TRA CỨU THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Từ khoá: Số Hiệu, Tiêu đề hoặc Nội dung ngắn gọn của Văn Bản...

BỘ TÀI CHÍNH
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

Số: 19/2006/QĐ-BTC

Hà Nội, ngày 30 tháng 3 năm 2006

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước số 01/2002/QH11 ngày 16/12/2002;

Căn cứ Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kinh tế nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 77/2003/NĐ-CP ngày 01/7/2003 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ chế độ kế toán và kế toán, Vụ trưởng Vụ Hành chính sự nghiệp, Vụ trưởng Vụ Ngân sách nhà nước và Chánh văn phòng Bộ Tài chính.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, gồm:

Phần thứ Nhất: Hệ thống Chứng từ kế toán;

Phần thứ Hai: Hệ thống Tài khoản kế toán;

Phần Thứ Ba: Hệ thống Sổ kế toán và hình thức kế toán;

Phần Thứ Tư: Hệ thống Báo cáo tài chính

Điều 2. Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định này, áp dụng cho:

- Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh tế ngân sách nhà nước, gồm: Cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp; Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Chính phủ; Tòa án nhân dân và Viện Kiểm sát nhân dân các cấp; Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện; Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước; Đơn vị sự nghiệp được ngân sách nhà nước đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí; Tổ chức quản lý tài sản quốc gia; Ban Quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí ngân sách nhà nước; Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội, các tổ chức khác được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần kinh phí hoạt động;

- Đơn vị vũ trang nhân dân, kể cả Tòa án quân sự và Viện kiểm sát quân sự (Trừ các doanh nghiệp thuộc lực lượng vũ trang nhân dân);

- Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước (Trừ các đơn vị sự nghiệp ngoài công lập), gồm: Đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi; Các Tổ chức phi chính phủ; Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội tự cân đối thu chi; Tổ chức xã hội; Tổ chức xã hội – nghề nghiệp tự thu, tự chi; Tổ chức khác không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng công báo và thay thế Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chính và các Thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT.

Các tổ chức có hoạt động đặc thù phải căn cứ vào chế độ kinh tế ban hành theo Quyết định này để sửa đổi, bổ sung lại chế độ kế toán hiện hành và gửi Bộ Tài chính xem xét, chấp thuận hoặc ban hành.

Điều 4. Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm chỉ đạo, triển khai thực hiện Chế độ kế toán này tới các đơn vị hành chính sự nghiệp trên địa bàn.

Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan đoàn thể, các tổ chức khác quy định tại Điều 2 Quyết định này chịu trách nhiệm chỉ đạo, triển khai thực hiện ở các đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

Điều 5. Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán và kiểm toán, Vụ trưởng Vụ Hành chính sự nghiệp, Vụ trưởng Vụ Ngân sách Nhà nước, Chánh văn phòng Bộ và Thủ trưởng các đơn vị liên quan thuộc Bộ Tài chính chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra và thi hành Quyết định này./.

 


Nơi nhận:

- Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ (để báo cáo);
- Văn phòng Chính phủ;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Văn phòng TW Đảng;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Cơ quan Trung ương của các đoàn thể;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Viện kiểm sát ND tối cao;
- UBND, Sở Tài chính các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Cục Kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp);
- Hội Kinh tế và Kế toán Việt Nam;
- Hội Kế toán viên hành nghề Việt Nam;
- Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam;
- Công báo;
- Các đơn vị thuộc Bộ Tài chính;
- Vụ Pháp chế - Bộ Tài chính;
- Lưu: VT, VỤ CĐKT.

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG




Trần Văn Tá

 

Phần thứ nhất :

HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

I- QUY ĐỊNH CHUNG

1. Nội dung và mẫu chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kinh tế và các quy định trong chế độ này.

Đơn vị hành chính sự nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù chưa có mẫu chứng từ quy định tại danh mục mẫu chứng từ trong chế độ kế toán này thì áp dụng mẫu chứng từ quy định tại chế độ kế toán riêng trong các văn bản pháp luật khác hoặc phải được Bộ Tài chính chấp thuận.

2. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp gồm:

- Chứng từ kế toán chung cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, gồm 4 chỉ tiêu:

+ Chỉ tiêu lao động tiền lương;

+ Chỉ tiêu vật tư;

+ Chỉ tiêu tiền tệ;

+ Chỉ tiêu TSCĐ.

- Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác (Các mẫu và hướng dẫn phương pháp lập từng chứng từ được áp dụng theo quy định các văn bản pháp luật khác).

3. Lập chứng từ kế toán

- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt;

- Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;

- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên chứng từ phải giống nhau.

Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có định khoản kế toán.

4. Ký chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mục, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải thống nhất với chữ ký các lần trước đó.

Các đơn vị hành chính sự nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với KBNN, Ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.

Chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại KBNN hoặc Ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký trong sổ đăng ký mẫu chữ ký. Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền” của Thủ trưởng đơn vị. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác.

Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được ủy quyền), Thủ trưởng đơn vị (và người được ủy quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

Không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Thủ trưởng đơn vị quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.

5. Trình tự tuân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán

Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có);

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kinh doanh..

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán.

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho…) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

6. Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt

Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán. Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu tiên phải dịch toàn bộ nội dung, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng từ. Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

7. Sử dụng, quản lý và in biểu mẫu chứng từ kế toán

Tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn thì ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiên.

Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán, các đơn vị có thể mua hoặc tự thiết kế mẫu (Đối với những chứng từ kế toán hướng dẫn), tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán và quy định về chứng từ trong chế độ kế toán này.

8. Các đơn vị hành chính sự nghiệp có sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động tài chính và ghi sổ kế toán thì phải tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật về chứng từ điện tử.

II- DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

STT

TÊN CHỨNG TỪ

SỐ HIỆU

LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

BB

HD

1

2

3

4

5

A

Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định này

 

 

 

I

Chỉ tiêu lao động tiền lương

 

 

 

1

Bảng chấm công

C01a-HD

 

x

2

Bảng chấm công làm thêm giờ

C01b-HD

 

x

3

Giấy báo làm thêm giờ

C01c-HD

 

x

4

Bảng thanh toán tiền lương

C02a-HD

 

x

5

Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm

C02b-HD

 

x

6

Bảng thanh toán học bổng (Sinh hoạt phí)

C03-HD

 

x

7

Bảng thanh toán tiền thưởng

C04-HD

 

x

8

Bảng thanh toán phụ cấp

C05-HD

 

x

9

Giấy đi đường

C06-HD

 

x

10

Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

C07-HD

 

x

11

Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm

C08-HD

 

x

12

Bảng thanh toán tiền thuê ngoài

C09-HD

 

x

13

Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán

C10-HD

 

x

14

Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

C11-HD

 

x

15

Bảng kê thanh toán công tác phí

C12-HD

 

x

II

Chỉ tiêu vật tư

 

 

 

1

Phiếu nhập kho

C20-HD

 

x

2

Phiếu xuất kho

C21-HD

 

x

3

Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ

C22-HD

 

x

4

Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

C23-HD

 

x

5

Bảng kê mua hàng

C24-HD

 

x

6

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

C25-HD

 

x

III

Chỉ tiêu tiền tệ

 

 

 

1

Phiếu thu

C30-BB

x

 

2

Phiếu chi

C31-BB

x

 

3

Giấy đề nghị tạm ứng

C32-HD

 

x

4

Giấy thanh toán tạm ứng

C33-BB

x

 

5

Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho đồng Việt Nam)

C34-HD

 

x

6

Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý)

C35-HD

 

x

7

Giấy đề nghị thanh toán

C37-HD

 

x

8

Biên lai thu tiền

C38-BB

x

 

9

Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn

C40a-HD

 

x

10

Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn

C40b-HD

 

x

IV

Chỉ tiêu tài sản cố định

 

 

 

1

Biên bản giao nhận TSCĐ

C50-BD

 

x

2

Biên bản thanh lý TSCĐ

C51-HD

 

x

3

Biên bản đánh giá lại TSCĐ

C52-HD

 

x

4

Biên bản kiểm kê TSCĐ

C53-HD

 

x

5

Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành

C54-HD

 

x

6

Bảng tính hao mòn TSCĐ

C55a-HD

 

x

7

Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

C55b-HD

 

x

B

Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác

 

 

 

1

 

 

 

2

Giấy xác nhận hàng viện trợ không hoàn lại

 

 

 

3

Giấy xác nhận tiền viện trợ không hoàn lại

 

 

 

4

Bảng kê chứng từ gốc gửi nhà tài trợ

 

 

 

5

Đề nghị ghi thu – ghi chi ngân sách tiền, hàng viện trợ

 

 

 

6

Hóa đơn GTGT

01 GTKT-3LL

x

 

7

Hóa đơn bán hàng thông thường

02 GTGT-3LL

x

 

8

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

03PK-3LL

x

 

9

Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý

04H02-3LL

x

 

10

Hóa đơn bán lẻ (Sử dụng cho máy tính tiến)

 

x

 

11

Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn

04/GTGT

x

 

12

Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH

 

 

 

13

Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản

 

 

 

14

Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt

 

 

 

15

Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thư – điện cấp séc bảo chi

 

 

 

16

Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng

 

 

 

17

Giấy nộp trả kinh phí bằng tiền mặt

 

 

 

18

Giấy nộp trả kinh phí bằng chuyển khoản

 

 

 

19

Bảng kê nộp séc

 

 

 

20

Ủy nhiệm thu

 

 

 

21

Ủy nhiệm chi

 

 

 

22

Giấy rút vốn đầu tư kiêm lĩnh tiền mặt

 

 

 

23

Giấy rút vốn đầu tư kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thu – điện cấp séc bảo chi

 

 

 

24

Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư

 

 

 

25

Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng tiền mặt

 

 

 

26

Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng chuyển khoản

 

 

 

27

Giấy ghi thu – ghi chi vốn đầu tư

 

 

 

 

…………………………

 

 

 

Ghi chú:

- BB: Mẫu bắt buộc

- HD: Mẫu hướng dẫn

Phần thứ hai :

HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

I- QUY ĐỊNH CHUNG

1- Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.

Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản.

Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước, nhằm:

+ Đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý và kiểm soát quỹ ngân sách nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp;

+ Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động;

+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính…) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nước.

Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.

Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi kép” nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại.

Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ…), những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại, dự toán chi hoạt động được giao…

Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn” nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác.

2. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.

- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;

- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);

- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3);

- Tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009.

3- Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản

Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Quyết định này để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Đơn vị được bổ sung thêm các Tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.

Trường hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữ số) ngoài các Tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phảk được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.

II. DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

STT

SỐ HIỆU TK

TÊN TÀI KHOẢN

PHẠM VI ÁP DỤNG

GHI CHÚ

 

 

LOẠI 1: TÊN VÀ VẬT TƯ

 

 

 

 

 

 

 

1

111

Tiền mặt

Mọi đơn vị

 

 

1111

Tiền Việt Nam

 

 

 

1112

Ngoại tệ

 

 

 

1113

Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

 

 

 

 

 

 

 

2

112

Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Mọi đơn vị

Chi tiết theo từng TK tại từng NH, KB

 

1121

Tiền Việt Nam

 

 

1122

Ngoại tệ

 

 

1123

Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

 

 

 

 

 

 

 

3

113

Tiền đang chuyển

Mọi đơn vị

 

 

 

 

 

 

4

121

Đầu tư tài chính ngắn hạn

Đơn vị có phát sinh

 

 

1211

Đầu tư chứng khoán ngắn hạn

 

 

1218

Đầu tư tài chính ngắn hạn khác

 

 

 

 

 

 

 

5

152

Nguyên liệu, vật liệu

Mọi đơn vị

Chi tiết theo yêu cầu quản lý

 

 

 

 

6

153

Công cụ, dụng cụ

Mọi đơn vị

 

 

 

 

 

7

155

Sản phẩm, hàng hóa

Đơn vị có hoạt động SX, KD

Chi tiết theo sản phẩm, hàng hóa

 

1551

Sản phẩm

 

1552

Hàng hóa

 

 

 

 

 

 

 

 

LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

 

 

8

211

TSCĐ hữu hình

Mọi đơn vị

Chi tiết theo yêu cầu quản lý

 

2111

Nhà cửa, vật kiến trúc

 

 

2112

Máy móc, thiết bị

 

 

2113

Phương tiện vận tải, truyền dẫn

 

 

 

2114

Thiết bị, dụng cụ quản lý

 

 

 

2115

Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm

 

 

 

2118

Tài sản cố định khác

 

 

 

 

 

 

 

9

213

TSCĐ vô hình

Mọi đơn vị

 

 

 

 

 

 

10

214

Hao mòn TSCĐ

Mọi đơn vị

 

 

2141

Hao mòn TSCĐ hữu hình

 

 

 

2142

Hao mòn TSCĐ vô hình

 

 

 

 

 

 

 

11

221

Đầu tư tài sản chính dài hạn

 

 

 

2211

Đầu tư chứng khoán dài hạn

 

 

 

2212

Vón góp

 

 

 

2218

Đầu tư tài chính dài hạn khác

 

 

 

 

 

 

 

12

241

XDCB dở dang

 

 

 

2411

Mua sắm TSCĐ

 

 

 

2412

Xây dựng cơ bản

 

 

 

2413

Sửa chữa lớn TSCĐ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

LOẠI 3: THANH TOÁN

 

 

13

311

Các khoản phải thu

Mọi đơn vị

Chi tiết theo yêu cầu quản lý

 

3111

Phải thu của khách hàng

 

 

3113

Thuế GTGT được khấu trừ

Đơn vị được khấu trừ thuế GTGT

 

31131

Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ

 

 

31132

Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ

 

 

 

3118

Phải thu khác

 

 

 

 

 

 

 

14

312

Tạm ứng

Mọi đơn vị

Chi tiết từng đối tượng

 

 

 

 

 

15

313

Cho vay

Đơn vị có dự án tín dụng

Chi tiết từng đối tượng

 

3131

Cho vay trong hạn

 

3132

Cho vay quá hạn

 

 

 

3133

Khoanh nợ cho vay

 

 

 

 

 

 

 

16

331

Các khoản phải trả

Mọi đơn vị

Chi tiết từng đối tượng

 

3311

Phải trả người cung cấp

 

 

3312

Phải trả nợ vay

 

 

 

3318

Phải trả khác

 

 

 

 

 

 

 

17

332

Các khoản phải nộp theo lương

Mọi đơn vị

 

 

3321

Bảo hiểm xã hội

 

 

 

3322

Bảo hiểm y tế

 

 

 

3323

Kinh phí công đoàn

 

 

 

 

 

 

 

18

333

Các khoản phải nộp nhà nước

Các đơn vị có phát sinh

 

 

3331

Thuế GTGT phải nộp

 

 

33311

Thuế GTGT đầu ra

 

 

 

33312

Thuế GTGT hàng nhập khẩu

 

 

 

3332

Phí, lệ phí

 

 

 

3334

Thuế thu nhập doanh nghiệp

 

 

 

3337

Thuế khác

 

 

 

3338

Các khoản phải nộp khác

 

 

 

 

 

 

 

19

334

Phải trả công chức, viên chức

Mọi đơn vị

 

 

 

 

 

 

20

335

Phải trả các đối tượng khác

 

Chi tiết theo từng đối tượng

 

 

 

 

21

336

Tạm ứng kinh phí

 

 

 

 

 

 

 

22

337

Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau

 

 

 

3371

Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho

 

 

 

3372

Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành

 

 

 

3373

Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành

 

 

 

 

 

 

 

23

341

Kinh phí cấp cho cấp dưới

Các đơn vị cấp trên

Chi tiết cho từng đơn vị

 

 

 

 

 

24

342

Thanh toán nội bộ

Đơn vị có phát sinh

 

 

 

 

 

 

 

 

LOẠI 4 – NGUỒN KINH PHÍ

 

 

 

 

 

 

 

25

411

Nguồn vốn kinh doanh

Đơn vị có hoạt động SXKD

Chi tiết theo từng nguồn

 

 

 

 

26

412

Chênh lệch đánh giá lại tài sản

Đơn vị có phát sinh

 

 

 

 

 

 

27

413

Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Đơn vị có

 

 

 

 

ngoại tệ

 

28

421

Chênh lệch thu, chi chưa xử lý

 

 

 

4211

Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên

 

 

 

4212

Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên

 

 

 

4213

Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Đơn vị có đơn đặt hàng của Nhà nước

 

 

4218

Chênh lệch thu, chi hoạt động khác

 

 

 

 

 

 

 

29

431

Các quỹ

Mọi đơn vị

 

 

4311

Quỹ khen thưởng

 

 

 

4312

Quỹ phúc lợi

 

 

 

4313

Quỹ ổn định thu nhập

 

 

 

4314

Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp

 

 

 

 

 

 

 

30

441

Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản

Đơn vị có đầu tư XDCB dự án

 

 

4411

Nguồn kinh phí NSNN cấp

 

 

4413

Nguồn kinh phí viện trợ

 

 

4418

Nguồn khác

 

 

 

 

 

 

31

461

Nguồn kinh phí hoạt động

Mọi đơn vị

Chi tiết dùng nguồn KP

 

4611

Năm trước

 

 

46111

Nguồn kinh phí thường xuyên

 

 

 

46112

Nguồn kinh phí không thường xuyên

 

 

 

4612

Năm nay

 

 

 

46121

Nguồn kinh phí thường xuyên

 

 

 

46122

Nguồn kinh phí không thường xuyên

 

 

 

4613

Năm sau

 

 

 

46131

Nguồn kinh phí thường xuyên

 

 

 

46132

Nguồn kinh phí không thường xuyên

 

 

 

 

 

 

 

32

462

Nguồn kinh phí dự án

Đơn vị có dự án

 

 

4621

Nguồn kinh phí NSNN cấp

 

 

4623

Nguồn kinh phí viện trợ

 

 

 

4628

Nguồn khác

 

 

 

 

 

 

 

33

465

Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Đơn vị có đơn đặt hàng của Nhà nước

 

 

 

 

 

 

34

466

Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

Mọi đơn vị

 

 

 

 

 

 

 

 

LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU

 

 

 

 

 

 

 

35

511

Các khoản thu

Đơn vị có phát sinh

 

 

5111

Thu phí, lệ phí

 

 

5112

Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước

 

 

 

5118

Thu khác

 

 

 

 

 

 

 

36

521

Thu chưa qua ngân sách

Đơn vị có phát sinh

 

 

5211

Phí, lệ phí

 

 

5212

Tiền, hàng viện trợ

 

 

 

 

 

 

 

37

531

Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh

Đơn vị có HĐ SXKD

 

 

 

 

 

 

 

 

LOẠI 6: CÁC KHOẢN CHI

 

 

 

 

 

 

 

38

631

Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh

Đơn vị có hoạt động SXKD

Chi tiết theo động SXKD

 

 

 

 

 

39

635

Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Đơn vị có đơn đặt hàng của Nhà nước

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

40

643

Chi phí trả trước

Đơn vị có phát sinh

 

 

 

 

 

 

41

661

Chi hoạt động

Mọi đơn vị

 

 

6611

Năm trước

 

 

 

66111

Chi thường xuyên

 

 

 

66112

Chi không thường xuyên

 

 

 

6612

Năm nay

 

 

 

66121

Chi thường xuyên

 

 

 

66122

Chi không thường xuyên

 

 

 

6613

Năm sau

 

 

 

66131

Chi thường xuyên

 

 

 

66132

Chi không thường xuyên

 

 

 

 

 

 

 

42

662

Chi dự án

Đơn vị có dự án

Chi tiết theo dự án

 

6621

Chi quản lý dự án

 

6622

Chi thực hiện dự án

 

 

 

 

 

 

 

 

 

LOẠI 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG

 

 

1

001

Tài sản thuê ngoài

 

 

2

002

Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công

 

 

3

004

Khoán chi hànhc hính

 

 

4

005

Dụng cụ lâu bền đang sử dụng

 

 

5

007

Ngoại tệ các loại

 

 

6

008

Dự toán chi hoạt động

 

 

 

0081

Dự toán chi thường xuyên

 

 

 

0082

Dự toán chi không thường xuyên

 

 

7

009

Dự toán chi chương trình, dự án

 

 

 

0091

Dự toán chi chương trình, dự án

 

 

 

0092

Dự toán chi đầu tư XDCB

 

 

 

 

 

 

 

Phần thứ ba

HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN

I- QUY ĐỊNH CHUNG

I- Sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nhiệm vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị hành chính, sự nghiệp.

