Thông tư 48/2017/TT-BYT trích chuyển dữ liệu điện tử trong quản lý chi phí khám chữa bệnh

• Số hiệu: 48/2017/TT-BYT
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Y tế
• Người ký: Phạm Lê Tuấn
• Ngày ban hành: 28/12/2017

BỘ Y TẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 48/2017/TT-BYT	Hà Nội, ngày 28 tháng 12 năm 2017

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH TRÍCH CHUYỂN DỮ LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG QUẢN LÝ VÀ THANH TOÁN CHI PHÍ KHÁM BỆNH, CHỮA BỆNH BẢO HIỂM Y TẾ

Căn cứ Nghị định số 75/2017/NĐ-CP ngày 20 tháng 6 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;

Căn cứ Nghị định số 166/2016/NĐ-CP ngày 24 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Bảo hiểm y tế;

Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành Thông tư quy định trích chuyển dữ liệu điện tử trong quản lý và thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định về dữ liệu điện tử, định dạng dữ liệu điện tử, trình tự, phương thức, thời điểm chuyển dữ liệu điện tử và phản hồi việc tiếp nhận dữ liệu điện tử phục vụ quản lý và giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Danh mục dùng chung là thông tin về dịch vụ kỹ thuật, thuốc, vật tư y tế, máu và các chế phẩm, tên bệnh, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh và các thông tin khác liên quan đến hoạt động khám bệnh, chữa bệnh đã được mã hóa và chia thành các danh mục (Bộ mã Danh mục dùng chung) theo nhóm do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành, áp dụng trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế và cơ quan thực hiện giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế trên phạm vi toàn quốc.

2. Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin là tập hợp thiết bị tính toán (máy chủ, máy trạm), thiết bị ngoại vi, thiết bị kết nối mạng, thiết bị phụ trợ, mạng nội bộ, mạng diện rộng, các ứng dụng công nghệ thông tin và thiết bị khác.

3. XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language", có nghĩa là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng, được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin khác nhau.

4. UTF-8 là định dạng chuyển đổi Unicode 8-bit.

Điều 3. Nguyên tắc chuyển và tiếp nhận dữ liệu điện tử

1. Dữ liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu theo quy định tại Thông tư này.

2. Việc trích chuyển dữ liệu điện tử và tiếp nhận dữ liệu điện tử phải bảo đảm minh bạch, trung thực, bình đẳng, an toàn, bảo mật, hiệu quả và theo đúng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Chương II

TRÍCH CHUYỂN DỮ LIỆU ĐIỆN TỬ

Điều 4. Dữ liệu đầu vào và dữ liệu đầu ra trong quản lý và giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế

1. Dữ liệu điện tử sử dụng trong quản lý và giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế gồm: dữ liệu đầu vào và dữ liệu đầu ra.

2. Dữ liệu đầu vào và dữ liệu đầu ra được xây dựng trên cơ sở và phải thực hiện đúng quy định của Bộ mã Danh mục dùng chung do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành, đáp ứng được việc kết nối, liên thông dữ liệu điện tử để phục vụ quản lý và giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế.

3. Định dạng dữ liệu điện tử:

a) Sử dụng ngôn ngữ XML để định dạng dữ liệu điện tử; sử dụng bảng mã UTF-8 để biểu diễn các chữ cái trong bộ ký tự Unicode.

b) Mỗi file XML có thể chứa một hoặc nhiều hồ sơ khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế, trong đó mỗi hồ sơ có thông tin của một đợt khám bệnh, chữa bệnh của người bệnh, bao gồm cả trường hợp người bệnh có hai thẻ bảo hiểm tế trở lên trong một đợt khám bệnh, chữa bệnh.

Điều 5. Phương thức chuyển dữ liệu điện tử

1. Phương thức chuyển dữ liệu điện tử gồm:

a) Phương thức 1: Kết nối bằng web service;

b) Phương thức 2: Đồng bộ dữ liệu điện tử từ phần mềm máy trạm:

c) Phương thức 3: Nhập dữ liệu trực tiếp;

d) Phương thức 4: Truyền file FTP (File Transfer Protocol).

2. Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được quyền lựa chọn một trong các phương thức chuyển dữ liệu điện tử quy định tại khoản 1 Điều này nhưng phải bảo đảm tính chính xác của dữ liệu và có cùng kết quả của dữ liệu đầu ra.

Điều 6. Trình tự gửi dữ liệu điện tử và phản hồi việc tiếp nhận dữ liệu điện tử để phục vụ quản lý khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế

1. Thời điểm gửi dữ liệu điện tử để phục vụ quản lý khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế:

Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh gửi dữ liệu điện tử lên Cổng Tiếp nhận dữ liệu Hệ thống Thông tin giám định bảo hiểm y tế của Bảo hiểm xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Cổng Thông tin giám định bảo hiểm y tế) ngay sau khi kết thúc lần khám bệnh hoặc kết thúc đợt điều trị ngoại trú hoặc kết thúc đợt điều trị nội trú đối với người bệnh, trừ các trường hợp quy định tại Điều 8 Thông tư này.

2. Phản hồi việc tiếp nhận dữ liệu điện tử để phục vụ quản lý khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế

a) Ngay khi nhận được thông tin do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thực hiện kiểm tra tình trạng, thông tin thẻ bảo hiểm y tế của người đến khám bệnh, chữa bệnh, Cổng Thông tin giám định bảo hiểm y tế phải phản hồi thông tin về tình trạng, thông tin thẻ bảo hiểm y tế của người đó, đồng thời cung cấp đầy đủ lịch sử khám bệnh, chữa bệnh của người đó với các thông tin tối thiểu, bao gồm: thời gian khám bệnh, chữa bệnh, các bệnh chính mắc phải và các bệnh kèm theo (nếu có) theo mã bệnh ICD-10 hoặc mã bệnh y học cổ truyền, tình trạng khám chữa bệnh trong vòng 06 (sáu) tháng gần nhất.

b) Sau khi nhận được dữ liệu điện tử thông tin của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh về việc kết thúc lần khám bệnh hoặc kết thúc đợt điều trị ngoại trú hoặc kết thúc đợt điều trị nội trú đối với người bệnh, Cổng Thông tin giám định bảo hiểm y tế phải thông báo để cơ sở khám bệnh, chữa bệnh biết việc đã tiếp nhận được dữ liệu điện tử đó.

3. Việc chuyển dữ liệu điện tử sau khi kết thúc lần khám bệnh ngoại trú hoặc kết thúc đợt điều trị ngoại trú hoặc kết thúc đợt điều trị nội trú của người bệnh đó đến Cổng Thông tin giám định bảo hiểm y tế để phục vụ quản lý khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế không phải thực hiện xác thực dữ liệu điện tử.

Điều 7. Trình tự gửi dữ liệu điện tử và phản hồi việc tiếp nhận dữ liệu điện tử đề nghị giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế

1. Trong thời gian 07 (bảy) ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc khám bệnh, chữa bệnh đối với người bệnh, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh phải thực hiện

a) Kiểm tra, đối chiếu để hiệu chỉnh dữ liệu điện tử trong trường hợp liệu có sai lệch so với thực tế và bổ sung các thông tin còn thiếu hoặc loại bỏ thông tin chưa phù hợp trước khi gửi dữ liệu điện tử đề nghị thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế;

b) Xác thực dữ liệu điện tử đề nghị giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế trước khi thực hiện gửi dữ liệu của người được giao nhiệm vụ hoặc người được ủy quyền.

c) Gửi dữ liệu điện tử đến Cổng Tiếp nhận dữ liệu y tế của Bộ Y tế và Cổng Thông tin giám định bảo hiểm y tế, trừ trường hợp quy định tại điểm d khoản 1 Điều này.

d) Gửi dữ liệu điện tử đề nghị giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế phát sinh vào những ngày cuối tháng của tháng hoặc của quý hoặc của năm đến Cổng Tiếp nhận dữ liệu y tế của Bộ Y tế và Cổng Thông tin giám định bảo hiểm y tế trước ngày mùng 05 của tháng kế tiếp.

2. Phản hồi thông tin từ Cổng Tiếp nhận dữ liệu y tế của Bộ Y tế:

Ngay sau khi tiếp nhận dữ liệu điện tử do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh chuyển đến, Cổng Tiếp nhận dữ liệu y tế của Bộ Y tế phải thông báo để cơ sở khám bệnh, chữa bệnh biết việc đã tiếp nhận được dữ liệu điện tử đó.

