|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH PHÚ YÊN
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
13/2020/QĐ-UBND
|
Phú Yên, ngày
12 tháng 6 năm 2020
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ THIẾT LẬP, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ
ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC THUỘC TỈNH PHÚ YÊN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH PHÚ YÊN
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương
ngày 19 ngày 6 tháng 2015;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
năm 2015;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng
11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng
6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10
tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của
cơ quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03
tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống
thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và
Truyền thông tại Tờ trình số 07/TTr-STTTT ngày 28 tháng 02 năm 2020 và Công văn
số 586/STTTT-CNTT ngày 25 tháng 5 năm 2020.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế thiết lập,
quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ trong các cơ quan Nhà nước thuộc
tỉnh Phú Yên.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực từ ngày 22 tháng 6 năm
2020.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở
Thông tin và Truyền thông, Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân
tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá
nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành./.
|
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Phan Đình Phùng
|
QUY CHẾ
THIẾT LẬP, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ
CÔNG VỤ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC THUỘC TỈNH PHÚ YÊN
Chương
I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định việc
thiết lập, quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ trong các cơ quan
nhà nước thuộc tỉnh.
2. Hệ thống thư điện tử của
tỉnh Phú Yên được xây dựng nhằm phục vụ cán bộ, công chức, viên chức trong các
cơ quan Nhà nước thuộc tỉnh (bao gồm UBND các cấp; các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND các cấp, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc, tổ chức đoàn thể) trong việc gửi,
nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng Internet, phục vụ công tác chuyên
môn, nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ được phân công.
3. Quy định này áp dụng cho
tất cả các cơ quan Nhà nước thuộc tỉnh và các cán bộ, công chức, viên chức
trong các cơ quan Nhà nước khi tham gia khai thác hệ thống thư điện tử của tỉnh
Phú Yên.
Điều
2. Hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh Phú Yên
1. Hệ thống thư điện tử công
vụ của tỉnh Phú Yên (sau đây gọi là Hệ thống thư điện tử công vụ) là hệ thống
thông tin dùng chung cơ bản của tỉnh Phú Yên; cho phép cơ quan, đơn vị, cá nhân
gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử thông qua mạng Internet.
2. Hệ thống thư điện tử công
vụ bao gồm tập hợp hệ thống máy chủ, thiết bị lưu trữ, phần mềm quản lý thư điện
tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của đơn vị cung cấp dịch vụ
có tên miền là @phuyen.gov.vn và địa chỉ truy nhập trên Internet là
https://mail.phuyen.gov.vn.
3. Cơ quan, đơn vị và cá
nhân sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ khi trao đổi văn bản, hồ sơ, tài liệu,
thông tin về quản lý, điều hành, phối hợp công tác và những thông tin khác liên
quan đến hoạt động thực thi công vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
Trường hợp có nhu cầu sử dụng
khác, các cơ quan, đơn vị cần thiết lập, sử dụng hệ thống thư điện tử dùng
riêng, tách biệt với Hệ thống thư điện tử công vụ nhưng vẫn phải bảo đảm tuân
thủ các quy định của pháp luật có liên quan.
Điều
3. Tài liệu trao đổi qua thư điện tử công vụ
1. Sử dụng thư điện tử công
vụ để trao đổi các loại văn bản điện tử (trừ các văn bản, tài liệu thuộc danh mục
bí mật nhà nước), tài liệu phục vụ cuộc họp, thông tin cần trao đổi nhằm phục vụ
xử lý công việc cơ quan, đơn vị.
2. Không sử dụng hệ thống
thư điện tử công vụ để thông tin nội dung xấu gây phương hại đến an ninh quốc
gia, trật tự, an toàn xã hội; tuyên truyền kích động bạo lực, đồi trụy, tội ác,
tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan; phá hoại thuần phong mỹ tục của dân tộc; tiết lộ
bí mật nhà nước, bí mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại và những bí mật
khác do pháp luật quy định; đưa thông tin xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín
của tổ chức, danh dự, nhân phẩm của công dân; quảng cáo, tuyên truyền, mua bán
hàng hóa, dịch vụ bi cấm; truyền bá tác phẩm báo chí, văn học, nghệ thuật, xuất
bản phẩm bị cấm; phát tán virus máy tính thông qua hộp thư điện tử của cá nhân
mình vào hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh.
