Thông tư 15/2015/TT-BTP hướng dẫn Luật hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP

• Số hiệu: 15/2015/TT-BTP
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tư pháp
• Người ký: Nguyễn Khánh Ngọc
• Ngày ban hành: 16/11/2015

BỘ TƯ PHÁP --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 15/2015/TT-BTP	Hà Nội, ngày 16 tháng 11 năm 2015

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH CHI TIẾT THI HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA LUẬT HỘ TỊCH VÀ NGHỊ ĐỊNH SỐ 123/2015/NĐ-CP NGÀY 15 THÁNG 11 NĂM 2015 CỦA CHÍNH PHỦ QUY ĐỊNH CHI TIẾT MỘT SỐ ĐIỀU VÀ BIỆN PHÁP THI HÀNH LUẬT HỘ TỊCH

Căn cứ Luật hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

Căn cứ Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 03 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực;

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết khoản 2 Điều 6, khoản 2 Điều 66 của Luật hộ tịch về việc ủy quyền đăng ký hộ tịch; điều kiện, trình tự đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử lưu động; ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý Sổ hộ tịch, Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Trích lục hộ tịch, các biểu mẫu hộ tịch khác (sau đây gọi là giấy tờ hộ tịch); quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành các quy định của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch (sau đây gọi là Nghị định số 123/2015/NĐ-CP) về tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả đăng ký hộ tịch, đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài về cư trú tại Việt Nam; ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh đã được đăng ký ở nước ngoài; đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân; giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh; chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con; kết hợp giải quyết việc đăng ký khai sinh và nhận cha, mẹ, con.

Điều 2. Ủy quyền đăng ký hộ tịch

1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 của Luật hộ tịch được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay, trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con.

2. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật; phạm vi uỷ quyền có thể gồm toàn bộ công việc theo trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch từ khi nộp hồ sơ đến khi nhận kết quả đăng ký hộ tịch.

Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người uỷ quyền.

3. Khi nộp hồ sơ đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con, một bên có yêu cầu có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền mà không cần có văn bản ủy quyền của bên còn lại.

Điều 3. Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch

1. Khi tiếp nhận hồ sơ, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

2. Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

3. Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch nộp bản sao không được chứng thực kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu người đi đăng ký hộ tịch nộp bản sao có chứng thực của giấy tờ đó.

Trường hợp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ xuất trình, đối chiếu với thông tin trong tờ khai và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Người tiếp nhận có thể chụp 01 bản giấy tờ xuất trình hoặc ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ.

4. Khi trả kết quả đăng ký hộ tịch, người trả kết quả có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu đăng ký hộ tịch kiểm tra lại nội dung ghi trong giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch. Nếu người yêu cầu đăng ký hộ tịch thấy nội dung đúng, phù hợp với hồ sơ đăng ký hộ tịch thì ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên trong Sổ hộ tịch theo hướng dẫn của người trả kết quả và nhận giấy tờ hộ tịch tương ứng. Chữ ký của người yêu cầu đăng ký hộ tịch trên Tờ khai đăng ký hộ tịch, giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch phải thống nhất; không được ký các chữ ký khác nhau. Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không ký được thì thực hiện điểm chỉ.

5. Khi trả kết quả đăng ký kết hôn, đăng ký lại kết hôn cả hai bên nam, nữ phải có mặt; khi trả kết quả đăng ký nhận cha, mẹ, con cả bên nhận và bên được nhận là cha, mẹ, con đều phải có mặt.

Điều 4. Giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch khi không nhận được kết quả xác minh

1. Đối với việc đăng ký hộ tịch phải gửi văn bản đề nghị xác minh theo quy định của Luật hộ tịch, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Thông tư này, nếu quá thời hạn mà không nhận được văn bản trả lời kết quả xác minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung cần xác minh. Người yêu cầu đăng ký hộ tịch chịu trách nhiệm về nội dung cam đoan của mình.

2. Trường hợp cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung yêu cầu đăng ký hộ tịch, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan biết về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật.

Cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết theo quy định của Điều 5 Thông tư này hoặc hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch, nếu có cơ sở xác định nội dung cam đoan không đúng sự thật.

Điều 5. Từ chối yêu cầu đăng ký hộ tịch

Hồ sơ đăng ký hộ tịch sau khi đã được hướng dẫn theo quy định tại khoản 1 Điều 3 của Thông tư này mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên. Nếu không đồng ý với việc từ chối, người yêu cầu đăng ký hộ tịch có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

Chương II

HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ MỘT SỐ VIỆC HỘ TỊCH

Mục 1. ĐĂNG KÝ KHAI SINH, GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH VIỆC KHAI SINH ĐÃ ĐĂNG KÝ Ở NƯỚC NGOÀI

Điều 6. Đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài, về cư trú tại Việt Nam

Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam hoặc cha và mẹ đều là công dân Việt Nam, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, về cư trú tại Việt Nam, được thực hiện theo quy định tại Điều 29 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và hướng dẫn sau đây:

1. Giấy tờ chứng minh việc trẻ em cư trú tại Việt Nam theo quy định tại khoản 2 Điều 29 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP gồm: giấy tờ chứng minh việc trẻ em đã nhập cảnh vào Việt Nam (như: hộ chiếu, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế có dấu xác nhận nhập cảnh của cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh) và văn bản xác nhận của cơ quan công an có thẩm quyền về việc trẻ em đang cư trú tại Việt Nam.

2. Họ, chữ đệm, tên của trẻ được xác định theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.

3. Việc xác định quốc tịch của trẻ em để ghi vào Giấy khai sinh thực hiện theo quy định pháp luật về quốc tịch.

Điều 7. Ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh đã được đăng ký ở nước ngoài

Trường hợp công dân Việt Nam sinh ra ở nước ngoài, đã được đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, về cư trú tại Việt Nam, nếu có yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh thì tùy từng trường hợp được giải quyết như sau:

1. Nếu trong Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp ghi quốc tịch là quốc tịch Việt Nam thì Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện) nơi người yêu cầu cư trú, thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh theo quy định tại Mục 6 Chương III của Luật hộ tịch và cấp Trích lục ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh.

2. Nếu người yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, người kia là người nước ngoài, trong Giấy khai sinh và giấy tờ đi lại quốc tế do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp không ghi quốc tịch của người đó, đồng thời cha, mẹ có văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con hoặc cha, mẹ không thỏa thuận được việc lựa chọn quốc tịch cho con thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi người yêu cầu cư trú thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh theo quy định tại Mục 6 Chương III của Luật hộ tịch, cấp Trích lục ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh, quốc tịch là quốc tịch Việt Nam.

Điều 8. Đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân

1. Trường hợp công dân Việt Nam cư trú trong nước, sinh trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 mà chưa được đăng ký khai sinh nhưng có hồ sơ, giấy tờ cá nhân (bản chính hoặc bản sao được chứng thực hợp lệ) như: giấy tờ tùy thân theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP; Sổ hộ khẩu; Sổ tạm trú; giấy tờ khác do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp và có yêu cầu đăng ký khai sinh thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó cư trú thực hiện việc đăng ký khai sinh.

2. Trường hợp người Việt Nam định cư ở nước ngoài, chưa được đăng ký khai sinh, nếu có hồ sơ, giấy tờ cá nhân quy định tại khoản 1 Điều này, trong đó ghi nơi sinh tại Việt Nam và có yêu cầu đăng ký khai sinh thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú trước khi xuất cảnh của người đó thực hiện việc đăng ký khai sinh.

3. Hồ sơ đăng ký khai sinh đối với các trường hợp quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này gồm có: Tờ khai đăng ký khai sinh, văn bản cam đoan về việc chưa được đăng ký khai sinh; các giấy tờ theo quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 26 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP. Trình tự giải quyết, nội dung đăng ký khai sinh được thực hiện tương tự quy định tại khoản 2, khoản 3, khoản 5 Điều 26 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Khoản 3, Khoản 4 Điều 9, Điều 10 của Thông tư này.

Điều 9. Giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh

Giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh theo quy định tại Điều 26 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP gồm:

1. Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (bản sao được công chứng, chứng thực hợp lệ, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh).

2. Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.

3. Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có giấy tờ quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này thì giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh:

a) Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;

b) Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;

c) Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;

d) Giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân;

đ) Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.

Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và phải cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có. Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh cam đoan không đúng sự thật, cố ý chỉ nộp bản sao giấy tờ có lợi để đăng ký lại khai sinh thì việc đăng ký lại khai sinh không có giá trị pháp lý.

Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại việc sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.

4. Việc đăng ký lại khai sinh vi phạm quy định của Luật hộ tịch, Nghị định số 123/2005/NĐ-CP và Thông tư này thì Giấy khai sinh đã được cấp không có giá trị pháp lý, phải được thu hồi, hủy bỏ. Người yêu cầu đăng ký khai sinh tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 10. Xác định nội dung đăng ký lại khai sinh

1. Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có giấy tờ theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và khoản 1, khoản 2 Điều 9 của Thông tư này thì nội dung đăng ký lại khai sinh được xác định theo giấy tờ đó.

Trường hợp hiện tại thông tin về cha, mẹ, bản thân người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có thay đổi so với nội dung giấy tờ cấp trước đây thì người đó có trách nhiệm xuất trình giấy tờ chứng minh việc thay đổi. Nếu việc thay đổi thông tin là phù hợp với quy định pháp luật thì nội dung đăng ký lại khai sinh được xác định theo thông tin thay đổi; nội dung thông tin trước khi thay đổi được ghi vào “Phần ghi chú những thay đổi sau này” tại mặt sau của Giấy khai sinh và mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh.

Ví dụ: Trong bản sao Giấy khai sinh của Nguyễn Văn A cấp năm 1975 ghi họ tên cha là Nguyễn Văn B, sinh năm 1950, quốc tịch Việt Nam. Nhưng hiện nay người cha đã thôi quốc tịch Việt Nam, nhập quốc tịch Đức, thay đổi họ tên là Nguyen Henry, thì khi đăng ký lại khai sinh cho Nguyễn Văn A, người đi đăng ký phải xuất trình Quyết định của Chủ tịch nước cho thôi quốc tịch Việt Nam và giấy tờ chứng minh việc có quốc tịch Đức, việc thay đổi họ tên của người cha; phần khai về người cha trong Giấy khai sinh được ghi như sau:

“Họ tên cha: Nguyen Henry, sinh năm 1950, quốc tịch Đức”.

“Phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này” tại mặt sau của Giấy khai sinh và mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh ghi rõ: Người cha thay đổi họ tên và quốc tịch từ Nguyễn Văn B, quốc tịch Việt Nam, thành Nguyen Henry, quốc tịch Đức.

2. Tại thời điểm đăng ký lại khai sinh, nếu địa danh hành chính đã có sự thay đổi so với địa danh ghi trong giấy tờ được cấp trước đây thì xác định và ghi theo địa danh hành chính hiện tại; việc thay đổi địa danh hành chính được ghi vào “Phần ghi chú những thay đổi sau này” tại mặt sau của Giấy khai sinh và mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh.

Ví dụ: Nơi sinh, quê quán trong bản sao Giấy khai sinh trước đây của Nguyễn Văn A là “Vĩnh Thịnh, Vĩnh Lạc, Vĩnh Phú”; hiện tại đã thay đổi địa danh huyện và tỉnh là Vĩnh Tường, Vĩnh Phúc thì ghi nơi sinh, quê quán theo địa danh hành chính hiện tại là: “Vĩnh Thịnh, Vĩnh Tường, Vĩnh Phúc”.

“Phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này” tại mặt sau của Giấy khai sinh và mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh ghi rõ: Nơi sinh, quê quán thay đổi từ “Vĩnh Thịnh, Vĩnh Lạc, Vĩnh Phú” thành “Vĩnh Thịnh, Vĩnh Tường, Vĩnh Phúc”.

Mục 2. ĐĂNG KÝ NHẬN CHA, MẸ, CON

Điều 11. Chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con

Chứng cứ để chứng minh quan hệ cha, mẹ, con theo quy định tại khoản 1 Điều 25 và khoản 1 Điều 44 của Luật hộ tịch gồm một trong các giấy tờ, tài liệu sau đây:

1. Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan khác có thẩm quyền ở trong nước hoặc nước ngoài xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con.

2. Trường hợp không có văn bản quy định tại khoản 1 Điều này thì phải có thư từ, phim ảnh, băng, đĩa, đồ dùng, vật dụng khác chứng minh mối quan hệ cha con, quan hệ mẹ con và văn bản cam đoan của cha, mẹ về việc trẻ em là con chung của hai người, có ít nhất hai người thân thích của cha, mẹ làm chứng.

Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm giải thích rõ trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan, làm chứng không đúng sự thật.

Cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết theo quy định tại Điều 5 của Thông tư này hoặc hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch, nếu có cơ sở xác định nội dung cam đoan, làm chứng không đúng sự thật.

Điều 12. Kết hợp giải quyết việc đăng ký khai sinh và nhận cha, mẹ, con

Khi đăng ký khai sinh cho trẻ em mà có người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch kết hợp giải quyết thủ tục đăng ký khai sinh và thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con như sau:

1. Hồ sơ gồm:

a) Tờ khai đăng ký khai sinh và Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con theo mẫu quy định;

b) Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ thay Giấy chứng sinh theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Luật hộ tịch;

c) Chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con theo quy định tại Điều 11 của Thông tư này.

2. Các giấy tờ khác, trình tự giải quyết được thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 16 và Điều 25 của Luật hộ tịch trong trường hợp thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã; theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 36 và Điều 44 của Luật hộ tịch trong trường hợp thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện.

Nội dung đăng ký khai sinh xác định theo quy định tại Điều 4 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP. Giấy khai sinh và Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con được cấp đồng thời cho người yêu cầu.

Điều 13. Hướng dẫn đăng ký nhận cha, mẹ, con, bổ sung hộ tịch trong một số trường hợp đặc biệt

1. Trường hợp nam, nữ chung sống với nhau như vợ chồng, không đăng ký kết hôn, sinh con, người con sống cùng với người cha, khi người cha làm thủ tục nhận con mà không liên hệ được với người mẹ thì không cần có ý kiến của người mẹ trong Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con.

Nếu có Giấy chứng sinh và giấy tờ tuỳ thân của người mẹ thì phần khai về người mẹ được ghi theo Giấy chứng sinh và giấy tờ tuỳ thân của người mẹ. Nếu không có Giấy chứng sinh và giấy tờ tuỳ thân của người mẹ thì ghi theo thông tin do người cha cung cấp, người cha chịu trách nhiệm về thông tin do mình cung cấp.

2. Trường hợp con do người vợ sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, đã được đăng ký khai sinh không có thông tin về người cha, vợ chồng có văn bản thừa nhận là con chung thì không phải làm thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con mà làm thủ tục bổ sung hộ tịch để ghi bổ sung thông tin về người cha trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con.

3. Trường hợp con do người vợ sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, chưa được đăng ký khai sinh mà khi đăng ký khai sinh, vợ chồng có văn bản thừa nhận là con chung thì thông tin về người cha được ghi ngay vào Giấy khai sinh của người con mà không phải làm thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con.

Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm giải thích rõ về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cung cấp thông tin về người mẹ tại khoản 1 Điều này, lập văn bản thừa nhận con chung tại khoản 2, khoản 3 Điều này không đúng sự thật.

Cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết theo quy định tại Điều 5 của Thông tư này hoặc hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch, nếu có cơ sở xác định các thông tin cung cấp cho cơ quan đăng ký hộ tịch không đúng sự thật.

Mục 3. ĐĂNG KÝ KHAI SINH, KHAI TỬ, KẾT HÔN LƯU ĐỘNG

Điều 14. Các trường hợp đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn lưu động

1. Trường hợp trẻ em sinh ra mà cha mẹ bị khuyết tật, ốm bệnh không thể đi đăng ký khai sinh cho con; cha mẹ bị bắt, tạm giam hoặc đang thi hành án phạt tù mà không còn ông bà nội, ngoại và người thân thích khác hoặc những người này không có điều kiện đi đăng ký khai sinh cho trẻ thì Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành đăng ký khai sinh lưu động.

Trường hợp người chết không có người thân thích, người thân thích không sống cùng địa bàn xã hoặc là người già, yếu, khuyết tật không đi đăng ký khai tử được thì Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành đăng ký khai tử lưu động.

Trường hợp hai bên nam, nữ cùng thường trú trên địa bàn cấp xã mà một hoặc cả hai bên nam, nữ là người khuyết tật, ốm bệnh không thể đi đăng ký kết hôn được thì Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành đăng ký kết hôn lưu động.

2. Ngoài các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, căn cứ điều kiện thực tế của địa phương, Uỷ ban nhân dân cấp xã quyết định tổ chức đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn lưu động.

3. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm bố trí thời gian, kinh phí, nhân lực để thực hiện đăng ký hộ tịch lưu động theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này với hình thức phù hợp, bảo đảm mọi sự kiện sinh, tử, kết hôn của người dân được đăng ký đầy đủ và tăng cường công tác quản lý hộ tịch tại địa phương.

Điều 15. Thủ tục đăng ký khai sinh, khai tử lưu động

1. Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã được giao nhiệm vụ đăng ký khai sinh, khai tử lưu động có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ các loại mẫu Tờ khai, giấy tờ hộ tịch và điều kiện cần thiết để thực hiện đăng ký lưu động tại nhà riêng hoặc tại địa điểm tổ chức đăng ký lưu động, bảo đảm thuận lợi cho người dân.

Tại địa điểm đăng ký hộ tịch lưu động, công chức tư pháp - hộ tịch hướng dẫn người yêu cầu điền đầy đủ thông tin trong Tờ khai; kiểm tra các giấy tờ làm cơ sở cho việc đăng ký khai sinh, khai tử theo quy định của Luật hộ tịch, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Thông tư này; viết Phiếu tiếp nhận hồ sơ. Thời hạn trả kết quả đăng ký khai sinh, khai tử lưu động không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.

2. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều này, công chức tư pháp - hộ tịch trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký giấy tờ hộ tịch và ghi nội dung đăng ký vào Sổ hộ tịch tương ứng.

3. Trong thời hạn 05 ngày theo quy định tại khoản 1 Điều này, công chức tư pháp - hộ tịch đem theo giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch để trả kết quả cho người có yêu cầu tại địa điểm đăng ký lưu động; hướng dẫn người dân ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên trong Sổ hộ tịch theo quy định. Tại mục “Ghi chú” trong Sổ hộ tịch ghi rõ “Đăng ký lưu động”.

4. Trường hợp người yêu cầu không biết chữ thì công chức tư pháp - hộ tịch trực tiếp ghi Tờ khai, sau đó đọc cho người yêu cầu nghe lại nội dung và hướng dẫn người đó điểm chỉ vào Tờ khai. Khi trả kết quả đăng ký hộ tịch, công chức tư pháp - hộ tịch phải đọc lại nội dung giấy tờ hộ tịch cho người yêu cầu nghe và hướng dẫn người đó điểm chỉ vào Sổ hộ tịch.

Quy định này cũng được áp dụng đối với thủ tục đăng ký kết hôn lưu động tại Điều 16 của Thông tư này.

Điều 16. Thủ tục đăng ký kết hôn lưu động

1. Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã được giao nhiệm vụ đăng ký kết hôn lưu động có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ mẫu Tờ khai, giấy tờ hộ tịch và điều kiện cần thiết để thực hiện đăng ký lưu động. Tại địa điểm đăng ký lưu động, công chức tư pháp - hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra, xác minh về điều kiện kết hôn của các bên; hướng dẫn người dân điền đầy đủ thông tin trong Tờ khai đăng ký kết hôn; viết Phiếu tiếp nhận hồ sơ. Thời hạn trả kết quả đăng ký kết hôn lưu động không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.

2. Trong thời hạn 05 ngày theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu xét thấy các bên có đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình, công chức tư pháp - hộ tịch trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký Giấy chứng nhận kết hôn, sau đó tiến hành trao Giấy chứng nhận kết hôn cho các bên tại địa điểm đăng ký lưu động.

Chương III

MẪU GIẤY TỜ, SỔ HỘ TỊCH; HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ, SỬ DỤNG GIẤY TỜ, SỔ HỘ TỊCH

Mục 1. MẪU GIẤY TỜ, SỔ HỘ TỊCH

Điều 17. Ban hành danh mục mẫu giấy tờ, Sổ hộ tịch

1. Ban hành kèm theo Thông tư này:

a) Danh mục giấy tờ hộ tịch do Bộ Tư pháp in, phát hành (Phụ lục 1);

b) Danh mục Sổ hộ tịch do Bộ Tư pháp in, phát hành (Phụ lục 2);

c) Danh mục giấy tờ hộ tịch được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký hộ tịch tự in, sử dụng (Phụ lục 3);

d) Danh mục Sổ hộ tịch được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký hộ tịch tự in, sử dụng (Phụ lục 4).

đ) Danh mục mẫu Tờ khai đăng ký hộ tịch được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký hộ tịch, người dân tự in, sử dụng (Phụ lục 5).

2. Tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc, chi tiết kỹ thuật của mẫu giấy tờ, Sổ hộ tịch được mô tả cụ thể trong các Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này.

Điều 18. Thẩm quyền in, phát hành mẫu giấy tờ, Sổ hộ tịch

1. Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn, Sổ đăng ký khai tử được ban hành theo Danh mục quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều 17 của Thông tư này do Bộ Tư pháp trực tiếp in và phát hành.

Căn cứ nhu cầu sử dụng tại địa phương, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương liên hệ với Bộ Tư pháp để được cung cấp.

2. Trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch đã ứng dụng công nghệ thông tin, có phần mềm đăng ký hộ tịch bảo đảm việc in nội dung thông tin hộ tịch theo đúng tiêu chuẩn về kích thước, chi tiết kỹ thuật quy định tại khoản 2 Điều 17 của Thông tư này và được Bộ Tư pháp công nhận thì được cung cấp phôi mẫu Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn (theo Danh mục quy định tại điểm a khoản 1 Điều 17) để tự in.

3. Mẫu Trích lục hộ tịch (bản chính và bản sao) được ban hành theo Danh mục quy định tại điểm c khoản 1 Điều 17 của Thông tư này và mẫu Tờ khai đăng ký hộ tịch được ban hành theo Danh mục quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 17 của Thông tư này được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp (tại địa chỉ: www.moj.gov.vn), cơ quan đăng ký hộ tịch được truy cập và tự in để sử dụng.

Người yêu cầu đăng ký hộ tịch truy cập trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp để tự in và sử dụng các mẫu Tờ khai đăng ký hộ tịch. Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không thể tự in được thì cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm in và phát miễn phí cho người yêu cầu đăng ký hộ tịch.

4. Mẫu Sổ hộ tịch được ban hành theo Danh mục quy định tại điểm d khoản 1 Điều 17 của Thông tư này được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp (tại địa chỉ: www.moj.gov.vn), cơ quan đăng ký hộ tịch được truy cập và tự in để sử dụng.

Trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước không thể tự in được, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm in và phát hành cho các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn để sử dụng.

5. Cơ quan đăng ký hộ tịch phải chịu trách nhiệm về việc sử dụng giấy tờ, Sổ hộ tịch được in, phát hành không đúng quy định của Thông tư này.

Mục 2. HƯỚNG DẪN CÁCH GHI SỔ, GIẤY TỜ HỘ TỊCH

Điều 19. Nguyên tắc ghi sổ, giấy tờ hộ tịch

1. Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã, công chức làm công tác hộ tịch của Phòng Tư pháp, viên chức ngoại giao, lãnh sự (sau đây gọi chung là công chức làm công tác hộ tịch) phải tự mình ghi vào Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch. Nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa; viết bằng loại mực tốt, cùng một màu; không dùng các màu mực khác nhau; không dùng mực đỏ.

Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin để in giấy tờ hộ tịch trên máy thì phải in bằng loại mực tốt, màu đen, không bị nhòe, mất nét hoặc phai màu.

2. Sổ hộ tịch phải được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối cùng ngay từ khi mở sổ. Sổ được ghi liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống.

3. Số đăng ký trong năm trên mỗi loại Sổ hộ tịch phải được ghi liên tục theo thứ tự, bắt đầu từ số 01 cho đến hết năm. Trường hợp chưa hết năm mà hết sổ thì sử dụng sang quyển sổ khác và ghi tiếp theo số thứ tự cuối cùng của sổ trước, không được ghi lại từ số 01.

Ví dụ: Sổ đăng ký khai sinh năm 2016, quyển 1 dùng hết với số cuối cùng (của trang cuối cùng) là 200 thì khi chuyển sang quyển 2, lấy số tiếp theo là 201.

4. Số ghi trên giấy tờ hộ tịch của cá nhân phải trùng với số đăng ký ghi trong Sổ hộ tịch theo quy định tại khoản 3 Điều này.

5. Các cột, mục trong Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch phải được ghi đầy đủ, chính xác theo đúng hướng dẫn trong Sổ hộ tịch và Thông tư này; ngày, tháng, năm được ghi theo dương lịch.

6. Việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền được ghi vào Sổ hộ tịch như sau:

a) Việc thay đổi quốc tịch được ghi vào mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh; việc thay đổi này cũng được ghi vào mục “Ghi chú” trong các Sổ hộ tịch khác mà người thay đổi quốc tịch đã đăng ký hộ tịch;

b) Việc xác định cha, mẹ, con được ghi vào mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh của người con;

c) Việc xác định lại giới tính được ghi vào mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh của người được xác định lại giới tính;

d) Việc nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi được ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi;

đ) Việc ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn được ghi vào mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký kết hôn;

e) Việc công nhận giám hộ được ghi vào Sổ đăng ký giám hộ;

g) Việc tuyên bố hoặc huỷ tuyên bố một người mất tích, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự được ghi vào mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh;

h) Việc tuyên bố hoặc huỷ tuyên bố một người đã chết được ghi vào Sổ đăng ký khai tử.

7. Việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài được ghi vào Sổ hộ tịch như sau:

a) Việc khai sinh được ghi vào Sổ đăng ký khai sinh;

b) Việc kết hôn được ghi vào Sổ đăng ký kết hôn;

c) Việc giám hộ được ghi vào Sổ đăng ký giám hộ;

d) Việc nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con được ghi vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con. Trường hợp người con đã được đăng ký khai sinh tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký khai sinh ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký khai sinh;

đ) Việc nuôi con nuôi được ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi;

e) Việc thay đổi hộ tịch được ghi vào Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc và ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký các việc hộ tịch khác;

g) Việc ly hôn, huỷ việc kết hôn được ghi vào Sổ ghi chú ly hôn. Nếu việc kết hôn, ghi chú kết hôn trước đây thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký kết hôn, ghi chú kết hôn để ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký kết hôn;

h) Việc khai tử được ghi vào Sổ đăng ký khai tử.

8. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu trữ Sổ hộ tịch có trách nhiệm thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định tại khoản 6 Điều này ngay sau khi nhận được bản án, quyết định.

Trường hợp Sổ hộ tịch được lưu trữ tại 2 cấp thì cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch nhận được bản án, quyết định, sau khi ghi vào Sổ hộ tịch, có trách nhiệm thông báo tiếp cho cơ quan đang lưu trữ Sổ hộ tịch còn lại để ghi vào Sổ hộ tịch, bảo đảm cập nhật đồng bộ.

9. Khi ghi vào Sổ hộ tịch, phải ghi theo đúng nội dung của giấy tờ hộ tịch; những nội dung trong Sổ hộ tịch có mà trong giấy tờ hộ tịch không có thì để trống, những nội dung trong giấy tờ hộ tịch có nhưng trong Sổ hộ tịch không có thì ghi vào mục “Ghi chú” của Sổ hộ tịch.

Trường hợp nội dung thông tin hộ tịch trên giấy tờ hộ tịch, Sổ hộ tịch chưa xác định được thì để trống, không được gạch chéo hoặc đánh dấu.

Điều 20. Cách ghi địa danh hành chính trên giấy tờ hộ tịch, Sổ hộ tịch khi có sự thay đổi về địa danh hành chính

1. Khi có sự thay đổi về địa danh hành chính thì phần ghi địa danh hành chính trên giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch được ghi theo địa danh hành chính tại thời điểm đăng ký.

2. Khi cấp bản sao Trích lục hộ tịch, phần ghi địa danh hành chính trong bản sao Trích lục hộ tịch phải theo đúng địa danh hành chính đã đăng ký trong Sổ hộ tịch.

Điều 21. Cách ghi Giấy khai sinh, Sổ đăng ký khai sinh

1. Họ, chữ đệm, tên của người được khai sinh phải ghi bằng chữ in hoa, có dấu.

2. Ngày, tháng, năm sinh của người được khai sinh là ngày, tháng, năm dương lịch, được ghi bằng số và bằng chữ.

3. Mục “Nơi sinh” được ghi như sau:

a) Trường hợp trẻ em sinh tại bệnh viện, nhà hộ sinh, trạm y tế, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh (sau đây gọi chung là cơ sở y tế) thì ghi tên cơ sở y tế đó và tên địa danh hành chính nơi có cơ sở y tế đó.

Ví dụ: - Bệnh viện đa khoa Đức Giang, phường Đức Giang, quận Long Biên, thành phố Hà Nội.

- Trạm y tế xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh.

- Bệnh viện Phụ sản, Hà Nội.

b) Trường hợp trẻ em sinh ngoài cơ sở y tế quy định tại điểm a của khoản này, bao gồm trường hợp sinh tại nhà, sinh trên phương tiện giao thông, trên đường hoặc tại địa điểm khác thì “Nơi sinh” được ghi theo địa danh hành chính thực tế, nơi trẻ em sinh ra (ghi địa danh hành chính đủ 3 cấp).

Ví dụ: - Xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh.

c) Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài thì “Nơi sinh” được ghi theo tên thành phố và tên quốc gia, nơi trẻ em được sinh ra; trường hợp trẻ em sinh ra tại quốc gia liên bang thì ghi tên thành phố, tên tiểu bang và tên quốc gia đó.

Ví dụ: - Paris, Cộng hòa Pháp.

- London, Vương quốc Anh.

- Los Angeles, tiểu bang California, Hoa Kỳ.

4. Mục “Nơi cư trú” được ghi như sau:

a) Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở trong nước thì ghi theo nơi đăng ký thường trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú, thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú.

b) Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì ghi theo địa chỉ thường trú hoặc tạm trú ở nước ngoài.

Cách ghi “Nơi cư trú” theo hướng dẫn tại khoản này cũng được áp dụng để ghi mục “Nơi cư trú” trong các loại Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch khác.

5. Mục “Giấy tờ tùy thân” của người đi đăng ký khai sinh, bao gồm các loại giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, phải ghi rõ: tên loại giấy tờ, số, cơ quan cấp, ngày cấp giấy tờ đó.

Ví dụ: - Giấy CMND số 030946299, Công an thành phố Hải Phòng cấp ngày 01/01/2011.

- Hộ chiếu số B234567, Cục QLXNC cấp ngày 14/02/2012.

- Thẻ căn cước công dân số 010116000099, Bộ Công an cấp ngày 01/6/2016.

6. Mục “Nơi đăng ký khai sinh” phải ghi đúng tên cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh theo quy định của Luật hộ tịch, cụ thể như sau:

a) Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã thì phải ghi đủ địa danh hành chính 3 cấp (xã, huyện, tỉnh).

Ví dụ: UBND phường Cầu Diễn, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.

b) Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện thì phải ghi đủ tên 2 cấp hành chính (huyện, tỉnh).

Ví dụ: UBND huyện Kiến Thụy, thành phố Hải Phòng.

c) Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thì ghi tên của Cơ quan đại diện và tên quốc gia nơi có trụ sở của Cơ quan đại diện đó.

Ví dụ: - Đại sứ quán Việt Nam tại CHLB Đức.

- Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka, Nhật Bản.

7. Việc hướng dẫn ghi tên của cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh theo quy định tại khoản 6 của Điều này cũng được áp dụng để ghi tên của cơ quan có thẩm quyền đăng ký các việc hộ tịch khác theo quy định của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, được ghi thống nhất trong Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch.

8. “Phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này” tại mặt sau của Giấy khai sinh sử dụng để ghi chú nội dung thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; ghi các thông tin hộ tịch thay đổi theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi thực hiện cần ghi rõ ngày, tháng, năm tiến hành ghi chú, thông tin hộ tịch có sự thay đổi và tên loại giấy tờ, số, tên cơ quan, ngày, tháng, năm cấp giấy tờ là căn cứ để thực hiện việc ghi chú.

Điều 22. Cách ghi Giấy chứng nhận kết hôn, Sổ đăng ký kết hôn

1. Họ, chữ đệm, tên vợ; họ, chữ đệm, tên chồng ghi bằng chữ in hoa, có dấu.

2. Ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn là ngày, tháng, năm xác lập quan hệ vợ chồng, trừ trường hợp đăng ký lại kết hôn; đăng ký hôn nhân thực tế theo quy định tại khoản 2 Điều 44 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP; thực hiện lại việc đăng ký kết hôn theo quy định tại Điều 13 của Luật hôn nhân và gia đình.

Trường hợp đăng ký lại kết hôn, đăng ký hôn nhân thực tế mà không xác định được ngày đăng ký kết hôn trước đây, ngày xác lập quan hệ chung sống với nhau như vợ chồng thì ghi ngày đầu tiên của tháng, năm đăng ký kết hôn, xác lập quan hệ chung sống; trường hợp không xác định được ngày, tháng thì ghi ngày 01 tháng 01 của năm đăng ký kết hôn trước đây, năm xác lập quan hệ chung sống.

3. “Phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này” tại mặt sau của Giấy chứng nhận kết hôn sử dụng để ghi nội dung thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; ghi các thông tin hộ tịch thay đổi theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi thực hiện cần ghi rõ ngày, tháng, năm tiến hành ghi chú, thông tin hộ tịch có sự thay đổi và tên loại giấy tờ, số, tên cơ quan, ngày, tháng, năm cấp giấy tờ là căn cứ để thực hiện việc ghi chú.

Ngày quan hệ hôn nhân được công nhận trong trường hợp đăng ký lại kết hôn, đăng ký hôn nhân thực tế theo quy định tại khoản 2 Điều 44 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, thực hiện lại việc đăng ký kết hôn theo quy định tại Điều 13 của Luật hôn nhân và gia đình cũng được ghi vào phần “nội dung ghi chú” của mặt sau Giấy chứng nhận kết hôn.

Điều 23. Cách ghi Trích lục khai tử, Sổ đăng ký khai tử

1. Họ, chữ đệm, tên người chết phải viết bằng chữ in hoa, có dấu.

2. Mục “Đã chết vào lúc” được ghi theo Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử quy định tại khoản 2 Điều 4 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, trong đó ghi rõ giờ, phút, ngày, tháng, năm chết bằng số và bằng chữ; trường hợp không rõ giờ, phút chết thì bỏ trống.

3. Mục “Nơi chết” ghi rõ tên cơ sở y tế và địa danh hành chính nơi có trụ sở của cơ sở y tế trong trường hợp chết tại cơ sở y tế.

Trường hợp chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, chết tại trại giam, trại tạm giam, nơi thi hành án tử hình, tại trụ sở cơ quan, tổ chức hoặc không xác định được nơi chết thì ghi địa danh hành chính đủ 3 cấp (xã, huyện, tỉnh) nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết.

4. Mục “Nguyên nhân chết” được ghi theo Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay giấy báo tử quy định tại khoản 2 Điều 4 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP; trường hợp chưa xác định được nguyên nhân chết thì để trống.

5. Phần ghi về Giấy báo tử/giấy tờ thay Giấy báo tử phải ghi rõ tên giấy tờ; số, ngày, tháng, năm cấp; cơ quan, tổ chức cấp.

Ví dụ: Giấy báo tử số 05/UBND-GBT, UBND phường Lam Sơn, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng cấp ngày 05/01/2016.

Điều 24. Cách ghi Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc

1. Tên của Trích lục phải ghi rõ tương ứng với từng loại việc cụ thể.

Ví dụ: - Trích lục thay đổi hộ tịch

- Trích lục cải chính hộ tịch

- Trích lục bổ sung hộ tịch

- Trích lục xác định lại dân tộc

2. Khi cấp bản sao Trích lục hộ tịch thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc từ loại sổ nào thì phải ghi rõ tên sổ ấy. Ví dụ: “Sổ đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch năm…”; “Sổ đăng ký khai sinh năm…”.

Điều 25. Cách ghi Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

1. Mục “Nơi cư trú” ghi theo địa chỉ cư trú hiện nay của người được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

2. Mục “Trong thời gian cư trú tại:.. từ ngày... tháng... năm... đến ngày... tháng... năm...” chỉ ghi trong trường hợp người yêu cầu đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian đăng ký thường trú trước đây.

3. Mục “Tình trạng hôn nhân” phải ghi chính xác về tình trạng hôn nhân hiện tại của người đó, cụ thể như sau:

- Nếu chưa bao giờ kết hôn thì ghi “Chưa đăng ký kết hôn với ai”.

- Nếu đang có vợ/chồng thì ghi “Hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông... (Giấy chứng nhận kết hôn số..., do... cấp ngày... tháng... năm...)”.

