Thủ tục mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ Ngoại giao để sử dụng ở trong nước và nước ngoài

Thủ tục mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ Ngoại giao để sử dụng ở trong nước và nước ngoài

Theo đó, trình tự thủ tục mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài như sau:

(i) Yêu cầu mang tài liệu ra khỏi Lưu trữ Bộ để sử dụng:

- Cá nhân, đơn vị có nhu cầu mang tài liệu ra ngoài Lưu trữ Bộ gửi yêu cầu bằng văn bản đến Lưu trữ Bộ gồm các nội dung sau: họ tên, chức vụ, đơn vị công tác; tên loại, trích yếu nội dung, độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; mục đích sử dụng; thời gian, địa điểm công tác và các biện pháp bảo vệ bí mật nhà nước; thời hạn sử dụng.

- Khi có quyết định của người có thẩm quyền, Lưu trữ Bộ sẽ thông báo cho cá nhân, đơn vị bằng văn bản.

- Cá nhân, đơn vị sử dụng tài liệu khi mang ra ngoài Lưu trữ cần tuân thủ các quy định về bảo mật, hoàn thành và nộp bản cam kết (theo mẫu tại Phụ lục II).

(ii) Xét duyệt mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng:

- Lưu trữ Bộ kiểm tra các nội dung sau: mức độ chỉ độ mật; mức độ tiếp cận có điều kiện của tài liệu; mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ để trình người có thẩm quyền được quy định tại Điều 11 Thông tư 01/2025 quyết định.

- Người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.

(iii) Mượn, trả hồ sơ tài liệu lưu trữ:

- Cá nhân, đơn vị mượn tài liệu để mang ra ngoài Lưu trữ Bộ cần mang theo giấy tờ tùy thân và giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị; hoàn thành Biên bản mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục III) và ký Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục V) hoặc Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục VI).

- Cá nhân, tổ chức đơn vị có trách nhiệm hoàn trả tài liệu đầy đủ, nguyên vẹn sau khi sử dụng đúng thời gian đã đăng ký. Trường hợp kéo dài thời gian sử dụng phải có văn bản đề nghị và được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền.

- Lưu trữ Bộ kiểm tra tình trạng tài liệu và tiến hành thủ tục hoàn trả về Kho lưu trữ Bộ; hoàn thành Biên bản hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục IV) và ký Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục V) hoặc Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục VI).

- Trường hợp hồ sơ, tài liệu chứa bí mật nhà nước được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và quản lý trên máy tính (có biện pháp bảo mật của Ban Cơ yếu Chính phủ) thì khi sử dụng hoặc mang theo phải được in ra giấy và trình tự, thủ tục thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ giấy.

(iv) Vận chuyển, giao nhận, bảo quản tài liệu: Hồ sơ, tài liệu chứa bí mật nhà nước mang ra khỏi nơi lưu trữ phải được chứa, đựng, vận chuyển bằng phương tiện, thiết bị đảm bảo an toàn theo các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Thông tư 01/2025/TT-BNG có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.