Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu và thủ tục trình giải quyết công việc của Bộ Nội vụ

Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu và thủ tục trình giải quyết công việc của Bộ Nội vụ được quy định tại Điều 11 Quy chế làm việc của Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Quyết định 1079/QĐ-BNV năm 2012 như sau:

1. Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu:

a) Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm chỉ đạo lập hồ sơ công việc tại cơ quan, đơn vị mình, quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật theo quy định.

b) Công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc hoặc nghỉ hưu phải bàn giao đầy đủ tài sản, trang thiết bị, hồ sơ, tài liệu cho người thay thế hoặc Người đứng đầu cơ quan, đơn vị theo quy định. Nội dung bàn giao phải được thể hiện bằng văn bản, có biên bản bàn giao và có sự xác nhận của Người đứng đầu cơ quan, đơn vị.

c) Các văn bản về nhân sự của các Bộ, ngành, địa phương gửi về Bộ Nội vụ phải trình Bộ trưởng cho ý kiến chỉ đạo trước khi giao các đơn vị chức năng thực hiện.

d) Dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hoặc trước khi trình Bộ trưởng ký trình cấp có thẩm quyền phải thực hiện theo quy định tại Quyết định số 1182/QĐ-BNV ngày 31/5/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quy chế xây dựng, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

đ) Thứ trưởng giải quyết văn bản theo lĩnh vực được Bộ trưởng giao phụ trách hoặc uỷ quyền do các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ trực tiếp trình, nhưng sau đó phải chuyển lại Văn phòng Bộ để làm thủ tục phát hành theo quy định.

e) Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc, quản lý hồ sơ, tài liệu và thực hiện chế độ bảo mật theo quy định chung của Nhà nước; có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu cho Văn phòng Bộ theo đúng quy định

g) Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ, bảo mật theo quy định.

h) Trung tâm Thông tin của Bộ có trách nhiệm quản lý việc sử dụng mạng tin học diện rộng của Chính phủ, mạng tin học nội bộ của Bộ; chủ trì phối hợp với Văn phòng Bộ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ thực hiện chương trình quản lý văn bản, quản lý thông tin theo chế độ bảo mật trên mạng.

2. Thủ tục trình Bộ trưởng, Thứ trưởng giải quyết công việc:

a) Văn bản trình Bộ trưởng, Thứ trưởng phải do Người đứng đầu cơ quan, đơn vị (hoặc cấp phó của Người đứng đầu cơ quan, đơn vị khi được uỷ quyền) ghi rõ chính kiến (kể cả bản giải trình kèm theo, nếu có), ký trình và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản; nội dung tóm tắt trong phiếu trình phải thuyết minh rõ nội dung công việc cần giải quyết, kiến nghị hướng giải quyết cụ thể. Trường hợp nội dung trình phức tạp hoặc có liên quan đến cơ quan, đơn vị khác thì cơ quan, đơn vị trình phải có báo cáo giải trình chi tiết kèm theo phiếu trình và phải có ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, đơn vị có liên quan.

b) Văn bản, phiếu trình Bộ trưởng, Thứ trưởng phải đúng thể thức, được gửi qua Văn phòng Bộ và phải có đầy đủ các hồ sơ, tài liệu kèm theo. Khi nhận được hồ sơ đề án, công việc của các cơ quan, đơn vị, địa phương gửi trình Bộ trưởng, Thứ trưởng, Văn phòng Bộ có nhiệm vụ:

- Kiểm tra về mặt thủ tục: nếu hồ sơ đề án, công việc trình không đúng theo quy định, trong thời gian không quá 02 ngày làm việc, Văn phòng Bộ gửi lại đơn vị trình và nêu rõ yêu cầu để thực hiện đúng quy định. Đối với những vấn đề cần giải quyết gấp, Văn phòng Bộ làm Phiếu báo cho đơn vị, địa phương trình bổ sung thêm hồ sơ, đồng thời báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng.

- Kiểm tra về nội dung: nếu nội dung đề án, công việc không bảo đảm phù hợp giữa nội dung hồ sơ và nội dung của dự thảo văn bản sẽ ban hành; hồ sơ chưa đủ rõ để có thể đưa ra quyết định hoặc có những vấn đề chưa rõ, còn có ý kiến khác nhau về quan điểm xử lý giữa các đơn vị có liên quan, Văn phòng Bộ yêu cầu chủ đề án giải trình thêm hoặc theo uỷ quyền của Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách, Chánh Văn phòng Bộ tổ chức họp với chủ đề án và các đơn vị liên quan hoặc gửi văn bản lấy thêm ý kiến các đơn vị khác để xử lý và báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực quyết định.

- Kiểm tra về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Nếu thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản không đúng quy định, trong thời gian 01 ngày làm việc, Văn phòng Bộ trả lại văn bản cho đơn vị chủ trì chỉnh sửa và nêu rõ lý do trả lại.

Trường hợp hồ sơ trình Bộ trưởng, Thứ trưởng ký văn bản đúng thủ tục quy định, Văn phòng Bộ phải hoàn chỉnh hồ sơ và thủ tục trình Bộ trưởng, Thứ trưởng theo quy trình trình ký văn bản của Bộ. Phiếu trình giải quyết công việc phải thể hiện rõ, đầy đủ, trung thành ý kiến của các cơ quan, đơn vị, kể cả ý kiến khác nhau; ý kiến đề xuất của chuyên viên trực tiếp theo dõi và ý kiến của lãnh đạo Văn phòng Bộ. Phiếu trình giải quyết công việc phải kèm theo đầy đủ hồ sơ.

Văn phòng Bộ có trách nhiệm trình Bộ trưởng, Thứ trưởng hồ sơ trình giải quyết công việc của các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ, thời gian trình không quá 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ trình đúng thủ tục.

Hồ sơ trình Bộ trưởng, Thứ trưởng phải được Văn phòng Bộ lập danh mục (bao gồm cả hồ sơ trên máy tính) để theo dõi quá trình xử lý.

Trên đây là nội dung quy định về quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu và thủ tục trình giải quyết công việc của Bộ Nội vụ. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 1079/QĐ-BNV năm 2012.

Trân trọng!