- Nếu có đăng ký kết hôn, nhưng đã ly hôn và chưa kết hôn mới thì ghi “Có đăng ký kết hôn, nhưng đã ly hôn theo Bản án/Quyết định ly hôn số... ngày... tháng... năm... của Tòa án nhân dân...; hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai”.

- Nếu có đăng ký kết hôn, nhưng vợ/chồng đã chết và chưa kết hôn mới thì ghi “Có đăng ký kết hôn, nhưng vợ/chồng đã chết (Giấy chứng tử/Trích lục khai tử/Bản án số:... do... cấp ngày... tháng... năm...); hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai”.

- Nếu là trường hợp chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987 và vẫn chung sống với nhau mà chưa đăng ký kết hôn thì ghi “Hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông...”.

4. Trường hợp Cơ quan đại diện cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam trong thời gian cư trú ở nước ngoài thì mục “Nơi cư trú” ghi theo địa chỉ cư trú hiện tại của người yêu cầu; mục “Trong thời gian cư trú tại:... từ ngày... tháng... năm... đến ngày... tháng... năm...” ghi theo địa chỉ, thời gian cư trú thực tế tại nước ngoài. Tình trạng hôn nhân của người đó được xác định theo Sổ đăng ký hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử do Cơ quan đại diện quản lý và ghi tương tự như quy định tại khoản 3 Điều này.

Ví dụ: “Ông Nguyễn Văn A,

Nơi cư trú: Berlin, CHLB Đức.

Trong thời gian cư trú tại: New York, Hoa Kỳ, từ ngày 20 tháng 10 năm 2010 đến ngày 27 tháng 7 năm 2012.

Tình trạng hôn nhân: Không đăng ký kết hôn với ai tại Đại sứ quán Việt Nam tại Hoa Kỳ”.

5. Mục “Giấy này được cấp để:” phải ghi đúng mục đích sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, không được để trống.

Ví dụ: Làm thủ tục mua bán nhà; bổ túc hồ sơ xin việc; làm thủ tục thừa kế; bổ túc hồ sơ đi du lịch nước ngoài; để kết hôn…

Trường hợp sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để làm thủ tục đăng ký kết hôn thì phải ghi rõ họ tên, năm sinh, giấy tờ tùy thân của người dự định kết hôn, nơi dự định làm thủ tục kết hôn.

Ví dụ: - Giấy này được cấp để làm thủ tục kết hôn với chị Nguyễn Thị T, sinh năm 1992, CMND số 031331332, tại UBND xã Lập Lễ, huyện Thuỷ Nguyên, thành phố Hải Phòng.

- Giấy này được cấp để làm thủ tục kết hôn với anh Nguyễn Việt K, sinh năm 1962, Hộ chiếu số: B123456, tại UBND huyện Hoài Đức, thành phố Hà Nội.

- Giấy này được cấp để làm thủ tục kết hôn với anh SON CHA DUEK, sinh năm 1965, Hộ chiếu số: M234123, tại Hàn Quốc.

Điều 26. Sửa chữa sai sót khi ghi Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch

1. Khi đăng ký hộ tịch, nếu có sai sót trong việc ghi nội dung vào Sổ hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch phải gạch bỏ phần sai sót, ghi sang bên cạnh hoặc lên phía trên, không được chữa đè lên chữ cũ, không được tẩy xóa và viết đè lên chỗ đã tẩy xoá.

Trường hợp có sai sót bỏ trống trang sổ thì công chức làm công tác hộ tịch phải gạch chéo vào trang bỏ trống.

Cột ghi chú của Sổ hộ tịch phải ghi rõ nội dung sửa chữa sai sót; ngày, tháng, năm sửa; công chức làm công tác hộ tịch ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.

Công chức làm công tác hộ tịch có trách nhiệm báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch biết về việc sửa chữa sai sót. Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra, cho phép đóng dấu xác nhận vào nội dung sửa chữa sai sót.

Công chức làm công tác hộ tịch không được tự ý tẩy xóa, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung đã ghi trong Sổ hộ tịch.

2. Khi đăng ký hộ tịch, nếu có sai sót trên giấy tờ hộ tịch thì công chức làm công tác hộ tịch phải hủy bỏ giấy tờ đó và ghi giấy tờ mới, không cấp cho người dân giấy tờ hộ tịch đã bị sửa chữa.

3. Sau khi đăng ký hộ tịch mà phát hiện sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc do lỗi của người yêu cầu đăng ký hộ tịch thì phải tiến hành thủ tục cải chính hộ tịch theo quy định tại khoản 2 Điều 7 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.

Mục 3. HƯỚNG DẪN MỞ, KHÓA SỔ HỘ TỊCH, LƯU TRỮ, BẢO QUẢN SỔ HỘ TỊCH

Điều 27. Mở, khóa Sổ hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện

1. Số quyển của Sổ hộ tịch được đánh số và ghi theo thứ tự sử dụng của từng loại sổ trong năm, bắt đầu từ số 01.

Ví dụ: - Sổ đăng ký giám hộ, số: 01-TP/HT-2015-GH

- Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con, số: 01-TP/HT-2015-CMC.

Ngày mở sổ là ngày đăng ký sự kiện hộ tịch đầu tiên của sổ. Ngày khoá sổ thực hiện như sau: trường hợp hết sổ mà chưa hết năm thì khóa sổ vào ngày đăng ký sự kiện hộ tịch cuối cùng của sổ; trường hợp hết năm mà chưa dùng hết sổ thì khóa sổ vào ngày 31 tháng 12 của năm đó.

2. Khi hết năm đăng ký, công chức làm công tác hộ tịch phải thống kê rõ số quyển Sổ hộ tịch đã sử dụng, tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký trong năm, số trường hợp ghi sai sót phải sửa chữa theo quy định tại khoản 1 Điều 26 của Thông tư này và các trang bị bỏ trống (nếu có) trong từng sổ.

3. Sau khi thống kê theo quy định tại khoản 2 Điều này, công chức làm công tác hộ tịch phải ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên; báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch ký xác nhận, ghi rõ họ, chữ đệm, tên, chức vụ và đóng dấu.

Điều 28. Lưu trữ, bảo quản Sổ hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Sở Tư pháp

1. Sổ hộ tịch được lưu trữ vĩnh viễn, được giữ gìn, bảo quản để sử dụng, phục vụ nhu cầu của nhân dân và hoạt động quản lý nhà nước.

2. Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Sở Tư pháp có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng Sổ hộ tịch theo đúng quy định của pháp luật; thực hiện các biện pháp phòng chống bão lụt, cháy, ẩm ướt, mối mọt để bảo đảm an toàn.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, cấp huyện và Giám đốc Sở Tư pháp phải chịu trách nhiệm trong việc làm mất, hư hỏng hoặc khai thác, sử dụng Sổ hộ tịch trái pháp luật.

Điều 29. Mở, khóa Sổ hộ tịch và lưu trữ Sổ hộ tịch tại Cơ quan đại diện

1. Cơ quan đại diện thực hiện việc mở, khóa Sổ hộ tịch, lưu trữ, bảo quản Sổ hộ tịch tương tự theo hướng dẫn tại Điều 27 và Điều 28 của Thông tư này.

2. Sau khi khóa sổ, Cơ quan đại diện chứng thực 01 bản sao đối với mỗi loại Sổ hộ tịch để chuyển lưu tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 30. Điều khoản chuyển tiếp

Hồ sơ yêu cầu đăng ký hộ tịch do cơ quan đăng ký hộ tịch tiếp nhận trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 mà chưa giải quyết xong thì tiếp tục được giải quyết theo quy định pháp luật có hiệu lực vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ và được sử dụng biểu mẫu hộ tịch tương ứng được ban hành kèm theo các văn bản quy phạm pháp luật sau đây:

a) Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP ngày 25 tháng 3 năm 2010 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch;

b) Thông tư số 16.a /2010/TT-BTP ngày 08 tháng 10 năm 2010 của Bộ Tư pháp sửa đổi biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP ngày 25/3/2010 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch;

c) Thông tư số 05/2012/TT-BTP ngày 23 tháng 5 năm 2012 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP ngày 25 tháng 3 năm 2010 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch;

d) Thông tư số 09b/2013/TT-BTP ngày 20 tháng 5 năm 2013 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP ngày 25 tháng 3 năm 2010 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch và Thông tư số 05/2012/TT-BTP ngày 23 tháng 5 năm 2012 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP;

đ) Thông tư số 02a/2015/TT-BTP ngày 23 tháng 02 năm 2015 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 126/2014/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hôn nhân và gia đình về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài.

Điều 31. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 02 tháng 01 năm 2016.

2. Bãi bỏ các văn bản quy phạm pháp luật sau đây:

a) Thông tư số 07/2001/TT-BTP ngày 10 tháng 12 năm 2001 hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 77/2001/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2001 của Chính phủ quy định chi tiết về đăng ký kết hôn theo Nghị quyết số 35/2000/QH10 của Quốc hội;

b) Thông tư số 01/2008/TT-BTP ngày 02 tháng 6 năm 2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;

c) Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP ngày 25 tháng 3 năm 2010 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch;

d) Thông tư số 16.a/2010/TT-BTP ngày 08 tháng 10 năm 2010 của Bộ Tư pháp về việc sửa đổi biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP;

đ) Thông tư số 05/2012/TT-BTP ngày 23 tháng 5 năm 2012 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP ngày 25 tháng 3 năm 2010 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch;

e) Thông tư số 09b/2013/TT-BTP ngày 20 tháng 5 năm 2013 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP ngày 25 tháng 3 năm 2010 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch và Thông tư số 05/2012/TT-BTP ngày 23 tháng 5 năm 2012 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP;

g) Thông tư số 02a/2015/TT-BTP ngày 23 tháng 02 năm 2015 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 126/2014/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hôn nhân và gia đình về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài.

3. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Sở Tư pháp kịp thời phản ánh về Bộ Tư pháp để có hướng dẫn./.

Nơi nhận: - Thủ tướng Chính phủ (để báo cáo); - Các Phó Thủ tướng Chính phủ  (để báo cáo); - Văn phòng Chính phủ; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Các Bộ: Công an, Ngoại giao; - Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam; - UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Công báo; - Cổng thông tin điện tử của Chính phủ; - Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp; - Cục Kiểm tra văn bản QPPL, Cục Kiểm soát TTHC (Bộ Tư pháp); - Lưu: VT, Cục HTQTCT.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nguyễn Khánh Ngọc

PHỤ LỤC 1

DANH MỤC GIẤY TỜ HỘ TỊCH DO BỘ TƯ PHÁP IN, PHÁT HÀNH
(Kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch)

Số TT	Tên giấy tờ hộ tịch	Ghi chú
01	Giấy khai sinh ^(1)	Có nội dung
02	Giấy khai sinh^(2)	Phôi, không có nội dung
03	Giấy chứng nhận kết hôn ^(3)	Có nội dung
04	Giấy chứng nhận kết hôn^(4)	Phôi, không có nội dung

Giấy tờ hộ tịch gồm các chi tiết kỹ thuật, mỹ thuật như sau:

^(1)Giấy khai sinh (có nội dung)

Được in trên giấy trắng định lượng 120gsm, khổ giấy A4 (210 x 297mm), in offset 4 màu, 02 mặt. Nội dung chính in trên mặt trước, có hoa văn chìm, ở chính giữa nền hoa văn là hình trống đồng Ngọc Lũ, trên mặt trống đồng là hình vẽ bản đồ Việt Nam và các quần đảo Trường Sa, Hoàng Sa, các đảo nhỏ khác… Vị trí hình ngôi sao là Thủ đô Hà Nội. Phía ngoài trống đồng là nền hoa văn trang trí, được đóng khung bởi đường viền trang trí. Màu sắc chủ đạo của nền hoa văn trang trí là màu xanh, ở trung tâm là màu xanh dương nhẹ, được trải dần ra phía ngoài với màu xanh lá cây, các họa tiết trang trí được vẽ bằng nét mảnh.

Nội dung chính được soạn thảo bằng font chữ Times New Roman, bảng mã Unicode, cỡ chữ 13pt, khoảng cách dòng là 21.5pt, trường nội dung chữ cách mép giấy hai bên là 23mm, cách mép trên 12.8mm và mép dưới là 18mm. Phía trên cùng là quốc hiệu “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. Tiếp phía dưới là hình ảnh quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam có kích thước là 20x20mm. Chữ “Giấy khai sinh” màu đỏ, in hoa đậm, cỡ chữ 22pt.