Chương
II
THIẾT LẬP VÀ QUẢN
LÝ HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ
Điều 4.
Thiết lập Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Định dạng tên tài khoản hộp
thư điện tử công vụ cơ quan, đơn vị
a) Đối với hộp thư điện tử
công vụ cơ quan, đơn vị: Sử dụng tên viết tắt bằng tiếng Việt viết liền, chữ
thường và không dấu theo dạng: <tên viết tắt của cơ quan, đơn vị>@phuyen.gov.vn.
Ví dụ: tên tài khoản truy cập
Hệ thống thư điện tử công vụ của Sở Thông tin và Truyền thông có dạng:
stttt@phuyen.gov.vn.
b) Đối với hộp thư công vụ của
Ủy ban nhân dân cấp huyện: Sử dụng tên của các huyện, thị xã, thành phố bằng tiếng
Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng: <tên huyện/thị xã/thành
phố>@phuyen.gov.vn.
Ví dụ: tên tài khoản truy cập
Hệ thống thư điện tử công vụ của Ủy ban nhân dân thành phố Tuy Hòa có dạng:
tuyhoa@phuyen.gov.vn.
c) Đối với hộp thư công vụ của
Ủy ban nhân dân cấp xã: Sử dụng tên của các xã, phường, thị trấn và tên các huyện,
thị xã, thành phố bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng:<tên
cấp xã>.<tên cấp huyện>@phuyen.gov.vn.
Ví dụ: tên tài khoản truy cập
Hệ thống thư điện tử công vụ của xã Hòa An thuộc huyện Phú Hòa có dạng:
hoaan.phuhoa@phuyen.gov.vn.
d) Đối với hộp thư điện tử
công vụ của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân
cấp huyện: Sử dụng tên viết tắt của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc sở, ban,
ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện và tên sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện
bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng: <tên phòng,
ban, đơn vị trực thuộc>.<tên sở, ban, ngành hoặc tên cấp huyện>@phuyen.gov.vn.
Ví dụ: tên tài khoản truy cập
Hệ thống thư điện tử công vụ của Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tuy
An có dạng: pnv.tuyan@phuyen.gov.vn.
Tên tài khoản truy cập Hệ thống
thư điện tử công vụ của Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thuộc Sở
Thông tin và Truyền thông có dạng: ttcntttt.stttt@phuyen.gov.vn.
2. Định dạng hộp thư điện tử
công vụ cá nhân
a) Tài khoản của cán bộ,
công chức, viên chức được đặt tên theo nguyên tắc sau: họ, chữ lót và tên đầy đủ
của cán bộ, công chức, viên chức bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không
dấu theo dạng<họ, chữ lót, tên đầy đủ>@phuyen.gov.vn.
Ví dụ: Tài khoản của Nguyễn
Văn A sẽ là: nguyenvana@phuyen.gov.vn
b) Đối với hộp thử thư điện
tử cá nhân bị trùng lắp thì ưu tiên tài khoản cho các trường hợp này lần luợt
như sau: <họ+chữ lót+tên+02 số cuối của năm sinh> or<họ+chữ lót+tên+ số
tháng sinh + 02 số cuối của năm sinh>@phuyen.gov.vn.
Ví dụ: Trường hợp cùng tên
Nguyễn Văn A thì tài khoản được đặt lần lượt theo thứ tự ưu tiên là:
nguyenvana79@phuyen.gov.vn, nguyenvana379@phuyen.gov.vn (79 là 02 số cuối của
năm sinh, 3 là số tháng sinh).
3. Mọi thông tin cá nhân, tổ
chức khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong một cơ sở
dữ liệu đặt tại máy chủ cài đặt hệ thống thư điện tử (Mail Server) của tỉnh gọi
là “Danh bạ hộp thư điện tử” tỉnh.
Điều 5.