Các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước và Chế độ kế toán này.

Đối với các đơn vị kế toán cấp I và cấp II (Gọi tắt là cấp trên) ngoài việc mở sổ kế toán theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải mở sổ kế toán theo dõi việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụng kinh phí và quyết toán kinh phí của các đơn vị trực thuộc (đơn vị kế toán cấ II cấp III) để tổng hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp.

2- Các loại sổ kế toán

Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Tùy theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của hình thức kế toán về nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán. Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ tổng hợp (Sổ Cái, Sổ Nhật ký) quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết.

2.1- Sổ kế toán tổng hợp

(1) Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Trường hợp cần thiết có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế.

Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ảnh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế toán.

Sổ Nhật ký phải có đầy đủ các nội dung sau:

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

(2) Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí. Trên Sổ Cái có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung chủ yếu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo từng nội dung kinh tế (Ghi vào bên Nợ, bên Có các tài khoản).

2.2. Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán.

Sổ kế toán chi tiết có các nội dung sau:

+ Tên sổ;

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Các chỉ tiêu khác căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt mà mỗi mẫu sổ kế toán có những chỉ tiêu quản lý và kết cấu riêng.

3- Hệ thống sổ kế toán

Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Đối với đơn vị tiếp nhận kinh phí viện trợ của các tổ chức, cá nhân nước ngoài, theo yêu cầu của nhà tài trợ, thì đơn vị nhận viện trợ phải mở thêm sổ kế toán chi tiết theo dõi quá trình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí viện trợ để làm cơ sở lập báo cáo tài chính theo yêu cầu của nhà tài trợ.

4- Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

Số kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ suốt thời gian giữ và ghi sổ.

Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới. Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Nhân viên kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán xác nhận.

Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.

Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

5- Mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập bắt đầu hoạt động của đơn vị kinh tế.

5.1- Trước khi mở sổ kế toán bằng tay để sử dụng, phải hoàn thiện thủ tục pháp lý của sổ kế toán như sau:

- Đối với sổ kế toán đóng thành quyển:

+ Ngoài bìa (góc trên bên trái) phải ghi tên đơn vị kế toán, giữa bìa ghi tên sổ, ngày, tháng năm lập sổ, ngày, tháng, năm khóa sổ, họ tên và chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị, ngày tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác.

+ Các trang sổ kế toán phải đánh số trang từ một (01) đến hết trang số… và giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

+ Sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp.

- Đối với sổ tờ rời:

+ Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ số, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán.

+ Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào Sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời.

+ Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo an toàn và dễ tìm.

5.2- Mở sổ kế toán

Đầu năm phải mở sổ kế toán cho năm ngân sách mới để tiếp nhận số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc nam ngân sách mới từ ngày 1/1.

- Đối với sổ kế toán tổng hợp:

Đầu năm phải chuyển toàn bộ số dư của các tài khoản trên Sổ nhật ký – Sổ Cái hoặc Sổ Cái của năm cũ sang sổ Nhật Ký – Sổ Cái hoặc Sổ Cái của năm mới.

- Đối với sổ kế toán chi tiết:

+ Sổ kế toán chi tiết ghi tay có thể sử dụng cho nhiều năm, cuối mỗi năm gạch một đường ngang sổ để bắt đầu theo dõi cho năm mới. Khi nào dùng hết sổ sẽ chuyển sang sổ kế toán chi tiết mới;

+ Đối với các sổ liên quan đến thu, chi ngân sách: Số liệu trên các sổ này không phải chuyển sang sổ mới mà để nguyên trên sổ năm cũ để hạch toán tiếp các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh trong thời gian chỉnh lý, quyết toán và theo dõi cho đến khi quyết toán năm trước được phê duyệt.

6- Ghi sổ kế toán

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. Việc ghi sổ kế toán phải dùng bút mực, không dùng mực đỏ và bút chì để ghi sổ kế toán. Số và chữ viết phải rõ ràng, liên tục có hệ thống, khi ghi hết trang phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang sang đầu trang kế tiếp. Sổ kế toán không được viết tắt, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi. Cấm tẩy xóa, cấm dùng chất hóa học để sửa chữa. Khi sửa chữa sổ phải sử dụng các phương pháp sửa chữa theo quy định trong Luật Kế toán và Chế độ kế toán này.

7- Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính

Các đơn vị kế toán hành chính, sự nghiệp được mở và ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính.

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và các mẫu sổ kế toán quy định tại mục 10. Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp các tiêu chuẩn và điều kiện quy định của Bộ Tài chính và thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Cuối kỳ kế toán sau khi đã hoàn tất việc khóa sổ theo quy định chot ừng loại sổ, phải tiến hành in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết và phải đóng thành từng quyển. Sau đó mới làm thủ tục pháp lý như sổ ghi bằng tay để sử dụng vào lưu trữ.

