Quản lý biên lai từ nguồn thu thuộc ngân sách nhà nước

Quản lý biên lai từ nguồn thu thuộc ngân sách nhà nước được pháp luật quy định tại Khoản 4 Điều 6 Thông tư 303/2016/TT-BTC hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành như sau:

a) Hàng quý, tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai.

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai theo quý thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, cụ thể như sau: Báo cáo tình hình sử dụng biên lai Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4, quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau.

Báo cáo tình hình sử dụng biên lai gồm các nội dung sau: tên đơn vị, mã số thuế (nếu có), địa chỉ; tên loại biên lai; ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai; số tồn đầu kỳ, mua phát hành trong kỳ; số sử dụng, xoá bỏ, mất, huỷ trong kỳ; tồn cuối kỳ gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp trong kỳ không sử dụng biên lai, tại Báo cáo sử dụng biên lai ghi số lượng biên lai sử dụng bằng không (=0). Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai thì tổ chức thu phí, lệ phí vẫn phải báo cáo tình hình sử dụng biên lai.

Tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai khi giải thể, chia tách, sáp nhập, chuyển đổi sở hữu cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán phí, lệ phí.

b) Lưu trữ, bảo quản biên lai được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ, Điều 28 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, cụ thể như sau:

- Biên lai đặt in chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

- Biên lai tự in chưa lập được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.

- Biên lai đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Biên lai đã lập trong các tổ chức thu phí, lệ phí không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức đó.

- Đối với biên lai điện tử: Tổ chức thu phí, lệ phí và tổ chức, cá nhân trả phí sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ biên lai điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp biên lai điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp biên lai điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ biên lai điện tử theo thời hạn nêu trên.

Tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức cá nhân trả phí, lệ phí là đơn vị kế toán và các tổ chức trung gian cung cấp giải pháp biên lai điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của biên lai điện tử ra các vật mang tin (bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD, đĩa DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện việc sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của biên lai điện tử.

Biên lai điện tử đã lập được lưu giữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện: Nội dung của biên lai điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết; Nội dung của biên lai điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung biên lai điện tử đó; Biên lai điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận biên lai điện tử.

Trên đây là câu trả lời về quản lý biên lai từ nguồn thu thuộc ngân sách theo quy định của pháp luật. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Thông tư 303/2016/TT-BTC.

Trân trọng!