Thông tư 17/2010/TT-BKH chi tiết thí điểm đấu thầu qua mạng

• Số hiệu: 17/2010/TT-BKH
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Kế hoạch và Đầu tư
• Người ký: Võ Hồng Phúc
• Ngày ban hành: 22/07/2010

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------
Số: 17/2010/TT-BKH	Hà Nội, ngày 22 tháng 07 năm 2010

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH CHI TIẾT THÍ ĐIỂM ĐẤU THẦU QUA MẠNG

Căn cứ Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản số 38/2009/QH12 ngày 19 tháng 6 năm 2009;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 85/2009/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng;
Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Nghị định số 116/2008/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định chi tiết thí điểm đấu thầu qua mạng như sau:

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Thí điểm đấu thầu qua mạng được thực hiện đối với các gói thầu dịch vụ tư vấn, mua sắm hàng hóa và xây lắp có hình thức lựa chọn nhà thầu là đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế và chào hàng cạnh tranh trong nước.

2. Khi thực hiện đấu thầu qua mạng, các nội dung sau đây của quy trình lựa chọn nhà thầu được thực hiện qua mạng internet:

a) Đăng tải kế hoạch đấu thầu (sau đây viết tắt là KHĐT);

b) Thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm, thông báo mời sơ tuyển, thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng;

c) Phát hành hồ sơ mời quan tâm (sau đây viết tắt là HSMQT), hồ sơ mời sơ tuyển (sau đây viết tắt là HSMST), hồ sơ mời thầu (sau đây viết tắt là HSMT), hồ sơ yêu cầu (sau đây viết tắt là HSYC);

d) Nộp hồ sơ quan tâm (sau đây viết tắt là HSQT), hồ sơ dự sơ tuyển (sau đây viết tắt là HSDST), hồ sơ dự thầu (sau đây viết tắt là HSDT), hồ sơ đề xuất (sau đây viết tắt là HSĐX);

đ) Mở thầu, mở HSĐX (biên bản mở thầu, biên bản mở HSĐX);

e) Thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu;

g) Đăng tải thông tin về nhà thầu vi phạm pháp luật đấu thầu.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Việc thí điểm đấu thầu qua mạng được thực hiện tại ba (03) cơ quan là Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam và Tập đoàn Điện lực Việt Nam (sau đây gọi tắt là cơ quan thí điểm).

a) Chủ đầu tư, bên mời thầu trực thuộc các cơ quan thí điểm nêu tại khoản 1 Điều này chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung nêu tại điểm a, b, e, g khoản 2, Điều 1 của Thông tư này.

b) Mỗi cơ quan thí điểm lựa chọn tối thiểu năm (05) gói thầu mua sắm hàng hóa, ba (03) gói thầu dịch vụ tư vấn, ba (03) gói thầu xây lắp, có hình thức lựa chọn nhà thầu là chào hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế để áp dụng thí điểm đấu thầu qua mạng nêu tại khoản 2 Điều 1 Thông tư này.

2. Các cơ quan, tổ chức không thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều này khuyến khích áp dụng đấu thầu qua mạng theo Thông tư này.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Đấu thầu qua mạng hay còn gọi là đấu thầu điện tử, là quá trình sử dụng hệ thống mạng công nghệ thông tin (internet) và các thiết bị điện toán để thực hiện lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu.

2. Hệ thống đấu thầu qua mạng (sau đây gọi tắt là Hệ thống) bao gồm hệ thống máy chủ, các thiết bị điện toán (phần cứng) và các chương trình ứng dụng công nghệ thông tin được cài đặt trên máy chủ (phần mềm) đặt tại địa chỉ http://muasamcong.mpi.gov.vn để thực hiện đấu thầu qua mạng.

3. Cơ quan vận hành Hệ thống là Cục Quản lý đấu thầu, Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

4. Cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số dùng trong Hệ thống trong giai đoạn thí điểm là Cục Quản lý đấu thầu, Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

5. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng điện tử được soạn thảo, gửi, nhận và lưu trữ trên Hệ thống, bao gồm: KHĐT, HSMQT, HSQT, HSMST, HSDST, HSMT, HSDT, HSYC, HSĐX và các tài liệu điện tử trao đổi bên mời thầu và nhà thầu trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

6. Chứng thư số sử dụng trong đấu thầu qua mạng (sau đây gọi tắt là chứng thư số) là chứng nhận dưới dạng điện tử do cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp để thực hiện đấu thầu qua mạng trên Hệ thống. Chứng thư số có hiệu lực là chứng thư số chưa hết hạn, không bị tạm dừng, hủy hoặc thu hồi.

7. Hệ mật mã không đối xứng là hệ mật mã có khả năng tạo được cặp khóa bao gồm khóa bí mật và khóa công khai.

8. Chữ ký số sử dụng trong đấu thầu qua mạng (sau đây gọi tắt là chữ ký số) là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ mật mã không đối xứng, theo đó người có thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa và sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên. Trong Hệ thống, chữ ký số được sử dụng để xác nhận tên người ký văn bản điện tử và thiết lập tính pháp lý của văn bản điện tử.

9. Khóa là một chuỗi các số nhị phân dùng trong các hệ mật mã.

10. Khóa bí mật là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ mật mã không đối xứng, được dùng để tạo chữ ký số.

11. Khóa công khai là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ mật mã không đối xứng, được sử dụng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.

12. Hủy chứng thư số là làm mất hiệu lực của chứng thư số một cách vĩnh viễn từ một thời điểm xác định.

13. Mật khẩu khóa bí mật của chứng thư số là mật khẩu được sử dụng cùng với chứng thư số để đăng nhập vào Hệ thống.

14. Máy chủ là thiết bị điện toán được lắp đặt vào Hệ thống để gửi, nhận, lưu trữ văn bản điện tử và xử lý thông tin.

15. Bên mời thầu là cơ quan, tổ chức đã đăng ký trên Hệ thống và được chấp nhận với vai trò là bên mời thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu để tổ chức đấu thầu qua mạng.

16. Nhà thầu là tổ chức đã đăng ký trên Hệ thống và được chấp nhận với vai trò là nhà thầu để thực hiện hoạt động đấu thầu qua mạng.

17. Người sử dụng Hệ thống (sau đây gọi tắt là người sử dụng) bao gồm bên mời thầu, nhà thầu và Cơ quan vận hành Hệ thống.

18. Mã cơ quan bên mời thầu trong Hệ thống là mã số được Bộ Tài chính cấp theo Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC ngày 26/10/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Trường hợp bên mời thầu không được cấp mã số theo Quyết định trên thì mã cơ quan bên mời thầu do Hệ thống tự xác lập.

19. Hướng dẫn sử dụng dành cho bên mời thầu là các tài liệu bao gồm: Hướng dẫn đăng ký người sử dụng là bên mời thầu, Hướng dẫn sử dụng nghiệp vụ dành cho bên mời thầu được đăng tải tại mục Hướng dẫn sử dụng trên trang chủ của Hệ thống.

20. Hướng dẫn sử dụng dành cho nhà thầu là các tài liệu bao gồm: Hướng dẫn đăng ký người sử dụng là nhà thầu, Hướng dẫn sử dụng nghiệp vụ dành cho nhà thầu được đăng tải tại mục Hướng dẫn sử dụng trên trang chủ của Hệ thống.

Điều 4. Tính hợp lệ của văn bản điện tử

1. Các văn bản điện tử giao dịch qua Hệ thống có chữ ký số của người đại diện hợp pháp đều có giá trị pháp lý và có hiệu lực như văn bản bằng giấy.

2. Văn bản điện tử được gửi đến máy chủ chỉ được coi là đã gửi thành công khi máy chủ nhận được. Máy chủ sau khi nhận sẽ có xác nhận là đã nhận thành công cho người gửi.

3. Thời gian gửi, nhận các văn bản điện tử qua Hệ thống được xác định căn cứ theo thời gian ghi lại trên máy chủ của Hệ thống.

Điều 5. Tư cách hợp lệ của bên mời thầu và nhà thầu

1. Khi tổ chức đấu thầu qua mạng bên mời thầu phải đăng ký tham gia vào Hệ thống để được cấp chứng thư số theo quy định tại Điều 16 Thông tư này.

2. Khi tham gia đấu thầu qua mạng nhà thầu phải đăng ký tham gia vào Hệ thống để được cấp chứng thư số theo quy định tại Điều 17 Thông tư này.

Điều 6. Bảo đảm dự thầu

Nhà thầu tham gia đấu thầu phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu theo quy định trong HSMT.

Trường hợp HSMT quy định bảo đảm dự thầu bằng hình thức chuyển khoản, bên mời thầu phải hướng dẫn nhà thầu chuyển khoản vào tài khoản của bên mời thầu theo số tài khoản đã được bên mời thầu nêu trong thông báo mời thầu trên Hệ thống.