Các sổ kế toán bằng máy vi tính sau khi in ra, đóng thành quyền xong cũng phải làm các thủ tục quy định như điểm 5.1 trên đây.

8- Khóa sổ kế toán

8.1- Cuối kỳ kế toán (Cuối quý và cuối năm) trước khi lập báo cáo tài chính, đơn vị phải khóa sổ kế toán. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Ngoài ra phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Khóa sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.

8.2- Trình tự khóa sổ kế toán

Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khóa sổ kế toán

- Cuối kỳ kế toán, sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, tiến hành đối chiếu giữa số  liệu trên chứng từ kế toán (nếu cần) với số liệu đã ghi sổ, giữa số liệu của các sổ kế toán có liên quan với nhau để bảo đảm sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ kế toán với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ kế toán với nhau. Tiến hành cộng số phát sinh trên Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết.

- Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ.

- Tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái đảm bảo số liệu khớp đúng và bằng tổng số phát sinh ở Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (Đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) hoặc số Tổng cộng ở cột số phát sinh trên Nhật ký – Sổ Cái (Đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái). Sau đó tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho. Sau khi đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khóa sổ kế toán. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch cho đến khi khớp đúng.

Bước 2: Khóa sổ

- Khi khóa sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán. Sau đó ghi “Cộng số phát sinh trong tháng” phía dưới dòng đã kẻ;

- Ghi tiếp dòng “Số dư cuối kỳ” (tháng, quý, năm);

- Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kế các tháng trước” từ đầu quý;

- Sau đó ghi tiếp dòng “Tổng cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”;

* Dòng “Số dư cuối kỳ” tính như sau:  

Số dư Nợ

=

Số dư Nợ

+

Số phát sinh

Số phát sinh

cuối kỳ

đầu kỳ

Nợ trong kỳ

Có trong kỳ

Số dư Có

=

Số dư Có

+

Số phát sinh

Số phát sinh

cuối kỳ

đầu kỳ

Có trong kỳ

Nợ trong kỳ

Sau khi tính được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư Nợ thì ghi vào cột Nợ, tìa khoản nào dư Có thì ghi vào cột Có.

- Cuối cùng kẻ 2 đường kẻ liền nhau kết thúc việc khóa sổ.

- Riêng một số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và cột “Số dư” (hoặc nhập, xuất, “còn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ”…) thì số liệu cột số dư (còn lại hay tồn) ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ” của cột “Số dư” hoặc cột “Tồn quỹ”, hay cột “Còn lại”.

Sau khi khóa sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận. Sau đó trình Thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt xác nhận tính pháp lý của số liệu khóa sổ kế toán.

9- Sửa chữa sổ kế toán

9.1- Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:

(1) Phương pháp cải chính:

Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xóa bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực ở phía trên và phải có chữ ký kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

(2) Phương pháp ghi số âm (còn gọi phương pháp ghi đỏ):

Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để hủy bút toán đã ghi sai. Ghi loại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;

- Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền;

- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kinh tế) ký xác nhận.

(3) Phương pháp ghi bổ sung:

Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.

9.2- Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính:

(1) Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;

(2) Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.

(3) Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung” .

9.3- Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và có kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán năm trước có sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (Nếu phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.

10- Các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, gồm:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái;

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Đơn vị kế toán được phép lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế toán phù hợp và nhất thiết phải thuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức sổ kế toán đã lựa chọn về: Loại sổ, số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán.

II- HÌNH THỨC KẾ TOÁN

1. Hình thức kế toán Nhật ký chung

1.1- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

1.2- Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung

- Nhật ký chung;

- Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

1.3- Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung

- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khóa Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản tên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khóa sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối phát sinh” và báo cáo tài chính.

Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện trên Sở đồ số 01


Sơ đồ số 01

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

 

 

2- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

2.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân loại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký – Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi chép.

Căn cứ đề ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

2.2. Các loại sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký – Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

2.3. Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cảe 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một ngày.

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã được dùng để ghi Sổ Nhật ký – Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái.

Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký – Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

 

Tổng số tiền của cột

 

Tổng số tiền phát sinh

 

Tổng số tiền phát

 

“Số tiền phát sinh”

=

nợ của tất cả các

=

sinh Có của tất cả

 

ở phần Nhật ký

 

tài khoản

 

các tài khoản

Tổng số dư Nợ các tài khoản

=

Tổng số dư Có các tài khoản

 

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khóa sổ của các đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái

- Số liệu trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái, Thẻ kế toán chi tiết và “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái, được thể hiện trên Sơ đồ số 02.


Sơ đồ số 02

 

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ – SỔ CÁI

 

3- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

3.1- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:

+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ.

+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ Cái.

3.2- Các loại sổ kế toán:

+ Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ Cái;

+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

3.3. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

- Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”. Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng ủy quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái.

- Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khóa sổ Cái để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh” và báo cáo tài chính.

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Chứng từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng khóa các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khóa sổ để lập “Bảng tổng hợp chi tiết” theo từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện trên Sơ đồ số 03.


Sơ đồ số 03

 

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ

4- Hình thức kế toán trên máy vi tính

4.1. Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính án dụng tại đơn vị phải đảm bảo yêu cầu sau:

- Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán.

- Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và của Chế độ kế toán này.

- Đơn vị phải căn cứ vào tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơn vị.

4.2. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính

Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định.

4.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ hoặc bằng Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập bào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện trên Sở đồ số 04


Sơ đồ 04

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

 

III- DANH MỤC SỔ KẾ TOÁN

1- Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp cơ sở

STT

TÊN SỔ

Ký hiệu mẫu số

Phạm vi áp dụng

1

2

3

4

1

Nhật ký – Sổ Cái

S01-H

 

2

Chứng từ ghi sổ

S02a-H

 

3

Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ

S02b-H

 

4

Sổ Cái (Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ)

S02c-H

 

5

Sổ Cái (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung)

S03-H

 

6

Sổ Nhật ký chung

S04-H

 

7

Bảng cân đối số phát sinh

S05-H

 

8

Sổ quỹ tiền mặt (Sổ chi tiết tiền mặt)

S11-H

 

9

Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

S12-H

 

10

Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ

S13-H

Đơn vị có ngoại tệ

Đơn vị có kho vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

11

Sổ kho (Hoặc thẻ kho)

S21-H

12

Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

S22-H

13

Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

S23-H

14

Sổ tài sản cố định

S31-H

15

Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng

S32-H

16

Sổ chi tiết các tài khoản

S33-H

 

17

Sổ theo dõi cho vay (Dùng cho dự án tín dụng)

S34-H

 

18

Sổ theo dõi dự toán ngân sách

S41-H

 

19

Sổ theo dõi nguồn kinh phí

S42-H

 

20

Sổ tổng hợp nguồn kinh phí

S43-H

Đơn vị có đầu tư chứng khoán

Đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh

21

Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán

S45-H

22

Sổ chi tiết doanh thu

S51-H

23

Sổ chi tiết các khoản thu

S52-H

24

Sổ theo dõi thuế GTGT

S53-H

Đơn vị có nộp thuế GTGT

25

Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại

 

26

Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm

 

 

27

Sổ chi tiết chi hoạt động

 

 

28

Sổ chi tiết chi dự án

S62-H

Đơn vị có dự án

Đơn vị có hoạt động SXKD

29

Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (Hoặc đầu tư XDCB)

 

30

Sổ theo dõi chi phí trả trước

S71-H

31

Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của kho bạc

S72-H

 

 

 

 

 

 

2- Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp I, II (Cấp trên)

STT

TÊN SỔ

Ký hiệu mẫu sổ

1

2

3

1

Sổ tổng hợp quyết toán ngân sách và nguồn khác của đơn vị

Mẫu số S04/CT-H

 

Phần thứ tư

HỆ THỐNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH

I- QUY ĐỊNH CHUNG

1- Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách

1.1- Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách dùng để tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của Nhà nước; tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp trong kỳ kteo, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị.

1.2- Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải lập đúng theo mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ các chi tiết đã quy định, phải lập đúng kỳ hạn, nộp đúng thời gian v2a đầy đủ báo cáo tới từng nơi nhận báo cáo.

1.3- Hệ thống chỉ tiêu báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải phù hợp và thống nhất với chỉ tiêu dự toán năm tài chính và Mục lục ngân sách nhà nước, đảm bảo có thể so sánh được giữa số thực hiện với số dự toán và giữa các kỳ kế toán với nhau. Trường hợp lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách có nội dung và phương pháp trình bày khác với các chỉ tiêu trong dự toán hoặc khác với báo cáo tài chính kỳ kế toán năm trước thì phải giải trình trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.

1.4- Phương pháp tổng hợp số liệu và lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải được thực hiện thống nhất ở các đơn vị hành chính sự nghiệp, tạo điều kiện cho việc tổng hợp, phân tích, kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện dự toán ngân sách Nhà nước của cấp trên và các cơ quan quản lý nhà nước.

1.5- Số liệu trên báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải chính xác, trung thực, khách quan và phải được tổng hợp từ các số liệu của sổ kế toán.

2- Trách nhiệm của đơn vị trong việc lập, nộp báo cáo tài chính

2.1- Trách nhiệm của đơn vị kế toán

Các đơn vị hành chính sự nghiệp tổ chức bộ máy kế toán theo quy định tại Điều 48 Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004, các đơn vị kế toán cấp I, II gọi là đơn vị kế toán cấp trên, các đơn vị kế toán cấp II, III gọi là đơn vị kế toán cấp dưới, đơn vị kế toán dưới đơn vị kế toán cấp III (nếu có) gọi là đơn vị kế toán trực thuộc. Danh mục, mẫu và phương pháp lập báo cáo tài chính quý, năm của đơn vị kế toán trực thuộc do đơn vị kế toán cấp I quy định. Các đơn vị kế toán có trách nhiệm lập, nộp báo cáo tài chính và duyệt báo cáo quyết toán ngân sách như sau:

- Các đơn vị kế toán cấp dưới phải lập, nộp báo cáo tài chính quý, năm và nộp báo cáo quyết toán cho đơn vị kế toán cấp trên, cơ quan Tài chính và cơ quan Thống kê đồng cấp, Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch để phối hợp kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi ngân sách nhà nước và hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị.

