Thông tư 80/1999/TT-BTC hướng dẫn quản lý tài sản quý hiếm và chứng chỉ có giá

• Số hiệu: 80/1999/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Nguyễn Thị Kim Ngân
• Ngày ban hành: 29/06/1999

BỘ TÀI CHÍNH ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 80/1999/TT-BTC	Hà Nội, ngày 29 tháng 6 năm 1999

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 80/1999/TT-BTC NGÀY 29 THÁNG 6 NĂM 1999 HƯỚNG DẪN VIỆC QUẢN LÝ ĐỐI VỚI CÁC LOẠI TÀI SẢN QUÝ HIẾM VÀ CHỨNG CHỈ CÓ GIÁ DO KHO BẠC NHÀ NƯỚC NHẬN GỬI VÀ BẢO QUẢN

Căn cứ Nghị định số 25/CP ngày 5/4/1995 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy Kho bạc Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính; Bộ Tài chính hướng dẫn việc quản lý đối với các loại tài sản quý hiếm và chứng chỉ có giá do Kho bạc Nhà nước (KBNN) nhận gửi và bảo quản như sau:

I- ĐỐI TƯỢNG, NGUỒN TÀI SẢN QUÝ HIẾM VÀ CHỨNG CHỈ CÓ GIÁ KBNN BẢO QUẢN:

1/ Đối tượng bảo quản:

KBNN nhận giữ và bảo quản các loại tài sản quý hiếm và chứng chỉ có giá theo quy định tại Thông tư này bao gồm: Các loại vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, cổ vật, bảo vật quốc gia, cổ phiếu, trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu, công trái...

2/ Nguồn gốc tài sản quý hiếm và chứng chỉ có giá do KBNN nhận bảo quản bao gồm:

- Do Ngân hàng Nhà nước, các Bộ, Ngành trực thuộc Trung ương và các cơ quan chức năng của địa phương bàn giao cho KBNN theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ hoặc của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

- Thuộc quỹ dự trữ Tài chính Nhà nước do Trung ương và tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lý.

- Do các cơ quan chức năng bắt giữ đang chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền.

- Tịch thu sung quỹ Nhà nước hoặc đã xác lập sở hữu Nhà nước.

- Thuộc sở hữu hợp pháp của các cơ quan Nhà nước, đoàn thể xã hội và cá nhân gửi KBNN bảo quản, cất giữ.

- Các loại tài sản quý hiếm và chứng chỉ có giá khác Nhà nước giao cho KBNN quản lý.

3/ KBNN không nhận bảo quản các tài sản và chứng chỉ sau đây:

- Không phải loại tài sản quý hiếm và chứng chỉ có giá.

- Luật pháp cấm mua bán, tàng trữ.

II- HÌNH THỨC NHẬN BẢO QUẢN:

1/ KBNN nhận bảo quản tài sản quý hiếm, chứng chỉ có giá theo túi, gói niêm phong không qua kiểm định số lượng, trọng lượng, chất lượng trong trường hợp:

- Tài sản quý hiếm, chứng chỉ có giá do các cơ quan chức năng như: Công an, Viện Kiểm sát, Thuế, Hải quan, Kiểm lâm... bắt giữ đã lập biên bản thu giữ, tạm giữ và đóng gói niêm phong theo đúng quy định.

- Tài sản quý hiếm, chứng chỉ có giá thuộc sở hữu hợp pháp của các cơ quan Nhà nước, đoàn thể xã hội và cá nhân gửi KBNN bảo quản không yêu cầu kiểm định và được KBNN chấp thuận.

2/ Các trường hợp khác, trước khi KBNN nhận bảo quản theo túi, gói niêm phong, tài sản quý hiếm, chứng chỉ có giá phải được kiểm định số lượng, trọng lượng, chất lượng. Việc kiểm định do KBNN hoặc cơ quan chức năng của Nhà nước thực hiện có sự chứng kiến của cán bộ KBNN và chủ sở hữu tài sản.

III- TRÌNH TỰ GIAO, NHẬN TÀI SẢN QUÝ HIẾM VÀ CHỨNG CHỈ CÓ GIÁ (SAU ĐÂY GỌI CHUNG LÀ TÀI SẢN):

1/ KBNN nhận tài sản:

1.1- Kiểm tra các giấy tờ trước khi nhận:

Khi gửi, nộp tài sản vào KBNN, bên giao phải có công văn (đối với cơ quan, đơn vị, đoàn thể) hoặc đơn (đối với cá nhân) xin gửi kèm theo bảng kê chi tiết hiện vật gửi và hồ sơ giấy tờ có liên quan phù hợp với nguồn gốc của từng loại tài sản; Cụ thể:

a/ Đối với tài sản thuộc dự trữ tài chính Nhà nước:

+ Quyết định của cấp có thẩm quyền về việc nhập tài sản quý hiếm vào Quỹ dự trữ tài chính Nhà nước.