Trường hợp bảo đảm dự thầu bằng thư bảo lãnh của ngân hàng, nhà thầu quét (scan) thư bảo lãnh của ngân hàng và đính kèm khi nộp HSDT.

Điều 7. Thay đổi tư cách tham dự thầu

Nhà thầu cần thay đổi tên tham gia đấu thầu, tham gia chào hàng cạnh tranh so với khi nhận HSMT, HSYC thì phải thông báo bằng văn bản giấy cho bên mời thầu trước thời điểm đóng thầu, thời điểm hết hạn nộp HSĐX.

Trường hợp nhà thầu cần thay đổi tư cách từ độc lập sang liên danh, các nhà thầu tham gia liên danh phải thực hiện tạo bản thỏa thuận liên danh qua mạng theo Hướng dẫn sử dụng dành cho nhà thầu tại mục Hướng dẫn sử dụng trên trang chủ của Hệ thống và gửi đến bên mời thầu trước thời điểm đóng thầu, thời điểm hết hạn nộp HSĐX.

Điều 8. Quy định về định dạng tệp tin (file) đính kèm

Để tạo thuận lợi cho người nhận, bên mời thầu, nhà thầu khi gửi tệp tin đính kèm lên Hệ thống phải sử dụng các định dạng tệp tin phổ biến như: MS Word, pdf; jpg; phông chữ: Unicode. Trường hợp cần sử dụng các định dạng tệp tin chuyên dùng khác thì bên mời thầu, nhà thầu có trách nhiệm cung cấp phần mềm tương ứng để có thể mở và đọc được tệp tin đó.

Quy định chi tiết về định dạng tệp tin đính kèm đề nghị xem trong Hướng dẫn sử dụng dành cho bên mời thầu, Hướng dẫn sử dụng dành cho nhà thầu.

Điều 9. Lỗi liên quan đến tệp tin đính kèm

Văn bản điện tử cho nhà thầu nộp theo dạng tệp tin đính kèm không mở và không đọc được thì bên mời thầu lập biên bản gửi cho nhà thầu và Cơ quan vận hành Hệ thống, tiếp đó mở HSQT, HSDST, HSDT, HSĐX dự phòng của nhà thầu (nếu có) để lấy tệp tin tương ứng trong đĩa CD. Trường hợp tệp tin trong đĩa CD vẫn không đọc được thì bên mời thầu xử lý theo một trong các cách sau đây:

1. Trường hợp tệp tin có thiết lập mã số bí mật hoặc thiếu phông chữ hoặc thiếu phần mềm phù hợp để mở và đọc, bên mời thầu phải thông báo cho nhà thầu biết và đề nghị trong thời gian tối đa là 04 giờ, nhà thầu phải cung cấp mã số bí mật hoặc phông chữ hoặc phần mềm phù hợp để mở và đọc được tệp tin đó. Hết thời hạn trên, nếu nhà thầu không cung cấp thì bên mời thầu lập biên bản xác nhận tình trạng lỗi đối với văn bản điện tử của nhà thầu đó. Khi đó, nếu tệp tin bị lỗi là thành phần cơ bản của HSQT, HSDST, HSDT, HSĐX thì nhà thầu sẽ bị loại; trường hợp tệp tin bị lỗi không phải là thành phần cơ bản của HSQT, HSDST, HSDT, HSĐX, bên mời thầu yêu cầu nhà thầu bổ sung tệp tin tương ứng có thể mở và đọc được.

2. Trường hợp tệp tin không mở và không đọc được không thuộc các lý do nêu ở khoản 1 Điều này, nhưng cũng là thành phần cơ bản của HSQT, HSDST, HSDT, HSĐX  thì nhà thầu sẽ bị loại; trường hợp không phải là thành phần cơ bản của HSQT, HSDST, HSDT, HSĐX, bên mời thầu yêu cầu nhà thầu bổ sung tệp tin tương ứng có thể mở và đọc được.

Điều 10. Quy định về bảo dưỡng, bảo trì Hệ thống

Trường hợp Cơ quan vận hành Hệ thống tạm ngừng cung cấp dịch vụ vì mục đích bảo dưỡng, bảo trì, kiểm tra, thay đổi các trang thiết bị trong Hệ thống thì sẽ có thông báo tối thiểu trước 15 ngày trên Hệ thống để các cơ quan, tổ chức liên quan được biết. Khi đó, Hệ thống sẽ tự động gia hạn thời điểm đóng thầu, thời điểm mở thầu theo quy định tại Điều 11 Thông tư này.

Điều 11. Gia hạn tự động thời điểm đóng thầu và mở thầu

Trường hợp Hệ thống tạm ngừng cung cấp dịch vụ vì mục đích bảo dưỡng, bảo trì hoặc gặp lỗi ngoài khả năng kiểm soát, Hệ thống sẽ tự động gia hạn thời điểm đóng thầu, thời điểm mở thầu như sau:

1. Thời gian tạm ngừng Hệ thống được tính từ khi Cơ quan vận hành Hệ thống tạm ngừng dịch vụ để bảo dưỡng, bảo trì hoặc từ thời điểm Hệ thống phát sinh lỗi đến khi Cơ quan vận hành Hệ thống thông báo đã hoàn tất việc bảo dưỡng, bảo trì hoặc lỗi được khắc phục xong. Sau khi hoàn thành việc bảo dưỡng, bảo trì hoặc khắc phục xong lỗi, Cơ quan vận hành Hệ thống phải thông báo trên Hệ thống và tiếp tục cung cấp dịch vụ theo quy định.

2. Đối tượng được gia hạn: các gói thầu có thời điểm đóng thầu hoặc mở thầu nằm trong khoảng thời gian tạm ngừng Hệ thống.

3. Thời gian gia hạn:

a) Trường hợp tạm ngừng Hệ thống tại thời điểm đóng thầu, mở thầu thì thời điểm đóng thầu, mở thầu mới sẽ được lùi đến sau 03 giờ kể từ khi có thông báo Hệ thống tiếp tục cung cấp dịch vụ.

b) Nếu thời điểm đóng thầu mới vượt quá thời gian làm việc trong ngày thì thời gian đóng thầu sẽ được tự động gia hạn đến 09 giờ sáng của ngày làm việc tiếp theo.

c) Nếu thời điểm đóng thầu nằm sau và cách thời điểm thông báo Hệ thống tiếp tục cung cấp dịch vụ không quá 03 giờ thì thời điểm đóng thầu và mở thầu mới sẽ được kéo dài thêm 03 giờ.

d) Nếu thời điểm tạm ngừng Hệ thống sau thời điểm đóng thầu nhưng trước thời điểm mở thầu thì thời điểm mở thầu mới được kéo dài 03 giờ kể từ thời gian thông báo Hệ thống tiếp tục cung cấp dịch vụ.

4. Trường hợp không thể thực hiện mở thầu theo đúng thời gian được quy định khi gia hạn tự động thì bên mời thầu gia hạn trực tiếp theo Hướng dẫn sử dụng dành cho bên mời thầu trên Hệ thống và việc gia hạn này phải đăng tải trên Hệ thống, đồng thời gửi thư điện tử trực tiếp tới các nhà thầu tham gia.

5. Trường hợp thời gian tạm ngừng Hệ thống vượt quá 05 ngày làm việc, bên mời thầu căn cứ vào tình hình thực tế của gói thầu có thể quyết định chuyển sang thực hiện các bước còn lại của quy trình đấu thầu theo cách thông thường nhưng sau khi Hệ thống hoạt động trở lại bình thường, bên mời thầu phải nhập kết quả lựa chọn nhà thầu của gói thầu đó vào Hệ thống.

6. Trường hợp Hệ thống tự động gia hạn thời điểm đóng thầu, các nhà thầu không cần gia hạn thời hạn hiệu lực của HSDT, HSĐX và bảo đảm dự thầu nếu các thời hạn hiệu lực này đã đáp ứng yêu cầu trong HSMT, HSYC đã phát hành.

Điều 12. Điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin của người sử dụng

Để sử dụng Hệ thống, hỗ trợ công nghệ thông tin của người sử dụng phải đáp ứng mức yêu cầu tối thiểu như sau:

1. Đường truyền internet:

a) Có kết nối internet đến Hệ thống;

b) Mở các cổng (port): 8070, 8080, 8081, 8082, 4502, 4503, 9000.

2. Cấu hình máy tính:

a) Hệ điều hành: Windows XP, Windows Vista, Windows 7;

b) Trình duyệt Internet Explorer: tối thiểu 6.0 trở lên;

c) Độ phân giải màn hình: tối thiểu 1024 x 768.

Điều 13. Nội dung thông tin đăng tải trên Hệ thống

1. Các thông tin sau đây về đấu thầu được nhập và đăng tải trên Hệ thống:

a) KHĐT;

b) Thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm, thông báo mời sơ tuyển, thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng;

c) Danh sách ngắn;

d) HSMQT, HSMST, HSMT, HSYC;

đ) Kết quả lựa chọn nhà thầu;

e) Thông tin về nhà thầu vi phạm pháp luật đấu thầu.

