Thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch của UBND xã

Luật Đất đai 2003 và Bộ luật Dân sự 2005 đều quy định các trường hợp chuyển quyền sử dụng đất (trong đó có chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất) phải được lập thành văn bản, có công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật.

Trước đây, khi hoạt động công chứng chưa được xã hội hóa, số lượng tổ chức công chứng còn rất ít và tập trung nhiều ở các thành phố lớn nên để thuận tiện trong giao dịch dân sự, người dân có quyền lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn. Thủ tục công chứng, chứng thực theo quy định trên được thực hiện theo hướng dẫn tạiNghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ Về công chứng, chứng thực.

Từ năm 2006, Luật số 82/2006/QH11 Luật Công chứng ra đời đã đánh dấu giai đoạn phát triển mới của hoạt động công chứng cũng như có những thay đổi trong trình tự, thủ tục thực hiện các giao dịch dân sự. Cùng với Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, hai văn bản luật đã phân biệt rõ hai loại hoạt động công chứng và chứng thực. Theo đó, Công chứng là việc Công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; còn Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ bản chính, chứng thực chữ ký.

Như vậy, sau khi có sự phân định trên thì UBND cấp xã không còn thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch nữa. Tuy nhiên, do điều kiện cơ sở vật chất và đội ngũ hành nghề công chứng đang trong giai đoạn hoàn thiện nên việc chuyển giao các hợp đồng, giao dịch sang tổ chức công chứng cần được từng bước thực hiện. Chính vì vậy, Bộ tư pháp đã ban hành Thông tư 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 hướng dẫn Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và chỉ rõ: Để tạo điều kiện cho Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã tập trung thực hiện tốt công tác chứng thực bản sao, chữ ký theo đúng quy định của nghị định 79/2007/NĐ-CP, đồng thời từng bước chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện theo đúng tinh thần của Luật Công chứng, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức, Ủy ban nhân cấp tỉnh cần thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương; căn cứ vào tình hình phát triển của tổ chức hành nghề công chứng để quyết định giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện; trong trường hợp trên địa bàn huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng thì người tham gia hợp đồng, giao dịch được lựa chọn công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn khác hoặc chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật.

Theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp trên đây thì UBND cấp xã chỉ được chứng nhận hợp đồng, giao dịch nếu trên địa bàn đó chưa có tổ chức công chứng và nếu có yêu cầu của người tham gia giao dịch. Đồng thời, Bộ tư pháp cũng giao nhiệm vụ cho UBND cấp tỉnh phát triển đội ngũ công chứng trên địa bàn, ban hành quyết định giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện ngay khi có đủ điều kiện.  Việc chuyển giao có thể được thực hiện trong toàn tỉnh, thành phố hoặc cũng có thể thực hiện ở từng huyện, quận, thị trấn nếu nơi đó đã đã đáp ứng đủ điều kiện chuyển giao.

Như vậy, nếu trên địa bàn huyện bạn đã có quyết định của UBND cấp tỉnh về việc chuyển giao toàn bộ các hợp đồng, giao dịch cho phòng công chứng và yêu cầu UBND xã không chứng thực các hợp đồng, giao dịch nữa thì người dân phải đến Phòng công chứng huyện để làm thủ tục công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; UBND xã không có thẩm quyền chứng thực các hợp đồng đó nữa. Nếu trên địa bàn huyện bạn chưa có quyết định chuyển giao trên thì UBND xã vẫn có quyền chứng thực các hợp đồng giao dịch nếu có yêu cầu của người dân và người dân có quyền lựa chọn công chứng tại phòng công chứng hoặc chứng thực tại UBND xã theo quy định của pháp luật.