+ Biên bản kiểm định số lượng, trong lượng, chất lượng.

b/ Đối với tài sản tạm giữ chờ xử lý của cơ quan có thẩm quyền:

+ Biên bản thu giữ tang vật.

+ Biên bản kiểm định số lượng, trọng lượng, chất lượng (nếu có).

c/ Đối với tài sản tịch thu nộp Ngân sách Nhà nước hoặc được xác lập quyền sở hữu Nhà nước:

+ Quyết định xử lý tịch thu của cơ quan có thẩm quyền về việc tịch thu tài sản.

+ Quyết định hoặc văn bản xác lập quyền sở hữu Nhà nước của cấp có thẩm quyền.

+ Biên bản thu giữ hiện vật hoặc hồ sơ xác định nguồn gốc của hiện vật.

+ Biên bản kiểm định số lượng, trọng lượng, chất lượng (nếu có).

d/ Tài sản do Ngân hàng Nhà nước và các cơ quan chức năng bàn giao cho KBNN bảo quản:

+ Biên bản bàn giao giữa Ngân hàng Nhà nước hoặc cơ quan chức năng với Bộ Tài chính (KBNN).

+ Hồ sơ gốc xác định rõ nguồn gốc và nguyên nhân thu giữ.

+ Biên bản kiểm định số lượng, trọng lượng, chất lượng.

+ Các bảng tổng hợp, hồ sơ xử lý (nếu có).

e/ Tài sản là cổ vật có giá trị lịch sử, văn hoá, nghệ thuật và các bảo vật quốc gia:

+ Biên bản kiểm định số lượng, trọng lượng, chất lượng, giá trị (nếu có).

+ Hồ sơ về nguồn gốc của hiện vật.

+ Văn bản của cơ quan có thẩm quyền giao cho KBNN bảo quản.

f/ Tài sản thuộc sở hữu hợp pháp của cơ quan Nhà nước, đoàn thể xã hội và cá nhân: Các giấy tờ liên quan chứng minh nguồn gốc hoặc quyền sở hữu hợp pháp đối với tài sản.

1.2- Nhận tài sản:

a/ Nhận tài sản không qua kiểm định, KBNN phải thực hiện các bước sau:

- Đối với tài sản tạm giữ đang chờ xử lý của cơ quan có thẩm quyền:

+ Kiểm tra độ tin cậy của niêm phong, đảm bảo niêm phong không bị mất, rách, biến dạng các yếu tố ghi trên đó.

+ Kiểm tra các yếu tố ghi trên niêm phong như: Tên cơ quan gửi, họ tên, chữ ký của người đóng gói niêm phong (người gửi), ngày tháng năm gửi...

+ Đối chiếu các yếu tố trên niêm phong với biên bản thu giữ, xác định từng gói niêm phong khớp đúng với từng vụ việc. Cơ quan gửi tài sản tạm giữ phải đóng gói niêm phong riêng từng vụ việc. KBNN không nhận bảo quản tài sản của nhiều vụ việc trong một gói niêm phong.

+ KBNN hướng dẫn, chứng kiến người gửi tự đóng gói, niêm phong các hiện vật gửi theo đúng quy định. Trong gói niêm phong phải có biên bản giao nhận kèm theo.

- Đối với tài sản thuộc sở hữu hợp pháp của các cơ quan Nhà nước, đoàn thể, xã hội, cá nhân gửi KBNN bảo quản không yêu cầu kiểm định được KBNN chấp thuận: Người gửi phải tự tay đóng gói và niêm phong túi, gói tài sản của mình trước khi đưa vào trong hộp bảo quản cùng với bảng kê, biên bản giao nhận tài sản có sự hướng dẫn, giám sát của KBNN. KBNN hướng dẫn và chứng kiến khách hàng tự khoá (bằng khoá của khách hàng) và niêm phong bên ngoài hộp tài sản, giao nộp cho KBNN bảo quản.