Thẩm quyền, điều kiện, quy trình cấp mới, thay đổi, cấp lại, thu hồi hộp thư điện
tử công vụ
1. Sở Thông tin và Truyền
thông được giao quản lý thống nhất danh bạ thư điện tử của tỉnh Phú Yên, trực
tiếp thực hiện cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện
tử công vụ.
2. Cơ quan, đơn vị có yêu cầu
cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử gửi thông báo tới Sở Thông tin và
Truyền thông bằng văn bản hoặc qua Hệ thống thư điện tử công vụ theo địa chỉ
support@phuyen.gov.vn để được giải quyết theo quy định.
3. Quy trình cấp mới, thay đổi,
thu hồi hộp thư cá nhân như sau
a) Trường hợp cá nhân mới được
tuyển dụng hoặc tiếp nhận từ cơ quan công tác ngoài tỉnh: Sau khi có quyết định
tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ, Thủ trưởng cơ quan chủ quản có văn bản đề nghị
cấp mới địa chỉ thư điện tử cho cán bộ, công chức, viên chức gửi Sở Thông tin
và Truyền thông.
b) Trường hợp cá nhân nghỉ
hưu, nghỉ việc hoặc chuyển công tác ra ngoài tỉnh: Thủ trưởng cơ quan quản lý
cán bộ, công chức đó thông báo tới Sở Thông tin và Truyền thông thời điểm chính
thức bắt đầu nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc chuyển công tác của cá nhân để thực hiện
thu hồi hộp thư điện tử. Thời hạn thu hồi hộp thư điện tử cá nhân như sau:
Đối với lãnh đạo cấp phòng,
ban trở xuống sẽ khóa ngay chức năng gửi thư từ hộp thư cá nhân và tự động thu
hồi sau 06 tháng kể từ thời điểm cá nhân đó chính thức nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc
chuyển công tác.
Đối với lãnh đạo cấp sở,
ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố trở lên sẽ khóa chức năng gửi thư
từ hộp thư cá nhân sau 01 tháng và tự động thu hồi sau 12 tháng kể từ thời điểm
cá nhân đó chính thức nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc chuyển công tác.
Điều 6.
Tạm khóa, khôi phục hộp thư điện tử công vụ bị tạm khóa
1. Tạm khóa hộp thư điện tử
công vụ là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật trên Hệ thống thư điện tử để tạm
thời không cho phép người sử dụng truy nhập, sử dụng hộp thư điện tử. Hộp thư
điện tử bị tạm khóa vẫn có thể nhận thư điện tử.
2. Hộp thư điện tử thuộc các
trường hợp sau đây sẽ bị tạm khóa trên Hệ thống thư điện tử
a) Không phát sinh giao dịch
gửi, nhận trong khoảng thời gian 06 tháng mà không thông báo lý do.
b) Bị virus chiếm dụng; bị
chiếm dụng, lộ lọt mật khẩu; tham gia vào quá trình phát tán thư rác, mã độc được
cơ quan chức năng an toàn thông tin cảnh báo.
c) Tham gia vào các hoạt động
bị cấm quy định tại Khoản 2, Điều 3 Quy chế này.
3. Quy trình khôi phục hộp
thư điện tử bị tạm khóa
a) Cơ quan, đơn vị, cá nhân
liên hệ bằng văn bản hoặc phương tiện truyền tin khác như: Email, fax, điện thoại
tới Sở Thông tin và Truyền thông để được xử lý khôi phục hộp thư điện tử bị tạm
khóa của mình.
b) Sau 01 ngày làm việc kể từ
khi tiếp nhận yêu cầu, Sở Thông tin và Truyền thông xác minh yêu cầu, thực hiện
thao tác kỹ thuật kích hoạt hộp thư điện tử bị tạm khóa và khởi tạo lại mật khẩu
truy nhập.
c) Cơ quan, đơn vị, cá nhân
tiến hành đổi mật khẩu truy nhập hộp thư điện tử trong lần truy nhập đầu tiên kể
từ khi hộp thư điện tử bị tạm khóa được kích hoạt.
Điều 7.