3. Phản hồi thông tin từ Cổng Thông tin giám định bảo hiểm y tế:

a) Ngay sau khi nhận được dữ liệu điện tử đề nghị giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh chuyển đến, Cổng Thông tin giám định bảo hiểm y tế phải phản hồi để cơ sở khám bệnh, chữa bệnh biết được kết quả gửi, tiếp nhận dữ liệu điện tử đó;

b) Trong thời gian 07 (bảy) ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận được dữ liệu điện tử đề nghị giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế, Cổng Thông tin giám định bảo hiểm y tế phải thông báo chi tiết kết quả giám định dữ liệu điện tử đề nghị giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế đó;

c) Trường hợp dữ liệu điện tử đề nghị giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế bị cảnh báo hoặc bị từ chối thanh toán hoặc vừa bị cảnh báo vừa bị từ chối giám định, thanh toán thì Cổng Thông tin giám định bảo hiểm y tế phải thông báo chi tiết lỗi cảnh báo hoặc lỗi bị từ chối theo từng trường thông tin của mỗi bảng XML để cơ sở khám bệnh, chữa bệnh biết, hoàn chỉnh kịp thời.

Điều 8. Trường hợp gửi dữ liệu điện tử chậm so với thời gian quy định

1. Dữ liệu điện tử phục vụ quản lý và giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế được phép gửi chậm so với quy định tại Thông tư này trong các trường hợp sau đây:

a) Do sự cố khách quan, bất khả kháng gây ra mà hệ thống hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin không đáp ứng được việc trích chuyển hoặc tiếp nhận dữ liệu điện tử.

b) Hệ thống hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin không đáp ứng được việc trích chuyển hoặc tiếp nhận dữ liệu điện tử do không có điện, không có đường truyền Internet.

2. Khi có sự cố khách quan, bất khả kháng quy định tại điểm a khoản 1 Điều này xảy ra từ phía cơ sở khám bệnh, chữa bệnh gửi dữ liệu điện tử hoặc từ phía cơ quan tiếp nhận dữ liệu điện tử thì bên xảy ra sự cố có trách nhiệm thông báo ngay cho phía bên kia biết nguyên nhân gây ra sự cố. Việc thông báo được thực hiện bằng điện thoại hoặc thư điện tử (e-mail) hoặc bằng văn bản. Dữ liệu điện tử tiếp tục được gửi, nhận ngay sau khi sự cố đã được sửa chữa, khắc phục.

3. Trường hợp do các nguyên nhân như quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì việc sử dụng hình thức, thời gian gửi dữ liệu điện tử do Thủ trưởng cơ sở khám bệnh, chữa bệnh và thủ trưởng cơ quan Bảo hiểm xã hội ký hợp đồng khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế với cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đó quyết định và phải được ghi rõ trong hợp đồng khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế, đồng thời thủ trưởng cơ sở khám bệnh, chữa bệnh và thủ trưởng cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản với cơ quan quản lý trực tiếp.

Điều 9. Bảo mật và quản lý dữ liệu

1. Việc gửi, truyền, tiếp nhận, phản hồi, trao đổi và quản lý dữ liệu điện tử quy định tại Thông tư này phải được bảo mật và quản lý theo các quy định của pháp luật về công nghệ thông tin, an toàn thông tin mạng, khám bệnh, chữa bệnh và các quy định khác của pháp luật.

2. Ngoài việc thực hiện quy định tại khoản 1 Điều này, các cơ quan, chức, cá nhân tham gia việc gửi, truyền, tiếp nhận, phản hồi, trao đổi và quản dữ liệu điện tử có trách nhiệm:

a) Bảo đảm an toàn, bảo mật, chính xác, toàn vẹn của dữ liệu điện tử và sử dụng dữ liệu điện tử trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình; phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện các biện pháp kỹ thuật cần thiết để bảo đảm tính xác thực của dữ liệu, tính bảo mật, an toàn của hệ thống;

b) Tuân thủ các quy định của pháp luật và thủ tục về bảo đảm tính riêng tư của thông tin y tế trên môi trường mạng.

Chương III

TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN

Điều 10. Trách nhiệm của Bộ Y tế

1. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc trích chuyển dữ liệu điện tử khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế và giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế đối với các Sở Y tế, y tế các Bộ, ngành, các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế và cơ quan tiếp nhận, quản lý dữ liệu điện tử.

