Bản sao y bản chính

Việc ban hành Quyết định công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính” được thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. “Bản sao y bản chính” phải được ghi rõ hình thức sao (sao y bản chính); tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận. Bản sao y bản chính phải được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP mới có giá trị pháp lý như bản chính. Thể thức và kỹ thuật trình bày cụ thể đối với bản sao, trong đó có hình thức “Bản sao y bản chính” được quy định cụ thể tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.

Thông tư số 05/2014/TT-BTP đã quy định rõ các cơ quan chuyên môn về ngành, lĩnh vực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khi nhận được Quyết định công bố của Trung ương có trách nhiệm thông báo cho Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Sở Tư pháp để biết và theo dõi, đồng thời làm thủ tục trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành quyết định công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính”.

Thông tư số 05/2014/TT-BTP không quy định và hướng dẫn hồ sơ, thủ tục trình ký ban hành quyết định công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính” vì hồ sơ, thủ tục này được thực hiện theo quy định về công tác văn thư tại các VBQPPL đã nêu trên. Do đó, cả hai trường hợp được nêu trong câu hỏi đều không đúng và không phù hợp với quy định hiện hành. Tuy nhiên, quy định áp dụng hình thức “Bản sao y bản chính” đối với quyết định công bố thủ tục hành chính của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có một số điểm đặc thù; do vậy, để đảm bảo thực hiện, chúng tôi xin lưu ý về hồ sơ, thủ tục trình ký ban hành quyết định công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính” cơ bản như sau:

a) Về hồ sơ trình ký, gồm:

- Văn bản đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ký ban hành quyết định công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính”;

- Dự thảo “Bản sao y bản chính” của quyết định công bố và bản chính quyết định công bố kèm theo.

b) Về trình tự thực hiện

- Bước 1. Các sở, ngành chuyên môn khi nhận được quyết định công bố của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ thì phải tiến hành kiểm tra, xác định về việc lựa chọn một trong hai trường hợp quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 7 Thông tư số 05/2014/TT-BTP để tham mưu, xây dựng quyết định công bố thủ tục hành chính của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

- Bước 2. Trường hợp lựa chọn hình thức “sao y bản chính” thì  thông báo cho Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Sở Tư pháp;

- Bước 3. Làm thủ tục sao y bản chính và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ký, ban hành.

Việc kiểm tra, đối chiếu, thông báo và làm thủ tục trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ký, ban hành quyết định công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính” được thực hiện trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Quyết định công bố của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ.

Quy định về việc ban hành quyết định công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính” có tính chất dự liệu đối với trường hợp thủ tục hành chính trong quyết định công bố của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ đã đảm bảo đầy đủ các bộ phận tạo thành và văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh không có quy định liên quan về thủ tục hành chính (trong trường hợp này, sở, ngành, chuyên môn không phải đưa thêm bất cứ thông tin liên quan gì về thủ tục hành chính). Trên thực tế trường hợp này ít xảy ra. Vì vậy, nếu phải bổ sung thêm các thông tin về địa điểm, thời gian cụ thể… để thực hiện thủ tục hành chính thì các sở, ngành chuyên môn lựa chọn hình thức xây dựng quyết định công bố theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư số 05/2014/TT-BTP để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành.

Để thống nhất thực hiện và xác định rõ trách nhiệm phối hợp của các cơ quan, đơn vị liên quan, đồng thời cụ thể hóa hồ sơ, trình tự theo gợi ý nêu trên, Sở Tư pháp nên tham mưu với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung quyết định ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.