2. Trong giai đoạn thí điểm, các thông tin đăng tải trên Hệ thống có giá trị pháp lý như đăng tải trên Báo Đấu thầu.

Điều 14. Tìm kiếm thông tin trên Hệ thống

1. Bên mời thầu, nhà thầu và các đối tượng quan tâm có thể tìm kiếm các thông tin sau đây trên Hệ thống:

a) Thông tin về nhà thầu trong cơ sở dữ liệu nhà thầu (dành cho bên mời thầu);

b) Các thông tin theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Thông tư này.

2. Quy trình tìm kiếm các thông tin tại khoản 1 Điều này đề nghị xem trong mục Hướng dẫn sử dụng trên trang chủ của Hệ thống (phần hướng dẫn tìm kiếm).

Chương 2.

ĐĂNG KÝ NGƯỜI SỬ DỤNG HỆ THỐNG

Điều 15. Đăng ký tham gia Hệ thống

1. Người sử dụng là bên mời thầu, nhà thầu muốn tham gia đấu thầu qua mạng phải đăng ký tham gia Hệ thống theo quy định nêu tại Điều 16, Điều 17 Thông tư này. Chi tiết các bước thực hiện đề nghị xem trong “Hướng dẫn đăng ký người sử dụng là bên mời thầu”, “Hướng dẫn đăng ký người sử dụng là nhà thầu” được đăng tải trên mục Hướng dẫn sử dụng trang chủ của Hệ thống.

2. Trường hợp đăng ký thành công, người sử dụng sẽ được cấp chứng thư số để đăng nhập Hệ thống và thực hiện các nghiệp vụ đấu thầu qua mạng trên Hệ thống. Việc đăng ký tham gia vào Hệ thống thành công khi đối tượng đăng ký sử dụng chứng thư số được cấp đăng nhập thành công vào Hệ thống.

Điều 16. Quy trình đăng ký người sử dụng là bên mời thầu

1. Đăng ký tham gia Hệ thống

Quy trình đăng ký tham gia Hệ thống với vai trò là bên mời thầu bao gồm các bước sau:

a) Khai báo thông tin trên Hệ thống và gửi hồ sơ đăng ký trực tiếp hoặc theo đường công văn đến Cơ quan vận hành Hệ thống.

b) Hồ sơ đăng ký bao gồm:

- Đơn đăng ký cấp giấy chứng thư số theo mẫu (do Hệ thống tạo ra trong quá trình khai báo thông tin);

- Bản chụp chứng thực Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức đối với trường hợp đề nghị cấp chứng thư số lần đầu;

- Bản chụp chứng thực văn bản thông báo mã số cơ quan (nếu có) theo Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC ngày 20/6/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính;

- Bản chụp chứng minh nhân dân của người đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ chức đăng ký.

2. Xử lý hồ sơ đăng ký

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đăng ký, Cơ quan vận hành Hệ thống kiểm tra tính chính xác của bản đăng ký điện tử trên Hệ thống và hồ sơ đăng ký bằng văn bản do bên mời thầu gửi đến. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, Cơ quan vận hành Hệ thống chấp nhận bên mời thầu được tham gia Hệ thống và xác nhận trên Hệ thống; trường hợp hồ sơ không chính xác hoặc chưa đầy đủ, Cơ quan vận hành Hệ thống thông báo lý do trên Hệ thống để bên mời thầu biết bổ sung, sửa đổi hồ sơ, bản đăng ký trên cho phù hợp.

3. Kiểm tra kết quả xử lý

Bên mời thầu có trách nhiệm tự kiểm tra tình trạng kết quả xử lý trên Hệ thống. Trường hợp được chấp nhận tham gia Hệ thống, bên mời thầu nhận mã phê duyệt chứng thư số và số tham chiếu để tải chứng thư số từ Hệ thống.

4. Đăng ký thông tin người sử dụng chứng thư số

Bên mời thầu nhập mã phê duyệt chứng thư số và số tham chiếu vào Hệ thống để tải chứng thư số. Tiếp đó, bên mời thầu phải đăng ký thông tin người sử dụng chứng thư số vào Hệ thống.

5. Đăng nhập vào Hệ thống

Sau khi được cấp chứng thư số, bên mời thầu đăng nhập vào Hệ thống và thực hiện các quyền của người sử dụng là bên mời thầu.

Điều 17. Quy trình đăng ký người sử dụng là nhà thầu

1. Đăng ký tham gia Hệ thống

Quy trình đăng ký tham gia Hệ thống với vai trò là nhà thầu bao gồm các bước sau:

a) Khai báo thông tin trên Hệ thống và gửi hồ sơ đăng ký trực tiếp hoặc theo đường công văn đến Cơ quan vận hành Hệ thống.

b) Hồ sơ đăng ký bao gồm:

- Đơn đăng ký cấp chứng thư số theo mẫu (do Hệ thống tạo ra trong quá trình khai báo thông tin);

- Bản chụp chứng thực Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức đối với trường hợp đề nghị cấp chứng thư số lần đầu;

- Bản chụp chứng minh nhân dân người đại diện theo pháp luật của tổ chức đăng ký.

2. Xử lý hồ sơ đăng ký

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đăng ký, Cơ quan vận hành Hệ thống kiểm tra tính chính xác của thông tin khai báo trên Hệ thống với hồ sơ đăng ký. Trường hợp thông tin khai báo trên Hệ thống là chính xác, Cơ quan vận hành Hệ thống xác nhận trên Hệ thống; trường hợp thông tin khai báo trên Hệ thống không chính xác hoặc chưa đầy đủ, Cơ quan vận hành Hệ thống thông báo lý do trên Hệ thống để nhà thầu biết bổ sung, sửa đổi hồ sơ, bản đăng ký trên cho phù hợp.

3. Kiểm tra kết quả xử lý

Nhà thầu có trách nhiệm tự kiểm tra tình trạng kết quả xử lý trên Hệ thống. Trường hợp được chấp nhận tham gia Hệ thống, nhà thầu nhận mã phê duyệt chứng thư số và số tham chiếu để tải chứng thư số từ Hệ thống.

4. Đăng ký thông tin người sử dụng chứng thư số

Nhà thầu nhập mã phê duyệt chứng thư số và số tham chiếu vào Hệ thống để tải chứng thư số. Tiếp đó, nhà thầu phải đăng ký thông tin người sử dụng chứng thư số vào Hệ thống.

5. Đăng nhập vào Hệ thống

Sau khi được cấp chứng thư số, nhà thầu đăng nhập vào Hệ thống và thực hiện các quyền của người sử dụng là nhà thầu.

Chương 3.

CHỨNG THƯ SỐ

Điều 18. Quy định chung về chứng thư số

1. Chứng thư số sử dụng trong đấu thầu qua mạng bao gồm những nội dung sau:

a) Tên cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;

b) Tên của cơ quan, tổ chức sử dụng chứng thư số;

c) Số hiệu của chứng thư số;

d) Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số;

đ) Khóa công khai của người sử dụng chứng thư số;

e) Chữ ký số của cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;

g) Các mục đích sử dụng của chứng thư số;

h) Các thông tin khác cho mục đích quản lý, sử dụng, an toàn, bảo mật do cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định.

2. Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số là 01 năm kể từ khi chứng thư số được cấp phát. Người sử dụng có thể kéo dài thời hạn hiệu lực của chứng thư số bằng cách gia hạn chứng thư số hoặc gia hạn khóa của chứng thư số theo quy định tại Điều 20, Điều 21 Thông tư này.

Điều 19. Sử dụng chứng thư số trong đấu thầu qua mạng

1. Chứng thư số được cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp phát để sử dụng trong Hệ thống có ba loại như sau:

a) Chứng thư số cá nhân được cấp cho cán bộ có thẩm quyền tham gia vận hành Hệ thống. Cơ quan vận hành Hệ thống có trách nhiệm quản lý các chứng thư số cá nhân này.

b) Chứng thư số tổ chức được cấp cho các tổ chức là bên mời thầu, nhà thầu để tham gia vào hoạt động đấu thầu qua mạng. Chứng thư số cho tổ chức được cấp phát cho bên mời thầu và nhà thầu khi họ tiến hành đăng ký tham gia Hệ thống theo quy định tại Điều 16, Điều 17 Thông tư này.

c) Chứng thư số được sinh ra đối với mỗi gói thầu. Khi thực hiện đăng tải thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng, bên mời thầu sẽ được Hệ thống tự động cấp cho một chứng thư số và một cặp khóa tương ứng để thực hiện mã hóa và giải mã HSDT, HSĐX trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu.

2. Cá nhân, tổ chức được cấp chứng thư số chỉ sử dụng chứng thư số vào các mục đích được quy định tại điểm g, khoản 1, Điều 18 Thông tư này. Trong giai đoạn thí điểm, chứng thư số do Cục Quản lý Đấu thầu, Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp phát chỉ được sử dụng trong Hệ thống.

Điều 20. Gia hạn chứng thư số

1. Người sử dụng có thể kéo dài thời gian sử dụng cho chứng thư số chưa bị hủy bỏ bằng cách gia hạn chứng thư số. Khi gia hạn, thời hạn sử dụng mới của chứng thư số là thời gian được gia hạn thêm kể từ ngày gia hạn và cặp khóa của chứng thư số sẽ không thay đổi.

2. Trong giai đoạn thí điểm, người sử dụng có thể tự gia hạn chứng thư số của mình, thời gian mỗi lần gia hạn của các chứng thư số là 01 năm.

3. Việc gia hạn thực hiện trong khoảng thời gian 30 ngày trước ngày chứng thư số hết hiệu lực. Chi tiết các bước thực hiện đề nghị xem trong Hướng dẫn sử dụng được đăng tải trên trang chủ của Hệ thống.

Điều 21. Gia hạn khóa của chứng thư số

1. Người sử dụng có thể kéo dài thời gian sử dụng cho chứng thư số bằng cách gia hạn khóa của chứng thư số. Khi gia hạn, thời hạn sử dụng mới của chứng thư số là thời gian được gia hạn thêm kể từ ngày gia hạn và cặp khóa của chứng thư số được thay đổi.

2. Trong giai đoạn thí điểm, người sử dụng có thể tự gia hạn khóa chứng thư số của mình, thời gian gia hạn khóa của các chứng thư số là 01 năm.

3. Việc gia hạn khóa của chứng thư số thực hiện trong khoảng thời gian 30 ngày trước ngày chứng thư số hết hiệu lực. Chi tiết các bước thực hiện đề nghị xem trong Hướng dẫn sử dụng được đăng tải trên trang chủ của Hệ thống.

Điều 22. Hủy chứng thư số

1. Hủy chứng thư số được thực hiện trong những trường hợp sau:

a) Phát hiện hoặc nghi ngờ khóa bí mật tương ứng với chứng thư số bị mất, bị hỏng, bị đánh cắp hoặc bị sao chép trái phép;

b) Người được tổ chức giao sử dụng chứng thư số để tham gia Hệ thống không còn làm việc tại tổ chức hoặc đã chuyển công tác khác;

c) Không có nhu cầu sử dụng chứng thư số.

2. Trong giai đoạn thí điểm, người sử dụng có thể tự hủy chứng thư số của mình. Hiệu lực hủy chứng thư số sẽ được thực hiện ngay sau khi Hệ thống tự động cập nhật danh sách chứng thư số bị hủy vào thời điểm 11 giờ và 23 giờ hàng ngày.

3. Chỉ có thể thực hiện hủy chứng thư số khi chứng thư số còn hiệu lực. Chi tiết các bước để hủy chứng thư số đề nghị xem trong Hướng dẫn sử dụng được đăng tải trên trang chủ của Hệ thống.

Điều 23. Thay đổi thiết bị lưu chứng thư số

1. Người sử dụng có trách nhiệm lưu giữ chứng thư số và khóa bí mật của mình. Mọi hành động mất cắp, hỏng hóc hoặc sao chép chứng thư số do lỗi của người sử dụng sẽ không thuộc phạm vi trách nhiệm của cơ quan vận hành Hệ thống.

2. Người sử dụng có thể sao chép chứng thư số, khóa bí mật và lưu giữ trên đĩa mềm, USB, thẻ thông minh hoặc các phương tiện thông tin lưu trữ khác. Chi tiết các bước thực hiện đề nghị xem trong Hướng dẫn sử dụng được đăng tải trên trang chủ của Hệ thống.

Điều 24. Thay đổi mật khẩu khóa bí mật của chứng thư số

Trường hợp phát hiện hoặc nghi ngờ mật khẩu khóa bí mật của chứng thư số bị lộ hoặc muốn thay đổi mật khẩu khóa bí mật của chứng thư số, người sử dụng có thể thay đổi mật khẩu khóa bí mật chứng nhận số. Chi tiết các bước thực hiện đề nghị xem trong Hướng dẫn sử dụng được đăng tải trên trang chủ của Hệ thống.

Điều 25. Đăng ký thêm chứng thư số

1. Căn cứ vào nhu cầu và cơ cấu tổ chức của đơn vị, người sử dụng có thể đăng ký thêm chứng thư số để thực hiện đấu thầu qua mạng.

2. Khi đăng ký thêm chứng thư số, người sử dụng phải đăng nhập vào Hệ thống với chứng thư số được cấp khi đăng ký tham gia Hệ thống. Chi tiết các bước thực hiện đề nghị xem trong Hướng dẫn sử dụng được đăng tải trên trang chủ của Hệ thống.

Chương 4.

QUY TRÌNH LỰA CHỌN NHÀ THẦU QUA MẠNG

MỤC 1. ĐẤU THẦU RỘNG RÃI VÀ ĐẤU THẦU HẠN CHẾ QUA MẠNG

Điều 26. Lựa chọn danh sách ngắn

1. Lựa chọn danh sách ngắn đối với đấu thầu rộng rãi có sơ tuyển hoặc mời quan tâm (sau đây gọi chung là sơ tuyển) thực hiện theo quy định tại Điều 27 Thông tư này.

2. Lựa chọn danh sách ngắn đối với đấu thầu hạn chế, được thực hiện như sau:

a) Bên mời thầu lựa chọn nhà thầu trong cơ sở dữ liệu nhà thầu trên Hệ thống để đưa vào danh sách nhà thầu tham gia đấu thầu hạn chế. Trường hợp nhà thầu chưa có tên trong cơ sở dữ liệu thì bên mời thầu cần yêu cầu nhà thầu thực hiện đăng ký vào Hệ thống theo quy định tại Điều 17 Thông tư này.

b) Chi tiết các bước thực hiện đề nghị xem trong Hướng dẫn sử dụng dành cho bên mời thầu được đăng tải trong mục Hướng dẫn sử dụng trên trang chủ của Hệ thống.

Điều 27. Sơ tuyển  

Quy trình sơ tuyển qua mạng được thực hiện trên Hệ thống như sau:

1. Đăng tải thông báo mời sơ tuyển và HSMST.

a) Nội dung thông báo mời sơ tuyển do bên mời thầu tự điền theo mẫu thông báo mời sơ tuyển trên Hệ thống. HSMST được đính kèm và đăng tải đồng thời với thông báo mời sơ tuyển.

b) Trường hợp có sự sai khác giữa file HSMST đính kèm và nội dung điền trong mẫu thông báo mời sơ tuyển thì file HSMST đính kèm sẽ có giá trị pháp lý.

c) Thời gian chuẩn bị HSDST tối thiểu là 10 ngày kể từ ngày đầu tiên phát hành HSMST. Trường hợp cần thiết phải sửa đổi HSMST, bên mời thầu phải gửi thông báo sửa đổi HSMST đến tất cả các nhà thầu nhận HSMST trước thời điểm đóng sơ tuyển một số ngày nhất định được quy định trong HSMST. Tài liệu sửa đổi HSMST được đăng thêm trong thông báo mời sơ tuyển trên Hệ thống. Nhà thầu phải thông báo cho bên mời thầu khi nhận được các tài liệu sửa đổi HSMST. Bên mời thầu thông báo sửa đổi HSMST và nhà thầu thông báo đã nhận được tài liệu sửa đổi bằng một trong những cách sau: e-mail, fax, gửi văn bản trực tiếp, hoặc theo đường công văn theo quy định trong HSMST.

2. Tải HSMST: Nhà thầu tìm kiếm và tải HSMST từ Hệ thống. Danh sách các nhà thầu đã tải HSMST sẽ được hiển thị để bên mời thầu theo dõi, quản lý.

3. Nộp HSDST: Nhà thầu gửi HSDST đến bên mời thầu qua Hệ thống.

4. Mở HSDST: HSDST nộp trước thời điểm đóng sơ tuyển sẽ được bên mời thầu mở trên Hệ thống tại thời điểm mở sơ tuyển. HSDST nộp sau thời điểm đóng sơ tuyển không được Hệ thống chấp nhận và không được mở.

5. Đánh giá HSDST, trình và phê duyệt kết quả sơ tuyển: Việc đánh giá HSDST và trình phê duyệt kết quả sơ tuyển được thực hiện theo pháp luật về đấu thầu hiện hành.

6. Thông báo kết quả sơ tuyển: Bên mời thầu có trách nhiệm nhập kết quả sơ tuyển vào Hệ thống sau khi kết quả sơ tuyển được phê duyệt.

