Thủ tục chuyển nơi hành nghề của Công chứng viên

Trước đây khi chưa ban hành Luật Công chứng năm 2006, Công chứng viên theo quy định tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 về công chứng chứng thực là công chức do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm và chỉ có Công chứng viên thuộc Phòng Công chứng nhà nước. Luật Công chứng ra đời năm 2007 với sự thể hiện xu hướng xã hội hóa hoạt động công chứng, Công chứng viên bao gồm Công chứng viên của Phòng Công chứng và Công chứng viên của Văn phòng Công chứng. Công chứng viên là công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, trung thành với Tổ Quốc, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn: có bằng cử nhân luật, có thời gian công tác pháp luật từ năm năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức; Có Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng; Đã qua thời gian tập sự hành nghề công chứng; Có sức khoẻ bảo đảm hành nghề công chứng.

Công chứng viên được lựa chọn nơi để hành nghề công chứng, trừ công chứng viên của Phòng công chứng. Tuy nhiên, Bộ tư pháp cũng đã có công văn hướng dẫn nêu rõ: hoạt động công chứng cần bảm đảm về mặt quản lý nhà nước trong phạm vi địa giới hành chính nhất định nên người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên cần phải lựa chọn nơi để hành nghề công chứng trong phạm vi tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương nơi cư trú của mình. Do vậy, hiện nay, Công chứng viên khi làm đơn đề nghị bổ nhiệm đều phải nêu rõ tỉnh, thành phố nơi hành nghề của mình; khi chuyển địa bàn thì phải có đăng ký chuyển đổi. Trình tự, thủ tục có thể chia làm hai trường hợp như sau:

- Trường hợp một: Trường hợp là Công chứng viên được bổ nhiệm trước ngày Luật Công chứng ban hành năm 2007 thì khi chuyển địa bàn hoạt động sang tỉnh, thành phố khác, người đó phải làm thủ tục nhập khẩu vào tỉnh, thành phố đó. Ví dụ: Công chứng viên A đang hành nghề công chứng tại tỉnh Hưng Yên, nay muốn chuyển sang hành nghề tại thành phố Hà Nội thì Công chứng viên A phải làm thủ tục nhập hộ khẩu vào thành phố Hà Nội. Thủ tục nhập khẩu được quy định tại Luật cư trú. Hồ sơ gồm: Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu (Bản chính); Bản khai nhân khẩu (Bản chính); Giấy chuyển hộ khẩu (đối với các trường hợp chuyển đi ngoài phạm vi xã, thị trấn của huyện thuộc tỉnh; Chuyển đi ngoài phạm vi huyện, quận, thị xã của thành phố trực thuộc trung ương; thị xã, thành phố thuộc tỉnh) (Bản chính); Giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 107/2007/NĐ-CP (trừ trường hợp được người có sổ hộ khẩu đồng ý cho nhập vào sổ hộ khẩu của mình) (Bản chính hoặc bản sao); Đối với trường hợp chỗ ở hợp pháp là nhà ở do thuê, mượn, ở nhờ của của cá nhân hoặc được người có sổ hộ khẩu đồng ý cho nhập vào sổ hộ khẩu của mình thì người cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ nhà ở của mình hoặc người có sổ hộ khẩu phải ghi rõ ý kiến đồng ý cho đăng ký thường trú vào phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu, ký, ghi rõ họ, tên và ngày, tháng, năm (Bản chính); Đối với trường hợp có quan hệ gia đình là ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con và anh, chị, em ruột, cháu ruột quy định tại khoản 1 Điều 25 của Luật Cư trú chuyển đến ở với nhau thì không phải xuất trình giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp, nhưng phải xuất trình giấy tờ chứng minh mối quan hệ nêu trên để làm căn cứ ghi vào sổ hộ khẩu (Bản chính). Các trường hợp cụ thể khác được thực hiện theo quy định của pháp luật. Hồ sơ được gửi đến Công an huyện, quận, thị xã (đối với thành phố trực thuộc trung ương); Công an xã, thị trấn thuộc huyện, Công an xã, thành phố thuộc tỉnh (đối với tỉnh).

- Trường hợp hai: Trường hợp là công chứng viên được bổ nhiệm sau ngày Luật Công chứng năm 2007 được ban hành: Bạn đã có Quyết định bổ nhiệm Công chứng viên nên bạn cũng đã biết, nội dung ghi trong Quyết định bổ nhiệm có nêu rõ nơi hành nghề của Công chứng viên đó (ghi cụ thể tên tỉnh, thành phố nơi hành nghề). Do vậy, những trường hợp được bổ nhiệm Công chứng viên sau khi có Luật Công chứng thì thủ tục chuyển nơi hành nghề được tiến hành như sau:

+ Bước 1: Tiến hành nhập khẩu vào địa bàn tỉnh, thành phố mới. Thủ tục được thực hiện như trên.

+ Bước 2: Tiến hành thủ tục xin cấp lại Quyết định bổ nhiệm Công chứng viên. Khi làm thủ tục xin cấp lại, Công chứng viên phải nộp lại Quyết định bổ nhiệm cũ và giấy tờ chứng minh đang cư trú tại địa bàn tỉnh, thành phố nơi sẽ hành nghề Công chứng. Hồ sơ được gửi đến Bộ Tư pháp để cấp lại. Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định cấp lại Quyết định bổ nhiệm cho Công chứng viên đõ, trong Quyết định cũng nêu rõ nơi hành nghề công chứng ở tỉnh, thành phố nào.

Đối chiếu với những quy định trên thì bạn thuộc trường hợp thứ hai do đó bạn phải tiến hành hai thủ tục là nhập khẩu và xin cấp lại quyết định bổ nhiệm mới. Sau khi có Quyết định bổ nhiệm Công chứng viên để hành nghề công chứng tại tỉnh Hải Dương thì bạn có quyền lựa chọn tổ chức công chứng để hành nghề và có đầy đủ quyền của Công chứng viên (Được lựa chọn nơi để hành nghề công chứng, trừ công chứng viên của Phòng công chứng; Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng; Các quyền khác quy định tại Luật Công chứng) đồng thời phải tuân thủ nghĩa vụ theo quy định của pháp luật (Tuân thủ nguyên tắc hành nghề công chứng; Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng; Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác; Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng).