Thông tư 46/2004/TT-BTC hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính Dự án Đa dạng hoá thu nhập nông thôn Tuyên Quang

• Số hiệu: 46/2004/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Lê Thị Băng Tâm
• Ngày ban hành: 27/05/2004

BỘ TÀI CHÍNH ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 46/2004/TT-BTC	Hà Nội, ngày 27 tháng 5 năm 2004

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 46/2004/TT-BTC NGÀY 27/5/2004 HƯỚNG DẪN CƠ CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DỰ ÁN ĐA DẠNG HOÁ THU NHẬP NÔNG THÔN TỈNH TUYÊN QUANG

Căn cứ Hiệp định vay vốn số 578-VN giữa Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Quỹ phát triển Nông nghiệp Quốc tế (IFAD) ký ngày 18/2/2002 cho dự án “Đa dạng hoá thu nhập nông thôn (RIDP) tỉnh Tuyên Quang”;
Căn cứ Nghị định số 77/2003/NĐ-CP ngày 1/7/2003 của Chính phủ qui định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính;
Căn cứ Nghị định số 17/2001/NĐ-CP ngày 4/5/2001 của Chính phủ ban hành Quy chế Quản lý và Sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức;
Căn cứ Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/07/1999 của Chính phủ ban hành Quy chế Quản lý Đầu tư và Xây dựng; Nghị định số 12/2001/NĐ-CP ngày 5/5/2000 bổ sung một số điều của Nghị định số 52/1999/NĐ-CP; Nghị định số 07/2003/NĐ-CP ngày 30/01/2003 của Chính phủ về việc sửa đổi bổ sung một số điều của Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/07/1999 và Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 05/05/2000;
Căn cứ Công văn số 1073/CP-QHQT ngày 13/11/2001 của Chính phủ thông báo quyết định của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi Dự án Đa dạng hoá thu nhập nông thôn tỉnh Tuyên Quang;
Căn cứ Thông tư số 44/2003/TT-BTC ngày 15/5/2003 của Bộ Tài chính về quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư từ nguồn Ngân sách nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 49/2001/TT-BTC ngày 26/6/2001 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc quản lý, thanh toán, quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản thuộc xã, thị trấn quản lý;
Sau khi thống nhất với Uỷ ban nhân dân Tỉnh Tuyên Quang, Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính cho Dự án “Đa dạng hoá thu nhập nông thôn tỉnh Tuyên Quang” như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG:

Phần I.1: Đối tượng áp dụng

Thông tư này được áp dụng đối với các hợp phần của Dự án Đa dạng hoá thu nhập nông thôn tỉnh Tuyên Quang được ngân sách nhà nước cấp phát kinh phí.

Phần I.2: Giải thích từ ngữ

Các khái niệm, thuật ngữ sử dụng trong thông tư này có cùng ý nghĩa như trong Hiệp định vay vốn và được hiểu như sau:

1. Dự án: là Dự án Đa dạng hoá thu nhập nông thôn tỉnh Tuyên Quang.

2. Hiệp định: là Hiệp định vay vốn cho Dự án ký giữa Chính phủ nước CHXHCN Việt nam và Quỹ Phát triển nông nghiệp Quốc tế ngày 18/2/2002.

3. IFAD: là Quỹ Phát triển nông nghiệp Quốc tế - nhà tài trợ nước ngoài cho dự án.

4. SIDA: là Cơ quan Hợp tác Phát triển Thuỵ Điển, nhà đồng tài trợ nước ngoài cho dự án.

5. UNOPS: là Văn phòng Dịch vụ Dự án của Chương trình Phát triển Liên Hiệp Quốc: cơ quan thay mặt IFAD thực hiện việc giải ngân cho Dự án.

6. Chủ Dự án: là UBND Tỉnh Tuyên Quang. Để triển khai dự án và phối hợp hoạt động trong Dự án, chủ dự án thành lập Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh, Ban Phối hợp thực thi dự án huyện, và các Ban Phát triển xã.

7. Ban Phối hợp thực thi Dự án Tỉnh (BPHTTDA tỉnh): là đơn vị được thành lập theo quyết định của chủ dự án, có trách nhiệm thực hiện công việc thực thi hàng ngày của dự án và quản lý vốn vay.

8. Ban Phối hợp thực thi Dự án Huyện (BPHTTDA huyện) là đơn vị được thành lập theo quyết định của UBND huyện thực thi dự án; có trách nhiệm quyền hạn quy định trong quyết định thành lập.

9. Ban Phát triển xã (Ban PTX): là các đơn vị được thành lập theo quyết định của UBND xã thực thi dự án; có trách nhiệm quyền hạn quy định trong quyết định thành lập.

10. Các đơn vị thực thi dự án: là các đơn vị tuyến tỉnh và huyện của các cơ quan nhà nước sẽ trực tiếp tổ chức thực hiện các hợp phần và tiểu hợp phần của Dự án.

11. Ngân hàng Phục vụ Dự án: Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.

12. Tiểu dự án: Bao gồm các hoạt động xây dựng, mua sắm qui mô nhỏ tại các thôn bản; do người dân kiến nghị nhằm cải thiện cơ sở vật chất cấp bách, nâng cao đời sống kinh tế xã hội, điều kiện sản xuất cho hộ gia đình nghèo nhất trong thôn bản.

Phần I. 3. Nguyên tắc quản lý

1. Dự án được tài trợ bằng các nguồn vốn sau: Vốn Ngân sách Trung ương hỗ trợ Ngân sách tỉnh Tuyên Quang từ nguồn vốn Chính phủ vay IFAD và vốn viện trợ không hoàn lại của SIDA, vốn đối ứng từ nguồn Ngân sách tỉnh Tuyên Quang, và vốn đóng góp của người hưởng lợi.

2. Khoản vay từ IFAD và khoản vốn SIDA viện trợ để tài trợ cho dự án được Chính phủ quản lý theo những điều khoản được quy định tại các Hiệp định vay và Hiệp định viện trợ, và phù hợp với những quy định hiện hành của Chính phủ.

3. Toàn bộ vốn vay IFAD và vốn viện trợ của SIDA để đầu tư cho dự án là nguồn vốn của ngân sách nhà nước, phải được phản ánh đầy đủ vào ngân sách nhà nước.

4. UBND Tỉnh Tuyên Quang có trách nhiệm quản lý các nguồn vốn đầu tư cho Dự án có hiệu quả, đúng mục đích, phù hợp với các quy định tại Hiệp định và các quy định hiện hành của Chính phủ.

5. Dự án mở tài khoản tại hệ thống Kho bạc Nhà nước để giao dịch. Hệ thống Kho bạc Nhà nước nơi Dự án mở tài khoản thực hiện công tác kiểm soát chi trực tiếp đối với Dự án thông qua kiểm tra, xác nhận khối lượng thực hiện, chuyển vốn tạm ứng và thanh toán trực tiếp cho các hoạt động đủ điểu kiện của Dự án, theo quy định hiện hành.

6. Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh chịu trách nhiệm về quản lý toàn bộ vốn vay IFAD, vốn viện trợ của SIDA, và vốn đối ứng ngân sách tỉnh Tuyên Quang, đảm bảo tài trợ đúng mục tiêu cho các hoạt động của dự án, phù hợp với các quy định quản lý tài chính hiện hành.

II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Phần II.1.Các tài khoản thuộc dự án:

1. Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) mở một Tài khoản Đặc biệt bằng Đô la Mỹ (USD) tại Ngân hàng Phục vụ Dự án để tiếp nhận vốn do IFAD giải ngân.

2. Kho bạc nhà nước tỉnh Tuyên Quang mở một tài khoản nguồn vốn cấp 1 bằng Đồng Việt nam (VND) cho dự án, chi tiết đến các tiểu khoản để tiếp nhận vốn IFAD do Bộ Tài chính chuyển về và vốn đối ứng Ngân sách Tỉnh cấp cho Dự án.

3. Các Ban Phát triển xã mở tài khoản nguồn vốn cấp 2 bằng VND tại Kho bạc nhà nước huyện để tiếp nhận vốn IFAD do Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh chuyển về. Tài khoản của Ban Phát triển xã tại Kho bạc nhà nước huyện gồm 2 tiểu khoản: một tiểu khoản cho các hoạt động thuộc Quỹ cải thiện đời sống phụ nữ, và một tiểu khoản cho các hoạt động khác.

4. Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh, các Ban Phối hợp thực thi dự án huyện và Ban Phát triển xã mở tài khoản tiền gửi tại Kho bạc nhà nước tỉnh và huyện để thực hiện các giao dịch thanh toán.

Phần II.2: Lập kế hoạch tài chính cho dự án

1. Hàng năm Ban Phát triển xã lập kế hoạch công tác và ngân sách gửi Ban Phối hợp thực thi dự án huyện theo đúng trình tự lập, trình, và xét duyệt dự toán ngân sách nhà nước. Kế hoạch này được xây dựng chi tiết theo quý, nguồn vốn, và hoạt động, căn cứ vào kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của xã, các hoạt động ưu tiên do thôn bản xác định, định mức chi tiêu và phù hợp với các văn kiện liên quan của dự án.

2. Ban Phối hợp thực thi dự án huyện xem xét, tổng hợp Kế hoạch công tác và ngân sách năm của tuyến xã thành Kế hoạch công tác và ngân sách năm của tuyến huyện, gửi Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh. Kế hoạch công tác và ngân sách năm này được xây dựng chi tiết theo quý, theo nguồn vốn, hoạt động, phù hợp với hệ thống định mức áp dụng và văn kiện liên quan của Dự án.

3. Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh xem xét, tổng hợp toàn bộ Kế hoạch công tác và ngân sách năm của tỉnh, trình Ban Chỉ đạo dự án tỉnh, Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư, và UNOPS vào tháng 9 hàng năm, để các cơ quan này xem xét, có ý kiến.

4. Sau khi nhận được ý kiến các cơ quan trên, Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh hoàn chỉnh dự thảo Kế hoạch, trình UBND tỉnh để tổng hợp vào dự toán ngân sách năm của tỉnh.

5. Việc lập, bảo vệ, phê duyệt và thông báo dự toán ngân sách tỉnh theo trình tự thủ tục lập dự toán ngân sách hàng năm.

6. Kế hoạch công tác và ngân sách năm sau khi được UBND tỉnh, IFAD/UNOPS phê duyệt sẽ gửi cho Bộ Tài chính, Sở tài chính, Kho bạc nhà nước nơi cấp vốn cho dự án để theo dõi, cấp vốn cho các hoạt động của dự án.

Phần II.3: Định mức chi tiêu

1. Đối với các định mức chi tiêu hành chính, áp dụng các định mức quy định tại Quyết định số 112/2001/QĐ-BTC ngày 9/11/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành một số định mức chi tiêu áp dụng cho các dự án có sử dụng nguồn vốn ODA vay nợ, hoặc định mức do UBND tỉnh ban hành cho dự án phù hợp với quy định tại Quyết định số 112/2001/QĐ-BTC.

2. Đối với các định mức kinh tế, kỹ thuật, áp dụng các định mức theo quy định hiện hành của Nhà nước.

3. Trường hợp chưa có định mức, đơn giá, Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh trình UBND tỉnh ban hành để áp dụng tạm thời cho Dự án, trên cơ sở có ý kiến tham gia của Bộ Tài chính.

Phần II.4: Rút vốn IFAD về Tài khoản đặc biệt và các tài khoản nguồn vốn của dự án

1. Rút vốn IFAD về Tài khoản đặc biệt:

1.1 Việc rút vốn từ IFAD về Tài khoản đặc biệt sẽ do Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) thực hiện.

1.2 Căn cứ số tiền thực tế đã chi tiêu, Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh chuẩn bị hồ sơ xin rút vốn bổ sung Tài khoản đặc biệt gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại), gồm các tài liệu sau:

- Đơn xin rút vốn theo mẫu IFAD quy định

- Các chứng từ chi tiêu (hợp đồng, hoá đơn, giấy đề nghị thanh toán, sao kê chi tiêu, xác nhận khối lượng công việc của Kho bạc nhà nước nơi cấp vốn)

- Các tài liệu khác (nếu cần) để chứng minh khoản chi tiêu hợp lệ

1.3 Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ giải ngân, BộTài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ ký đơn rút vốn gửi IFAD.

2. Chuyển tiền từ Tài khoản đặc biệt về tài khoản nguồn vốn cấp 1 của dự án:

2.1 Khi có tiền trên Tài khoản đặc biệt, căn cứ dự toán ngân sách năm của Dự án đã được UBND tỉnh phê duyệt, căn cứ tiến độ thực hiện dự án, theo đề nghị của Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) làm thủ tục chuyển ngoại tệ thành VND và chuyển về Tài khoản nguồn vốn cấp 1 của dự án mở tại Kho bạc nhà nước tỉnh.

3. Chuyển tiền tạm ứng từ tài khoản nguồn vốn cấp 1 xuống tài khoản nguồn vốn cấp 2 của Ban Phát triển xã tại Kho bạc nhà nước huyện (tạm ứng lần đầu và thủ tục bổ sung):

3.1 Ban Phát triển xã xã căn cứ kế hoạch hoạt động và ngân sách hàng năm của xã được duyệt, lập kế hoạch hoạt động và ngân sách hàng quý, gửi Ban Phối hợp thực thi dự án huyện không muộn hơn ngày 15 của tháng trước quý kế hoạch.

3.2 Kế hoạch cần bao gồm các thông tin chi tiết như sau:

- Các hoạt động trong kỳ kế hoạch

- Tổng số vốn tài trợ cho từng hoạt động, chi tiết theo nguồn vốn và theo tháng

- Đơn vị thực thi (Ban Phát triển xã hay Hội phụ nữ)

- Số vốn đã thực hiện của quý trước so sánh với kế hoạch quý trước (báo cáo tổng hợp, không kèm theo chứng từ chi tiêu chi tiết, có xác nhận của Kho bạc nhà nước nơi cấp vốn)

- Số điều chỉnh sang quý sau.

