Hồ sơ yêu cầu công chứng

1. Khi yêu cầu công chứng thì bạn cần xuất trình các hồ sơ theo quy định chung tại Điều 35 Luật Công chứng:

- Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu;

- Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

- Bản sao giấy tờ tuỳ thân;

- Bản sao giấy tờ chứng minh quyền tài sản hoặc giấy tờ liên quan đến tài sản đó;

- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

Trường hợp công chứng Hợp đồng thế chấp tài sản hình thành trong tương lai như bạn hỏi: Điều 61 Nghị định số 71/2010/NĐ-CP ngày 23/6/2010 hướng dẫn Luật Nhà ở quy định tổ chức, cá nhân mua nhà ở hình thành trong tương lai của doanh nghiệp kinh doanh bất động sản được quyền thế chấp nhà ở tại tổ chức tín dụng để vay vốn. Hồ sơ yêu cầu công chứng cụ thể như sau:

a) Hồ sơ về tài sản:

- Hợp đồng mua bán căn hộ hình thành trong tương lai;

- Các phiếu thu, hóa đơn, chứng từ nộp tiền mua bán nhà ở;

- Biên bản định giá tài sản: Nếu các bên định giá tài sản đó thì phải lập thành biên bản có chữ ký của tất cả các bên tham gia giao dịch.

b) Hồ sơ của bên nhận thế chấp (theo quy định tại Nghị định 71 phải là tổ chức tín dụng):

- Hồ sơ về pháp nhân như đăng ký kinh doanh, giấy phép thành lập…

Thông thường các tổ chức tín dụng đã đăng ký mẫu dấu, mẫu chữ ký tại tổ chức công chứng nên khi ký hợp đồng sẽ không phải xuất trình những giấy tờ trên.

c) Hồ sơ bên thế chấp:

- Bên thế chấp là tổ chức:

+ Hồ sơ tổ chức như: đăng ký kinh doanh, Giấy phép thành lập…

+ Biên bản họp của công ty về việc dùng tài sản để thế chấp: cần có nếu là Công ty TNHH hai thành viên trở lên; Công ty cổ phần, Công ty hợp danh…. Tùy từng loại hình công ty sẽ có loại biên bản khác nhau như: Biên bản họp Hội đồng thành viên (Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty hợp danh); Biên bản họp Hội đồng quản trị (Công ty cổ phần).

+ Giấy tờ tùy thân của người đại diện ký hợp đồng. Nếu người ký không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty thì phải có Giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.

- Bên thế chấp là cá nhân:

+ Giấy tờ tùy thân.

+ Giấy tờ khác liên quan, như: đăng ký kết hôn hoặc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

2. Xuất trình sổ hộ khẩu khi yêu cầu công chứng.

Điều 35 Luật Công chứng không nêu rõ vấn đề xuất trình sổ hộ khẩu khi công chứng nên mỗi công chứng viên lại có quan điểm khác nhau về vấn đề này.

Có công chứng viên cho rằng: Sổ hộ khẩu không phải là bắt buộc vì Luật Công chứng không có quy định này. Trước đây, khi thành phố Hà Nội có quy định chỉ người có hộ khẩu Hà Nội mới được mua nhà, nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất trên địa bàn Hà Nội thì xuất trình sổ hộ khẩu là yêu cầu bắt buộc khi công chứng. Hiện nay, quy định này đã được bãi bỏ thì hộ khẩu cũng không còn bắt buộc nữa.

Nhưng có công chứng viên thì coi sổ hộ khẩu là yêu cầu bắt buộc vì để xác định chủ thể thì không chỉ có nhận dạng qua giấy tờ tùy thân (Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu, chứng minh sĩ quan…) mà cần phải xác định được nơi thường trú, tạm trú, địa chỉ liên hệ của họ.