Lưu trữ dự phòng là gì? Lưu trữ dự phòng được thực hiện đối với tài liệu nào từ 01/07/2025?

Nội dung chính

• Lưu trữ dự phòng là gì? Lưu trữ dự phòng được thực hiện đối với tài liệu nào từ 01/07/2025?
• Lưu trữ dự phòng phải đáp ứng các yêu cầu nào?
• Kinh phí bảo đảm lưu trữ được sử dụng cho hoạt động bảo quản, lưu trữ dự phòng đúng không?

Lưu trữ dự phòng là gì? Lưu trữ dự phòng được thực hiện đối với tài liệu nào từ 01/07/2025?

Căn cứ tại khoản 1, 2 Điều 22 Luật Lưu trữ 2024 về Lưu trữ dự phòng:

Theo đó, Lưu trữ dự phòng là việc lập và bảo quản tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn đặc biệt để sử dụng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được. Thông tin trong tài liệu lưu trữ dự phòng có giá trị thay thế thông tin trong tài liệu lưu trữ gốc trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được.

Trong đó, Tài liệu lưu trữ được định nghĩa tại khoản 5 Điều 2 Luật Lưu trữ 2024 là tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thuộc các chế độ chính trị - xã hội được lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ 2024 và pháp luật khác có liên quan.

Lưu trữ dự phòng được thực hiện đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng.

Lưu ý về 06 Nguyên tắc lưu trữ - Điều 4 Luật Lưu trữ 2024

Nguyên tắc lưu trữ 1. Bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam; sự quản lý tập trung, thống nhất của Nhà nước; sự tham gia của xã hội, cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng.

Nguyên tắc lưu trữ 2. Bảo đảm mục tiêu phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ vì lợi ích quốc gia, dân tộc, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Nguyên tắc lưu trữ 3. Bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân đối với tài liệu lưu trữ theo quy định của Hiến pháp và pháp luật.

Nguyên tắc lưu trữ 4. Bảo đảm công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế.

Nguyên tắc lưu trữ 5. Quản lý tài liệu lưu trữ theo phông lưu trữ, kết hợp quản lý theo lãnh thổ, bảo đảm tính khoa học, hệ thống, khách quan, toàn diện và tính liên tục lịch sử của tài liệu lưu trữ.

Nguyên tắc lưu trữ 6. Bảo đảm an toàn, toàn vẹn, gìn giữ lâu dài tài liệu lưu trữ và thực hiện lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ.

Lưu trữ dự phòng là gì? Lưu trữ dự phòng được thực hiện đối với tài liệu nào từ 01/07/2025? (Hình từ Internet)

Lưu trữ dự phòng phải đáp ứng các yêu cầu nào?

Lưu trữ dự phòng phải đáp ứng các yêu cầu được quy định tại khoản 3 Điều 22 Luật Lưu trữ 2024 cụ thể như sau:

(1) Tài liệu lưu trữ dự phòng phải bảo đảm tính toàn vẹn, độ chính xác của thông tin so với tài liệu lưu trữ gốc;

(2) Tài liệu lưu trữ dự phòng có khả năng sử dụng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được;

(3) Vật mang tin của tài liệu lưu trữ dự phòng có tính chất vật lý ít chịu tác động của điều kiện môi trường;

(4) Tài liệu lưu trữ dự phòng phải được bảo quản an toàn, riêng biệt tại địa điểm khác với địa điểm bảo quản tài liệu lưu trữ gốc;

(5) Sử dụng công nghệ, thiết bị tiên tiến, hiện đại, đáp ứng yêu cầu tạo lập, lưu trữ tài liệu lưu trữ dự phòng phù hợp với các loại hình tài liệu lưu trữ.

Lưu ý: Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng thực hiện tạo lập, bảo quản và quyết định cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng theo thẩm quyền.

Kinh phí bảo đảm lưu trữ được sử dụng cho hoạt động bảo quản, lưu trữ dự phòng đúng không?

Căn cứ tại Điều 60 Luật Lưu trữ 2024 về Kinh phí bảo đảm lưu trữ

Điều 60. Kinh phí bảo đảm lưu trữ

Kinh phí bảo đảm lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, lưu trữ lịch sử do ngân sách nhà nước bảo đảm và được sử dụng cho các hoạt động sau đây:

1. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ; sưu tầm tài liệu lưu trữ;

2. Chỉnh lý, xác định giá trị, lập mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

3. Bảo quản, lưu trữ dự phòng, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và thống kê tài liệu lưu trữ;

4. Số hóa, xây dựng, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

5. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

6. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;

7. Phát triển nguồn nhân lực lưu trữ;

8. Hợp tác quốc tế về lưu trữ;

9. Xây dựng, bố trí kho lưu trữ; hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng công nghệ thông tin lưu trữ;

10. Mua sắm thiết bị, phương tiện lưu trữ;

11. Hoạt động khác phục vụ lưu trữ.

Theo đó, Kinh phí bảo đảm lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, lưu trữ lịch sử do ngân sách nhà nước bảo đảm và được sử dụng cho hoạt động bảo quản, lưu trữ dự phòng, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và thống kê tài liệu lưu trữ.

Lưu ý: Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.