3.3 Ban Phối hợp thực thi dự án huyện xem xét, tổng hợp, lập đề nghị tạm ứng về tài khoản các Ban Phát triển xã gửi Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh.

3.4 Số đề nghị tạm ứng: 100% chi phí dự kiến để thực hiện kế hoạch quý tiếp theo của các xã, đã được điều chỉnh theo số vốn còn thừa/thiếu đã ứng cho quý trước.

3.5 Công tác chuyển vốn: Nhận được kế hoạch của Ban Phối hợp thực thi dự án huyện, Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh xem xét đề nghị Kho bạc nhà nước tỉnh chuyển vốn từ tài khoản nguồn vốn cấp 1 về tài khoản nguồn vốn cấp 2 của các Ban Phát triển xã tại Kho bạc nhà nước huyện. Số vốn tạm ứng lần đầu bằng 100% kế hoạch công tác và ngân sách quý được duyệt của các Ban PTX. Số vốn các lần tiếp theo được điều chỉnh theo số đã ứng của các lần trước thừa hay thiếu.

(Xem sơ đồ tại Phụ lục 1).

Phần II. 5: Thanh toán cho các hoạt động của dự án từ nguồn vốn IFAD

1. Cơ quan quản lý cấp phát vốn: hệ thống Kho bạc nhà nước cấp tỉnh và cấp huyện thực hiện quản lý, kiểm soát và cấp phát cho các hoạt động chi tiêu của dự án.

2. Hồ sơ quản lý cấp phát vốn: để thanh toán/ tạm ứng cho các hoạt động của dự án, các đơn vị thực thi dự án các cấp gửi đến Kho bạc nhà nước nơi quản lý, cấp phát vốn các tài liệu sau:

2.1 Hồ sơ gửi lần đầu: Hiệp định vay vốn; Báo cáo nghiên cứu khả thi kèm quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, hoặc báo cáo đầu tư; quyết định chỉ định thầu (nếu thực hiện hình thức chỉ định thầu); quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, hợp đồng kinh tế, quyết định phê duyệt hợp đồng kinh tế của cấp có thẩm quyền (nếu có theo quy định hiện hành); quyết định phê duyệt tổng dự toán hoặc dự toán; dự toán các hạng mục chi tiêu được duyệt; quyết định phê duyệt thiết kế (nếu có theo quy định hiện hành).

2.2 Hồ sơ gửi từng lần thanh toán, tạm ứng:

- Tạm ứng: giấy đề nghị tạm ứng; giấy rút vốn đầu tư; bảo lãnh tạm ứng (nếu có theo quy định hiện hành); bảo lãnh thực hiện hợp đồng (nếu có theo quy định hiện hành); và các hồ sơ khác nếu cần thiết để chứng minh khoản chi tiêu hợp lệ.

- Thanh toán: biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành kèm bảng tính giá trị khối lượng được nghiệm thu; phiếu giá thanh toán khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành (hoặc bảng kê thanh toán khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành); giấy rút vốn đầu tư; giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có); hoá đơn chứng từ chi; và các hồ sơ khác nếu cần thiết để chứng minh khoản chi tiêu hợp lệ.

3. Tạm ứng/thanh toán cho các hoạt động tại cấp tỉnh:

3.1 Các đơn vị thực thi dự án gửi giấy đề nghị tạm ứng/thanh toán và kế hoạch chi tiết sử dụng kinh phí cho Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh. Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh xem xét, phê duyệt sau đó gửi Kho bạc nhà nước tỉnh để thanh toán hoặc tạm ứng từ tài khoản nguồn vốn cấp 1 của dự án cho các hoạt động chi tiêu. Hồ sơ chứng từ bao gồm các hồ sơ được nêu tại mục 2 Phần này, tuỳ trường hợp tạm ứng/thanh toán và tuỳ nội dung tạm ứng/thanh toán.

3.2 Trong vòng 5 ngày làm việc, Kho bạc nhà nước tỉnh kiểm tra hồ sơ, thực hiện thanh toán hoặc tạm ứng từ tài khoản nguồn vốn cấp 1 cho các hoạt động đủ điều kiện thanh toán tại cấp tỉnh theo quy định này và các quy định quản lý vốn hiện hành của nhà nước.

(Xem sơ đồ tại Phụ lục 2).

4. Tạm ứng/thanh toán cho các hoạt động tại cấp huyện:

4.1 Để tạm ứng/thanh toán, Ban Phối hợp thực thi dự án huyện gửi đề nghị tạm ứng/thanh toán và kế hoạch chi tiết sử dụng kinh phí cho Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh. Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh xem xét, đề nghị Kho bạc nhà nước tỉnh thực hiện tạm ứng/thanh toán cho Ban Phối hợp thực thi dự án huyện.

4.2 Trong vòng 5 ngày làm việc, Kho bạc nhà nước tỉnh chuyển tiền từ tài khoản nguồn vốn cấp 1 vào tài khoản tiền gửi của Ban Phối hợp thực thi dự án huyện (mở tại Kho bạc nhà nước huyện), hoặc trực tiếp vào tài khoản của đơn vị hưởng lợi (theo đề nghị của Ban Phối hợp thực thi dự án huyện, nếu có) để tạm ứng/thanh toán cho các hoạt động tại cấp huyện.

(Xem sơ đồ tại Phụ lục 2).

5. Tạm ứng/thanh toán cho các hoạt động tại cấp xã

5.1 Tạm ứng:

5.1.1 Đối với các công trình xây dựng cơ bản: thực hiện theo Quyết định số 76/2003/UB-QĐ ngày 6/6/2003 của UBND tỉnh Tuyên Quang về việc ban hành Quy định về quản lý đầu tư và xây dựng các công trình xây dựng thuộc Dự án Đa dạng hoá thu nhập nông thôn tỉnh Tuyên Quang.

5.1.2 Đối với các hoạt động khác (mua sắm thiết bị, đào tạo, cải thiện sản xuất, tài nguyên thiên nhiên ...), Ban Phát triển xã tạm ứng tiền đúng theo tiến độ thanh toán nêu trong hợp đồng đã ký kết. Riêng đối với các tiểu dự án khi thực hiện không có hợp đồng, ví dụ mua hàng hoá, thiết bị nhỏ..., phải căn cứ vào yêu cầu thanh toán của người cung cấp để tạm ứng tiền cho phù hợp, không tạm ứng quá yêu cầu thanh toán.

5.1.3 Tạm ứng tiền chi phí cho hoạt động quản lý hành chính: Tạm ứng tối đa 70% giá trị đã được phê duyệt theo kế hoạch.

5.2 Thủ tục tạm ứng/thanh toán cho các hoạt động tại cấp xã

5.2.1 Để tạm ứng/thanh toán, Ban Phát triển xã gửi đề nghị tạm ứng/thanh toán và các hồ sơ như quy định tại mục 2 phần này cho Kho bạc nhà nước huyện. Trong vòng 5 ngày làm việc, Kho bạc nhà nước huyện xem xét, thực hiện tạm ứng/thanh toán cho các hoạt động đủ điều kiện, từ tài khoản nguồn vốn cấp 2 của dự án mở tại Kho bạc nhà nước huyện.

5.2.2 Các khoản tạm ứng/thanh toán cho các nhà thầu/ đơn vị thi công có tài khoản được thanh toán theo hình thức chuyển khoản trực tiếp cho nhà thầu. Các khoản tạm ứng/thanh toán cho nhà thầu/đơn vị thi công không có tài khoản được thanh toán thông qua Ban Phát triển xã.

(Xem sơ đồ tại Phụ lục 3).

6. Sau khi tạm ứng/thanh toán từ tài khoản nguồn vốn cấp 1 hoặc tài khoản nguồn vốn cấp 2 cho các hoạt động chi tiêu của Dự án, Kho bạc nhà nước tỉnh hoặc huyện nơi cấp vốn thông báo cho Ban Phối hợp thực thi dự án đồng cấp để thực hiện các thủ tục hạch toán, kế toán cho dự án. Trường hợp thanh toán cho các hoạt động tại cấp xã, Kho bạc nhà nước huyện đồng gửi thông báo cho Ban Phát triển xã.

7. Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh, Ban Phối hợp thực thi dự án huyện và Ban Phát triển xã phải mở tài khoản hạch toán, theo dõi các khoản chi tiêu của dự án để phản ánh đầy đủ giao dịch tài chính của dự án theo từng nguồn vốn, thời kỳ, và chi tiết theo từng hoạt động.

Phần II.6: Cấp phát, thanh toán bằng vốn đối ứng

Vốn đối ứng của Dự án được bố trí trong ngân sách tỉnh. Căn cứ kế hoạch công tác và ngân sách của Dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt và dự toán ngân sách được giao, nhu cầu chi theo quý (chi tiết theo tháng), Sở Tài chính cấp vốn vào tài khoản nguồn vốn của Dự án tại Kho bạc nhà nước tỉnh. Kho bạc nhà nước tỉnh kiểm soát chi theo quy định hiện hành.

Phần II. 7: Trách nhiệm của các đơn vị cấp tỉnh trong việc quản lý, sử dụng các nguồn vốn

1. Uỷ ban Nhân dân tỉnh có trách nhiệm phê duyệt kế hoạch công tác và ngân sách hàng năm của Dự án, để tổng hợp vào dự toán ngân sách chung của tỉnh, quản lý toàn diện và điều phối thực hiện dự án tại địa phương.

2. Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh:

- Lập kế hoạch công tác và ngân sách hàng năm, trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Tổ chức thực hiện theo kế hoạch được duyệt và quyết toán vốn thực hiện dự án, đảm bảo mọi chi tiêu cho dự án phù hợp với quy định tại các Hiệp định vay và viện trợ, các văn kiện dự án, và các quy định hiện hành của Chính phủ.

- Quản lý và sử dụng vốn vay theo đúng chế độ tài chính hiện hành. Đối với những khoản chi mang tính chất xây dựng cơ bản thì quản lý theo chế độ quản lý vốn xây dựng cơ bản hiện hành và phù hợp với những quy định tại các Hiệp định vay và viện trợ và các văn kiện dự án; Các khoản chi tiêu khác quản lý theo chế độ quản lý vốn ODA.

- Đối với vốn viện trợ của SIDA, lập giấy xác nhận viện trợ để làm căn cứ ghi thu ghi chi cho dự án.

- Hàng quý báo cáo tình hình sử dụng các nguồn vốn và tiến độ thực hiện cho Ban Chỉ đạo dự án, Kho bạc nhà nước và Sở Tài chính tỉnh; lập báo cáo quyết toán vốn thực hiện hàng năm và báo cáo dự án hoàn thành (chi tiết theo nguồn vốn và hoạt động) trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định hiện hành.

3. Sở Tài chính:

- Tham gia điều phối dự án, giúp Ban Chỉ đạo dự án theo dõi việc thực hiện kế hoạch công tác và ngân sách được duyệt.

- Tổ chức theo dõi, kiểm tra thực hiện dự án theo đúng chức năng.

- Căn cứ kế hoạch công tác và ngân sách của dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, hàng quý chuyển vốn đối ứng vào tài khoản nguồn vốn cấp 1 của dự án để Kho bạc nhà nước tỉnh quản lý, cấp phát cho dự án theo tiến độ rút vốn vay.

- Thực hiện hạch toán ngân sách tỉnh nguồn vốn vay IFAD được Ngân sách Trung ương trợ cấp có mục tiêu cho Ngân sách tỉnh để thực hiện dự án.

- Thẩm tra các báo cáo quý và năm, thông báo quyết toán năm theo đúng quy định hiện hành.

- Cuối năm, tổng hợp báo cáo quyết toán được duyệt của dự án vào quyết toán Ngân sách địa phương theo luật ngân sách nhà nước; gửi báo cáo quyết toán được duyệt của dự án cho Bộ Tài chính (Vụ Ngân sách Nhà nước, Vụ Tài chính Đối ngoại, Kho bạc nhà nước) để theo dõi.

4. Kho bạc nhà nước tỉnh và huyện:

- Thực hiện mở Tài khoản nguồn vốn cấp 1 (Kho bạc nhà nước tỉnh) và các tài khoản nguồn vốn cấp 2 (Kho bạc nhà nước huyện) cho Dự án.

- Tiếp nhận nguồn vốn IFAD và vốn đối ứng cho dự án để cấp phát và kiểm soát chi theo quy định tại Thông tư này và các quy định khác hiện hành.

- Hàng tháng lập sao kê tài khoản nguồn vốn cấp 1 (Kho bạc nhà nước tỉnh) và các tài khoản nguồn vốn cấp 2 (Kho bạc nhà nước huyện), phản ánh các giao dịch từ tài khoản, số dư tài khoản, đối chiếu với Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh, huyện, và Ban Phát triển xã.

- Kho bạc nhà nước tỉnh hàng quý lập báo cáo tình hình thẩm định, phê duyệt, cấp phát, sử dụng vốn vay và vốn đối ứng của dự án gửi Bộ Tài chính (Kho bạc nhà nước và Vụ Tài chính đối ngoại).

- Tổ chức hạch toán, kế toán, thống kê các nguồn vốn của dự án. Đối với khoản đóng góp của người hưởng lợi từ Dự án, Kho bạc nhà nước hạch toán vào tài khoản nguồn vốn chung (nếu có đóng góp bằng tiền) của Dự án.

- Phối hợp với Sở Tài chính thẩm tra quyết toán và báo cáo quyết toán quý, năm. Kiểm tra tiến độ thực hiện dự án.

Phần II. 8: Trách nhiệm các đơn vị liên quan thuộc Bộ Tài chính và Ngân hàng Phục vụ Dự án

1. Vụ Tài chính Đối ngoại:

- Theo dõi chung tiến độ thực hiện dự án

- Thực hiện mở Tài khoản đặc biệt cho dự án. Kiểm tra hồ sơ rút vốn và ký đơn rút vốn để giải ngân vốn vay từ IFAD về Tài khoản đặc biệt. Thực hiện chuyển tiền tạm ứng từ Tài khoản đặc biệt về Tài khoản nguồn vốn cấp 1 theo đề nghị hợp lệ của Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh.

- Kiểm tra, tổng hợp để lập kế hoạch vay, trả nợ hàng năm cho dự án.

- Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan trong Bộ Tài chính nghiên cứu, đề xuất với Bộ trưởng Bộ Tài chính giải quyết các vướng mắc (nếu có) liên quan đến cơ chế tài chính của dự án.

2. Vụ Ngân sách Nhà nước:

- Thực hiện hạch toán thu chi vốn vay IFAD, vốn viện trợ SIDA vào ngân sách nhà nước và ghi chi bổ sung có mục tiêu cho ngân sách tỉnh Tuyên Quang để thực hiện dự án, trên cơ sở thông tri do Vụ Tài chính Đối ngoại lập.

- Phối hợp cùng Vụ Tài chính Đối ngoại lên kế hoạch trả nợ hàng năm cho IFAD.

3. Kho bạc nhà nước:

- Thực hiện ghi thu ngân sách nhà nước khi làm thủ tục chuyển đổi ngoại tệ, ghi chi Ngân sách Trung ương khi chuyển tiền vào tài khoản nguồn vốn của dự án tại Kho bạc nhà nước tỉnh khi có lệnh chi của Bộ Tài chính (Vụ Ngân sách Nhà nước).

- Chỉ đạo, hướng dẫn Kho bạc nhà nước tỉnh nghiệp vụ quản lý, kiểm soát chi và cấp phát vốn cho dự án theo quy định tại Thông tư này và các quy định khác hiện hành.

4. Ngân hàng Phục vụ Dự án:

- Theo dõi việc rút vốn IFAD về Tài khoản đặc biệt và các giao dịch từ tài khoản này.

- Sau mỗi lần rút ngoại tệ từ Tài khoản đặc biệt theo yêu cầu của Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại), Ngân hàng Phục vụ Dự án gửi thông báo cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại, Kho bạc nhà nước) về ngày hành tự, số tiền và tỉ giá chuyển đổi để làm căn cứ ghi thu ghi chi ngân sách nhà nước.

- Hàng năm và hàng quý (vào ngày mùng 5 tháng đầu của quý sau), Ngân hàng Phục vụ Dự án lập sao kê chi tiết tài khoản đặc biệt, ghi rõ nội dung chi, ngày chi trả, số tiền thanh toán, số tiền VNĐ tương đương và tỉ giá chuyển đổi gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại, Kho bạc nhà nước). Bảng sao kê cần phản ánh số dư tài khoản đầu kỳ và cuối kỳ, và số lãi phát sinh trên Tài khoản đặc biệt trong kỳ.

- Trong vòng một tháng kể từ khi đóng Tài khoản đặc biệt của dự án, chuyển trả số lãi phát sinh còn dư trên Tài khoản đặc biệt theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn về cho Bộ Tài chính (vào tài khoản Quỹ Ngoại tệ Tập trung của Bộ Tài chính tại Ngân hàng Ngoại thương Việt nam; tài khoản số 212.210.371.000 hoặc một tài khoản khác do Bộ Tài chính thông báo).

- Được hưởng phí dịch vụ theo quy định hiện hành. Khoản phí này được tính vào tổng chi phí của dự án.

Phần II. 9: Hạch toán ngân sách nhà nước đối với vốn IFAD

1. Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại, Vụ Ngân sách Nhà nước) thực hiện hạch toán ghi thu vào Ngân sách Trung ương vốn vay IFAD, vốn viện trợ, đồng thời ghi chi ngân sách Trung ương để bổ sung có mục tiêu cho ngân sách tỉnh Tuyên Quang khi làm thủ tục chuyển tiền từ Tài khoản đặc biệt về Tài khoản nguồn vốn cấp 1 của dự án.

2. Sở Tài chính căn cứ giấy báo có và báo nợ của Kho bạc nhà nước, ghi thu bổ sung có mục tiêu cho ngân sách tỉnh, đồng thời ghi chi chuyển nguồn vốn đầu tư vào Tài khoản nguồn vốn cấp 1 cho dự án để Kho bạc nhà nước tỉnh thanh toán, và giám sát chi cho dự án.

Phần II. 10: Báo cáo, kiểm tra, kiểm toán

1. Hàng quý, năm Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh có trách nhiệm báo cáo UBND tỉnh, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại, Vụ Ngân sách Nhà nước) và Bộ Kế hoạch và Đầu tư tình hình sử dụng vốn vay, vốn viện trợ, vốn đối ứng cho Dự án. Ban Phối hợp thực thi dự án tỉnh có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán quý, năm, gửi Kho bạc nhà nước tỉnh và Sở Tài chính thẩm tra. Sau đó Sở tài chính ra thông báo phê duyệt quyết toán năm theo quy định hiện hành.

2. Ban Phối hợp thực thi dự án huyện hướng dẫn cho Ban Phát triển xã lập Báo cáo quyết toán từng tiểu dự án cụ thể theo quy định tại Thông tư số 49/2001/TT-BTC ngày 26/6/2001 của Bộ Tài chính Hướng dẫn việc quản lý, thanh toán, quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản thuộc xã, thị trấn quản lý. Báo cáo quyết toán được Phòng Tài chính và Kế hoạch huyện thẩm định, trình Chủ tịch UBND huyện ký Quyết định phê duyệt. Thời gian thẩm định một Báo cáo quyết toán tiểu dự án không quá 15 ngày làm việc.

3. Định kỳ và đột xuất, Bộ Tài chính,Bộ Kế hoạch và Đầu tư, UBND tỉnh kiểm tra tình hình thực hiện dự án, việc sử dụng các nguồn vốn của dự án. Nếu phát hiện trường hợp sử dụng vốn không đúng quy định, Bộ Tài chính sẽ đình chỉ chuyển vốn để xử lý vi phạm.

4. Hàng năm Tài khoản đặc biệt, các tài khoản nguồn vốn của dự án, sổ sách, hồ sơ kế toán của dự án phải được kiểm toán bởi một công ty kiểm toán độc lập phù hợp với các quy định của Nhà nước và của nhà tài trợ. Đề cương kiểm toán phải có ý kiến nhất trí của Bộ Tài chính. Báo cáo quyết toán, báo cáo kiểm toán được gửi cho Bộ Tài chính và là căn cứ xem xét việc bổ sung Tài khoản đặc biệt hay chuyển vốn xuống Tài khoản nguồn vốn cấp 1 của dự án, đồng thời là cơ sở đánh giá việc thực hiện dự án.

III. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các cơ quan cần phản ánh kịp thời để Bộ Tài chính nghiên cứu sửa đổi, bổ sung./.

Lê Thị Băng Tâm (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE ---------------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness --------------
No. 46/2004/TT-BTC	Hanoi, May 27, 2004

CIRCULAR

GUIDING THE FINANCIAL MANAGEMENT MECHANISM APPLICABLE TO THE RURAL INCOME DIVERSIFICATION PROJECT IN TUYEN QUANG PROVINCE

Pursuant to Loan Agreement No. 578-VN between the Government of the Socialist Republic of Vietnam and the International Fund for Agricultural Development (IFAD) signed on February 18, 2002 for the rural income diversification project (RIDP) in Tuyen Quang province;
Pursuant to the Government's Decree No. 77/2003/ND-CP of July 1, 2003 defining the functions, tasks and organizational structure of the Ministry of Finance;
Pursuant to the Government's Decree No. 17/2001/ND-CP of May 4, 2001 promulgating the Regulation on management and use of official development assistance source;
Pursuant to the Government's Decree No. 52/1999/ND-CP of July 8, 1999 promulgating the Investment and Construction Management Regulation; Decree No. 12/2000/ND-CP of May 5, 2000 supplementing a number of articles of Decree No. 52/1999/ND-CP; Decree No. 07/2003/ND-CP of January 30, 2003 amending and supplementing a number of articles of the Investment and Construction Management Regulation promulgated together with Decree No. 52/1999/ND-CP of July 8, 1999 and Decree No. 12/2000/ND-CP of May 5, 2000;
Pursuant to the Government's Official Dispatch No. 1073/CP-QHQT of November 13, 2001 notifying the Prime Minister's decision on approving the pre-feasibility study report on the rural income diversification project in Tuyen Quang province;
Pursuant to the Finance Ministry's Circular No. 44/2003/TT-BTC of May 15, 2003 on management and settlement of investment capital and non-business capital of investment nature from the State budget source;
Pursuant to the Finance Ministry's Circular No. 49/2001/TT-BTC of June 26, 2001 guiding the management, settlement and final settlement of capital construction investment capital managed by communes and district townships;
After reaching an agreement with the People's Committee of Tuyen Quang province, the Finance Ministry hereby guides the financial management mechanism applicable to the rural income diversification project in Tuyen Quang province as follows:

I. GENERAL PROVISIONS

I.1. Subjects of application

This Circular applies to the components of the rural income diversification project in Tuyen Quang province, which are funded by the State budget.

I.2. Interpretation of terms

The concepts and terms used in this Circular have the same meanings as in the Loan Agreement and are construed as follows:

...

...

...

2. The Agreement means the Loan Agreement for the project signed on February 18, 2002 between the Government of the Socialist Republic of Vietnam and the International Fund for Agricultural Development.

3. IFAD means the International Fund for Agricultural Development, the foreign donor for the project.

4. SIDA means the Swedish International Development Agency, the foreign co-donor for the project.

5. UNOPS means the United Nations Development Program's Office for Project Service, the agency representing IFAD in performing the disbursement for the project.

6. The project owner is the People's Committee of Tuyen Quang province. To organize the implementation of the project and coordinate operations within the project, the project owner shall set up provincial project implementation coordination boards, district project implementation coordination boards, and commune development boards.

7. Provincial project implementation coordination board is a unit set up under the project owner's decision and responsible for conducting the project's daily implementing activities and managing borrowed capital.

8. District project implementation coordination boards are units set up under decisions of the People's Committees of districts where the projects are implemented, which prescribed in the founding decisions.

9. Commune development boards are units set up under decisions of the People's Committees of communes where the projects are implemented, which prescribed in the founding decisions.

10. Project implementation units mean provincial-level and district-level units of State agencies which shall directly organize the implementation of the components and mini-components of the project.

...

...

...

12. Mini-projects cover small-scale building and procuring activities in villages or hamlets and are proposed by local inhabitants so as to urgently improve the material bases, raise the socio-economic life and improve the production conditions for the poorest households in such villages or hamlets.

I.3. Management principles

1. The project is funded with the following capital sources: Support capital allocated by the central budget to Tuyen Quang province's budget from the source of capital borrowed by the Government from IFAD, SIDA's non-refundable aid capital, the reciprocal capital from Tuyen Quang province's budget and capital contributed by project beneficiaries.

2. Loans from IFAD and aid provided by SIDA for financing the project shall be managed by the Government according to the provisions of the loan and aid agreements and in compliance with the Government's current regulations.

3. All loans from IFAD and aid provided by SIDA for investment in the project constitute a capital source of the State budget, and must be fully incorporated in the State budget.

4. The People's Committee of Tuyen Quang province shall have to manage the capital sources invested in the project efficiently, for the right purposes and in compliance with the provisions of the Agreement and the Government's current regulations.

5. The project shall open accounts at the State Treasury system for transactions. The State Treasury system where the project opens its accounts shall control direct expenditures of the project through inspecting and certifying the implemented volumes, transferring advanced capital and making direct payments to the project's eligible activities according to the current regulations.

6. The provincial project implementation coordination board shall have to manage the whole capital borrowed from IFAD, aid capital from SIDA and the reciprocal capital from Tuyen Quang province's budget, ensuring that aids are used for the right purposes of the project's activities and in compliance with the current financial management regulations.

II. SPECIFIC PROVISIONS

...

...

...

1. The Finance Ministry (the External Finance Department) shall open a special account in US dollar (USD) at the Project Service Bank for receiving capital disbursed by IFAD.

2. Tuyen Quang province's State Treasury shall open a grade-1 capital source account in Vietnam dong (VND) for the project, detailed to sub-items, for receiving IFAD's capital transferred from the Finance Ministry and the reciprocal capital allocated by the provincial budget to the project.

3. The commune development boards shall each open a grade-2 capital source account in VND at the State Treasury for receiving IFAD's capital transferred from the provincial project implementation coordination boards. A commune development board's account at the district State Treasury consists of two mini-accounts: one for activities of the fund for improvement of women's livelihood and the other for other activities.

4. The provincial project implementation coordination boards, the district project implementation coordination boards and the commune development boards shall open their deposit accounts at the provincial or district State Treasuries for effecting payment transactions.

II.2. Elaboration of financial plans for the project

1. Annually, the commune development boards shall work out working plans and budget estimates,

2. The district project implementation coordination boards shall examine and sum up the annual working plans and budget estimates of communes into those of their districts, then send them to the provincial project implementation coordination boards. Such annual working plans and budget estimates shall be detailed by quarter, capital source and

3. The provincial project implementation coordination boards shall examine and sum up the whole annual working plans and budget estimates of their provinces, then submit them to the provincial project steering committees, the provincial/municipal Finance Services and Planning and Investment Services, and UNOPS by September each year for examination and comment by these agencies.

4. After receiving comments of the said agencies, the provincial project implementation coordination boards shall finalize the draft plans and estimates,

...

...

...

6. Annual working plans and budget estimates, after being approved by the provincial People's Committees and IFAD/UNOPS, shall be sent to the Finance Ministry, the provincial/municipal Finance Services and the State Treasuries which allocate capital to the project for monitoring and allocation of capital for the project's activities.

II.3. Expenditure norms

1. For administrative expenditures, the norms prescribed in the Finance Minister's Decision No. 112/2001/QD-BTC of November 9, 2001 promulgating a number of expenditure norms applicable to projects funded by ODA loan capital sources or norms promulgated by the provincial People's Committee for the project in compliance with Decision No. 112/2001/QD-BTC shall apply.

2. Economic and technical norms shall apply in compliance with the State's current regulations.

3. In cases where norms and unit prices are not available, the provincial project implementation coordination boards shall submit norms and unit prices to the provincial People's Committee for promulgation for provisional application to the project after consulting the Finance Ministry.

II.4. Withdrawal of IFAD's capital for transfer into the special account and capital source accounts of the project

1. Withdrawal of IFAD's capital for transfer into the special account:

1.1. The withdrawal of IFAD's capital for transfer into the special account shall be

1.2. Basing themselves on the actually spent amounts, the provincial project implementation coordination boards shall prepare dossiers of application for withdrawal of additional capital from the special account, then send them to the Finance Ministry (the External Finance Department), each comprising the following documents:

...

...

...

- Spending documents (contracts, invoices, payment requests, expenditure lists, certifications of work volumes by the State Treasuries which allocate capital)

- Other documents (if necessary) for evidencing valid expenditures.

1.3. After checking the validity of disbursement dossiers, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall sign the capital withdrawal applications and file them with IFAD.

2. Transfer of money from the special account to grade-1 capital source account of the project:

2.1. When there exist money amounts on the special account, the Finance Ministry (the External Finance Department) shall base itself on the annual budget estimates already approved by the provincial People's Committees and the project implementation progress to carry out the procedures for converting foreign currencies into VND and remit them into the project's grade-1 capital source account opened at the provincial State Treasury at the request of the provincial project implementation coordination board.

3. Transfer of advances from the grade-1 capital source account to the grade-2 capital source account of the commune development boards at the district State Treasuries (for first-time advances and additional procedures):

3.1. The commune development boards shall base themselves on their communes' approved annual operation plans and budget estimates to work out quarterly operation plans and budget estimates, then send them to the district project implementation coordination board not later than the 15th day of the month preceding the plan quarter.

3.2. A plan should include the following detailed information:

- Activities in the plan period.

...

...

...

- Implementation unit (Development Board or Women's Union).

- Capital amount disbursed in the previous quarter in comparison with the previous quarter's plan (sum-up report, not enclosed with specific expenditure vouchers, with certification of the State Treasuries which allocate capital).

- Amount adjusted to the following quarter.

3.3. The district project implementation coordination boards shall consider, sum up and send requests for advances into the accounts of commune development boards to the provincial project implementation coordination boards.

3.4. Requested advances: 100% of the projected expenditures for implementation of the subsequent quarter's plans of

3.5. Capital transfer: Upon receiving plans of the district project implementation coordination boards, the provincial project implementation coordination board shall examine and request the provincial State Treasury to transfer capital from the grade-1 capital source accounts to the grade-2 capital source accounts of the commune development boards at the district State Treasuries. The first-time advanced capital amounts shall be equal to 100% of those stated in the approved quarterly working plans and budget estimates of the commune development boards. The capital amounts for the subsequent times shall be adjusted according to the over-advanced or under-advanced amounts of the previous times.

II.5. Payment for the project's activities with IFAD's capital source

1. Agencies managing the capital allocation: The system of provincial and district State Treasuries shall effect the management, control and allocation of capital for the project's expenditure activities.

2. Capital allocation management dossiers: For payment/provision of advances for the project's activities, the project implementation units of all levels shall send to the State Treasuries which manage and allocate capital the following documents:

...

...

...

2.2. Dossiers sent upon each payment or advance:

- For advance: a written request for advance; investment capital withdrawal paper; advance guarantee (if any, under current regulations); guarantee for contract performance (if any, under current regulations); and other dossiers necessary for evidencing valid expenditures.

- For payment: a written record on pre-acceptance test of completed construction and installation volume, enclosed with a table of calculated value of pre-acceptance-tested volume; a slip of payment price for completed capital construction volume (or a list of payments for completed capital construction volume); investment capital withdrawal paper; a written request for settlement of investment capital advances (if any); expenditure invoices and vouchers; and other dossiers necessary to evidence valid expenditures.

3. Advances/payments for activities at the provincial level:

3.1. The project implementation units shall send written requests for advances/payments and detailed funding use plans to the provincial project implementation coordination board, which shall examine and approve them, then send them to the provincial State Treasury for making payments or advances from the project's grade-1 capital source account for expenditure activities. Dossiers and documents include the dossiers specified in Item 2 of this Section, depending on advance/payment cases and advance/payment contents.

3.2. Within 5 working days, the provincial State Treasury shall examine dossiers and effect payments or advances from the grade-1 capital source account for activities eligible for payment at the provincial level according to this regulation and the State's current regulations on capital management.

4. Advances/payments for activities at the district level:

4.1. To get advances/payments, the district project implementation coordination boards shall send advance/payment requests and detailed plans on funding use to provincial project implementation coordination board, which shall consider and request the provincial State Treasury to

4.2. Within 5 working days, the provincial State Treasury shall transfer money from the grade-1 capital source account into the deposit accounts of the district project implementation coordination boards (opened at the district State Treasuries), or directly into the accounts of beneficiary units (at the requests of the district project implementation coordination boards, if any) for provision of advances/payments for activities at the district level.

...

...

...

5.1. Advances:

5.1.1. For capital construction works: Decision No. 76/2003/UB-QD of June 6, 2003 of the People's Committee of Tuyen Quang province promulgating the Regulation on investment and construction management of construction works under the rural income diversification project in Tuyen Quang province shall be complied with.

5.1.2. For other activities (procurement of equipment, training, production improvement, natural resources

5.1.3. For advanced expenses for administrative management activities: Maximum advance shall be equal to 70% of the value already approved under plans.

5.2. Procedures for advances/payments for activities at commune level

5.2.1. To get advances/payments, the commune development boards shall send advance/payment requests and dossiers prescribed in Item 2 of this Section to the district State Treasuries, which shall, within 5 working days, consider and effect advances/payments for eligible activities from the project's grade-2 capital source accounts opened at the district State Treasuries.

5.2.2. Advances/payments to contractors/construction units having accounts shall be

6. After effecting advances/payments from the grade-1 capital source account or the grade-2 capital source account for expenditure activities of the project, the provincial or district State Treasuries which allocate capital shall notify such to the project implementation coordination boards of the same level for carrying out the accounting procedures for the project. In case of payment for activities at the commune level, the district State Treasuries shall concurrently send notifications to the commune development boards.

7. The provincial project implementation coordination board, the district project implementation coordination boards and the commune development boards must open accounts for accounting and monitoring the project's expenditures for fully reflecting the project's financial transactions according to each capital source, period and detailed to each activity.

...

...

...

The project's reciprocal capital shall be incorporated in the provincial budget. Basing itself on the project's working plans and budget estimates already approved by competent authorities and the assigned budget estimates as well as quarterly expenditure demands (detailed to months), the provincial Finance Service shall allocate capital into the project's capital source account at the provincial State Treasury, which shall control expenditures according to the current regulations.

II.7. Responsibilities of the provincial-level units in the management and use of capital sources

1. The provincial People's Committee shall have to approve the project's annual working plans and budget estimates for incorporating in the general budget estimates of the province, comprehensively manage and coordinate the project implementation in its locality.