Việc gửi tài sản không qua kiểm định, KBNN không chịu trách nhiệm về số lượng, trọng lượng, chất lượng tài sản trong gói niêm phong. Nếu KBNN làm mất dấu niêm phong trong quá trình bảo quản, KBNN phải chịu trách nhiệm theo quy định của Pháp luật.

b/ Nhận tài sản qua kiểm định, KBNN phải thực hiện các bước sau:

- Kiểm định tài sản: Tuỳ theo mỗi loại tài sản để thực hiện các phương pháp kiểm định như xem, thử, cân, đo, soi, đếm từng hiện vật.

- Đóng gói, niêm phong: Sau khi đã kiểm định, tài sản phải được đóng gói niêm phong theo quy định.

Đối với tài sản do Ngân hàng Nhà nước, các Bộ, Ngành trực thuộc Trung ương và các cơ quan chức năng của địa phương bàn giao cho KBNN quản lý theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ hoặc của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tài sản được xử lý tịch thu sung công quỹ; Tài sản là cổ vật, bảo vật quốc gia được Nhà nước giao cho KBNN quản lý thì việc đóng gói, niêm phong tài sản do Hội đồng có chức năng kiểm định tài sản thực hiện. Trên niêm phong ghi rõ tên loại, phân loại hiện vật, số lượng, trọng lượng, chất lượng, số hiệu từng gói, hộp, tên, chữ ký người kiểm định, ngày tháng năm đóng gói.

1.3- Lập biên bản giao nhận:

Nội dung biên bản giao nhận phải có đủ các yếu tố sau:

+ Tên cơ quan, đơn vị có tài sản gửi KBNN (đối với cơ quan, đơn vị).

+ Họ tên, chức vụ người gửi (đối với cơ quan, đơn vị).

+ Họ tên, địa chỉ, chứng minh thư của người gửi hoặc người được uỷ quyền (đối với cá nhân).

+ Họ tên người nhận (đại diện KBNN).

+ Tên cơ quan, Hội đồng kiểm định tài sản.

+ Tên, loại, số lượng, trọng lượng, chất lượng, hình dáng bên ngoài của từng loại tài sản bảo quản (đối với tài sản qua kiếm định); Tên, loại, hình dáng bên ngoài của từng loại tài sản (đối với tài sản không qua kiểm định); Tên, loại, mệnh giá, số sê ri (đối với chứng chỉ có giá).

+ Hình thức nhận giữ, bảo quản tài sản...

+ Ngày tháng năm, địa điểm lập biên bản.

Biên bản giao nhận phải được lập thành 4 bản: Người gửi giữ 1 bản, làm chứng từ giao nhận; 1 bản gửi kế toán KBNN để lập phiếu nhập kho và hạch toán; 1 bản giao thủ kho giữ, làm chứng từ lưu kèm hồ sơ; 1 bản cất giữ cùng hiện vật tại KBNN.

1.4- Ngoài biên bản giao nhận nêu trên, tài sản thuộc sở hữu hợp pháp của các cơ quan Nhà nước, đoàn thể xã hội và cá nhân gửi KBNN bảo quản phải làm thủ tục ký hợp đồng bảo quản.

Nội dung hợp đồng có đủ các yếu tố sau:

+ Tên cơ quan đơn vị, địa chỉ giao dịch, số điện thoại.

+ Họ tên người gửi, người đại diện; địa chỉ, chứng minh thư, số điện thoại.

+ Họ tên người đại diện KBNN nhận giữ.

+ Tên mác, mã số, ký hiệu, số lượng, trọng lượng, chất lượng, đặc điểm gói niêm phong hoặc đặc điểm hiện vật bảo quản; Số gói, hộp bảo quản, số gói niêm phong.

+ Thời gian gửi bảo quản.

+ Hình thức nhận gửi.

+ Mức, hình thức và định kỳ thanh toán phí bảo quản.

+ Trách nhiệm của các bên: Xác định trách nhiệm trong các trường hợp tài sản nhận bảo quản bị hư hỏng, mất mát.

+ Ngày, tháng, năm, địa điểm ký hợp đồng bảo quản.

+ Các điều khoản cam kết khác.

Việc thay đổi hoặc huỷ bỏ hợp đồng bảo quản tài sản phải được các bên tham gia hợp đồng thoả thuận bằng văn bản.

2/ KBNN giao tài sản:

a/ Khi giao tài sản phải căn cứ vào các giấy tờ hợp lệ:

- Quyết định xuất tài sản thuộc quỹ dự trữ tài chính của Thủ tướng Chính phủ hoặc Thủ trưởng cơ quan được Thủ tướng Chính phủ uỷ quyền (đối với Quỹ dự trữ tài chính Trung ương) và của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc của Thủ trưởng cơ quan được Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương uỷ quyền (đối với Quỹ dự trữ tài chính địa phương).