2. Chủ trì, phối hợp với Bảo hiểm xã hội Việt Nam và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc:

a) Xây dựng, cập nhật, điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung Danh mục dùng chung, định dạng và chuẩn dữ liệu đầu ra và các quy định khác liên quan để tổ chức triển khai thực hiện Thông tư này;

b) Quy định việc trích chuyển, tiếp nhận, phản hồi, giám định dữ liệu điện tử khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế của một số trường hợp đặc biệt:

c) Xây dựng hệ thống thông tin liên quan đến quản lý khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế và ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện;

d) Tiếp nhận, giải quyết các vướng mắc, phát sinh trong quá trình thực hiện.

3. Bảo đảm tiếp nhận, quản lý, khai thác sử dụng dữ liệu khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm Y tế và các dữ liệu khác phục vụ quản lý nhà nước tại Cổng Tiếp nhận dữ liệu y tế của Bộ Y tế.

4. Phân công các Vụ, Cục, đơn vị có liên quan thuộc, trực thuộc Bộ Y tế triển khai các công việc để đáp ứng công tác quản lý và giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế.

Điều 11. Trách nhiệm của Bảo hiểm xã hội Việt Nam

1. Bảo đảm nhân lực, hệ thống hạ tầng máy chủ, máy trạm, đường truyền, hệ thống các phần mềm, cơ sở dữ liệu thẻ bảo hiểm y tế, Cổng Thông tin giám định bảo hiểm y tế để đáp ứng yêu cầu tra cứu thông tin khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế, quản lý thông tuyến và tiếp nhận, phản hồi, bảo mật dữ liệu điện tử đề nghị giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế từ cơ sở khám bệnh, chữa bệnh gửi đến cơ quan bảo hiểm xã hội nhanh chóng, đầy đủ, chính xác.

2. Áp dụng đúng, đầy đủ bộ mã danh mục dùng chung, quy định về chuẩn và định dạng dữ liệu đầu ra do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành, đáp ứng yêu cầu tiếp nhận, quản lý dữ liệu điện tử từ các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh gửi đến để giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế.

3. Cung cấp danh mục dùng chung mà Bảo hiểm xã hội Việt Nam xây dựng hoặc đề xuất xây dựng, bổ sung để Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành chính thức.

4. Xây dựng, ban hành và công bố cơ sở dữ liệu thẻ bảo hiểm y tế, quy trình, quy tắc giám định điện tử trên hệ thống phần mềm bảo đảm hệ thống giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế kết nối liên thông với hệ thống phần mềm quản lý khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh và chịu trách nhiệm về tình trạng, tính chính xác, bảo mật, an toàn, an ninh của cơ sở dữ liệu thông tin thẻ bảo hiểm y tế và dữ liệu điện tử của người đến khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế đã được chuyển lên Cổng Thông tin giám định bảo hiểm y tế của cơ quan bảo hiểm xã hội.

5. Chỉ đạo bảo hiểm xã hội các cấp triển khai thực hiện Thông tư này; thanh toán kịp thời, đầy đủ các chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế cho cơ sở khám bệnh, chữa bệnh theo quy định của pháp luật.

6. Phối hợp với Bộ Y tế trong việc thực hiện tin học hóa khám chữa bệnh bảo hiểm y tế và chia sẻ đầy đủ các thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý nhà nước của Bộ Y tế và thực hiện nhiệm vụ được giao của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Điều 12. Trách nhiệm của Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và y tế các Bộ, ngành

1. Tổ chức triển khai thực hiện, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc sử dụng bộ mã danh mục dùng chung và chuẩn, định dạng dữ liệu đầu ra do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành, bảo đảm việc trích chuyển dữ liệu điện tử phục vụ quản lý khám bệnh, chữa bệnh và giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thuộc quyền quản lý, bảo đảm đúng quy định tại Thông tư này.

2. Khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu điện tử trên Cổng Thông tin giám định bảo hiểm y tế và Cổng Tiếp nhận dữ liệu y tế của Bộ Y tế để phục vụ công tác quản lý theo chức năng, nhiệm vụ, phân cấp được giao. Trong quá trình khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu điện tử phải bảo đảm bảo mật thông tin, dữ liệu khám bệnh, chữa bệnh của người bệnh theo các quy định của pháp luật về công nghệ thông tin, an toàn thông tin mạng, khám bệnh, chữa bệnh và các quy định khác của pháp luật.

3. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện Thông tư này. Trường hợp không giải quyết được thì kịp thời báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, giải quyết.