2. The provincial project implementation coordination board:

- To work out annual working plans and budget estimates, then submit them to the competent authorities for approval. To organize the implementation of the approved plans and settlement of project implementation capital, ensuring that all expenditures for the project are compliant with the provisions of the borrowing and aid agreements, the project's documents and the Government's current regulations.

- To manage and use the borrowed capital in strict compliance with the current financial regime. Expenditures of capital construction nature shall be managed according to the current regime of capital construction capital management and in compliance with the provisions of the borrowing and aid agreements and the project's documents. Other expenditures shall be managed according to the ODA capital management regime.

- For aid capital of SIDA, to make aid certifications to serve the mutual ceasing for the project.

- Quarterly, to report on the situation of use of capital sources and implementation progress to the Project Steering Board, the State Treasury and the provincial Finance Service; to make reports on annual settlement of disbursed capital and reports on the project completion (detailed according to capital sources and activities), then submit them to the competent authorities for approval according to current regulations.

3. The provincial Finance Service:

...

...

...

- To organize the monitoring and inspection of the project implementation strictly according to its functions.

- To base itself on the project's working plans and budget estimates already approved by the competent authorities to transfer on a quarterly basis reciprocal capital into the project's grade-1 capital source account so that the provincial State Treasury shall manage and allocate capital to the project according to the borrowed capital withdrawal schedule.

- To account into the provincial budget the IFAD's loan capital source provided as targeted support by the central budget for the project implementation.

- To verify the quarterly and annual reports, and notify annual settlements in strict compliance with the current regulations.

- At the year-end, to synthesize the project's approved settlement report into the local budget settlement according to the State Budget Law; to sent the project's approved settlement report to the Finance Ministry (the State Budget Department, the External Finance Department and the State Treasury) for monitoring.

4. The provincial and district State Treasuries:

- To open the grade-1 capital source account (at the provincial State Treasuries) and the grade-2 capital source accounts (at the district State Treasuries) for the project.

- To receive IFAD's capital source and the reciprocal capital for the project for allocation and to control expenditures according to the provisions of this Circular and other current regulations.

- To make monthly lists of the grade-1 capital source accounts (at the provincial State Treasuries) and the grade-2 capital source accounts (at the district State Treasuries), reflecting transactions on such accounts, account balances, and make comparison with the figures of the provincial and district project implementation coordination boards and the commune development boards.

...

...

...

- To organize the cost-accounting and accounting of, and statistics on, the project's capital sources. For contributions of the project's beneficiaries, the State Treasury shall account them into the project's general capital source account (in case of pecuniary contributions).

- To coordinate with the provincial Finance Service in verifying the quarterly and annual settlements and settlement reports.

II.8. Responsibilities of the concerned units under the Finance Ministry and the Project Service Bank

1. The External Finance Department:

- To oversee the project implementation progress.

- To open a special account for the project. To check capital withdrawal dossiers and sign capital withdrawal applications for disbursement of capital borrowed from IFAD into the special account. To

- To inspect and sum up for working out annual borrowing and debt repayment plans for the project.

- To assume the prime responsibility for, and coordinate with the concerned agencies in the Finance Ministry in, studying and proposing to the Finance Minister for solution, the problems (if any) related to the project's financial mechanism.

2. The State Budget Department:

...

...

...

- To coordinate with the External Finance Department in working out annual plans on repayment of debts to IFAD.

3. The State Treasury:

- To record revenues to the State budget when carrying out the procedures for foreign currency conversion, record expenditures from the central budget when transferring money into the project's capital source account at the provincial State Treasury on the Finance Ministry's payment order (the State Budget Department).

- To professionally direct and guide the provincial State Treasury in management and control of expenditures and allocation of capital to the project according to the provisions of this Circular and other current regulations.

4. The Project Service Bank:

- To monitor the withdrawal of IFAD's capital into the special account and transactions on this account.

- After each withdrawal of foreign currencies from the special account at the request of the Finance Ministry (the External Finance Department), the Project Service Bank shall send to the Finance Ministry (the External Finance Department and the State Treasury) a notice on the date of withdrawal, money amount and exchange rate to serve as basis for the mutual ceasing of the State budget..

- Annually and quarterly (by the 5th day of the first month of the subsequent quarter), the Project Service Bank shall make detailed lists of the special account, clearly stating the expenditure contents, payment dates and amounts, VND equivalent amounts and exchange rates, then send them to the Finance Ministry (the External Finance Department and the State Treasury). Such lists must reflect the period-beginning and period-end account balances as well as interest amounts arising on the special account during the period.

- Within one month after the closure of the project's special account, to transfer the interest amount arising on the special account at the demand deposit interest rate to the Finance Ministry (into the Concentrated Foreign-Currency Fund account of the Finance Ministry at the Bank for Foreign Trade of Vietnam; account coded 212.210.371.000) or another account notified by the Finance Ministry).

...

...

...

II.9. State budget accounting of IFAD's capital

1. The Finance Ministry (the External Finance Department and the State Budget Department) shall account IFAD's borrowed capital and aid capital as revenues into the central budget, and concurrently record as the central budget's expenditures the targeted supplements to Tuyen Quang province's budget when carrying out the procedures for transferring money from the special account into the project's grade-1 capital source account.

2. The provincial Finance Service shall base itself on the State Treasury credit notices and debit notices to record as revenues the targeted supplements to the provincial budget, and concurrently record as expenditures the transfer of investment capital source into the project's grade-1 capital source account, so that the provincial State Treasury make payments and supervise expenditures for the project.

II.10. Reporting, inspection and audit

1. Quarterly and annually, the provincial project implementation coordination board shall have to report to the provincial People's Committee, the Finance Ministry (the External Finance Department and the State Budget Department) and the Planning and Investment Ministry on the situation of use of borrowed capital, aid capital and reciprocal capital for the project. The provincial project implementation coordination board shall have to make quarterly and annual settlement reports,

2. The district project implementation coordination boards shall guide the commune development boards in making settlement reports on each specific mini-project according to the provisions of the Finance Ministry's Circular No. 49/2001/TT-BTC of June 26, 2001 guiding the management, payment and settlement of capital construction investment capital managed by communes or district townships. Settlement reports shall be evaluated and submitted by the district Finance and Planning Sections to the presidents of the district People's Committees for approval. The duration for evaluation of a mini-project's settlement report must not exceed 15 working days.

3. Regularly and extraordinarily, the Finance Ministry, the Planning and Investment Ministry and the provincial People's Committee shall inspect the project implementation, the use of the project's capital sources. If detecting cases of capital use at variance with regulations, the Finance Ministry shall suspend the capital transfer for handling of violations.

4. Annually, the project's special account, capital source accounts, accounting books and dossiers must be audited by an independent audit company in compliance with the regulations of the State and donors. Auditing schemes must be approved by the Finance Ministry. Settlement reports and audit reports shall be sent to the Finance Ministry and serve as basis for considering the supplementation to the special account or transfer of capital down to the project's grade-1 capital source account, and also as basis for the appraisal of the project implementation.

III. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

...

...

...

FOR THE FINANCE MINISTER
VICE MINISTER




Le Thi Bang Tam