- Quyết định bán tài sản đã xử lý tịch thu và tài sản đã được xác lập quyền sở hữu Nhà nước của cấp có thẩm quyền.

- Quyết định xử lý (tịch thu, trưng mua, mua lại, trả lại) tài sản của cơ quan có thẩm quyền đối với tài sản tạm giữ chờ xử lý.

- Quyết định của cấp có thẩm quyền về việc chuyển giao quản lý, bảo quản đối với tài sản quý hiếm là cổ vật, bảo vật quốc gia.

- Công văn (đối với cơ quan) hoặc đơn (đối với cá nhân) có tài sản quý hiếm gửi KBNN bảo quản yêu cầu lấy lại trước hạn toàn bộ hoặc 1 phần tài sản gửi.

- Hợp đồng bảo quản tài sản đã hết thời hạn.

Ngoài các giấy tờ nêu trên khi nhận tài sản từ KBNN, người nhận phải có:

- Công văn, giấy giới thiệu, chứng minh thư của người được cử đến nhận, giấy uỷ quyền (trong trường hợp uỷ quyền) đối với cơ quan, tổ chức, đoàn thể; Giấy xác nhận quyền thừa kế theo quy định của Pháp luật (trong trường hợp người gửi tài sản chết).

- Chứng minh thư, giấy uỷ quyền (trong trường hợp uỷ quyền) đối với cá nhân.

- Biên bản giao nhận.

- Hợp đồng bảo quản tài sản (nếu lấy trước hạn).

b/ Giao tài sản:

- Khi xuất trả tài sản KBNN phải kiểm soát các giấy tờ và làm thủ tục xuất trả, lập biên bản giao nhận hiện vật theo đúng chế độ quy định.

Trước khi trả KBNN phải yêu cầu bên gửi kiểm tra lại gói, túi niêm phong. Nếu có dấu vết khả nghi thì hai bên cùng nhau xác nhận và lập biên bản. Bên gửi có quyền mời cơ quan giám định trước khi tự tay mở gói niêm phong và kiểm tra tiếp niêm phong của gói tài sản bên trong có chứng kiến của KBNN.

Trường hợp KBNN để mất dấu niêm phong trên gói tài sản thì hai bên phải mời đại diện cơ quan pháp luật đến chứng kiến việc giám định và trao tài sản.

Đối với các trường hợp ký hợp đồng bảo quản, sau khi trả lại tài sản, bên giao, bên nhận phải làm thủ tục thanh lý hợp đồng theo đúng quy định. KBNN phải thu hồi hợp đồng, biên bản giao nhận và những chứng từ liên quan để lưu trữ theo chế độ hiện hành. Trường hợp người gửi hiện vật xin lấy lại một phần trong tổng số hiện vật đã gửi thì KBNN phải làm thủ tục xuất trả toàn bộ số hiện vật cho người gửi, sau đó làm thủ tục nhận lại số hiện vật khách hàng muốn gửi tiếp.

IV- TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN TRONG GIAO NHẬN TÀI SẢN QUÝ HIẾM:

1/ Trách nhiệm của KBNN:

- Mở các loại sổ để ghi chép, theo dõi từng lần nhập, xuất tài sản.

- Bảo đảm an toàn tuyệt đối gói niêm phong tài sản của bên gửi, không để xẩy ra nhầm lẫn, hư hỏng, thay đổi về hình dáng ban đầu khối lượng, trọng lượng của tài sản. Nếu để xẩy ra mất mát, hư hỏng KBNN phải có trách nhiệm bồi thường.

- Giữ bí mật cho bên gửi tài sản. (nếu có yêu cầu).

- Hướng dẫn thủ tục, tạo điều kiện thuận lợi cho bên gửi đến gửi và nhận lại tài sản.

- Chuẩn bị đủ các phương tiện: giấy gói, dây buộc, túi hòm bảo quản và các phương tiện kiểm định số lượng, trọng lượng, chất lượng...

- Thông báo kịp thời cho bên gửi biết để có biện pháp xử lý trong trường hợp túi bảo quản có thể bị mất dấu niêm phong, cần niêm phong lại.

- Hàng năm, KBNN phải tổng hợp, báo cáo Bộ Tài chính số lượng tài sản đã xử lý của cơ quan có thẩm quyền đồng thời đề xuất biện pháp xử lý số tài sản còn tồn đọng lâu ngày trong kho do chưa xác định được nguồn gốc, chủ tài sản.