Mặt sau là bảng “Phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này”, được in trên nền hoa văn chìm, trung tâm là họa tiết hoa sen. Nền chủ đạo được tạo bởi các đường nét sóng trải đều, phía bên cạnh của họa tiết hoa sen có một đường trang trí chạy ngang mặt giấy được tạo bởi các nét sóng có biên độ và màu sắc khác nhau. Nội dung bảng sử dụng font chữ Times New Roman, bảng mã Unicode, cỡ chữ 12pt, kích thước bảng là 158 x 260mm.

^(2)Giấy khai sinh (phôi, không có nội dung)

Là phôi in màu theo các mô tả chi tiết nêu trên, có quốc hiệu, quốc huy và dòng chữ “Giấy khai sinh” tại mặt trước, bảng “Phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này” ở mặt sau, mẫu được sử dụng tại các cơ quan đăng ký hộ tịch đã có phần mềm bảo đảm việc in trực tiếp toàn bộ nội dung thông tin đăng ký khai sinh theo đúng tiêu chuẩn, được Bộ Tư pháp công nhận.

^(3)Giấy chứng nhận kết hôn (có nội dung)

Được in trên giấy trắng định lượng 120gsm, khổ giấy A4 (210 x 297mm), in offset 4 màu, 02 mặt. Nội dung chính in trên mặt trước, có hoa văn chìm, ở chính giữa nền hoa văn là hình trống đồng Ngọc Lũ, trên mặt trống đồng là hình vẽ bản đồ Việt Nam và các quần đảo Trường Sa, Hoàng Sa, các đảo nhỏ khác… Vị trí hình ngôi sao là Thủ đô Hà Nội. Phía ngoài trống đồng là nền hoa văn trang trí có các đường nét tỏa ra như tia nắng mặt trời, nền hoa văn được đóng khung bởi đường viền trang trí. Mầu sắc chủ đạo của nền hoa văn trang trí là mầu hồng, ở trung tâm là mầu hồng pha vàng nhẹ, được trải dần ra phía ngoài với màu sen hồng. Các họa tiết trang trí được vẽ bằng nét mảnh.

Nội dung chính được soạn thảo bằng font chữ Times New Roman, bảng mã Unicode, cỡ chữ 13pt, khoảng cách dòng là 23.5pt, trường nội dung chữ cách mép giấy hai bên là 20mm, cách mép trên 12.8mm, cách mép dưới 18mm. Phía trên cùng là quốc hiệu “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”; phía dưới là hình ảnh quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, kích thước 20x20mm. Chữ “Giấy chứng nhận kết hôn” in hoa đậm, màu đỏ, cỡ chữ 20pt.

Mặt sau là bảng “Phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này”, được in trên nền hoa văn chìm, trung tâm là họa tiết hoa sen, được lan tỏa ra những cánh hoa. Nền chủ đạo được tạo bởi các đường nét sóng trải đều, phía bên cạnh của họa tiết hoa sen có một đường trang trí chạy ngang mặt giấy được tạo bởi các nét sóng có biên độ và màu sắc khác nhau. Nội dung bảng sử dụng font chữ Times New Roman, bảng mã Unicode, cỡ chữ 12pt, kích thước bảng là 158 x 260mm.

^(4)Giấy chứng nhận kết hôn(phôi, không có nội dung)

Là phôi in màu theo các mô tả chi tiết nêu trên, có quốc hiệu, quốc huy và dòng chữ “Giấy chứng nhận kết hôn” tại mặt trước, bảng “Phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này” ở mặt sau, mẫu được sử dụng tại các cơ quan đăng ký hộ tịch đã có phần mềm bảo đảm việc in trực tiếp toàn bộ nội dung thông tin đăng ký kết hôn theo đúng tiêu chuẩn, được Bộ Tư pháp công nhận.

PHỤ LỤC 2

DANH MỤC SỔ HỘ TỊCH DO BỘ TƯ PHÁP IN, PHÁT HÀNH
(Kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch)

Số TT	Tên sổ hộ tịch	Ghi chú
01	Sổ đăng ký khai sinh	^(1)
02	Sổ đăng ký kết hôn	^(2)
03	Sổ đăng ký khai tử	^(3)

Sổ đăng ký hộ tịch gồm các chi tiết kỹ thuật, mỹ thuật như sau:

^(1) Sổ đăng ký khai sinh

Sổ có kích thước tương đương khổ giấy A4 (210x297 mmm)

Sổ được in thành 3 phiên bản, có số trang là: 50, 100 và 200 trang.

Sổ có bìa cứng, cán láng, được thiết kế màu xanh lá cây chủ đạo, có hoa văn là hình trống đồng Ngọc Lũ. Trên cùng là quốc hiệu “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. Tiếp phía dưới là hình ảnh quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, kích thước 24x24mm. Chữ “Sổ đăng ký khai sinh” là chữ in hoa đậm, màu đỏ, cỡ chữ 35pt.

Các trang trong Sổ được in trên giấy trắng, khổ A4, định lượng 70msg, sử dụng font chữ Times New Roman, bảng mã Unicode, cỡ chữ 12pt, in 01 màu.

^(2) Sổ đăng ký kết hôn

Sổ có kích thước tương đương khổ giấy A4 (210x297 mmm)

Sổ được in thành 3 phiên bản, có số trang là: 50, 100 và 200 trang.

Sổ có bìa cứng, cán láng, được thiết kế mầu hồng chủ đạo, có hoa văn là hình trống đồng Ngọc Lũ. Trên cùng là quốc hiệu “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. Tiếp phía dưới là hình ảnh quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, kích thước 24x24mm. Chữ “Sổ đăng ký kết hôn” là chữ in hoa đậm, màu đỏ, cỡ chữ 35pt.

Các trang trong Sổ được in trên giấy trắng, khổ A4, định lượng 70msg, sử dụng font chữ Times New Roman, bảng mã Unicode, cỡ chữ 12pt, in 01 màu.

^(3) Sổ đăng ký khai tử

Sổ có kích thước tương đương khổ giấy A4 (210x297 mmm)

Sổ được in thành 02 phiên bản, có số trang là: 50, 100 trang.

Sổ có bìa cứng, cán láng, được thiết kế mầu ghi xanh chủ đạo, có hoa văn hình trống đồng Ngọc Lũ. Trên cùng là quốc hiệu “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. Tiếp phía dưới là hình ảnh quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, kích thước 24x24mm, Chữ “Sổ đăng ký khai tử” là chữ in hoa đậm, màu đỏ, cỡ chữ 35pt.

Các trang trong Sổ được in trên giấy trắng, khổ A4, định lượng 70msg, sử dụng font chữ Times New Roman, bảng mã Unicode, cỡ chữ 12pt, in 01 mầu.

PHỤ LỤC 3

DANH MỤC GIẤY TỜ HỘ TỊCH ĐƯỢC ĐĂNG TẢI TRÊN CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA BỘ TƯ PHÁP, CƠ QUAN ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TỰ IN, SỬ DỤNG
(Kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch)

STT	Tên giấy tờ hộ tịch
1	Trích lục khai sinh (bản sao)
2	Trích lục kết hôn (bản sao)
3	Trích lục khai tử (bản chính)
4	Trích lục khai tử (bản sao)
5	Trích lục đăng ký giám hộ (bản chính)
6	Trích lục đăng ký giám hộ (bản sao)
7	Trích lục đăng ký chấm dứt giám hộ (bản chính)
8	Trích lục đăng ký chấm dứt giám hộ (bản sao)
9	Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con (bản chính)
10	Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con (bản sao)
11	Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc (bản chính)
12	Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc (bản sao)
13	Trích lục ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh (bản chính)
14	Trích lục ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh (bản sao)
15	Trích lục ghi chú kết hôn (bản chính)
16	Trích lục ghi chú kết hôn (bản sao)
17	Trích lục ghi chú ly hôn (bản chính)
18	Trích lục ghi chú ly hôn (bản sao)
19	Trích lục ghi vào sổ các việc hộ tịch khác (bản chính)
20	Trích lục ghi vào sổ các việc hộ tịch khác (bản sao)
21	Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

PHỤ LỤC 4

DANH MỤC SỔ HỘ TỊCH ĐƯỢC ĐĂNG TẢI TRÊN CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA BỘ TƯ PHÁP, CƠ QUAN ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TỰ IN, SỬ DỤNG
(Kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch)

STT	Tên sổ hộ tịch
1	Sổ đăng ký giám hộ
2	Sổ đăng ký chấm dứt giám hộ
3	Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con
4	Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc
5	Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
6	Sổ ghi chú ly hôn
7	Sổ cấp bản sao Trích lục hộ tịch

* Yêu cầu chung đối với các sổ hộ tịch do cơ quan đăng ký hộ tịch tự in:

Tất cả các sổ có kích thước tương đương khổ giấy A4 (210x297 mmm).

Sổ được đóng thành quyển, bảo đảm chắc chắn, có khả năng sử dụng lâu dài, không bị long gáy, bung trang.

Sổ có bìa cứng, trên bìa có in tên của sổ bằng chữ in hoa đậm, màu đen, cỡ chữ 35pt; tên cơ quan đăng ký hộ tịch, quyển số, ngày, tháng, năm mở sổ, khóa sổ.

Các trang trong sổ được in trên giấy trắng, khổ A4, định lượng từ 70msg trở lên, sử dụng font chữ Times New Roman, bảng mã Unicode, cỡ chữ 12pt, in 01 màu.

PHỤ LỤC 5

DANH MỤC TỜ KHAI ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH ĐƯỢC ĐĂNG TẢI TRÊN CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA BỘ TƯ PHÁP, CƠ QUAN ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH VÀ NGƯỜI DÂN TỰ IN, SỬ DỤNG
(Kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch)

STT	Tên Tờ khai
1	Tờ khai đăng ký khai sinh
2	Tờ khai đăng ký kết hôn
3	Tờ khai đăng ký khai tử
4	Tờ khai đăng ký giám hộ
5	Tờ khai đăng ký chấm dứt giám hộ
6	Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con
7	Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh
8	Tờ khai ghi chú kết hôn
9	Tờ khai ghi chú ly hôn
10	Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc khai tử
11	Tờ khai ghi chú thay đổi hộ tịch
12	Tờ khai đăng ký lại khai sinh
13	Tờ khai đăng ký lại kết hôn
14	Tờ khai đăng ký lại khai tử
15	Tờ khai đăng ký việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc
16	Tờ khai cấp bản sao Trích lục hộ tịch
17	Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
18	Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc nuôi con nuôi
19	Tờ khai ghi chú việc giám hộ, nhận cha, mẹ, con

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF JUSTICE --------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No.15/2015/TT-BTP	Hanoi, November 16, 2015

CIRCULAR

ELABORATING SOME ARTICLES OF THE LAW ON CIVIL STATUS AND THE GOVERNMENT’S DECREE NO. 123/2015/ND-CP DATED NOVEMBER 15, 2015 ON GUIDELINES FOR LAW ON CIVIL STATUS

Pursuant to the Law on Civil Status No. 60/2014/QH13 dated November 20, 2014;

Pursuant to the Government’s Decree No. 123/2015/ND-CP dated November 15, 2015 on guidelines for Law on Civil Status;

Pursuant to the Government’s Decree No. 22/2013/ND-CP dated March 13, 2013 defining functions, tasks, entitlements and organizational structure of the Ministry of Justice;

At the request of Director of Department of Civil Status, Nationality and Authentication;

The Minister of Justice hereby promulgates a Circular to elaborate some Articles of the Law on Civil Status and the Government’s Decree No. 123/2015/ND-CP dated November 15, 2015 on guidelines for Law on Civil Status.

Chapter I

...

...

...

Article 1. Scope

This Circular elaborates Clause 2 Article 6, Clause 2 Article 66 of the Law on Civil Status regarding authorization of civil registration; conditions and procedures for mobile birth, marriage and death registration; promulgates and provides guidelines for use and management of civil status registers, birth certificates, marriage certificates, civil status extracts and other civil status forms (hereinafter referred to as “civil status documents”); provides guidelines for the Government's Decree No. 123/2015/ND-CP dated November 15, 2015 elaborating some Articles of the Law on Civil Status (hereinafter referred to as “the Decree No. 123/2015/ND-CP”) on receipt of applications for and return of result of civil registration and birth registration for children born abroad and taken to reside in Vietnam; recording of  the birth registration granted abroad in the civil status registers; birth registration for those who have had their personal documents; documents used as the basis for birth re-registration; evidence proving father and child or mother and child relationship; simultaneous processing of the applications for birth registration and for recognition of parent-child relationship.

Article 2. Authorization of civil registration

1. The person who applies for copies of civil status extracts and for registration of the vital events specified in Article 3 of the Law on Civil Status may authorize another person to do so, except for marriage registration/re-registration and registration of recognition of parent-child relationship.