Lưu trữ nội dung và quản lý danh bạ điện tử
1. Cơ quan, đơn vị, cá nhân
tạo thư mục riêng trên máy tính làm việc của mình để lưu trữ dữ liệu thư điện tử
hoặc sử dụng phần mềm kiểm tra thư điện tử trên máy trạm (như Microsoft Office
Outlook, Outlook Express, Thunderbird,…) hoặc thông qua trình duyệt web tại địa
chỉ https://mail.phuyen.gov.vn.
2. Sở Thông tin và Truyền
thông thực hiện lưu trữ tệp nhật ký hệ thống (logfile) của Hệ thống thư điện tử,
việc gửi và nhận thư, các lỗi trên hệ thống trong vòng 06 tháng để có căn cứ giải
quyết khi có sự cố xảy ra.
3. Dung lượng lưu trữ của hộp
thư điện tử
a) Dung lượng lưu trữ cấp
cho mỗi hộp thư điện tử được thường xuyên điều chỉnh tăng lên theo yêu cầu, nhu
cầu sử dụng thực tế và khả năng đáp ứng của Hệ thống thư điện tử công vụ trong
từng giai đoạn.
b) Sở Thông tin và Truyền
thông quyết định dung lượng cấp cho mỗi hộp thư điện tử, bảo đảm tối thiểu
02GB/hộp thư điện tử và cho phép kích cỡ tệp gửi kèm tối đa 15MB/thư điện tử.
c) Hệ thống thư điện tử công
vụ sẽ gửi cảnh báo vào hộp thư điện tử khi tổng dung lượng các thư điện tử
trong hộp thư gần vượt quá dung lượng lưu trữ được cấp.
Điều 8.
Quản lý Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Sở Thông tin và Truyền
thông phối hợp đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện quản lý Hệ thống thư điện tử
công vụ, có trách nhiệm như sau
a) Đảm bảo hoạt động của Hệ
thống thư điện tử công vụ ổn định; quy định, hướng dẫn, cảnh báo và thực hiện xử
lý các sự cố xảy ra trong quá trình khai thác, sử dụng.
b) Hướng dẫn cách thức thay
đổi mật khẩu hộp thư đối với Hệ thống thư điện tử công vụ; quản lý quyền truy
nhập của các cơ quan, đơn vị, cá nhân đúng thẩm quyền, chức năng.
c) Thông báo cho các cơ
quan, đơn vị, cá nhân biết tối thiểu trước 03 ngày làm việc khi bắt buộc phải tạm
thời ngừng dịch vụ Hệ thống thư điện tử công vụ vì lý do kỹ thuật.
2. Đơn vị cung cấp dịch vụ
a) Bảo đảm các điều kiện kỹ thuật
về tính ổn định, tài nguyên lưu trữ, tốc độ trao đổi, dung lượng hộp thư, khả
năng dự phòng.
b) Bảo đảm an ninh mạng, an
toàn dữ liệu, phòng chống virus, mã độc, lọc thư rác, tạo lập chế độ xóa bỏ,
lưu trữ thông tin trong hộp thư điện tử đang sử dụng.
c) Thông báo Sở Thông tin và
Truyền thông trước 01 ngày làm việc khi bắt buộc phải tạm thời ngừng dịch vụ Hệ
thống thư điện tử công vụ vì lý do kỹ thuật để thông báo đến các cơ quan, đơn vị
trên địa bàn tỉnh.
d) Hỗ trợ các cơ quan, đơn vị
khi có nhu cầu chuyển đổi dữ liệu thư điện tử của mình từ các hệ thống khác
sang Hệ thống thư điện tử công vụ.
Điều 9.
Quy cách đặt mật khẩu cho hộp thư điện tử công vụ
Mật khẩu sử dụng hộp thư điện
tử công vụ phải dài 8 (tám) ký tự trở lên bao gồm ký tự in hoa, ký tự in thường,
ít nhất có một ký tự chữ số, ký tự đặc biệt (!, @, #, %, $, *, &). Ví dụ:
Matkhau@123.
Chương
III
SỬ DỤNG HỆ THỐNG
THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ
Điều
10. Gửi, nhận văn bản, hồ sơ, tài liệu qua Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Văn bản, hồ sơ, tài liệu
dạng điện tử gửi từ hộp thư cá nhân chỉ phục vụ mục đích cung cấp thông tin, xử
lý công việc, không thay thế bản chính thức.