- KBNN không chịu trách nhiệm về việc vi phạm pháp luật của cơ quan, đơn vị, cá nhân có tài sản gửi KBNN bảo quản.

2/ Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài sản gửi tại KBNN:

- Chấp hành các thủ tục, quy trình gửi và nhận lại hiện vật của cơ quan KBNN.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyền sở hữu hợp pháp đối với số tài sản gửi KBNN bảo quản.

- Chịu trách nhiệm về toàn bộ số lượng, trọng lượng, chất lượng tài sản của mình nếu nhận lại hòm, túi tài sản vẫn còn nguyên niêm phong.

- Trường hợp bên gửi làm mất hồ sơ gửi tài sản phải báo ngay cho KBNN bằng văn bản, để có biện pháp ngăn ngừa. Sau đó bên gửi phải trực tiếp đến trụ sở KBNN xuất trình giấy khai báo mất hồ sơ gửi tài sản, có xác nhận của cơ quan Công an hoặc chính quyền địa phương và các thủ tục quy định để thanh lý hợp đồng cũ và ký lại hợp đồng mới.

- Khi chủ sở hữu tài sản của bên gửi có thay đổi thì bên gửi phải báo ngay bằng văn bản đảm bảo đủ tính pháp lý để KBNN biết và xử lý, điều chỉnh.

- Đối với tài sản thuộc đối tượng tạm giữ chờ xử lý và tài sản thuộc sở hữu hợp pháp của các cơ quan đoàn thể, cá nhân gửi KBNN bảo quản, người gửi phải có trách nhiệm nộp một khoản phí bảo quản cho KBNN để bù đắp một phần khấu hao cơ bản kho tàng và phương tiện bảo quản, chi phí ấn phẩm, hồ sơ...

Mức phí quy định như sau:

+ Phí bảo quản tài sản: 0,05% (năm phần vạn)/giá trị tài sản/1tháng. Mức thu tối thiểu không dưới 20.000 đồng/1 hộp hoặc gói/1 tháng. Mức thu tối đa là 500.000 đ/hộp hoặc gói/1 tháng. Đối với công trái XDTQ mức phí bảo quản thực hiện theo quy định riêng.

+ Trường hợp không xác định được giá trị tài sản bảo quản, KBNN cùng khách hàng thoả thuận, thống nhất mức phí hợp lý.

Phí bảo quản, khách hàng phải trả cho KBNN ngay khi làm thủ tục nhận lại tài sản. Đối với trường hợp ký hợp đồng bảo quản tài sản, khách hàng không được hoàn trả phần phí còn thừa do khách hàng yêu cầu thanh lý hợp đồng trước hạn.

Trường hợp gửi quá hạn hợp đồng, ngoài phí bảo quản theo quy định, khách hàng phải trả thêm một khoản phạt lưu kho bằng 0,1%/1 tháng tính trên giá trị tài sản.

- KBNN không thu phí bảo quản đối với tài sản thuộc sở hữu Nhà nước hoặc được xác lập sở hữu Nhà nước.

Hàng năm, KBNN căn cứ vào tình hình thực tế lập dự trù kinh phí mua sắm phương tiện bảo quản, trình Bộ Tài chính xét duyệt để bù đắp phần chi phí này.

V- TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1/ Việc nhận, bảo quản tài sản được thực hiện tại KBNN Trung ương và KBNN các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

KBNN quận, huyện chỉ được nhận, bảo quản tài sản khi đã có kho tàng và phương tiện đảm bảo an toàn và được Giám đốc KBNN tỉnh, thành phố trực tiếp quản lý đồng ý bằng văn bản.

2/ Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế Thông tư số 63 TC/KBNN ngày 9/11/1991 của Bộ Tài chính và các văn bản khác của Bộ Tài chính trái với nội dung hướng dẫn tại Thông tư này.

3/ Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có tài sản thuộc đối tượng KBNN nhận bảo quản; Thủ trưởng các cơ quan Tài chính và KBNN các cấp có trách nhiệm thực hiện Thông tư này.