Điều 13. Trách nhiệm của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh

1. Thực hiện việc sử dụng Bộ mã Danh mục dùng chung; Chuẩn và định dạng dữ liệu đầu ra; Xác thực điện tử do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành, bảo đảm việc trích chuyển dữ liệu điện tử kịp thời, đầy đủ, chính xác, phản ánh trung thực quá trình khám bệnh, chữa bệnh tại cơ sở để phục vụ công tác quản lý khám bệnh, chữa bệnh và giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế.

2. Tra cứu thông tin thẻ bảo hiểm Y tế của người đến khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế để bảo đảm quyền lợi của các bên liên quan theo quy định của pháp luật,

3. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu khám bệnh, chữa bệnh và bảo mật thông tin, dữ liệu khám bệnh, chữa bệnh của người bệnh theo các quy định của pháp luật.

4. Báo cáo với cơ quan quản lý và cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi về người được ủy quyền quản lý, xác thực điện tử, sử dụng tài khoản đã được cấp liên quan đến trích chuyển dữ liệu điện tử phục vụ quản lý khám bệnh, chữa bệnh và thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế.

5. Chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra, giám sát của các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

6. Ký xác nhận chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh trong trường hợp người bệnh hoặc người đại diện của người bệnh không làm thủ tục thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế để gửi cơ quan bảo hiểm xã hội. Thủ trưởng cơ sở khám bệnh, chữa bệnh chịu trách nhiệm pháp lý về việc ký xác nhận và dữ liệu điện tử gửi đi.

7. Trích chuyển ngay dữ liệu điện tử theo quy định tại Điều 6, Điều 7 Thông tư này vào ngày làm việc hành chính tiếp theo liền kề trong trường hợp cơ sở khám bệnh, chữa bệnh kết thúc lần khám bệnh hoặc kết thúc đợt điều trị ngoại trú hoặc kết thúc đợt điều trị nội trú đối với người bệnh vào những ngày không tổ chức khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế thông thường (vào các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày tết).

8. Gửi dữ liệu điện tử đề nghị giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế được phép thực hiện đồng thời cùng thời điểm gửi dữ liệu điện tử để phục vụ quản lý khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế nếu cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thực hiện được.

9. Được phép hiệu chỉnh dữ liệu điện tử đã gửi đề nghị thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế trong trường hợp phát hiện có sự sai lệch, nhưng phải nêu rõ lý do và thống nhất với cơ quan bảo hiểm xã hội.

10. Quy định và thực hiện việc cung cấp, sử dụng, lưu trữ thông tin y tế trong các hoạt động khám bệnh, chữa bệnh, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế và các hoạt động y tế khác trên môi trường mạng tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nhưng không trái với quy định của pháp luật.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 14. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 3 năm 2018.

Điều 15. Điều khoản chuyển tiếp

Các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh do điều kiện khách quan mà chưa thể thực hiện việc kết nối với Cổng Tiếp nhận dữ liệu y tế của Bộ Y tế và Cổng Thông tin giám định bảo hiểm y tế thì chưa phải áp dụng quy định tại Thông tư này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Bộ Y tế (Vụ Bảo hiểm Y tế) để xem xét, giải quyết.

Nơi nhận: - Văn phòng Chính phủ (Vụ KGVX, Công báo, Cổng TTĐT Chính phủ); - Bộ Tư pháp (Cục Kiểm tra VBQPPL); - Ủy ban về các vấn đề XH của Quốc hội (để b/c); - Bộ trưởng Bộ Y tế (để báo cáo); - Các Thứ trưởng Bộ Y tế (để phối hợp); - Bảo hiểm xã hội Việt Nam; - UBND các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Bảo hiểm xã hội các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Các BV, Viện có giường bệnh trực thuộc Bộ Y tế; - Y tế các Bộ, ngành; - Các Vụ, Cục, Tổng cục, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ thuộc Bộ Y tế; - Cổng Thông tin điện tử Bộ Y tế; - Lưu: VT, PC, BH.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Phạm Lê Tuấn

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF HEALTH -------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 48/2017/TT-BYT	Hanoi, December 28, 2017

CIRCULAR

PRESCRIBING TRANSFER OF ELECTRONIC DATA USED IN MANAGEMENT AND PAYMENT OF COVERED HEALTH CARE COSTS

Pursuant to the Government's Decree No. 75/2017/ND-CP dated June 20, 2017, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Health;

Pursuant to the Government's Decree No. 166/2016/ND-CP dated December 24, 2016 that prescribes electronic transactions arising in the social security, health insurance and unemployment insurance sector;

Upon the request of the Director of the Health Insurance Department;

The Minister of Health hereby issues the Circular that prescribes transfer of electronic data used in management and payment of covered health care costs.