7. Thông tin về kiến nghị và xử lý kiến nghị về kết quả sơ tuyển:

Nhà thầu có thể gửi kiến nghị thông qua Hệ thống đến bên mời thầu. Bên mời thầu có trách nhiệm nhập kết quả xử lý kiến nghị của nhà thầu, các nội dung thay đổi theo kết quả xử lý kiến nghị (nếu có) phải được đăng tải trên Hệ thống.

8. Chi tiết các bước thực hiện sơ tuyển đề nghị xem trong “Hướng dẫn sử dụng dành cho bên mời thầu”, “Hướng dẫn sử dụng dành cho nhà thầu” được đăng tải tại mục Hướng dẫn sử dụng trên trang chủ của Hệ thống.

Điều 28. Thông báo mời thầu và phát hành HSMT

1. Đăng tải thông báo mời thầu và HSMT

a) Nội dung thông báo mời thầu do bên mời thầu tự điền theo mẫu thông báo mời thầu trên Hệ thống. Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, bên mời thầu cần nhập danh mục hàng hóa cần mua bao gồm các thông tin như tên hàng hóa, tiêu chuẩn hàng hóa, số lượng và đơn vị, trường hợp đã có thông tin thì có thể nhập ngày giao hàng sau khi ký hợp đồng.

b) HSMT được đính kèm và đăng tải đồng thời với thông báo mời thầu. Trường hợp có sự sai khác giữa file HSMT đính kèm và nội dung điền trong mẫu thông báo mời thầu thì file HSMT đính kèm sẽ có giá trị pháp lý.

c) Thời gian chuẩn bị HSDT tối thiểu là 15 ngày (đối với gói thầu quy mô nhỏ), 25 ngày (đối với các gói thầu khác) kể từ ngày đầu tiên phát hành HSMT. Trường hợp cần thiết phải sửa đổi HSMT, bên mời thầu phải gửi thông báo sửa đổi HSMT đến tất cả các nhà thầu mua HSMT trước thời điểm đóng thầu một số ngày nhất định được quy định trong HSMT. Tài liệu sửa đổi HSMT được đăng thêm trong thông báo mời thầu trên Hệ thống. Trường hợp HSMT được bán trực tiếp, bên mời thầu phải gửi tài liệu sửa đổi HSMT kèm theo thông báo sửa đổi HSMT. Bên mời thầu thông báo sửa đổi HSMT và nhà thầu thông báo đã nhận được tài liệu sửa đổi bằng một trong những cách sau: e-mail, fax, gửi văn bản trực tiếp, hoặc theo đường công văn theo quy định trong HSMT.

d) Trong giai đoạn thí điểm, khuyến khích bên mời thầu phát hành miễn phí HSMT trên Hệ thống. Trường hợp bán HSMT qua mạng, bên mời thầu cần nhập thông tin về tài khoản nhận tiền mua HSMT mà nhà thầu phải nộp lên Hệ thống bao gồm số tài khoản và tên ngân hàng.

2. Sửa đổi và bổ sung HSMT

Sau khi phát hành HSMT, trường hợp cần thiết phải sửa đổi HSMT, bên mời thầu gửi văn bản điện tử sửa đổi đến các nhà thầu đã nhận HSMT qua địa chỉ email của nhà thầu đã cung cấp khi đăng ký tham gia vào Hệ thống. Trường hợp bán HSMT, bên mời thầu có thể tìm kiếm danh sách nhà thầu đã mua HSMT trên Hệ thống.

3. Làm rõ HSMT

Trường hợp nhà thầu muốn làm rõ HSMT thì gửi văn bản điện tử đề nghị đến bên mời thầu để xem xét và xử lý. Việc làm rõ HSMT được bên mời thầu thực hiện theo hình thức: gửi văn bản điện tử hoặc có thể tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong HSMT mà các nhà thầu chưa rõ. Nội dung trao đổi được bên mời thầu ghi lại thành biên bản và lập thành văn bản điện tử làm rõ HSMT gửi qua mạng cho tất cả các nhà thầu đã mua HSMT hoặc các nhà thầu đã nhận HSMT theo địa chỉ email do nhà thầu cung cấp khi đăng ký tham gia Hệ thống.

4. Nhập danh sách nhà thầu mua HSMT

a) Trường hợp HSMT được phát hành miễn phí, bất kỳ nhà thầu nào cũng có thể tải HSMT trên Hệ thống.

b) Trường hợp bán HSMT, bên mời thầu có trách nhiệm nhập danh sách nhà thầu đã nộp tiền mua HSMT vào tài khoản của bên mời thầu. Chỉ những nhà thầu có tên trong danh sách này mới tải được HSMT trên Hệ thống.

Điều 29. Nộp HSDT 

1. Nhà thầu sau khi đã nộp HSDT thành công trên Hệ thống sẽ nhận được thông báo xác nhận từ Hệ thống. Trường hợp liên danh với nhau để tham gia đấu thầu qua mạng, các nhà thầu tham gia liên danh cùng tạo bản thỏa thuận liên danh theo Hướng dẫn sử dụng dành cho nhà thầu tại mục Hướng dẫn sử dụng trên trang chủ của Hệ thống và gửi đến bên mời thầu trước thời điểm đóng thầu.

2. Trường hợp không thể gửi toàn bộ HSDT qua Hệ thống, nhà thầu có thể gửi một phần qua Hệ thống, phần còn lại in ra gửi theo đường công văn hoặc gửi trực tiếp đến bên mời thầu trước thời điểm đóng thầu.

3. Nhà thầu có thể gửi HSDT dự phòng bằng đĩa CD và văn bản giấy (có niêm phong) qua đường công văn hoặc gửi trực tiếp đến bên mời thầu trước thời điểm đóng thầu. HSDT dự phòng được sử dụng trong trường hợp bên mời thầu không mở và không đọc được tệp tin nhà thầu gửi qua Hệ thống như quy định tại Điều 9 Thông tư này.

Điều 30. Rút HSDT

Trường hợp xin rút HSDT, nhà thầu gửi văn bản đến bên mời thầu trước thời điểm đóng thầu theo một trong những cách sau: e-mail, fax, gửi văn bản trực tiếp, hoặc theo đường công văn theo quy định trong HSMT.

Điều 31. Mở thầu

1. HSDT được nộp trước thời điểm đóng thầu sẽ được bên mời thầu giải mã và mở trên Hệ thống tại thời điểm mở thầu. HSDT nộp sau thời điểm đóng thầu không được Hệ thống chấp nhận và không được giải mã.

2. Bên mời thầu giải mã các HSDT nộp trước thời điểm đóng thầu. Sau khi giải mã, các nội dung của HSDT sẽ được Hệ thống tự động ghi lại trong biên bản mở thầu, bao gồm:

- Tên nhà thầu;

- Giá dự thầu;

- Giá trị bảo đảm dự thầu (nếu có);

- Thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu (nếu có);

- Thời gian có hiệu lực của HSDT.

3. Biên bản mở thầu được đăng tải công khai trên Hệ thống, bất kỳ tổ chức, cá nhân nào quan tâm cũng có thể truy cập và xem được biên bản trên.

Điều 32. Đánh giá HSDT, thẩm định, phê duyệt, thông báo kết quả đấu thầu, thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng

1. Việc đánh giá HSDT, thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu được thực hiện theo các quy định của Luật Đấu thầu, Luật sửa đổi số 38/2009/QH12 và Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

2. Bên mời thầu nhập kết quả đánh giá HSDT lên Hệ thống.

3. Việc thông báo kết quả đấu thầu thực hiện theo quy định tại Điều 41 của Luật Đấu thầu, khoản 13 Điều 2 của Luật sửa đổi số 38/2009/QH12, khoản 3 Điều 20, khoản 1 Điều 31 của Nghị định 85/2009/NĐ-CP. Kết quả đấu thầu được đăng tải công khai trên Hệ thống và được gửi cho các nhà thầu tham dự thầu bằng văn bản điện tử ngay sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu.

4. Việc thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng được thực hiện trên cơ sở tuân thủ các quy định của Luật đấu thầu, Luật sửa đổi số 38/2009/QH12 và Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

MỤC 2. CHÀO HÀNG CẠNH TRANH QUA MẠNG

Điều 33. Thông báo mời chào hàng và phát hành HSYC

1. Nội dung thông báo mời chào hàng do bên mời thầu tự điền theo mẫu thông báo mời chào hàng trên Hệ thống. Bên mời thầu cần nhập danh mục hàng hóa cần mua bao gồm các thông tin như tên hàng hóa, tiêu chuẩn hàng hóa, số lượng và đơn vị. Trường hợp đã có thông tin thì có thể nhập ngày giao hàng sau khi ký hợp đồng.

2. HSYC được đính kèm và đăng tải đồng thời với thông báo mời chào hàng. Trường hợp có sự sai khác giữa file HSYC đính kèm và nội dung điền trong mẫu thông báo mời chào hàng thì file HSYC đính kèm sẽ có giá trị pháp lý.