2. The authorization shall be made in writing. The power of attorney shall be notarized and certified as prescribed by law. The scope of authorization may cover the entire period over which the application for civil registration is submitted and the result is returned in accordance with the procedures for civil registration.

In the cases where the authorized person is the grandfather, grandmother, father, mother, child, spouse or sibling of the authorizing person, the power of attorney is not required to be notarized and certified, but the documentary evidence for such relationship is required.

3. When submitting the application for birth registration, marriage re-registration or recognition of parent-child relationship, a party that so requests may submit the application at the competent civil registry without obtaining the other party’s power of attorney.

Article 3. Receiving applications for and returning results of civil registration

1. Upon receipt of the application, the recipient shall promptly inspect it. If the application is unsatisfactory, the recipient shall instruct the applicant to complete it as prescribed. If the application fails to be completed immediately, it is required to give the applicant written guidelines, specifying the type of additional documents and bearing the signature and full name of the recipient.

...

...

...

3. In case the applicant for civil registration submits non-certified copies enclosed with originals of the documents for comparison, the recipient shall inspect, compare the copies with the originals and sign the copies, and shall not require any other copies of these documents.

If specific documents to be presented upon civil registration are prescribed by law, the recipient shall inspect presented documents, compare them with the information provided in the application form and return them to the applicant, and shall not require any other copies of these documents. The recipient may take a photocopy of the presented document or record the details of the presented document.

4. Upon returning the result of civil registration, the person returning the result shall instruct the applicant for civil registration to check the information provided in the civil status document and civil status register. If the applicant for civil registration finds the information is correct and conformable with the application for civil registration, he/she shall specify their full name in the civil status register under the guidance of the person returning the result and receive the corresponding civil status document. The applicant's signature on the application form for civil registration must be consistent with the one on the civil status documents and civil status register. Different signatures are unacceptable. In case the applicant for civil registration fails to write in his/her signature, he/she shall press his/her fingerprints.

5. Upon returning the results of marriage registration/re-registration, the male and female partners must be present. Upon returning the result of recognition of parent-child relationship, both parties must be present.

Article 4. Processing applications for civil registration in case of failure to receive verification result

1. Regarding the civil registration that requires the submission of written request for verification as prescribed by the Law on Civil Status, Decree No. 123/2015/ND-CP and this Circular, if the written response to the verification is not obtained within the prescribed time limit, the civil registry shall allow the applicant for civil registration make a written commitment on the contents that need verifying. The applicant for civil registration shall be responsible for his/her committed contents.

2. In case the civil registry allows the applicant for civil registration to make a written commitment on the registered content, the civil registry shall clearly explain responsibility and legal consequences for the untruthful commitment to the applicant.

The civil registry shall refuse the application for civil registration or as prescribed in Article 5 of this Circular or cancel the result of civil registration if there are grounds to believe that the committed contents are untruthful.

Article 5. Refusing applications for civil registration

...

...

...

The refusal shall be made in writing. The written refusal shall clearly specify reasons for refusal and bear the signature and full name of the recipient. In case the applicant disagrees with the refusal, he/she may file a complaint as prescribed by law.

Chapter II

GUIDELINES FOR REGISTRATION OF SOME VITAL EVENTS

Section 1. BIRTH REGISTRATION AND RECORDING OF BIRTH REGISTRATION GRANTED ABROAD IN CIVIL STATUS REGISTERS

Article 6. Birth registration for children born abroad and taken to reside in Vietnam

The birth registration for a child who was born abroad and whose either parent or parents is/are both Vietnamese citizen(s) but has yet to have his/her birth registered abroad and is taken to reside in Vietnam shall be carried out according to Article 29 of the Decree No. 123/2015/ND-CP and the following instructions:

1. Documentary evidences for the child’s residence in Vietnam prescribed in Clause 2 Article 29 of the Decree No. 123/2015/ND-CP include documentary evidences for the child’s entry into Vietnam (such as passport and international travel document bearing the seal of the Immigration Department) and competent police authority’s written confirmation of the child's residence in Vietnam.

2. The child’s full name shall be determined as prescribed in Point a Clause 1 Article 4 of the Decree No. 123/2015/ND-CP.

3. The child’s nationality to be specified in the birth certificate shall be determined as prescribed by the law on nationality.

...

...

...

In case a Vietnamese citizen that was born abroad and has his/her birth registered at a competent authority in a foreign country but currently resides in Vietnam wishes to apply for recording of birth registration in the civil status register, it is required to follow the instructions below, as the case may be:

1. If the birth certificate issued by a competent authority in a foreign country shows the applicant’s Vietnamese nationality, the People’s Committee of the district, urban district, town or provincial-affiliated city (hereinafter referred to as “the People’s Committee of the district”) of the area where the applicant resides shall record the birth registration in the civil status register in accordance with Section 6 Chapter III of the Law on Civil Status and grant an extract showing the birth registration that has been recorded in the civil status register.

2. If the applicant’s parent is a Vietnamese citizen and the other is a foreigner, the birth certificate and international travel document issued by a competent authority in a foreign country does not specify the applicant’s nationality and the parents have made a written agreement to select Vietnamese nationality for their child or the parents fail to reach an agreement on selection of nationality for their child, the People’s Committee of the district of the area where the applicant resides shall record the birth registration in the civil status register in accordance with Section 6 Chapter III of the Law on Civil Status and grant an extract showing the birth registration and Vietnamese nationality that has been recorded in the civil status register.

Article 8. Birth registration for those who have had their personal documents

1. If a Vietnamese citizen who resides at home and was born before January 01, 2016 is yet to have his/her birth registered but has personal documents (originals or certified copies) such as identity documents specified in Clause 1 Article 2 of the Decree No. 123/2015/ND-CP, family register,  temporary residence register and other documents issued by Vietnam’s competent authority and wishes to apply for birth registration, the People’s Committee of the commune of the area where such citizen resides shall grant birth registration.

2. If an overseas Vietnamese that is yet to have his/her birth registered has the personal documents which are provided in Clause 1 of this Article and specify his/her place of birth as Vietnam and wishes to apply for birth registration, the People’s Committee of the district of the area where such person resides shall grant birth registration.

3. The application for birth registration in the cases specified in Clauses 1 and 2 of this Circular includes an application form for birth registration, a written commitment on the fact that birth registration is yet to be granted and the documents prescribed in Points b and c Clause 1 Article 26 of the Decree No. 123/2015/ND-CP. The procedures for birth registration are the same as those specified in Clauses 2, 3 and 5 Article 26 of the Decree No. 123/2015/ND-CP and Clauses 3 and 4 Article 9 Article 10 of this Circular.

Article 9. Documents used as basis for birth re-registration

Documents used as basis for birth re-registration according to Article 26 of the Decree No. 123/2015/ND-CP include:

...

...

...

2. An original or copy of the document used as a substitute for the birth certificate issued before 1945 in the North and before 1975 in the South.

3. If the applicant for birth re-registration does not have any documents specified in Clauses 1 and 2 of this Article, the following valid documents issued by a competent authority of Vietnam shall serve as the basis for determination of the re-registered contents:

a) ID card, Citizen Identity Card or passport;

b) Family register, temporary residence register, documentary evidence for his/her residence;

c) Diploma, certificates, academic transcript and academic records issued or certified by a competent training institution;

d) Other documents specifying the applicant’s full name and date of birth;

dd) Documentary evidences for parent-child relationship.

The applicant for birth re-registration shall submit all copies of the aforementioned documents (if any) and undertake that he/she submits all documents that he/she has. If the applicant makes an untruthful commitment and deliberately submits copies of documents favorable to him/her to apply for birth re-registration, the application for birth re-registration will be considered invalid.

In case the applicant is an official, public official, public employee or armed force official, a written confirmation of the head of the authority that is prescribed in Point c Clause 1 Article 26 of the Decree No. 123/2015/ND-CP is required.

...

...

...

Article 10. Determination of re-registered contents

1. If the applicant for birth re-registration has the documents specified in Clause 4 Article 26 of the Decree No. 123/2015/ND-CP and Clauses 1 and 2 Article 9 of this Circular, the re-registered contents shall be determined according to such documents.

In case of any change in the information about the applicant’s parents and the applicant that is specified in the issued documents, such applicant shall provide documentary evidences for such change. If the change in information is made in adherence to regulations of law, the re-registered contents shall be determined according to the changed information. The information before the change shall be recorded in the “Phần ghi chú những thay đổi sau này” (“Notes of later changes”) section at the back of the birth certificate and the “Ghi chú” (“Notes”) section of the birth register.

For example: Nguyen Van A’s birth certificate issued in 1975 specifies his father's full name as Nguyen Van B born in 1950 and holding Vietnamese nationality. But Nguyen Van B currently renounces his Vietnamese nationality, acquires German nationality and changes his full name to Nguyen Henry. Upon birth re-registration for Nguyen Van A, the applicant shall present the decision by the President of the Socialist Republic of Vietnam on the renouncement of Vietnamese nationality and documentary evidences for German nationality and change of father’s name. The particulars concerning the father on the birth certificate shall be specified as follows:

“Họ tên cha: Nguyen Henry, sinh năm 1950, quốc tịch Đức” (“Full name of father: Nguyen Henry, born in 1950, German nationality”).

The “Phần ghi chú những thay đổi sau này” (“Notes of later changes”) section at the back of the birth certificate and the “Ghi chú” (“Notes”) section of the birth register shall clearly specify: “Người cha thay đổi họ tên và quốc tịch từ Nguyễn Văn B, quốc tịch Việt Nam, thành Nguyen Henry, quốc tịch Đức” (“The father has changed his full name and nationality from Nguyen Van B and Vietnamese to Nguyen Henry and German respectively”).

2. At the time of birth re-registration, in case of any change of the administrative divisions specified in the issued documents, the changed administrative divisions shall be specified. The change of the administrative divisions shall be specified in the “Phần ghi chú những thay đổi sau này” (“Notes of later changes”) section at the back of the birth certificate and the “Ghi chú” (“Notes”) section of the birth register.

For example: Nguyen Van A’s place of birth and place of origin specified in the copy of the previously issued birth certificate was “Vĩnh Thịnh, Vĩnh Lạc, Vĩnh Phú”. The district and provincial-level administrative divisions have now been changed to Vĩnh Tường and Vĩnh Phúc respectively, the changed administrative divisions - “Vĩnh Thịnh, Vĩnh Tường, Vĩnh Phúc” shall be specified.

The “Phần ghi chú những thay đổi sau này” (“Notes of later changes”) section at the back of the birth certificate and the “Ghi chú” (“Notes”) section of the birth register shall clearly specify: “Nơi sinh, quê quán thay đổi từ “Vĩnh Thịnh, Vĩnh Lạc, Vĩnh Phú” thành “Vĩnh Thịnh, Vĩnh Tường, Vĩnh Phúc”. (“The place of birth and place of origin have been changed from “Vĩnh Thịnh, Vĩnh Lạc, Vĩnh Phú” to “Vĩnh Thịnh, Vĩnh Tường, Vĩnh Phúc”).

...

...

...

Article 11. Evidences for parent-child relationship

The evidences for parent-child relationship specified in Clause 1 Article 25 and Clause 1 Article 44 of the Law on Civil Status include one of the following documents:

1. Certificate of father-child or mother-child relationship issued by a health agency or assessment agency or another competent authority of Vietnam or foreign country.

2. The certificate specified in Clause 1 of this Article may be replaced by letters, photos, videos, records, tools and other things proving parent-child relationship and the written commitment made by parents with the witness of at least two relatives to certify that they are that child’s parents.

The civil registry shall clearly explain the responsibility and legal consequences for giving untruthful undertakings and witness statements.

The civil registry shall refuse the application for civil registration as prescribed in Article 5 of this Circular or cancel the result of civil registration if there are grounds to believe that the undertakings and witness statements are untruthful.

Article 12. Simultaneous processing of the applications for birth registration and for recognition of parent-child relationship

In case a person applies for recognition of parent-child relationship upon birth registration for children, the civil registry shall simultaneously process the application for birth registration and for recognition of parent-child relationship as follows:

1. An application includes:

...

...

...

b) A certificate of live birth or an equivalent document prescribed in Clause 1 Article 16 of the Law on Civil Status;

c) Evidences for parent-child relationship prescribed in Article 11 of this Circular.

2. Other documents. Procedures for processing applications shall be carried out as prescribed in Clauses 1 and 2 Article 16 and Article 25 of the Law on Civil Status within the power of the People's Committee of the commune, and as prescribed in Clauses 1 and 2 Article 36 and Article 44 of the Law on Civil Status within the power of the People's Committee of the district.