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

...

...

...

This Circular shall deal with electronic data, electronic data formatting, processes, protocols and time of transfer of electronic data and responses sent on receipt of transferred electronic data for the purposes of management, verification and payment of health care costs covered by the health insurance plan.

Article 2. Definition

For the purposes of this Circular, terms used herein shall be construed as follows:

1. General nomenclature refers to general information about medical technology services, medicines, medical equipment, blood and other formulated products, names of illnesses, healthcare establishments and others related to healthcare activities which have already been encoded and divided into separate classification schedules (General nomenclature codes) approved by the Minister of Health and enforceable at healthcare establishments providing health insurance -covered medical services, and entities carrying out inspection and payment of covered medical costs across the nation.

2. Information technology infrastructure refers to a combination of computing devices (servers or workstations), peripheral devices, network connected devices, auxiliary devices, local networks, wide area networks, IT applications and other equipment.

3. XML refers to the abbreviation for the English phrase “eXtensible Markup Language" that means the markup language that can be extended and is created to share electronic data between different IT systems.

4. UTF-8 refers to the Unicode 8-bit transformation format.

Article 3. Principles of transfer and receipt of electronic data

1. Electronic data must conform to requirements set out herein.

...

...

...

Chapter II

TRANSFER OF ELECTRONIC DATA

Article 4. Input data and output data acquired in management and payment of health care costs covered by the health insurance plan

1. Electronic data used in management, assessment and payment of covered medical costs shall include input data and output data.

2. Input data and output data shall be established on the basis of and in strict compliance with regulations of the general nomenclature codes issued by the Minister of Health, and shall be required to ensure linkage and interconnectivity between electronic data for management, inspection and payment of covered medical costs.

3. Electronic data formatting:

a) XML shall be used to format electronic data while UTF-8 may be used to represent alphabetical letters in the Unicode character system.

b) Each XML file may contain one or multiple covered health check-up or treatment records each of which stores information about a patient’s health care visit even if such health care visit is made by a patient holding at least two health insurance cards.

Article 5. Protocols for transfer of electronic data

...

...

...

a) 1^st protocol: Transfer carried out by using web service connections;

b) 2^nd protocol: Transfer carried out by synchronizing electronic data by using the server software;

c) 3^rd protocol: Transfer carried out by directly inputting data;

d) 4^th protocol: Transfer carried out by transmitting FTP (File Transfer Protocol) files.

2. Health care establishments shall be accorded the discretionary power to decide on one of the protocols stated in paragraph 1 of this Article, but shall be required to ensure that transferred data are accurate and input data are identical to output data.

Article 6. Processes for sending of electronic data and responses sent on receipt of transferred electronic data for the purpose of management of covered costs

1. Time of sending of electronic data for the purpose of management of covered costs:

Health care establishments shall upload electronic data on the data receipt Portal of the Health Insurance Verification Information System administered by the Vietnam Social Security (hereinafter referred to as Health Insurance Verification Portal) immediately after an outpatient medical check-up and treatment visit or an inpatient health care stay, unless otherwise provided in Article 8 hereof.

2. Responses sent on receipt of transferred electronic data for the purpose of management of covered costs

...

...

...

b) After receipt of electronic data containing a health care establishment’s information about end of a health check-up visit, or an outpatient or inpatient treatment visit, the Health Insurance Verification Portal shall inform that health care establishment of receipt of such electronic data.

3. Authentication of electronic date shall not be required for transfer of electronic data containing a health care establishment’s information about end of a health check-up visit, or an outpatient or inpatient treatment visit to the Health Insurance Verification Portal for the purpose of management of covered medical services.

Article 7. Processes for sending of electronic data and responses sent on receipt of transferred electronic data for the purpose of request for verification and payment of covered medical costs

1. Within the duration of 07 (seven) working days from the date of end of a patient’s health care visit, healthcare establishments shall be obliged to:

a) Carry out checking and comparison to adjust electronic data in the event of any deviation as compared with those existing in the reality and provide additional information in case of insufficient information or eliminate irrelevant information before sending out electronic data to request payment of covered medical costs;

b) Authenticate the electronic data sent as a request for inspection and payment of covered medical costs before the responsible or authorized person sends his/her data.

c) Send electronic data to the Health Data Receipt Portal of the Ministry of Health and the Health Insurance Information Verification Portal, unless otherwise prescribed in subparagraph d paragraph 1 of this Article.

d) Send electronic data indicating the request for verification and payment of covered medical costs that may be incurred at the end date of a month, quarter or year to the Health Data Receipt Portal of the Ministry of Health and the Health Insurance Information Verification Portal prior to the 5^th day of the succeeding month.

