Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội được thực hiện ra sao?

Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội được quy định tại Điều 18 Quy chế làm việc của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành kèm theo Quyết định 486/QĐ-LĐTBXH năm 2017 như sau:

1. Tất cả các văn bản gửi đến Bộ đều phải đăng ký tại Văn phòng Bộ. Văn phòng Bộ có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký, phân loại văn bản đến và chuyển đến đơn vị, cá nhân xử lý theo nguyên tắc sau:

a) Văn bản của Đảng, của Nhà nước, các cơ quan và cá nhân liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Bộ, Văn phòng Bộ trình Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng xử lý;

b) Văn bản, tài liệu gửi cho cá nhân thì chuyển cho cá nhân. Nếu nội dung của văn bản, tài liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Bộ thì cá nhân phải chuyển cho Văn phòng Bộ để xử lý;

Trường hợp văn bản, tài liệu gửi trực tiếp Bộ trưởng, Thứ trưởng thì sau khi có ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng, Thứ trưởng, Văn phòng Bộ vào sổ đăng ký, theo dõi và chuyển cho đơn vị, cá nhân xử lý.

c) Các văn bản, tài liệu không thuộc điểm a, b Khoản 1 Điều này, Văn phòng Bộ chuyển tới thủ trưởng đơn vị liên quan giải quyết;

d) Các văn bản của Đảng, Nhà nước gửi Ban Cán sự Đảng, Đảng ủy Bộ được thực hiện theo quy định riêng;

đ) Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn, hỏa tốc phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.

e) Thủ trưởng đơn vị không xử lý văn bản khi chưa qua văn thư của đơn vị.

2. Các văn bản về vấn đề nhân sự của các Bộ, ngành, địa phương gửi về Bộ phải trình Bộ trưởng cho ý kiến chỉ đạo trước khi giao các đơn vị chức năng thực hiện.

3. Thứ trưởng xử lý văn bản theo lĩnh vực được Bộ trưởng giao phụ trách hoặc ủy quyền do các đơn vị thuộc Bộ trực tiếp trình, nhưng sau đó phải chuyển lại Văn phòng Bộ để theo dõi và làm thủ tục phát hành theo quy định.

4. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình. Đơn vị có trách nhiệm cập nhật đầy đủ văn bản và thông tin về quá trình xử lý văn bản của đơn vị mình vào số thống kê, đồng thời, cập nhật lên hệ thống cơ sở dữ liệu chung của Bộ.

Các đơn vị có tư cách pháp nhân xử lý văn bản đến theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và theo quy định tại Quy chế này.

5. Công chức, viên chức có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm định, xử lý văn bản đến theo sự phân công của thủ trưởng đơn vị; soạn thảo văn bản đúng thủ tục, thời hạn và chịu trách nhiệm về thể thức, nội dung văn bản; lập hồ sơ công việc, quản lý hồ sơ, tài liệu và thực hiện chế độ bảo mật theo quy định chung của Nhà nước; có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu cho Văn phòng Bộ theo đúng quy định.

Khi chuyển công tác hoặc nghỉ hưu phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người thay thế. Nội dung bàn giao phải được thể hiện bằng văn bản và có sự xác nhận của thủ trưởng đơn vị.

6. Văn phòng Bộ hướng dẫn các đơn vị thuộc Bộ thực hiện quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu liên quan; phối hợp với Trung tâm Thông tin bảo đảm an toàn, an ninh, bảo mật trong quá trình quản lý, sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu, mạng nội bộ của Bộ.

7. Các nội dung xử lý theo cơ chế một cửa của Bộ, cơ chế vận hành Chính phủ điện tử thực hiện theo quy định riêng.

Trên đây là nội dung quy định về việc quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 486/QĐ-LĐTBXH năm 2017.

Trân trọng!