Birth registration contents shall be determined as prescribed in Article 4 of the Decree No. 123/2015/ND-CP. The birth certificate and extract of parent and child recognition certificate shall be issued to the applicant at the same time.

Article 13. Guidelines for registration of parent-child recognition and civil supplementation in some special cases

1. In the cases where a couple cohabits, has not applied for marriage registration, gives birth and the child lives with his/her father, if the father fails to contact the child's mother upon applying for recognition of father-child relationship, it is not required to collect mother's opinions to be specified in the application form for recognition of parent-child relationship.

If the certificate of live birth and mother’s personal documents are available, the particulars concerning the mother shall be specified according to such certificate of live birth and personal documents. If the certificate of live birth and mother’s personal documents are not available, the particulars concerning the mother shall be specified according to the information provided by the father and he shall take responsibility for such information.

2. In case the child was born by the wife before applying for marriage registration and has his/her birth registered without any information about the father and the acknowledgement showing the couple is the child’s parents is available, it is not required to apply for registration of parent-child recognition but apply for civil status supplementation to add information about the father to the birth register and birth certificate of the child.

3. In case the child was born by the wife before applying for marriage registration and has yet to have his/her birth registered but the acknowledgement showing the couple is the child’s parents is available upon birth registration, the information about the father shall be immediately specified in the child's birth certificate without applying for registration of parent-child recognition.

...

...

...

The civil registry shall refuse the application for civil registration or as prescribed in Article 5 of this Circular or cancel the result of civil registration if there are grounds to believe that the information provided to the civil registry is untruthful.

Section 3. MOBILE BIRTH, DEATH AND MARRIAGE REGISTRATION

Article 14. Cases in which mobile birth, death and marriage registration are granted

1. In the cases where the child’s parents fails to register their child’s birth due to their disability or illness, the child's parents are arrested, kept in temporary detention or sentenced to imprisonment and none of the child’s relative is able to register the child’s birth, the People’s Committee of the commune shall grant mobile birth registration.

In the cases where the deceased does not have any relative or the relative does not live within the same commune or the old, weak or disabled person fails to register death, the People’s Committee of the commune shall grant mobile death registration.

In the cases where the male and female partners temporarily reside within the same commune but either or both male and female partner(s) fail(s) to register marriage due to their disability or illness, the People’s Committee of the commune shall grant mobile marriage registration.

2. In addition to the cases specified in Clause 1 of this Article, the People's Committee of the commune shall, according to current situation, decide to grant mobile birth, death and marriage registration.

3. The People’s Committee of the commune shall arrange time and provide funding and personnel for mobile civil registration as prescribed in Clauses 1 and 2 of this Article in an appropriate manner, ensuring the people’s birth, death and marriage events are sufficiently registered and the civil status management is strengthened in the commune.

Article 15. Procedures for mobile birth and death registration

...

...

...

In the location for mobile registration, the justice and civil status official shall instruct the applicant to complete the application and shall inspect the documents used as the basis for birth/death registration in accordance with regulations of the Law on Civil Status, Decree No. 123/2015/ND-CP and this Circular and complete the application receipt note. The result of mobile birth/death registration shall be returned within 05 working days from the receipt of the application.

2. Within 02 working days from the receipt of the application according to Clause 1 of this Article, the justice and civil status official shall request the President of People’s Committee of the commune to sign the civil status document and record the registered contents in the corresponding civil status register.

3. Within 05 working days according to Clause 1 of this Article, the justice and civil status official shall return the civil status document and civil status register to the applicant in the location for mobile registration and instruct the applicant to sign and specify his/her full name in the civil status register as prescribed. The “Ghi chú” (“Notes”) section of the civil status register shall clearly specify “Đăng ký lưu động” (“Mobile registration”).

4. In case the applicant is illiterate, the justice and civil status official shall directly complete the application form and then read the contents to applicant and instruct him/her to press his/her fingerprints on the application form. Upon returning the result of civil registration, the justice and civil status official shall read the information contained in the civil status document to the applicant and instruct him/her to press his/her fingerprints on the civil status register.

This Clause is also applied when carrying out the marriage registration procedures prescribed in Article 16 of this Circular.

Article 16. Procedures for mobile marriage registration

1. The commune-level justice and civil status official assigned to grant mobile marriage registration shall sufficiently prepare specimens of application forms and civil status documents and satisfy necessary conditions for mobile registration. In the location for mobile registration, the justice and civil status official shall inspect and verify the fulfillment of marriage conditions by the male and female partners, instruct the applicant to complete the application form for marriage registration, and complete the application receipt note. The result of mobile marriage registration shall be returned within 05 working days from the receipt of the application.

2. Within 05 working days according to Clause 1 of this Article, if it is considered that the male and female partners are eligible for marriage as prescribed by the Law on Marriage and Family, the justice and civil status official shall request the President of People’s Committee of the commune to sign the marriage certificate and then grant it to the partners in the location for mobile registration.

Chapter III

...

...

...

Section 1. SPECIMENS OF CIVIL STATUS DOCUMENTS AND REGISTERS

Article 17. Promulgation of lists of specimens of civil status documents and registers

1. The following lists are promulgated together with this Circular:

a) List of civil status documents printed and released by the Ministry of Justice (Appendix 1);

b) List of civil status registers printed and released by the Ministry of Justice (Appendix 2);

c) List of civil status documents published on the web portal of the Ministry of Justice and printed and used by civil registries themselves (Appendix 3);

d) List of civil status registers published on the web portal of the Ministry of Justice and printed and used by the civil registries themselves (Appendix 4).

dd) List of specimens of application forms for civil registration published on the web portal of the Ministry of Justice and printed and used by the civil registries and the people themselves (Appendix 5).

2. Standards in sizes, colors and specifications of specimens of civil status documents and registers are provided in the Appendices promulgated together with this Circular.

...

...

...

1. Birth certificates, marriage certificates, birth registers, marriage registers and death registers are promulgated together with the lists specified in Points a and b Clause 1 Article 17 of this Circular are printed and released by the Ministry of Justice.

The Departments of Justice of provinces and central-affiliated cities shall contact the Ministry of Finance in order to be provided with civil status documents and registers on their demand.

2. The civil registry using civil registration software and ensuring that specimens of civil status documents and registers are printed according to the standards in sizes and specifications specified in Clause 2 Article 17 of this Circular and recognized by the Ministry of Justice may provide the specimens of birth certificate and marriage certificate (according to the list specified in Point a Clause 1 Article 17).

3. Specimens of civil status extracts (originals and copies) promulgated together with the list specified in Point c Clause 1 Article 17 of this Circular and specimens of application forms for civil registration promulgated together with the list specified in Point dd Clause 1 Article 17 of this Circular are published on the web portal of the Ministry of Justice (www.moj.gov.vn). Civil registries are allowed to access the web portal and print such specimens themselves.

The applicants for civil registration shall access the web portal of the Ministry of Justice in order to print and use specimens of application forms for civil registration themselves. In case the applicants for civil registration fail to print the specimens themselves, the civil registry shall print and deliver them to the applicants for free.

4. Specimens of civil status registers promulgated together with the list specified in Point d Clause 1 Article 17 of this Circular are published on the web portal of the Ministry of Justice (www.moj.gov.vn). Civil registries are allowed to access the web portal and print such specimens themselves.

In case domestic civil registries fail to print the specimens themselves, Departments of Justice of provinces and central-affiliated cities shall print and deliver them to civil registries for free within the provinces and central-affiliated cities.

5. Civil registries shall take responsibility for the use of civil status documents and registers that are printed and released against the regulations of this Circular.

Section 2. GUIDELINES FOR RECORDING INFORMATION IN CIVIL STATUS REGISTERS AND DOCUMENTS

...

...

...

1. Commune-level justice and civil status officials, civil status officials of Departments of Justice, members of diplomatic missions and consular posts (hereinafter referred to as "civil status officials”) shall record information in civil status registers and documents themselves. The information must be accurate. The words must be clear and not be abbreviated and erased, must be written in good and same type of ink. Different inks and red ink must not be used.

In case information technology is applied to print civil status documents through computers, it is required to print them in a good and black ink that should not be blurred or faded.

2. The civil status register shall be affixed with a seal on the margin of each consecutive page. Information shall be recorded in the register continuously from page to page without any page left blank.

3. The registration numbered in a year on each type of civil status register must be written in a chronological order from the beginning to the end of the year, starting from 01. In case the register has no page left blank before the end of the year, another register shall be used and the registration shall be numbered from the last registration numbered on the previous register.

For example: The first 2016 birth register has no page left blank and the last registration numbered (of the last page) is 200, the next registration numbered will be 201 upon switching to the second register.

4. The registration numbered on an individual's civil status document shall be the same as that numbered on the civil status register according to Clause 3 of this Article.

5. Columns and sections of the civil status registers and documents shall be sufficiently and accurately filled in according to the instructions specified in the civil status registers and this Circular. The date must be specified according to the solar calendar.

6. The civil status changes according to judgments or decisions by competent authorities shall be recorded in civil status registers as follows:

a) The nationality change shall be recorded in the “Ghi chú” (“Notes”) section of the birth register and of other civil status registers  which contain registered information about the person who has changed his nationality;

...

...

...

c) The sex reassignment shall be recorded in the “Ghi chú” (“Notes”) section of the birth register of the person whose sex has been reassigned;

d) Child adoption and termination of child adoption shall be recorded in the child adoption register;

dd) The divorce, annulment of illegal marriages and recognition of marriages shall be recorded in the “Ghi chú” (“Notes”) section of the marriage register;

e) The recognition of guardianship shall be recorded in the guardianship register;

g) The declaration or cancellation of declaration of a person who has gone missing, has been incapacitated or has had limited legal capacity shall be recorded in the “Ghi chú” (“Notes”) section of the child’s birth register;

h) The declaration or cancellation of declaration of death of a person shall be recorded in the death register.

7. Vietnamese citizen’s vital events that have been handled by competent authorities in a foreign country shall be recorded in civil status registers as follows:

a) The birth registration shall be recorded in the birth register;

b) The marriage registration shall be recorded in the birth register;

...

...

...

d) The recognition of parent-child relationship, and parent and child identification shall be recorded in the register of recognition of parent-child relationship. In case the child's birth has been registered in Vietnam, the People's Committee of the district shall request the registry that has granted birth registration to add another entry to the birth register;

dd) The child adoption shall be recorded in the child adoption register;

e) The civil status changes shall be recorded in the register of civil status change/correction/supplementation or ethnic group re-determination and added to the register of other vital events;

g) The divorce and annulment of marriages shall be recorded in the marriage note. If the marriage and the overseas marriage certificate were registered and applied for at a competent authority of Vietnam, the People’s Committee of the district shall request the registry that has granted marriage registration and issued overseas marriage certificate to add another entry to the birth register;

h) The death registration shall be recorded in the death register.

8. Each civil registry that is retaining civil status registers shall record information in civil status registers according to Clause 6 of this Article after receiving the judgment or decision.

If civil status registers are retained by a registry and also its superior registry, the civil registry that records information in civil status registers after receiving the judgment or decision shall request the remaining registry that is retaining civil status registers to record information in the civil status registers to ensure update synchronization.

9. Upon recording information in civil status registers, it is required to record it according to the information contained in the civil status document. The information that is available in the civil status register but is not available in the   civil status document shall be left blank, otherwise, the information that is available in the civil status document but is not available in the civil status register shall be specified in the “Ghi chú” (“Notes”) section of the civil status register.

In case the civil status information contained in the civil status documents and registers is yet to be identified, it is allowed to leave it blank and not allowed to put a cross or a mark.

...

...

...

1. In case of any change of administrative divisions, it is required to record current administrative divisions at the time of registration.

2. Upon issuance of the copy of the civil status extract, the registered administrative divisions written on the civil status register shall be specified in the administrative division section of the copy of the civil status extract.

Article 21. Guidelines for recording information in birth certificates and birth registers

1. Full name of the person whose birth is registered must be written in capital letters and accented.

2. Date of birth of the person whose birth is registered is the calendar date, written in numbers and words.

3. The “Nơi sinh” (“Place of birth”) section shall be specified as follows:

a) In case a child was born in a hospital, maternity ward, medical station or health facility (hereinafter referred to as "the health facility"), name of such health facility and of the administrative division where the health facility is located shall be specified.

b) In case a child was born in a health facility other than that specified in Point a of this Clause, including the cases where the child was born at home, in a vehicle, on road or in another place, the “Nơi sinh” (“Place of birth”) shall be specified according to the administrative division where the child was born (specify the administrative division that has 3 levels).

c) In case the child was born abroad, the “Nơi sinh” (“Place of birth”) section shall be specified according to name of the city and the country where the child was born. In case the child was born in a federation, name of the city, the state and the federation shall be specified.