2. Responses from the Health Data Receipt Portal of the Ministry of Health:

...

...

...

3. Responses from the Health Insurance Information Verification Portal:

a) Immediately after receipt of electronic data showing the request for verification and payment of covered medical costs from healthcare establishments, the Health Insurance Information Verification Portal shall be obliged to inform these healthcare establishments of whether such electronic data have been received;

b) Within the duration of 07 (seven) working days of receipt of electronic data used for requesting verification and payment of covered medical costs, the Health Insurance Information Verification Portal shall be obliged to inform in detail the results of verification of such electronic data;

c) In case of any alert or rejection, or both alert and rejection, of electric data the Health Insurance Information Verification Portal shall have the burden of clarifying the reason for such alert or rejection with respect to each detail of XML table and informing healthcare establishments for their knowledge and timely modification.

Article 8. Delay in transfer of electronic data required by the prescribed deadline

1. Transfer of electronic data used for management, verification and payment health care costs covered by the health insurance plan may be delayed in comparison with the date prescribed by this Circular if:

a) there is any act of god or force majeure resulting in the information technology infrastructure system’s failure to transfer or receive such electronic data.

b) the information technology infrastructure system’s failure to transfer or receive such electronic data is resulted from the fact that electricity or Internet connection is not available.

2. When acts of god or force majeure, referred to in subparagraph a paragraph 1 of this Article, occur on the side of the healthcare establishment that sends electronic data or on the side of the entity that receives electronic data, the party affected by such unexpected events shall promptly notify the other party of causes of its failure to transfer or receive electronic data. Notification shall be delivered by telephone or email or written documents. Transfer and receipt of electronic data shall resume promptly after any failure or defect is repaired or corrected.

...

...

...

Article 9. Data confidentiality and management

1. Sending, transferring, receiving, responding to, exchanging and managing electronic data as prescribed herein shall be secured and managed under laws on information technology, network security, health check-up, medical treatment and others.

2. In addition to complying with paragraph 1 of this Article, entities, organizations or individuals engaged in sending, transferring, receiving, responding to, exchanging and managing electronic data shall assume the following responsibilities:

a) Ensure safety, confidentiality, accuracy and integrity of electronic data and use electronic data assigned within the scope of their functions, duties and powers; collaborate with entities, organizations or individuals concerned in implementing necessary technical approaches to ensure authenticity of such electronic data, system security and safety;

b) Follow legislative regulations and procedures concerning protection of health information privacy in the network environment.

Chapter III

IMPLEMENTARY RESPONSIBILITIES

Article 10. Responsibilities of the Ministry of Health

1. Lead, provide instructions on, inspect transfer of electronic data containing information about covered medical services, verification and payment of covered medical costs, with respect to Departments of Health, healthcare establishments of Ministries, sectoral departments, healthcare establishments providing covered medical services and entities charged with receiving and managing electronic data.

...

...

...

a) Compiling, updating, modifying, revising and supplementing the general nomenclature, formats and standards of output data and other relevant regulations for the purpose of implementation of this Circular;

b) Regulating transfer, receipt, responding to, verifying electronic data containing information about covered medical services in certain particular cases;

c) Establishing the system of information regarding management of covered medical services and issuing directive documents thereof;

d) Receiving and handling any difficulty or problem that may arise in the course of implementation.

3. Assure receipt, management and use of electronic data containing information about covered medical services and other data used for the state management purpose at the Health Insurance Data Receipt Portal of the Ministry of Health.

4. Assign Departments, Authorities, Administrations or relevant affiliates or subordinate entities of the Ministry of Health to organize activities to meet requirements concerning management and payment of covered medical costs.

Article 11. Responsibilities of the Vietnam Social Security

1. Provide sufficient personnel and infrastructure systems like servers, workstations, transmission lines, software and databases of health insurance cards and Health Insurance Information Verification Portal to meet demands for access to information about covered medical services, manage health insurance network linkage, receive, respond to, protect security for electronic data indicating the request for verification and payment of covered costs which are sent from healthcare establishments to social security agencies in a quick, sufficient and accurate manner.