3. HSYC được phát hành miễn phí trên Hệ thống, bất kỳ nhà thầu nào cũng có thể tải HSYC trên Hệ thống.

4. Thời gian chuẩn bị HSĐX tối thiểu là 05 ngày kể từ đầu tiên phát hành HSYC.

Điều 34. Nộp HSĐX

1. Nhà thầu sau khi đã nộp HSĐX thành công trên Hệ thống sẽ nhận được thông báo xác nhận từ Hệ thống. Trường hợp liên danh với nhau để tham gia chào hàng cạnh tranh qua mạng, các nhà thầu tham gia liên danh cùng tạo bản thỏa thuận liên danh theo Hướng dẫn sử dụng dành cho nhà thầu tại mục Hướng dẫn sử dụng trên trang chủ của Hệ thống và gửi đến bên mời thầu trước thời điểm hết hạn nộp HSĐX.

2. Trường hợp không thể gửi toàn bộ HSĐX qua Hệ thống, nhà thầu có thể gửi một phần qua Hệ thống, phần còn lại in ra gửi theo đường công văn hoặc gửi trực tiếp đến bên mời thầu trước thời điểm hết hạn nộp HSĐX.

3. Nhà thầu có thể gửi HSĐX dự phòng bằng đĩa CD và văn bản giấy (có niêm phong) qua đường công văn hoặc gửi trực tiếp đến bên mời thầu trước thời điểm hết hạn nộp HSĐX. HSĐX dự phòng được sử dụng trong trường hợp bên mời thầu không mở và đọc được tệp tin nhà thầu gửi qua Hệ thống như quy định tại Điều 9 Thông tư này.

Điều 35. Mở HSĐX

1. HSĐX được nộp trước thời điểm hết hạn nộp HSĐX sẽ được bên mời thầu giải mã và mở trên Hệ thống tại thời điểm mở HSĐX. HSĐX nộp sau thời điểm hết hạn nộp HSĐX không được Hệ thống chấp nhận và không được giải mã.

2. Bên mời thầu giải mã các HSĐX nộp trước thời điểm hết hạn nộp HSĐX. Sau khi giải mã, các nội dung của HSĐX sẽ được Hệ thống tự động ghi lại trong biên bản mở HSĐX, bao gồm:

- Tên nhà thầu;

- Giá chào;

- Thời gian có hiệu lực của HSĐX.

3. Biên bản mở HSĐX được đăng tải công khai trên Hệ thống, bất kỳ tổ chức, cá nhân nào quan tâm cũng có thể truy cập và xem được biên bản trên.

Điều 36. Đánh giá HSĐX, thẩm định, phê duyệt, thông báo kết quả chào hàng, thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng

1. Việc đánh giá HSĐX, thẩm định và phê duyệt kết quả chào hàng được thực hiện theo các quy định của Luật Đấu thầu, Luật sửa đổi số 38/2009/QH12 và Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

2. Bên mời thầu nhập kết quả đánh giá HSĐX lên Hệ thống.

3. Việc thông báo kết quả chào hàng thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 43 của Nghị định 85/2009/NĐ-CP. Kết quả chào hàng được đăng tải công khai trên Hệ thống và được gửi cho các nhà thầu tham gia chào hàng bằng văn bản điện tử ngay sau khi có quyết định phê duyệt kết quả chào hàng.

4. Việc thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng được thực hiện trên cơ sở tuân thủ các quy định của Luật Đấu thầu, Luật sửa đổi số 38/2009/QH12 và Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

Chương 5.

QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN TRONG ĐẤU THẦU QUA MẠNG

Điều 37. Trách nhiệm của Bộ Kế hoạch và Đầu tư

1. Xây dựng và quản lý Hệ thống trong giai đoạn thí điểm làm cơ sở hình thành Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định của Luật Đấu thầu.

2. Xây dựng tài liệu hướng dẫn thí điểm đấu thầu qua mạng.

3. Tổ chức các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ bên mời thầu, nhà thầu tham gia đấu thầu qua mạng; quản lý thông tin về nhà thầu vi phạm pháp luật về đấu thầu.

4. Tổng hợp và báo cáo Thủ tướng Chính phủ về kết quả thí điểm đấu thầu qua mạng vào năm 2011 trước khi tổ chức triển khai đấu thầu qua mạng trong toàn quốc.

Điều 38. Trách nhiệm của các cơ quan thí điểm

Các cơ quan thí điểm theo quy định tại khoản 1, Điều 2 Thông tư này trên cơ sở phối hợp với Bộ Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm sau:

1. Lựa chọn tối thiểu 11 gói thầu theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Thông tư này để tổ chức thực hiện thí điểm đấu thầu qua mạng.

2. Cung cấp thông tin phục vụ thí điểm đấu thầu qua mạng theo yêu cầu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

3. Chỉ đạo, hướng dẫn và hỗ trợ các đơn vị trực thuộc tham gia thí điểm đấu thầu qua mạng.

4. Xử lý các tình huống phát sinh trong giai đoạn thực hiện thí điểm.

Điều 39. Quyền và nghĩa vụ của Cơ quan vận hành Hệ thống

Cơ quan vận hành Hệ thống theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư này có các quyền và nghĩa vụ sau:

1. Chịu trách nhiệm liên quan đến thiết kế, xây dựng và vận hành Hệ thống.

2. Bảo mật thông tin theo quy định trong quá trình đấu thầu qua mạng.

3. Khắc phục những lỗi phát sinh khi vận hành Hệ thống.

4. Cung cấp các dịch vụ hướng dẫn bên mời thầu, nhà thầu tham gia đăng ký, đăng tải các hoạt động đấu thầu trên Hệ thống.

5. Tổ chức đào tạo và hỗ trợ bên mời thầu, nhà thầu thực hiện các giao dịch trên Hệ thống.

6. Lưu trữ các thông tin liên quan đến quá trình đấu thầu qua mạng phục vụ công tác tra cứu, kiểm tra, thanh tra, kiểm toán.

7. Tổng hợp các thông tin cần thiết để vận hành Hệ thống. Bảo đảm an toàn cho các trang thiết bị của Hệ thống, xem xét mọi biện pháp quản lý cần thiết để Hệ thống luôn duy trì được trạng thái hoạt động tốt nhất.

Điều 40. Quyền và nghĩa vụ của Cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

Cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Thông tư này có các quyền và nghĩa vụ sau:

1. Tuân thủ các quy định của pháp luật về tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;

2. Sử dụng thiết bị kỹ thuật, các quy trình và nguồn lực tin cậy của Hệ thống để thực hiện các công việc của mình;

3. Bảo đảm tính chính xác và sự toàn vẹn của các nội dung cơ bản trong chứng thư số do mình cấp;

4. Cung cấp các phương tiện thích hợp cho phép các bên mời thầu, nhà thầu tham gia Hệ thống chấp nhận chữ ký số và các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền có thể dựa vào chứng thư số để xác định chính xác nguồn gốc của thông điệp dữ liệu và chữ ký số;

5. Thông báo cho các bên liên quan trong trường hợp xảy ra sự cố ảnh hưởng đến việc chứng thực chữ ký số;

6. Lưu trữ các thông tin có liên quan đến chứng thư số do mình cấp trong thời hạn ít nhất là 05 năm kể từ khi chứng thư số hết hiệu lực;

7. Quản lý, vận hành hạ tầng kỹ thuật của hệ thống chứng thực chữ ký số, đảm bảo việc cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được an toàn, liên tục.

Điều 41. Quyền và nghĩa vụ của bên mời thầu tham gia Hệ thống

1. Thông báo KHĐT, thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm, thông báo mời sơ tuyển, thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng; phát hành HSMQT, HSMST, HSMT, HSYC; tiếp nhận HSQT, HSDST, HSDT, HSĐX; mở thầu, mở HSĐX và công bố kết quả lựa chọn nhà thầu.

2. Tra cứu thông tin nhà thầu trong cơ sở dữ liệu nhà thầu trên Hệ thống.

3. Trang bị cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu cho đấu thầu qua mạng.

4. Quản lý và giữ khóa bí mật của chứng thư số được cấp. Trường hợp bên mời thầu bị mất chứng thư số hoặc phát hiện chứng thư số bị sử dụng trái phép thì ngay lập tức thông báo cho Cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để hủy bỏ và cấp mới chứng thư số; gia hạn thời hạn hiệu lực của chứng thư số trong khoảng thời gian 30 ngày trước ngày chứng thư số hết hiệu lực, đảm bảo chứng thư số còn hiệu lực trong suốt quá trình tổ chức đấu thầu.

5. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và trung thực của các thông tin đã đăng ký, đăng tải lên Hệ thống khi đăng nhập bằng chứng thư số của mình.

