNN của đơn vị, tổ chức, cá nhân trong hồ sơ mở tài khoản của đơn vị, tổ chức, cá nhân (Bản sao phải được công chứng, chứng thực bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực, hoặc đóng dấu sao y bản chính của cơ quan cấp trên quản lý đơn vị).

Trên đây là nội dung tư vấn về nội dung chi tiết hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước. Để có thể hiểu chi tiết hơn về quy định này bạn vui lòng tham khảo thêm tại Thông tư 61/2014/TT-BTC.

Trân trọng thông tin đến bạn!