2. Văn bản, hồ sơ, tài liệu
được gửi, nhận qua thư điện tử phải được quản lý và lưu trữ đầy đủ, bảo đảm độ
tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực.
Điều
11. Tiêu chuẩn áp dụng
1. Sử dụng bộ mã ký tự chữ
Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và bộ gõ chữ tiếng Việt Unicode để thể hiện
các nội dung, văn bản trao đổi trong Hệ thống thư điện tử.
2. Dữ liệu âm thanh, hình ảnh,
tệp tải trao đổi qua Hệ thống thư điện tử tỉnh phải tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng
dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước, được quy định tại Thông tư số
39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền
thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin
trong cơ quan nhà nước.
Điều
12. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Cơ quan, đơn vị sử dụng hộp
thư công vụ của đơn vị cho mục đích giao dịch hành chính với tư cách cơ quan.
2. Tuân thủ các quy định về
quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh và các quy định bảo đảm an
toàn thông tin có liên quan.
3. Có biện pháp bảo đảm an
toàn thông tin đối với cài đặt, sử dụng phần mềm kiểm tra thư điện tử trên máy
trạm trong phạm vi tổ chức của mình.
4. Lâp danh sách yêu cầu tạo
lập, hủy bỏ, thay đổi thông tin liên quan đến hộp thư điện tử của các đơn vị trực
thuộc, cá nhân trong đơn vị mình về Sở Thông tin và Truyền thông thông để kịp
thời cập nhật vào danh bạ thư điện tử của đơn vị.
5. Cung cấp danh sách hộp
thư điện tử của cơ quan, các đơn vị trực thuộc, cá nhân cán bộ, công chức, viên
chức trên trang thông tin điện tử cơ quan, đơn vị, địa phương mình;
6. Khi có sự cố nghiêm trọng
về kết nối Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh, về an toàn, bảo mật thông tin mà
vượt quá khả năng khắc phục của cơ quan, đơn vị, phải ghi lại thông tin sự cố,
lỗi xảy ra, gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để phối hợp khắc phục kịp thời,
nhanh chóng.
7. Nếu đang sử dụng hệ thống
thư điện tử khác cho hoạt động thực thi công vụ thì cần có kế hoạch chuyển sang
sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ.
8. Đôn đốc, kiểm tra cán bộ,
công chức của đơn vị mình trong việc sử dụng và thực hiện nghiêm các quy định về
sử dụng thư điện tử.
9. Định kỳ 06 tháng các đơn
vị phải thống kê danh sách cá nhân, đơn vị đang sử dụng hộp thư công vụ gửi về
Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, rà soát.
Điều
13. Trách nhiệm của cá nhân sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Cá nhân sử dụng hộp thư
công vụ cá nhân được cấp khi gửi thông tin có nội dung thuộc phạm vi trách nhiệm,
công việc được phân công và phải chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử gửi
đi từ hộp thư này. Việc mở hộp thư tùy thuộc vào nhu cầu trao đổi công việc của
cơ quan, đơn vị; khuyến khích kiểm tra thư hàng ngày để tiếp nhận và xử lý kịp
thời giải quyết công việc.
2. Chấp hành các quy định của
pháp luật về thư điện tử, các quy định trong Quy chế này và các hướng dẫn của Sở
Thông tin và Truyền thông về sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ.
3. Bảo vệ tài khoản thư điện
tử, không để người khác sử dụng hộp thư cá nhân của mình; định kỳ 01 tháng thay
đổi mật khẩu một lần; trường hợp bị mất mật khẩu phải báo ngay về Sở Thông tin
và Truyền thông để thay đổi mật khẩu mới (thông tin gửi thay mật khẩu bằng văn bản
hoặc từ hộp thư đơn vị).
4. Chịu trách nhiệm lưu trữ
các dữ liệu thư điện tử trong hộp thư cá nhân; thực hiện nghiêm túc các biện
pháp bảo đảm an toàn thông tin theo quy định.
