Các yếu tố để quản lý thông tin kinh doanh số thành công theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9108-1:2011 quy định như thế nào?

Nội dung chính

• Các yếu tố để quản lý thông tin kinh doanh số thành công theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9108-1:2011 quy định như thế nào?
• Việc thông báo, phổ biến tiêu chuẩn quốc gia được quy định như thế nào?
• Nguyên tắc áp dụng tiêu chuẩn được quy định như thế nào?

Các yếu tố để quản lý thông tin kinh doanh số thành công theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9108-1:2011 quy định như thế nào?

Căn cứ quy định Tiểu mục 4.1 Mục 4 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9108-1:2011 quy định về yếu tố để quản lý thông tin kinh doanh số thành công như sau:

Theo đó phần mềm tốt chỉ là một yếu tố của quản lý thông tin kinh doanh số thành công trong các tổ chức.

Các yếu tố khác để quản lý thông tin kinh doanh số thành công bao gồm:

Khung chính sách - ngoài việc triển khai phần mềm với chức năng quản lý bản ghi, cần tiến hành phân tích việc quản lý thông tin hiện có, luật và chính sách an ninh để giải quyết các vấn đề khi có thể cần sửa đổi chính sách do có khoảng cách về khả năng của phần mềm.

Điều này bao gồm các chính sách liên quan đến trách nhiệm của các loại nhân viên, đến lưu trữ và loại bỏ hồ sơ.

Có thể dùng các công cụ như khung phân loại và sơ đồ siêu dữ liệu kết hợp với các khung chính sách hướng dẫn và hỗ trợ cho phần mềm quản lý tốt thông tin kinh doanh.

Phân tích quá trình kinh doanh - trong thực tế phân tích quá trình cần thực hiện trước việc triển khai công nghệ thông tin.

Điều này bao gồm xác định, khớp nối và phân công lại vai trò và trách nhiệm.

Quản lý dự án - bất kỳ việc triển khai công nghệ thông tin nào cũng đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận và theo dõi qua một loạt các giai đoạn riêng rẽ.

Kỹ thuật quản lý dự án là những công cụ mạnh mẽ đảm bảo trách nhiệm tài chính và thời gian cho những nỗ lực như vậy.

Quản lý sự thay đổi - triển khai tự động hóa trong một tổ chức không chỉ thay đổi cách thức mà các quá trình kinh doanh được thực hiện, mà còn thay đổi vai trò và trách nhiệm của người dùng cuối của hệ thống.

Phải chuẩn bị đầy đủ yếu tố con người cho bất kỳ việc triển khai công nghệ thông tin nào vì những thay đổi này. Thất bại trong vận hành phần mềm quản lý bản ghi thường chủ yếu là do những thiếu sót trong quản lý thay đổi hơn là do thiếu sót trong công nghệ.

Quản lý rủi ro - Các hồ sơ có thể chứa những thông tin về kinh doanh rất quan trọng.

Vì vậy, quyết định để tự động hóa quản lý bản ghi phải được thông báo bằng một phân tích về rủi ro liên quan với một phân tích về các giải pháp lựa chọn được hình thành như là một phần của trường hợp kinh doanh.

Sau khi thực hiện đánh giá rủi ro cần được đưa vào khung quản lý rủi ro tổng thể của cơ quan.

Tính bền vững - phát triển và bảo trì hệ thống tự động thường lệ thuộc vào ngân sách của tổ chức.

Khi tự động hóa quản lý bản ghi, cần quan tâm đến nỗ lực tự động hóa như một bộ phận phát triển kinh doanh, để đảm bảo khả năng tồn tại, vận hành và bảo trì hệ thống một cách lâu dài.

Phát triển năng lực - Tự động hóa phần mềm đòi hỏi các tổ chức phải phát triển hoặc nâng cao năng lực kỹ thuật cho các cán bộ tham gia, cũng như những người chưa quen với công nghệ trong tổ chức đó.