2. Apply general nomenclature codes in a full and accurate manner, regulations on standards and formats of output data approved by the Minister of Health, satisfy request for receipt and management of electronic data sent from healthcare establishments for the purposes of verification and payment of covered costs.

...

...

...

4. Establish, issue and release the database of health insurance cards, processes or rules for electronic inspection carried out through the software system that ensures connection between the system for verification and payment of health insurance-covered costs and the software system for management of covered health examinations or treatments of healthcare establishments, and bear its responsibility for the status, accuracy, confidentiality, safety and security of the database of health insurance cards and electronic data of cardholders which have been transferred to the Health Insurance Verification Information Portal administered by a social security body.

5. Direct social security agencies at all levels to implement this Circular; pay in time and in full covered costs to healthcare establishments in accordance with laws in force.

6. Collaborate with the Ministry of Health in computerizing covered health check-ups and treatments and sharing all necessary information used for the state management accorded the Ministry of Health and implementing duties assigned by the Vietnam Social Security.

Article 12. Responsibilities of Departments of Health of centrally-affiliated cities and provinces, and healthcare establishments of Ministries and sectoral departments

1. Organize activities to initiate, direct, guide, inspect and expedite use of general nomenclature codes, standards and formats of output data which have been approved by the Minister of Health, ensure the due transfer of electronic data for the purposes of management, payment of covered costs of health check-ups and medical treatments provided by healthcare establishments under their jurisdiction, and compliance with provisions laid down herein.

2. Exploit and use the database available on the Health Insurance Information Verification Portal and the Health Data Receipt Portal of the Ministry of Health for the purposes of management which is relevant to their assigned functions, duties and powers. In the course of exploitation and use of the electronic database, ensure confidentiality and security for information and data on patients’ health check-ups and treatments in accordance with laws on information technology, network security, health check-up and medical treatment as well as others.

3. Take charge of and collaborate with relevant bodies in resolving any difficulty that may arise in the course of implementation of this Circular. In the event of failure to do so, they must report to competent authorities to seek their decision.

Article 13. Responsibilities of healthcare establishments

1. Apply general nomenclature codes; standards and formats of output data; electronic certifications which have been approved by the Minister of Health, ensure the due, sufficient, accurate and authentic transfer of electronic data exactly describing the history of a patient’s health check-ups and medical treatments for the purpose of management of health check-ups and medical treatments, and verification and payment of covered medical costs.

...

...

...

3. Have the burden of ensuring accuracy of healthcare data, confidentiality of healthcare information and data of patients in accordance with laws.

4. Report to regulatory bodies and social security agencies in case of any change to the persons authorized to manage, grant the electronic certification and use accounts related to transfer of electronic data used for management of health checkups and medical treatment activities and payment of covered medical costs.

5. Comply with any direction or requirements concerning examination, inspection and supervision which are laid down under laws.

6. Affix their signature to validate covered costs of health checkups and medical treatments provided by healthcare establishments in the event that patients or representatives thereof do not submit required documentation for payment of covered medical costs to social security bodies. Heads of healthcare establishments shall be liable for affixation of their outgoing electronic certification signature and data.

7. Promptly transfer electronic data as prescribed by Article 6 and 7 hereof on the next working day in the event that healthcare establishments close dossiers on health care visit, outpatient or inpatient treatment of a patient on the dates when normal covered healthcare activities are not carried out (e.g. days-off, national or public holidays and lunar New Year holidays).

8. Send electronic data indicating the request for verification and payment of covered healthcare costs and concurrently send electronic data used for management of covered healthcare services if they are capable of doing so.

9. Revise electronic data indicating the request for payment of covered healthcare costs in the event of any inaccuracy of such data, but owe obligations to give clear explanation for such revision and obtain consent from social security bodies.

10. Regulate, provide, use and store health information used for health checkup and medical treatment activities, and payment of covered healthcare costs and other healthcare activities in the network environment existing at healthcare establishments, but ensure that these activities do not breach laws.

Chapter IV

...

...

...

Article 14. Entry into force

This Circular shall commence on March 1, 2018.

Article 15. Transition

Healthcare establishments that have yet to get connected to the Health Data Receipt Portal of the Ministry of Health and the Health Insurance Verification Information Portal for objective reasons shall not be governed by this Circular.

In the course of implementation of this Circular, if there is any difficulty that may arise, entities, organizations and individuals should promptly inform the Ministry of Health (Health Insurance Department) for its review and decision on possible actions.

PP. THE MINISTER
THE DEPUTY MINISTER




Pham Le Tuan

...

...

...