6. Kiểm tra và xác nhận việc đăng tải bình thường các thông tin của mình đã nhập lên Hệ thống.

7. Tuân thủ những quy định khác liên quan đến đấu thầu qua mạng và những quy định về việc sử dụng đã thông báo trên Hệ thống.

Điều 42. Quyền và nghĩa vụ của nhà thầu tham gia Hệ thống

1. Tìm kiếm thông báo KHĐT, thông báo mời nộp HSQT, thông báo mời sơ tuyển, thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng, biên bản mở thầu, biên bản mở HSĐX, kết quả lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống; tải HSMQT, HSMST, HSMT, HSYC từ Hệ thống; nộp HSQT, HSDST, HSDT, HSĐX qua Hệ thống; gửi kiến nghị trên Hệ thống.

2. Trang bị cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin khi tham gia đấu thầu qua mạng.

3. Quản lý và giữ bí mật khóa bí mật của chứng thư số. Trường hợp người sử dụng thuộc nhà thầu bị mất hoặc phát hiện có một bên thứ ba đang sử dụng thông tin chứng thư số của đơn vị mình thì phải điều chỉnh ngay lập tức như thay đổi khóa bí mật chứng thư số, hủy bỏ chứng thư số theo hướng dẫn của Cơ quan cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số; gia hạn thời hạn hiệu lực của chứng thư số trong khoảng thời gian 30 ngày trước ngày chứng thư số hết hiệu lực, đảm bảo chứng thư số còn hiệu lực trong suốt quá trình tham gia đấu thầu.

4. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và trung thực của các thông tin đã đăng ký, đăng tải trên Hệ thống khi đăng nhập bằng chứng thư số của mình.

5. Chịu trách nhiệm về kết quả khi tham gia đấu thầu qua mạng trong trường hợp gặp sự cố do hệ thống mạng ở phía nhà thầu, do virus tại phía nhà thầu làm cho file không mở và đọc được.

6. Tuân thủ những quy định khác liên quan đến đấu thầu qua mạng và những quy định về việc sử dụng đã thông báo trên Hệ thống.

Chương 6.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 43. Tổ chức thực hiện

1. Căn cứ tình hình thực tế, Cục trưởng Cục Quản lý đấu thầu quyết định lộ trình triển khai thí điểm.

2. Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Tập đoàn Điện lực Việt Nam và tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Tập đoàn Điện lực Việt Nam và tổ chức, cá nhân có liên quan gửi ý kiến về Bộ Kế hoạch và Đầu tư để kịp thời xem xét, chỉnh lý.

Điều 44. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 9 năm 2010.

Nơi nhận: - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP; - VP BCĐ TW về phòng, chống tham nhũng; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chính phủ; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Website của Chính phủ; Công báo; - Các Sở KH&ĐT các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Các đơn vị thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư; - Cục Kiểm tra văn bản - Bộ Tư pháp; - Lưu: VT, Cục QLĐT (THg320).

BỘ TRƯỞNG  Võ Hồng Phúc

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF PLANNING AND INVESTMENT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No. 17/2010/TT-BKH	Hanoi, July 22, 2010

CIRCULAR

PROVIDING IN DETAIL PILOT ONLINE BIDDING

Pursuant to November 29, 2005 Bidding Law No. 61/2005/QH11 and June 19, 2009 Law No. 38/2009/QHI2 Amending and Supplementing a Number of Articles of the Laws concerning Capital Construction Investment;
Pursuant to November 29, 2005 Law No. 51/ 2005/QH11on E-Transactions;
Pursuant to the Government s Decree No. 85/ 2009/ND-CP of October 15. 2009, guiding the implementation of the Bidding Law and selection of construction contractors under the Construction Law;
Pursuant to the Government's Decree No. 26/ 2007/ND-CP of February 15, 2007, detailing the Law on E-Transactions regarding digital signatures and digital signature certification services;
Pursuant to the Government's Decree No. 116/2008/ND-CP of November 14, 2008, defining the. functions, tasks, powers and organizational structure of the. Ministry of Planning and Investment,
The Ministry of Planning and Investment provides in detail pilot online bidding as follows:

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope of regulation

1. Pilot online bidding shall be conducted for consultancy service, procurement and engineering bidding packages for which contractors are selected through open bidding. restricted bidding or domestic competitive offering.

2. In online bidding, the following steps of the contractor selection process shall be implemented on the Internet:

...

...

...

b/ Notifying the invitation for submission of dossiers of expression of interest (EOI). notifying the invitation for prequalification. notifying the invitation for bids and notifying the invitation for offers:

c/ Issuing dossiers of invitation for EOI. dossiers of invitation for prequalification. bidding dossiers and dossiers of requirements;

d/ Submitting dossiers of EOI, dossiers of prequalification participation, bid dossiers and dossiers of proposals;

e/ Opening bids and dossiers of proposals (records of bid opening and records of opening dossiers of proposals);

f/ Notifying contractor selection results:

g/ Publishing information on contractors violating the biding law.

Article 2. Subjects of application

1. Pilot online bidding shall be conducted at three agencies, namely the People's Committee of Hanoi, the Vietnam Post and Telecommunications Group and the Vietnam Electricity Group (below referred to as piloting agencies).

a/ Investors and bid solicitors of the piloting agencies defined in Clause 1 of this Article shall perform the steps specified at Points a. b. c and g. Clause 2. Article 1 of this Circular.

...

...

...

2. Agencies and organizations other than those defined in Clause 1 of this Article are encouraged to apply online bidding under this Circular.

Article 3. Interpretation of terms

In this Circular, the terms below are construed as follows:

1. Online bidding or e-bidding means the process of utilizing the Internet and computing apparatuses to select contractors under the bidding law.

2. Online bidding system (below referred to as system) consists of a server system, computing apparatuses (hardware) and information technology application programs (software) installed on the server at http:// muasamcong.mpi.gov.vn for conducting online bidding.

3. System operating agency is the Department of Public Procurement under the Ministry of Planning and Investment.

4. Provider of digital signature certification services used in the system during the pilot period is the Department of Public Procurement under the Ministry of Planning and Investment.

5. E- document means a document in electronic form which is created, sent, received and stored in the system, including bidding plan, dossier of invitation for EOI. dossier of EOI, dossier of invitation for prequalification. dossier of prequalification participation, bidding dossier, bid dossier, dossier of requirements, dossier of proposals and e-documents exchanged between the bid solicitor and contractor in the process of contractor selection.

6. Digital certificate used in online bidding (below referred to as digital certificate) means a certificate in electronic form granted by the provider of digital signature certification services for conducting online bidding in the system. A valid digital certificate means a digital certificate neither expired yet. suspended, destroyed nor revoked.

...

...

...

8. Digital signature used in online bidding (below referred to as digital signature) means a type of e-signature which is created through changing a data massage using the asymmetrical cipher system, thereby the person having the initial data message and the signer's public key can accurately identify that such change is created by the secret key corresponding to the public key in the same pair of keys and the integrity of the contents of the data message after making such change. In the system, a digital signature shall be used to certify the name of the signer of an e-document and establish the legality of such e-document.

9. Key means a sequence of binary numerals used in a cipher system.

10. Secret key means a key in the pair of keys in an asymmetrical cipher system which is used to create a digital signature.

11. Public key means a key in the pair of keys in the asymmetrical cipher system which is used to check whether a digital signature is created by the corresponding secret key in the pair of keys.

12. Cancellation of a digital certificate means the permanent invalidation of such digital certificate from a certain point of lime.

13. Password of the secret key of a digital certificate means a password used together with such digital certificate to sign in the system.

14. Server means an electronic equipment installed onto the system for sending, receiving and storing e-documents and processing information.

15. Bid solicitor means an agency or organization that has been registered in the system and accepted as a bid solicitor under the bidding law to organize online bidding.

16. Contractor means an organization which has been registered in the system and accepted as a contractor in online bidding.

...

...

...

18. Bid solicitor's agency code in the system means a code granted by the Ministry of Finance under the Finance Minister's Decision No. 90/ 2007/QD-BTC of October 26. 2007. When the bid solicitor has no code granted under this Decision, its agency code shall be automatically created by the system.

19. Use instructions for bid solicitors means documents including instructions for registration of users as bid solicitors and professional instructions for bid solicitors published in the use instructions section on the system's home page.

20. Use instructions for contractors means documents including instructions for registration of users as contractors and professional instructions for contractors published in the use instructions section on the system's home page.

Article 4. Validity of e-documents

1. E-documents exchanged via the system with digital signatures of lawful representatives are all legal and valid like documents in hard copy.

2. An e-document sent to the server may be regarded as being successfully sent only when the server has received it. After receiving an e-document, the server will give certification to the sender that it has successfully received such e-document.

3. The time of sending and receiving e-documents via the system shall be determined based on the time recorded in the server of the system.