Nguyễn Thị Kim Ngân (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ----------
No: 80/1999/TT-BTC	Hanoi, June 29, 1999

CIRCULAR

GUIDING THE MANAGEMENT OF PRECIOUS AND RARE PROPERTIES AND VALUABLE CERTIFICATES DEPOSITED AND PRESERVED AT THE STATE TREASURIES

Pursuant to the Government’s Decree No. 25/CP of April 5, 1995 on the tasks, functions and apparatus of the State Treasuries attached to the Ministry of Finance; the Ministry of Finance hereby guides the management of precious and rare properties and valuable certificates deposited and preserved at the State Treasuries (STs) as follows:

I. OBJECTS, SOURCES OF PRECIOUS AND RARE PROPERTIES AND VALUABLE CERTIFICATES PRESERVED AT THE STATE TREASURIES

1. Objects of preservation:

The STs shall keep in custody and preserve precious and rare properties as well as valuable certificates, under the provisions of this Circular, including: different types of gold, silver, precious metals, precious stones, antiques, the State’s precious objects, shares, bonds, credit bills, time bonds and national construction bonds, etc.

2. Precious and rare properties and valuable certificates preserved at the STs may come from the following sources:

- Being handed over to the STs by the State Bank, the ministries, the central-level branches and local specialized agencies by decisions of the Prime Minister or presidents of the People’s Committees of the provinces and centrally-run cities.

...

...

...

- Being seized by specialized agencies and pending handling decisions by competent authorities.

- Being confiscated for remittance to the State funds or placed under the State ownership.

- Being under the lawful ownership of State agencies, social and mass organizations and individuals that deposit them at the STs for preservation and custody.

- Other types of precious and rare properties as well as valuable certificates assigned by the State to the STs for management.

3. The STs shall not receive for preservation the following properties and certificates:

- Those which are not the precious and rare properties and valuable certificates.

- Those banned from trading and accumulation by law.

II. PRESERVATION FORMS

1. The STs shall receive for preservation precious and rare properties as well as valuable certificates in sealed-up bags and packages without checking their quantity, weight and quality in the following cases:

...

...

...

- The precious and rare properties and valuable certificates under the lawful ownership of the State agencies, social and mass organizations as well as individuals, which are deposited at the STs for preservation without any request for checking, which is accepted by the STs.

2. For other cases, before the STs receive for preservation the sealed-up bags and packages of precious and rare properties as well as valuable certificates, they must be examined in terms of their quantity, weight and quality. The examination shall be conducted by the STs or the State specialized agencies at the witness of the ST representatives and property owners.

III. ORDER OF DELIVERY AND RECEPTION OF PRECIOUS AND RARE PROPERTIES AND VALUABLE CERTIFICATES
(hereafter referred collectively to as properties)

1. For a property-receiving ST:

1.1. To check all the papers before reception:

When depositing or remitting properties into the ST, the delivering party shall have to file an official dispatch (for agencies, units and social and mass organizations) or application (for individuals) applying for the deposit together with a detailed list of the to be deposited objects as well as the relevant papers proving the origin of each type of properties. More concretely:

a/ For property belonging to the State financial reserves:

+ The decision, issued by the competent authority on the remittance of the precious and rare property into the State financial reserve fund.

+ The record of examination of property quantity, weight and quality.

...

...

...

+ The record of the seizure of material evidences.

+ The record (if any) of examination of property quantity, weight and quality.

c/ For property which have been confiscated for remittance into the State budget or over which the State ownership has been established:

+ The confiscation decision, issued by the agency competent to confiscate properties.

+ The decision or legal document establishing the State ownership, issued by the competent authority.

+ The record of confiscation of the objects or the dossier identifying the objects� origin.

+ The record (if any) of examination of property quantity, weight and quality.

d/ For property handed over by the State Bank and specialized agencies to the ST for preservation:

+ The record of the hand-over between the State Bank or a specialized agency and the Finance Ministry (the State Treasury).

...

...

...

+ The record of examination of property quantity, weight and quality.

+ The sum-up tables and handling dossiers (if any).

e/ For property being antiques of historical, cultural and artistic value and the State�s precious objects:

+ The record (if any) of examination of property quantity, weight and quality.

+ The dossier on the objects’ origin.

+ The document, issued by the competent agency, assigning the objects to the ST for preservation.

f/ For property under the lawful ownership of State agencies, social and mass organizations and individuals: The relevant papers proving the origin of or the lawful ownership over such properties.

1.2. To receive properties:

a/ To receive properties without examination thereof, the ST shall have to comply with the following steps:

...

...

...

+ Checking the seal to be sure that it does not disappear, is neither torn nor deformed in terms of the details thereon.

+ Checking the details inscribed on the seal such as: The name of the depositing agency, the name and signature of the person packing and sealing up the properties (the depositor) and the date of depositing

+ Comparing the details on the seal with those in the confiscation record, ensuring that each sealed-up package conforms to each specific case. The agency which deposits the properties temporarily kept in custody shall have to pack and seal them up separately for each case. The ST shall not receive for preservation the properties of more than one cases in one sealed-up package.