- Các đơn vị kế toán cấp trên có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán cho đơn vị cấp dưới và lập báo cáo tài chính tổng hợp từ các báo cáo tài chính năm của các đơn vị kế toán cấp dưới và các đơn vị kế toán trực thuộc.

2.2- Trách nhiệm của cơ quan Tài chính, Kho bạc Nhà nước, Thuế

Các cơ quan Tài chính, Kho bạc Nhà nước, Thuế và các đơn vị khác có liên quan, có trách nhiệm phối hợp trong việc kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh, cung cấp và khai thác số liệu về kinh phí và sử dụng kinh phí, quản lý và sử dụng tài sản và các hoạt động khác có liên quan đến tình hình thu, chi ngân sách nhà nước và các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị hành chính sự nghiệp.

3- Yêu cầu lập và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách

Việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải đảm bảo sự trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, phản ánh đúng tình hình tài sản, thu, chi và sử dụng các nguồn kinh phí của đơn vị.

Việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán. Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ báo cáo.

Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải được người lập, kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị ký, đóng dấu trước khi nộp hoặc công khai.

4- Kỳ hạn lập báo cáo tài chính  

- Báo cáo tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được lập vào cuối kỳ kế toán quý, năm.

- Báo cáo tài chính của các đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách được lập vào cuối kỳ kế toán năm;

- Các đơn vị kế toán khi bị chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm quyết định chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động;

5- Kỳ hạn lập báo cáo quyết toán ngân sách

Báo cáo quyết toán ngân sách lập theo năm tài chính là báo cáo tài chính kỳ kế toán năm sau khi đã được chỉnh lý, sửa đổi, bổ sung trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo quy định của pháp luật.

6- Kỳ hạn nộp báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách

6.1- Thời hạn nộp báo cáo tài chính

6.1.1- Thời hạn nộp báo cáo tài chính quý

- Đơn vị kế toán trực thuộc (nếu có) nộp báo cáo tài chính quý cho đơn vị kế toán cấp III, thời hạn nộp báo cáo tài chính do đơn vị kế toán cấp trên III quy định;

- Đơn vị kế toán cấp III nộp báo cáo tài chính cho đơn vị kế toán cấp II và cơ quan Tài chính, Kho bạc đồng cấp chậm nhất 10 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý;

- Đơn vị kế toán cấp II nộp báo cáo tài chính cho đơn vị kế toán cấp I hoặc cho cơ quan Tài chính, Kho bạc đồng cấp chậm nhất 20 ngày, sau ngày kết thúc kế toán quý;

- Đơn vị kế toán cấp I nộp báo cáo tài chính cho cơ quan Tài chính, Kho bạc đồng cấp chậm nhất 25 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý;

6.1.2-Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm

a- Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN

Báo cáo tài chính năm của đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN sau khi đã được chỉnh lý sửa đổi, bổ sung số liệu trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo quy định của pháp luật thời hạn nộp cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại tiết 6.2, điểm 6, mục I phần thứ tư.

b- Đối với đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí NSNN thời hạn nộp báo cáo tài chính năm cho cơ quan cấp trên và cơ quan Tài chính, Thống kê đồng cấp chậm nhất là 45 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

6.2. Thời hạn nộp báo cáo quyết toán ngân sách năm

6.2.1- Thời hạn nộp báo cáo quyết toán năm của đơn vị dự án cấp I của ngân sách trung ương nộp cho cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan thống kê đồng cấp chậm nhất vào cuối ngày 01 tháng 10 năm sau; Thời hạn nộp báo cáo quyết toán ngân sách năm của đơn vị dự toán cấp II, cấp III do đơn vị dự toán cấp I quy định cụ thể.

6.2.2- Thời hạn nộp báo cáo quyết toán ngân sách năm của đơn vị dự toán cấp I của ngân sách địa phương do Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định cụ thể; Thời hạn nộp báo cáo quyết toán ngân sách năm của đơn vị dự toán cấp II, cấp III do đơn vị dự toán cấp I quy định cụ thể.

II- DANH MỤC VÀ MẪU BÁO CÁO TÀI CHÍNH

I- Danh mục báo cáo

1.1. Danh mục báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán áp dụng cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở

STT

Ký hiệu biểu

TÊN BIỂU BÁO CÁO

KỲ HẠN LẬP BÁO CÁO

NƠI NHẬN

Tài chính (*)

Kho bạc

Cấp trên

Thống kê (*)

1

2

3

4

5

6

7

8

1

B01-H

Bảng cân đối tài khoản

Quý, năm

 

 

x

x

2

B02-H

Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng

Quý, năm

x

x

x

x

3

F02-1H

Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động

Quý, năm

x

x

x

x

4

F02-2H

Báo cáo chi tiết kinh phí dự án

Quý, năm

x

x

x

x

5

F02-3aH

Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN

Quý, năm

x

x

x

 

6

F02-3bH

Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN

Quý, năm

x

x

x

 

7

B03-H

Báo cáo thu-chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh

Quý, năm

x

 

x

x

8

B04-H

Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ

Năm

x

 

x

x

9

B05-H