5. Không sử dụng hộp thư điện
tử công vụ được cấp để đăng ký các dịch vụ trực tuyến trên Internet như: đăng
ký tài khoản mạng xã hội, website thương mại, diễn đàn công cộng, đăng ký ở các
hệ thống thư điện tử khác (như Yahoo, Hotmail, Gmail,…).
6. Không phát tán thư rác hoặc
các thư điện tử không đúng mục đích của Hệ thống thư điện tử tỉnh Phú Yên thông
qua địa chỉ sử dụng của mình.
7. Khi phát hiện những thư
điện tử không đúng mục đích, có dấu hiệu vi phạm pháp luật, có virus, thư rác
hoặc chứa mã độc gây nguy cơ phát tán lớn phải xóa bỏ; có lỗi hoặc gặp sự cố
trong quá trình sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ thì báo cáo Thủ trưởng cơ
quan, đơn vị và thông báo về Sở Thông tin và Truyền thông để kịp thời xử lý.
Chương
IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều
14. Trách nhiệm các cơ quan, đơn vị
1. Thủ trưởng các cơ quan,
đơn vị
a) Chỉ đạo triển khai thực
hiện nghiêm túc Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.
b) Chỉ đạo bộ phận Văn thư
và công chức, viên chức tại đơn vị quản lý tăng cường khai thác, sử dụng hộp
thư điện tử để trao đổi các văn bản như quy định tại Điều 3 Quy chế này. Sử dụng
hộp thư điện tử công vụ được cấp đúng mục đích, có hiệu quả và chịu mọi trách
nhiệm về nội dung thông tin chuyển, nhận qua hệ thống thư điện tử theo quy định
tại Quy chế này.
c) Định kỳ 06 tháng và khi
có yêu cầu đột xuất các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm báo cáo Uỷ ban nhân dân
tỉnh về tình hình, kết quả thực hiện quy định này thông qua Sở Thông tin và
Truyền thông.
2. Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh: Phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu, đề xuất UBND tỉnh đôn đốc
thực hiện sử dụng hệ thống thư điện tử của các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công
chức, viên chức thuộc tỉnh; đảm bảo yêu cầu đề ra.
3. Sở Thông tin và Truyền
thông
a) Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh
thực hiện thống nhất quản lý, duy trì Hệ thống thư điện tử công vụ theo quy định
của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan, bảo đảm hệ thống
hoạt động liên tục, thông suốt, an toàn và đúng mục đích.
b) Tổ chức triển khai và hướng
dẫn thực hiện Quy chế này trong phạm vi các cơ quan nhà nước tỉnh Phú Yên, định
kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về thông tin, tình hình thực hiện.
c) Xây dựng và triển khai kế
hoạch tập huấn, đào tạo cho các đơn vị, cán bộ, công chức sử dụng Hệ thống thư
điện tử công vụ.
d) Kiểm tra, thanh tra xử lý
hoặc đề nghị xử lý vi phạm đối với các tổ chức, cá nhân sử dụng hộp thư sai quy
định.
đ) Định kỳ 03 tháng, 06
tháng, năm tổ chức đánh giá, rà soát việc thực hiện quy định; tổng hợp báo cáo
UBND tỉnh. Đề xuất khen thưởng các tổ chức, cá nhân thực hiện tốt và xử lý kỷ
luật đối với các tổ chức, cá nhân vi phạm.
e) Chỉ đạo thực hiện an toàn
thông tin theo các quy định hiện hành.
g) Chỉ đạo việc thực hiện
các nghiên cứu kết nối giữa hộp thư điện tử mail.phuyen.gov.vn với các phần mềm
điều hành tác nghiệp khác nhằm đảm bảo thống nhất, thuận tiện, hiệu quả trong
quá trình trao đổi thông tin.
h) Triển khai ứng dụng chữ
ký số nhằm đảm bảo tính hợp pháp của các văn bản trao đổi thông qua hộp thư điện
tử.
4. Sở Tài chính: Căn cứ khả
năng ngân sách, tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí để đơn vị thực hiện theo quy
định.
Điều
15. Trách nhiệm thi hành
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các
huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm
thi hành Quy chế này.
Trong quá trình triển khai
thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ
quan, tổ chức phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu Ủy ban nhân dân
tỉnh điều chỉnh, bổ sung./.