+ The ST shall guide and witness the depositor him/herself packs and seals up the objects as prescribed. Each package must contain a delivery and reception record.

- For property under the lawful ownership of State agencies, social and mass organizations and/or individuals deposited at the ST without requesting examination, which is accepted by the ST: The depositor shall have to pack and seal up property packaged and/or bags by him/herself before putting them into the preservation boxes together with the inventory of properties as well as the delivery and reception record, under the guidance and supervision by the ST. The ST shall guide and witness the customer locks (with his/her own lock) and seals up the property box before handing it over to the ST for preservation.

Where the properties are deposited without examination, the ST shall not take responsibility for the quantity, weight and quality of such properties in the sealed-up packages. If the seal is lost due to the ST’s fault in the course of preservation, the ST shall be accountable therefor as prescribed by law.

b/ To receive properties with examination thereof, the ST shall have to comply with the following steps:

- Examining the properties: Depending on each type of property, one of the following examination methods may be applied: watching, testing, weighing, measuring, screening or counting objects one by one.

- Packing and sealing up: After the examination, the properties must be packed and sealed up as prescribed.

...

...

...

1.3. Making delivery and reception record

A delivery and reception record must include all the following details:

+ The name of the agency or unit that deposits its properties at the ST (for agencies and units)

+ The depositor’s name and post (for agencies and units).

+ The depositor’s or his/her mandatary’s name, address and identity card number (for individuals)

+ The receiver’s name (the STs representative)

+ The name of the agency and the property examination council

+ The name, type, quantity, weight, quality and form of each type of property (for properties that have gone through examination); The name, type and form of each type of property (for properties that have not gone through examination); the name, type, par value and serial number (for valuable certificates).

+ The form of keeping in custody and preserving properties.

...

...

...

The delivery and reception record must be made in 4 copies: one to be kept by the depositor, as the delivery-reception voucher; one by the ST’s accountancy section to make the warehousing bill and account settlement; one by the store keeper, as voucher attached to the dossier to be kept on file; and one to be kept together with the objects at the ST.

1.4. For properties under the lawful ownership of State agencies, social and mass organizations and individuals, which are deposited at the ST for preservation, in addition to the above-said delivery and reception record, the procedures for signing a preservation contract must also be carried out.

Such a contract shall include all the following details:

+ The name of the agency or unit, its transaction address and telephone number.

+ The name of the depositor or his/her representative; their addresses, identity card numbers and telephone numbers.

+ The name of the ST’s representative who receives the properties for preservation.

+ The trademark, code, signs, quantity, weight, quality and characteristics of the sealed-up packages or the characteristics of the preserved objects; the number of packages and boxes for preservation, the number of sealed- up packages.

+ The preservation duration.

+ The preservation form.

...

...

...

+ The parties’ responsibilities: To determine the parties’ responsibilities in cases where the preserved properties are damaged or lost.

+ The date and place of signing the preservation contract.

+ The other terms agreed upon.

The amendment or annulment of the property preservation contract must be agreed upon in writing by the involved parties.

2. For property-delivering ST:

a/ When delivering properties, the ST shall have to base itself on the following valid papers:

- The decision on taking out the properties from the financial reserve fund, issued by the Prime Minister or the head of the agency authorized by the Prime Minister (for the central financial reserve fund); and decision, issued by the president of the People’s Committee of the province or centrally-run city or the head of the agency authorized by the president of the People’s Committee of the province or centrally-run city (for local financial reserve funds).

- The decision, issued by the competent authority, on the sale of confiscated properties and properties over which the State ownership has been established.

- The decision on the handling (confiscation, requisition, re-purchase or return) of properties, issued by the competent agency, with regard to the properties temporarily kept in custody awaiting the handling.

...

...

...

- The official dispatch (for agencies) or application (for individuals) of the depositors of rare and precious properties at the ST for preservation, requesting the withdrawal whole or part of the deposited property ahead of time.

- The expired property preservation contract.

Apart from the above-said papers, when taking back the properties from the ST, the receiver shall also have to produce the following:

- The official dispatch, introductory letter, his/her identity card, letter of authorization (in case of authorization) for agencies, social, political and mass organizations; the written certification of inheritance right as prescribed by law (in case the property depositor dies).

- The identity card and letter of authorization (in case of authorization), for individuals.

- The delivery and reception record.

- The property preservation contract (if the properties are withdrawn ahead of time).

b/ Delivery of properties:

- When returning the properties, the ST shall have to check all the papers and fill the delivery procedures for the return and make record of the delivery and reception of the object in strict compliance with the regulations.