Phải quan tâm phát triển những năng lực này, cũng như những năng lực kỹ thuật của tổ chức cần thiết để hỗ trợ và duy trì việc tự động hóa.

Quản lý chất lượng - triển khai các giải pháp tự động đòi hỏi phải phát triển năng lực của tổ chức về đánh giá và chấp thuận hiệu suất phần mềm theo nhiều tiêu chí.

Ngoài ra, tiêu chí liên quan đến tác động của việc triển khai phần mềm đến quá trình kinh doanh cần phải được phát triển và đánh giá.

Quản lý cấu hình - Rất cần thiết để đảm bảo rằng phần mềm không chỉ có khả năng cần thiết để quản lý các hồ sơ, mà các khả năng cũng cần được cấu hình đúng để hoạt động một cách thích hợp trong cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của tổ chức.

Văn hóa doanh nghiệp - điều quan trọng là văn hóa của tổ chức củng cố giá trị và tầm quan trọng của quản lý tốt các hồ sơ và điều đó cũng là mong muốn chung của tất cả các nhân viên.

Những mong muốn đó cần phải được thường xuyên kết nối bởi các giám đốc điều hành thông qua các kênh quản lý theo tuyến.

Các yếu tố để quản lý thông tin kinh doanh số thành công theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9108-1:2011 quy định như thế nào? (Hình từ Internet)

Việc thông báo, phổ biến tiêu chuẩn quốc gia được quy định như thế nào?

Căn cứ quy định Điều 22 Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật 2006 quy định về thông báo, phổ biến tiêu chuẩn quốc gia như sau:

Thông báo, phổ biến tiêu chuẩn quốc gia

Bộ Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm sau đây:

1. Thông báo công khai việc công bố tiêu chuẩn quốc gia và việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ tiêu chuẩn quốc gia trong thời hạn ít nhất là ba mươi ngày, kể từ ngày ra quyết định;

2. Chủ trì, phối hợp với bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ tổ chức phổ biến, hướng dẫn áp dụng tiêu chuẩn quốc gia;

3. Định kỳ hằng năm phát hành danh mục tiêu chuẩn quốc gia.

Như vậy, Bộ Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm trong việc thông báo, phổ biến tiêu chuẩn quốc gia như sau:

- Thông báo công khai việc công bố tiêu chuẩn quốc gia và việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ tiêu chuẩn quốc gia trong thời hạn ít nhất là ba mươi ngày, kể từ ngày ra quyết định;

- Chủ trì, phối hợp với bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ tổ chức phổ biến, hướng dẫn áp dụng tiêu chuẩn quốc gia;

- Định kỳ hằng năm phát hành danh mục tiêu chuẩn quốc gia.

Nguyên tắc áp dụng tiêu chuẩn được quy định như thế nào?

Căn cứ quy định Điều 23 Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật 2006 quy định về nguyên tắc áp dụng tiêu chuẩn như sau:

Nguyên tắc áp dụng tiêu chuẩn

1. Tiêu chuẩn được áp dụng trên nguyên tắc tự nguyện.

Toàn bộ hoặc một phần tiêu chuẩn cụ thể trở thành bắt buộc áp dụng khi được viện dẫn trong văn bản quy phạm pháp luật, quy chuẩn kỹ thuật.

2. Tiêu chuẩn cơ sở được áp dụng trong phạm vi quản lý của tổ chức công bố tiêu chuẩn.

Như vậy, nguyên tắc áp dụng tiêu chuẩn được quy định như sau:

- Tiêu chuẩn được áp dụng trên nguyên tắc tự nguyện.

Lưu ý: Toàn bộ hoặc một phần tiêu chuẩn cụ thể trở thành bắt buộc áp dụng khi được viện dẫn trong văn bản quy phạm pháp luật, quy chuẩn kỹ thuật.

- Tiêu chuẩn cơ sở được áp dụng trong phạm vi quản lý của tổ chức công bố tiêu chuẩn.

Trân trọng!