...

...

...

a) In case a Vietnamese citizen resides in Vietnam, it is required to specify the place of permanent residence. In case of no place of permanent residence, specify the place of temporary residence.

b) In case a Vietnamese citizen resides abroad, specify his/her permanent or temporary address in the foreign country.

Guidelines for recording information in the “Nơi cư trú” (“Place of residence”) section shall be also applied to record information in the “Nơi cư trú” (“Place of residence”) of other civil status registers and documents.

5. The “Giấy tờ tùy thân” (“Personal documents”) of the applicant for birth registration, including the documents specified in Clause 1 Article 2 of the Decree No. 123/2015/ND-CP shall clearly specify: name and number of the documents, issuing authority and place of issue.

For example: - Giấy CMND số 030946299, Công an thành phố Hải Phòng cấp ngày 01/01/2011 (“ID card No. 030946299 issued by police authority of Hai Phong city on January 01, 2011”).

- Hộ chiếu số B234567, Cục QLXNC cấp ngày 14/02/2012 (“Passport No. B234567 issued by the Department of Immigration on February 14, 2012”).

- Thẻ căn cước công dân số 010116000099, Bộ Công an cấp ngày 01/6/2016 (“Citizen ID card No. 010116000099 issued by Ministry of Public Security on June 01, 2016”).

6. The “Nơi đăng ký khai sinh” (“Place of birth registration”) section shall specify name of the birth registry as prescribed by the Law on Civil Status. To be specific:

a) In case the birth registration is granted within the power of People’s Committee of the commune, specify the administrative divisions with 3 levels (commune, district and province).

...

...

...

b) In case the birth registration is granted within the power of People’s Committee of the district, specify the administrative divisions with 2 levels (district and province).

For example: UBND huyện Kiến Thụy, thành phố Hải Phòng (“People’s Committee of Kien Thuy district, Hai Phong city”).

c) In case the birth registration is granted within the power of the overseas Vietnamese representative mission, specify name of the representative mission and the country where the representative mission is located.

For example: - Đại sứ quán Việt Nam tại CHLB Đức (“Embassy of Vietnam in the Federal Republic of Germany”).

- Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka, Nhật Bản (“Consulate General of Vietnam in Osaka, Japan”).

7. The guidelines for specifying name of the birth registry according to Clause 6 of this Article shall be also applied to specify name of the registry of other vital events according to the Law on Civil Status and Decree No. 123/2015/ND-CP. The name shall be specified consistently in the civil status register and document.

8. The “Phần ghi chú những thay đổi sau này” (“Notes of later changes”) section at the back of the birth certificate shall be used to specify civil status changes, correction and supplementation and ethnic group re-determination and specify the changed civil status information according to the judgment or decision of competent authorities. Upon taking notes, it is required to clearly specify date of taking notes and changed civil status information. Name and number of documents, name of issuing authority and issuance date shall serve as the basis for taking notes.

Article 22. Guidelines for recording information in marriage certificates and marriage registers

1. Full name of wife and husband must be written in capital letters and accented.

...

...

...

Regarding the marriage re-registration or marriage registration, if the date of previous marriage registration or establishment of cohabitation fails to be determined, the first day of the month and year of marriage registration or establishment of cohabitation shall be specified. In case the date and month fail to be specified, specify January 01 of the year in which the previous marriage registration was granted or the cohabitation was established.

3. The “Phần ghi chú những thay đổi sau này” (“Notes of later changes”) section at the back of the marriage certificate shall be used to specify civil status changes, correction and supplementation and ethnic group re-determination and specify the changed civil status information according to the judgment or decision of competent authorities. Upon taking notes, it is required to clearly specify date of taking notes and changed civil status information. Name and number of documents, name of issuing authority and issuance date shall serve as the basis for taking notes.

The date on which the marriage relationship is recognized in the case of marriage re-registration or marriage registration specified in Clause 2 Article 44 of the Decree No. 123/2015/ND-CP or marriage re-registration specified in Article 13 of the Law on Marriage and Family shall be specified in the “Phần ghi chú những thay đổi sau này” (“Notes of later changes”) section at the back of the marriage certificate.

Article 23. Guidelines for recording information in extracts of death certificate and death registers

1. Full name of the deceased must be written in capital letters and accented.

2. The “Đã chết vào lúc” (“Has died at”) section shall be specified according to the death certificate or a document used as a substitute for the death certificate specified in Clause 2 Article 4 of the Decree No. 123/2015/ND-CP. Time (hour and minute) and date (day, month and year) of death shall be written in numbers and words. In case of failure to exactly determine the time of death, leave the space blank.

3. The “Nơi chết” (“Place of death”) section shall clearly specify name of the health facility and the administrative division where the health facility is located in the case of death in a health facility.

If a person dies in a vehicle, dies from accident, dies in a prison, jail or place of execution or in an authority or the place of death fails to be identified, specify the administrative division (including 3 levels: commune, district and province) where such person dies or the body of the deceased is found.

4. The “Nguyên nhân chết” (“Cause of death”) section shall be specified according to the death certificate or a document used as a substitute for the death certificate specified in Clause 2 Article 4 of the Decree No. 123/2015/ND-CP. In case of failure to identify the cause of death, leave the space blank.

...

...

...

Article 24. Guidelines for recording information in extract of certificate of civil status change/correction/supplementation or ethnic group re-determination

1. Name of the extract shall be clearly specified according to each type of civil status affairs.

For example: - “Trích lục thay đổi hộ tịch” (“Extract of certificate of civil status change”)

- “Trích lục cải chính hộ tịch” (“Extract of certificate of civil status correction”)

- “Trích lục bổ sung hộ tịch” (“Extract of certificate of civil status supplementation”)

- “Trích lục xác định lại dân tộc” (“Extract of certificate of ethnic group re-determination”)

2. When issuing the extract of certificate of civil status change/correction/supplementation or ethnic group re-determination from a type of register, name of such type of register must be clearly specified.

Article 25. Guidelines for recording information in marital status certificates and registers of marital status certificates

1. The “Nơi cư trú” (“Place of residence”) section shall be specified according to the current place of residence of the person issued with the marital status certificate.

...

...

...

3. The “Tình trạng hôn nhân” (“Martital status”) section shall exactly specify current marital status of the person. To be specific:

- If the person has never got married, specify “Chưa đăng ký kết hôn với ai” (“Single”).

- If the person has his/her marriage registered but has got divorced and has not yet applied for initial registration of marriage, specify “Có đăng ký kết hôn, nhưng đã ly hôn theo Bản án/Quyết định ly hôn số... ngày... tháng... năm... của Tòa án nhân dân...; hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai” (“Has his/her marriage registered but has got divorced according to the Divorce Judgment/Decision No…. dated …(date)…(month)...(year) by the People’s Court of…; currently single”).

- If the person has his/her marriage registered but his/her wife/husband has died, and he/she has not yet applied for initial registration of marriage, specify “Có đăng ký kết hôn, nhưng vợ/chồng đã chết (Giấy chứng tử/Trích lục khai tử/Bản án số:... do... cấp ngày... tháng... năm...); hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai”.” (“Has his/her marriage registered but his/her wife/husband has died (Death certificate/Extract of death certificate/Judgment No… issued by… on…(date)…(month)...(year)); currently single”).

- If the couple cohabited before January 3, 1987 and has been cohabiting without applying for marriage registration, specify “Hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông...”. (“His/her current wife/husband is Mrs./Mr….”).

4. In case a representative mission issued the marital status certificate to a Vietnamese citizen during his/her residence in a foreign country, the “Nơi cư trú” (“Place of residence”) section shall be specified according to the applicant’s current place of residence; the “Trong thời gian cư trú tại:... từ ngày... tháng... năm... đến ngày... tháng... năm...” (“During residence at:.. from... (date)...(month)...(year) to ... (date)...( month)...(year)") section shall be specified according to the place and time of residence in the foreign country. His/her marital status shall be determined according to the civil status register or electronic civil status database under the management of the representative mission and specifed as prescribed in Clause 3 of this Article.

5. The “Giấy này được cấp để:” (“This certificate is issued in order to:”) section shall exactly specify the purpose of using the marital status certificate and not be left blank.

In case the marital status certificate is used to apply for marriage registration, it is required to clearly specify full name, date of birth and personal documents of the person to whom the applicant will get married and expected place where procedures for marriage registration are followed.

Article 26. Correction of errors upon recording of information in civil status registers and documents

...

...

...

In case there is a page left blank, the civil status official shall cross it.

The notes column of the civil status register shall specify the corrections and date of correction. The civil status official shall write in his/her signature and full name.

The civil status official shall notify the head of the civil registry of the error correction. The head of the civil registry shall check and append a seal on the corrections.

The civil status official shall not erase, correct or modify the information specified in civil status registers.

2. Upon civil registration, if any error is made when specifying a civil status document, the civil status official shall destroy such document and use a new one and shall not provide applicants with the corrected document.

3. If any error made by the civil status official or the applicant for civil registration is found after civil registration, it is required to follow procedures for civil status correction as prescribed in Clause 2 Article 7 of the Decree No. 123/2015/ND-CP.

Section 3. GUIDELINES FOR OPENING AND CLOSING CIVIL STATUS REGISTERS AND RETENTION AND PRESERVATION OF CIVIL STATUS REGISTERS

Article 27. Opening and closing civil status registers at People’s Committees of communes and People’s Committees of districts

1. Each type of civil status register used during a year shall be numbered in a chronological order, starting from 01.

...

...

...

2. At the end of the registration year, each civil status official shall compile a list of the number of civil status registers used, total number of vital events registered during the year, number of errors that need correcting as prescribed in Clause 1 Article 26 of this Circular and pages (if any) left blank in each register.

3. After compiling the list as prescribed in Clause 2 of this Article, the civil status official shall specify his/her signature and full name in the list and request the head of the civil registry to specify his/her signature, full name and position and append a seal.

Article 28. Retention and preservation of civil status registers at People’s Committees of communes, People’s Committees of districts and Departments of Justice

1. Civil status registers shall be permanently retained and preserved to serve demand of the people and state management.

2. People’s Committees of communes, People’s Committees of districts and Departments of Justice shall retain, preserve and use civil status registers as prescribed by law and adopt measures against flood, fire, humidity and termites.

Presidents of People’s Committees of communes and People’s Committees of districts and Directors of Departments of Justice shall take responsibility for damaging and losing civil status registers or using them against the law.

Article 29. Opening, closing and retaining civil status registers at representative missions

1. Representative missions shall open and close civil status registers, retain and preserve civil status registers as prescribed in Articles 27 and 28 of this Article.

2. After a civil status register is closed, the representative mission shall authenticate 01 copy of each type of civil status register to send it to the Consular Department - Ministry of Foreign Affairs.

...

...

...

IMPLEMENTATION CLAUSE

Article 30. Transition clauses

Any application for civil registration that had been received before January 01, 2016 by a civil registry but has not been processed shall continue to be processed as prescribed by the law that takes effect at the time of receiving the application and the corresponding civil status forms promulgated together with the following legislative documents may be used:

a) Circular No. 08.a/2010/TT-BTP dated March 25, 2010 of the Ministry of Justice;

b) Circular No. 16.a/2010/TT-BTP dated October 08, 2010 of the Ministry of Justice;

c) Circular No. 05/2012/TT-BTP dated May 23, 2012 of the Ministry of Justice;

d) Circular No. 09b/2013/TT-BTP dated May 20, 2013 of the Ministry of Justice;

dd) Circular No. 02a/2015/TT-BTP dated February 23, 2015 of the Ministry of Justice.

Article 31. Effect

...

...

...

2. The following legislative document is repealed:

a) Circular No. 07/2001/TT-BTP dated December 10, 2001;

b) Circular No. 01/2008/TT-BTP dated June 02, 2008 of the Ministry of Justice;

c) Circular No. 08.a/2010/TT-BTP dated March 25, 2010 of the Ministry of Justice;

d) Circular No. 16.a/2010/TT-BTP dated October 08, 2010 of the Ministry of Justice;

dd) Circular No. 05/2012/TT-BTP dated May 23, 2012 of the Ministry of Justice;

e) Circular No. 09b/2013/TT-BTP dated May 20, 2013 of the Ministry of Justice;

g) Circular No. 02a/2015/TT-BTP dated February 23, 2015 of the Ministry of Justice.

3. Difficulties that arise during the implementation of this Circular should be promptly reported to the Ministry of Justice./.

...

...

...

PP. THE MINISTER
THE DEPUTY MINISTER




Nguyen Khanh Ngoc