...

...

...

Where the ST causes the loss of the seal on the property package, the two sides shall have to invite representative(s) of a law body to witness the examination and return of the properties.

In cases where a property preservation contract is signed, after returning the properties, the delivering and receiving parties shall have to carry out the procedure for the contract liquidation as prescribed. The ST shall have to recover the contract, the delivery and reception record and relevant voucher for archival purposes according to the current regulations. Where the object depositor wishes to take back part of the deposited property, the ST shall have to carry out the procedures to return all objects to the depositor, then carry out the procedures to receive back the objects which the customer wants to further deposit.

IV. RESPONSIBILITIES OF THE PARTIES IN THE DELIVERY AND RECEPTION OF PRECIOUS AND RARE PROPERTIES

1. The ST’s responsibilities:

- To open books of different kinds for recording and monitoring every property intake and release.

- To ensure absolute safety for the depositor’s sealed-up property packages, not causing any mistake, damage or change in the initial forms, quantity or weight of the properties. If causing any loss or damage, the ST shall have to make compensation therefor.

- To keep secret for the property depositor (if so requested).

- To guide the procedures and create favorable conditions for the depositors to deposit and take back their properties.

- To prepare sufficient means such as wrapping paper and strings for packing, bags and cases for preservation as well as other devices for examining the quantity, weight and quality of the properties…

...

...

...

- Annually, the ST shall have to make and submit a sum-up report to the Finance Ministry on the quantity of properties which have been dealt with by competent agency(ies) and, at the same time, propose measures to handle the properties which have been left in stock for a long time because their origins and owners are unidentified.

- The ST shall not take responsibility for any law breaches by agencies, units and/or individuals that deposit properties at the ST for preservation.

2. Responsibilities of the agencies, organizations and individuals that deposit their properties at the ST:

- To comply with the procedures and process for depositing and taking back objects at the ST.

- To be accountable before law for their lawful ownership over the properties deposited at the ST for preservation.

- To take responsibility for the whole quatity, weight and quality of their properties if the property boxes and bags are received back with seals thereon left intact.

- Where the depositing party loses the property depositing dossier, it must immediately notify it to the ST in writing so that the latter may take preventive measures. Then, the depositing party shall have to go to the ST’s head-office to produce the declaration on the loss of the property depositing dossier with certification by the Police or the local administration and fill the procedures for liquidation of the old contract and signing of a new one.

- In case of a change of the owner of the depositing party’s property, the depositing party shall have to immediately notify it in writing to the ST, ensuring the legality of the change so that the latter may know, handle and adjust the case.

- For property temporarily kept in custody and pending the handling and the property under the lawful ownership agencies, organizations and/or individuals, which are deposited at the ST for preservation, the depositor shall have to pay the preservation fee to the ST so as to partly make up for the basic depreciation of warehouses and preservation facilities as well as for the publication and printing costs…

...

...

...

+ The property preservation fee: 0.05% (five ten thousandth)/the property value/month. The minimum collection level shall not be lower than 20,000 dong/box or package/month. The maximum collection level shall be 500,000 dong/box or package /month. For the national construction bonds, the preservation fee shall comply with separate regulations.

+ Where the preserved property’s value cannot be determined, the ST shall negotiate with the customer to agree on a reasonable fee level.

The customer shall have to pay the preservation fee to the ST right at the time of filling in the procedures to take back the property. In case of signing a property preservation contract, the customer shall not be reimbursed with the remaining fee amount, if he/she request the contract liquidation ahead of time.

Where the actual preservation duration is longer than the contractual time-limit, in addition to the prescribed preservation fee the customer shall have to pay a fine for warehousing equal to 0.1%/month, to be calculated on the property’s value.

- The ST shall not collect the preservation fee on properties under the State ownership or over which the State ownership has been established.

Annually, the ST shall base itself on the actual situation to make an expenditure estimate for the procurement of preservation facilities, then submit it to the Finance Ministry for consideration and ratification in order to make up for such expenditures.

V. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

1. The properties shall be received and preserved at the Central ST and the STs of the provinces and centrally-run cities.

The district STs shall receive and preserve properties only after having warehouses and preservation facilities and obtaining a written consent from the directors of the provincial/municipal STs directly managing them.

...

...

...

3. The heads of the agencies and units having properties preserved at the STs; the heads of the finance agencies and the STs of all levels shall have to implement this Circular.

THE MINISTRY OF FINANCE




Nguyen Thi Kim Ngan