Căn cứ các quy định tại Điều 14, Điều 15 Nghị định số 100/2011/NĐ-CP, ngày 28/10/2011, quy định về thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là VPĐD), thì tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài thành lập VPĐD gửi 01 bộ hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD đến Bộ Công Thương (Cục Xúc tiến thương mại) để đề nghị cấp phép thành lập VPĐD của tổ chức.
Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD gồm: a- Văn bản đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD theo mẫu quy định do đại diện có thẩm quyền của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài ký; b- Văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước ngoài cho phép thành lập VPĐD tại Việt Nam; c- Bản sao Giấy phép thành lập hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài thành lập xác nhận; d- Bản sao Điều lệ hoặc quy chế hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài; đ- Điều lệ hoặc quy chế hoạt động dự kiến của VPĐD tại Việt Nam; e- Báo cáo tình hình hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài trong 01năm gần nhất và dự kiến các hoạt động tại Việt Nam; g- Lý lịch của người dự kiến làm người đứng đầu VPĐD và văn bản bổ nhiệm làm người đứng đầu VPĐD tại Việt Nam. Trừ văn bản đề nghị cấp Giấy phép thành lập, các loại tài liệu còn lại phải được dịch ra tiếng Việt và được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.
Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp giấy phép xem xét và cấp cho tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài Giấy phép thành lập VPĐD và gửi bản sao Giấy phép tới UBND cấp tỉnh, Sở Công Thương, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh nơi VPĐD đặt trụ sở. Trường hợp không cấp giấy phép thành lập VPĐD, cơ quan cấp giấy phép phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép phải thông báo bằng văn bản để tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ. Các thời hạn nêu trên không bao gồm thời gian tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài sửa đổi, bổ sung hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD.
