Quản lý, hạch toán, lưu giữ hồ sơ hoạt động đầu tư các quỹ bảo hiểm

Quản lý, hạch toán, lưu giữ hồ sơ hoạt động đầu tư các quỹ bảo hiểm được quy định tại Điều 15 Quy chế quản lý đầu tư các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 1288/QĐ-BHXH năm 2017 như sau:

1. Vụ Quản lý đầu tư quỹ

a) Mở sổ sách nghiệp vụ theo dõi quản lý chi tiết hoạt động đầu tư theo các Điều 6, Điều 7, Điều 10, Điều 11 và Điều 12 của quy chế này của các quỹ bảo hiểm đảm bảo thu đầy đủ gốc, lãi theo quy định và kịp thời phát hiện rủi ro trong hoạt động đầu tư quỹ nhằm đầu tư an toàn, hiệu quả.

b) Thường xuyên cập nhật thông tin về phát hành TPCP, trái phiếu, kỳ phiếu, tín phiếu, chứng chỉ tiền gửi, lãi suất huy động của các ngân hàng thương mại có chất lượng hoạt động tốt, hoạt động lành mạnh để phục vụ cho việc xác định lãi suất đầu tư sát thực tế.

c) Định kỳ 3 tháng một lần, lập báo cáo về tình hình và kết quả thực hiện hoạt động đầu tư từ các quỹ bảo hiểm trình Tổng Giám đốc để báo cáo Hội đồng quản lý BHXH Việt Nam.

d) Hàng tháng phối hợp với Vụ Tài chính - Kế toán thực hiện đối chiếu số tiền đầu tư, số phát sinh (gốc, lãi) của từng đối tượng đầu tư theo quy định về việc phối hợp đối chiếu số tiền đầu tư, số tiền đã thu nợ gốc và lãi đầu tư tài chính tại BHXH Việt Nam theo Mẫu đối chiếu kèm theo (ĐC-02)

đ) Cuối năm thực hiện đối chiếu, xác nhận số tiền gốc đầu tư, số phát sinh (gốc, lãi) của từng đối tượng đầu tư theo quy định chế độ kế toán hiện hành.

e) Quản lý, lưu giữ toàn bộ hồ sơ (bản chính, do Vụ chủ trì), các loại giấy tờ có giá trị liên quan đến hoạt động đầu tư, sử dụng Quỹ dự phòng rủi ro tại quy chế này theo chế độ quy định.

2. Vụ Tài chính - Kế toán

a) Quản lý, hạch toán số tiền đã đầu tư, lãi phải thu, số tiền phát sinh gốc, lãi đã thu hàng tháng theo chế độ kế toán hiện hành.

b) Hàng tuần vào thứ Hai, cung cấp cho Vụ Quản lý đầu tư quỹ số dư trên các tài khoản tiền gửi thanh toán của BHXH Việt Nam, dự kiến các khoản chi gồm các khoản: chi phí quản lý BHXH, BHYT, BHTN, chi BHXH, BHYT, BHTN... để làm căn cứ xác định số tiền nhàn rỗi trình Tổng Giám đốc kế hoạch đầu tư.

c) Hàng tháng cung cấp chứng từ chuyển tiền, chứng từ thu lãi, gốc của hoạt động đầu tư (bản phô tô) và thực hiện đối chiếu với Vụ Quản lý đầu tư quỹ theo quy định về việc phối hợp đối chiếu số tiền đầu tư, số tiền đã thu nợ gốc và lãi đầu tư tài chính tại BHXH Việt Nam. Hình thức gửi số liệu bằng văn bản và file điện tử.

d) Hàng năm, cung cấp số lãi đầu tư tự động (nếu có), lãi phát sinh trên các tài khoản tiền gửi phản ánh thu, chi BHXH, BHYT, BHTN do Kho bạc Nhà nước và các ngân hàng thực trả cho cơ quan BHXH các cấp cho Vụ Quản lý đầu tư quỹ để làm căn cứ xây dựng phương án đầu tư quỹ và báo cáo Hội đồng quản lý kết quả thu lãi hoạt động đầu tư.

e) Quản lý, lưu giữ hồ sơ theo chế độ quy định gồm: Các loại Hợp đồng đầu tư tài chính, văn bản đề nghị chuyển tiền của Vụ Quản lý đầu tư quỹ đối với các loại hợp đồng đầu tư tài chính, chứng từ chuyển tiền, hồ sơ chứng từ trích lập Quỹ dự phòng rủi ro (bản chính).

3. Văn phòng (Văn thư cơ quan) có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản theo quy định gồm: báo cáo phương án đầu tư các quỹ bảo hiểm gửi Hội đồng quản lý thông qua, Nghị quyết của Hội đồng quản lý về phương án đầu tư các quỹ bảo hiểm.

4. Hồ sơ đầu tư các quỹ bảo hiểm lưu giữ tại các đơn vị phải được quản lý theo đúng quy định tại Quyết định số 109/2005/QĐ-BCA (A11) ngày 01/02/2005 của Bộ Công an ban hành Danh mục nhà nước mức độ mật của Ngành BHXH và Quyết định số 612/QĐ-BHXH ngày 5/6/2013 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành Quy chế bí mật nhà nước trong Ngành BHXH Việt Nam.

Trên đây là nội dung quy định về quản lý, hạch toán, lưu giữ hồ sơ hoạt động đầu tư các quỹ bảo hiểm. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 1288/QĐ-BHXH năm 2017.

Trân trọng!