Phân công cán bộ sử dụng, bảo quản sổ thi hành án dân sự

Theo quy định tại khoản 1 Điều 23 Luật Thi hành án dân sự quy định: Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự có nhiệm vụ, quyền hạn quản lý, chỉ đạo hoạt động thi hành án dân sự của cơ quan thi hành án dân sự.
Điều 29 Thông tư 01/2016/TT-BTP ngày 01/02/2016 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số thủ tục về quản lý hành chính và biểu mẫu nghiệp vụ trong thi hành án dân sự quy định việc lập, sử dụng và bảo quản các loại sổ thi hành án như sau:
Cơ quan thi hành án dân sự phải lập đầy đủ các loại sổ về thi hành án theo mẫu thống nhất hướng dẫn tại Phụ lục I của Thông tư này, bao gồm: Sổ thụ lý thi hành án dân sự (chủ động, theo yêu cầu).
Việc sử dụng, bảo quản sổ thi hành án dân sự thực hiện như sau:
"Tất cả các loại sổ thi hành án dân sự được in trên khổ giấy A3, bìa cứng theo mẫu quy định tại Phụ lục I của Thông tư này. Trang ruột của sổ được đánh số thứ tự từng trang tại góc phía dưới, bên phải; đóng dấu giáp lai đầy đủ và được bảo quản cẩn thận. Tên sổ, số sổ phải thể hiện trên trang bìa quy định tại Phụ lục II Thông tư này và thể hiện trên gáy sổ để dễ theo dõi, sử dụng. Các loại sổ thi hành án dân sự có thể được sử dụng trong nhiều năm. Năm sử dụng được viết to, đậm, rõ ở trang đầu tiên của các trang theo dõi năm đó. Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xác nhận tổng số trang ở trang đầu của sổ, thời gian sử dụng sổ (từ ngày, tháng, năm đến ngày, tháng, năm), ký tên và đóng dấu cơ quan thi hành án. Khi chuyển sổ phải ghi số thứ tự sổ trên trang bìa.
Sổ thi hành án phải được ghi chép sạch sẽ, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các cột mục đã được in trong sổ và không được tùy tiện tẩy xóa, sửa chữa. Trường hợp cần sửa chữa thì phải gạch bỏ phần nội dung sai sót, nhầm lẫn đó và Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự ký, đóng dấu và chịu trách nhiệm.
Định kỳ hàng quý, 06 tháng và kết thúc năm công tác, cơ quan thi hành án dân sự phải thực hiện kết sổ. Việc kết sổ thực hiện bằng cách dùng bút mực khác màu gạch một đường ngang trên trang giấy tại dòng kẻ phía dưới liền kề với số thứ tự cuối cùng của kỳ kết sổ. Nội dung kết sổ phải được phản ánh đúng và đầy đủ các cột mục hướng dẫn của sổ, có chữ ký của người kết sổ và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự. Riêng đối với sổ kế toán thi hành án, sổ theo dõi vật chứng, tài sản bị kê biên, tạm giữ, ngoài chữ ký của người kết sổ và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự còn phải có chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan như kế toán, thủ kho, thủ quỹ".
Như vậy, theo quy định trên Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự có quyền phân công cán bộ sử dụng, bảo quản sổ thi hành án dân sự. Chấp hành viên phụ trách hồ sơ thi hành án sau khi thi hành án xong vụ việc thông tin cho cán bộ được phân công sử dụng, bảo quản sổ thi hành án dân sự để người này thực hiện việc kết sổ định kỳ hàng quý, 06 tháng và kết thúc năm công tác. Đồng thời, thực hiện việc lưu trữ hồ sơ thi hành án theo Điều 30 của Thông tư 01/2016/TT-BTP ngày 01/02/2016 của Bộ Tư pháp.