Article 5. Credentials of bid solicitors and contractors

1. When organizing online bidding, bid solicitors shall register their participation in the system in order to be granted a digital certificate under Article 16 of this Circular.

...

...

...

Article 6. Bid security

When participating in bidding, contractors shall take bid security measures indicated in bidding dossiers.

When a bidding dossier stipulates that bid security must be paid by account transfer, the bid solicitor shall guide the contractor to transfer it into the account indicated in the notice of bid solicitation in the system.

When bid security is made by a bank's letter of guarantee, the contractor shall scan this letter and enclose it with a bid dossier upon submission.

Article 7. Change of bidding participation status

When participating in bidding or competitive offering, if wishing to change its name already registered upon receiving a bidding dossier or dossier of requirements, the contractor shall notify in writing the new name to the bid solicitor before the time of bid closing or before the expiration of the time limit for submission of dossiers of proposals.

When contractors wish to shift their status from independence to partnership, contractors to the partnership shall make an online partnership agreement according to use instructions for contractors in the use instructions section on the system's home page and send such agreement to the bid solicitor before the bid closing or before the expiration of the time limit for submission of dossiers of proposals.

Article 8. Format of attached files

To ensure convenience for recipients, when sending attached files on the system, bid solicitors and contractors shall use such common file formats as MS Word, pdf and jpg in Unicode letter font. If wishing to use other special-use file formats, they shall supply relevant software for easy opening and reading of such files.

...

...

...

Article 9. Errors related to attached files

For e-documents submitted by the contractor in attached files which cannot be opened and read, the bid solicitor shall make and send a record thereof to the contractor and the system operating agency, then open the backup dossier of EOI. dossier of prequalification participation, bid dossier and dossier of proposals of the contractor (if any) for obtaining relevant CD files. If CD files cannot be read either, the bid solicitor shall:

1. In case the files have secret codes or the bid solicitor does not have appropriate font sizes or software for opening and reading them, notify such to the contractor, and request supply of secret codes or appropriate font sizes or software within 4 hours to enable the opening and reading of these files. Past this time limit, if the contractor fails to respond to such request, the bid solicitor shall make a record certifying errors of the contractor's e-documents. If erroneous files are integral parts of a dossier of EOI. dossier of prequalification participation, bid dossier or dossier of proposals, the contractor will be eliminated; otherwise, the bid solicitor shall request the contractor to add corresponding files which can be opened and read.

2. For files which cannot be opened and read for reasons other than those listed in Clause 1 of this Article and are also integral parts of a dossier of EOI. dossier of prequalification participation, bid dossier or dossier of proposals, the contractor will be eliminated: otherwise, the bid solicitor shall request the contractor to add corresponding files which can be opened and read.

Article 10. Maintenance of the system

If wishing to suspend providing services for maintenance, inspection, or replacement of equipment of the system, the system operating agency shall notify such suspension at least 15 days in advance via the system to concerned agencies and organizations. Then, the system will automatically extend the time of bid closing or opening under Article 11 of this Circular.

Article 11. Automatic extension of the time of bid closing or opening

When the system suspends providing services for maintenance purpose or experiences an error beyond control, it will automatically extend the time of bid closing or opening as follows:

1. The system suspension duration shall be counted from the lime the system, operating agency suspends providing services for maintenance purpose or the time the system experiences an error to the time this agency notifies that it has completed the maintenance or error correction. After completing the maintenance or error correction, the system operating agency shall notify such completion via the system and resume provision of services under regulations.

...

...

...

3. Extension duration:

a/ When the system is suspended at the time of bid closing or opening, the new time of bid closing or opening will recede 3 hours after the time of issuance of a notice on the system's resumption.

b/ If the new time of bid closing is beyond the working hours in a day. it will be automatically extended to 9:00 hours of the subsequent working day.

c/ If the time of bid closing is within 3 hours after the time of notification of the system's resumption, the new time of bid closing and opening will be extended for 3 hours.

d/ If the system suspension time is after the time of bid closing but before the time of bid opening, the time of bid opening will be extended for 3 hours from the time of notification of the system's resumption.

4. When bids cannot be opened within the time prescribed for automatic extension, the bid solicitor shall directly extend the time of bid opening based on use instructions for bid solicitors in the system and publish such extension in the system and concurrently email it to participating contractors.

5. When the system suspension duration exceeds 5 working days, the bid solicitor may. based on the actual situation of a bidding package, decide to allow the remaining steps of the bidding process to be performed offline but. after the system's resumption, input contractor selection results of such bidding package into the system.

6. When the system automatically extends the time of bid closing, contractors are not required to extend the validity durations of bid dossiers dossiers of proposals and bid security if these durations meet the requirements in the issued bidding dossier or dossier of requirements.

Article 12. Conditions on users" information technology infrastructure

...

...

...

1. Internet transmission lines:

a/ Having Internet connection to the system:

b/ Opening the ports of 8070, 8080. 8081, 8082. 4502.4503 and 9000.

2. Computer configuration:

a/ Operating systems: Windows XP. Windows Vista and Windows 7;

b/ Internet Explorer: at least 6.0;

c/ Screen resolution: at least 1024 x 768.

Article 13. Information details to be published in the system

1. The following bidding information must be inputted and published in the system:

...

...

...

b/ Notices of invitation for submission of dossiers of EOI. notices of invitation for prequalification. bid solicitation notices and notices of invitation for offers:

c/ Short lists;

d/ Dossiers of invitation for EOI. dossiers of invitation for prequalification, bidding dossiers and dossiers of requirements:

e/ Contractor selection results:

f/ Information on contractors violating the bidding law.

2. During the pilot period, information details published in the system are legally valid like those published in the Bidding Newspaper.

Article 14. Search for information in the system

1. Interested bid solicitors, contractors and entities may search for the following information in the system:

a/ Information on contractors in the contractor database (reserved for bid solicitors);

...

...

...

2. The process of searching for information details specified in Clause 1 of this Article is provided in the use instructions section on the system's home page (search instructions).

Chapter II

REGISTRATION OF USERS

Article 15. Registration for participation in the system

1. If wishing to participate in online bidding, bid solicitors and contractors shall register for participation in the system under Articles 16 and 17 of this Circular. Registration steps are provided in "Use instructions for registration of users as bid solicitors" or "Use instructions for registration of users as contractors" published in the use instructions section on the system's home page.

2. In case of successful registration, users will be granted digital certificates to sign in the system and conduct online bidding operations in the system. Registration will be regarded as successful when a registering entity using the granted digital certificate successfully signs in the system.

Article 16. Process of registration of users as bid solicitors

1. Registration for participation in the system

The process of registration for participation in the system in the capacity as a bid solicitor involves the following steps:

...

...

...

b/ A registration dossier comprises:

-An application for a digital certificate, made according to a form created by the system in the process of information declaration:

- A certified copy of the organization's establishment decision or business registration certificate, in case of first-time application for a digital certificate:

- A certified copy of the notice of the agency code (if any) under the Finance Minister's Decision No. 90/2007/QD-BTC of June 20. 2007;

- A copy of the identity card of the applicant's representative at law.

2. Processing of registration dossiers

Within 3 working days after receiving a registration dossier, the system operating agency shall check the accuracy of the electronic registration form in the system against the registration dossier in hard copy submitted by the bid solicitor. If the dossier is valid, the system operating agency shall accept the bid solicitor's participation in the system and give certification in the system. If the dossier is inaccurate or incomplete, the system operating agency shall notify reasons in the system to the bid solicitor for modifying the registration dossier.

3. Inspection of processing results

The bid solicitor shall itself inspect processing results in the system. If accepted for participation in the system, the bid solicitor will receive a digital certificate approval code and a reference number for downloading a digital certificate from the system.

...

...

...

The bid solicitor shall input a digital certificate approval code and a reference number into the system for downloading a digital certificate. Later, it shall register information on digital certificate users in the system.

5. Signing in the system

After obtaining a digital certificate, the bid solicitor may sign in the system and exercise the rights of a user as bid solicitor.

Article 17. Process of registration of users as contractors

1. Registration for participation in the system

The process of registration for participation in the system in the capacity as a contractor involves the following steps:

a/ Declaring information in the system and sending the registration dossier directly or through the correspondence channel to the system operating agency.

b/ A registration dossier comprises:

- An application for a digital certificate, made according to a form created by the system in the process of information declaration:

...

...

...

- A copy of the identity card of the applicant's representative at law.

2. Processing of registration dossiers

Within 3 working days after receiving a registration dossier, the system operating agency shall check the accuracy of the information declared in the system against the registration dossier. If the declared information is accurate. the system operating agency shall give certification in the system. If the declared information is inaccurate or incomplete, the system operating agency shall notify reasons to the contractor via the system for modifying the registration dossier.

3. Inspection of processing results

The contractor shall itself inspect processing results in the system. If accepted for participation in the system, the contractor will receive a digital certificate approval code and a reference number for downloading a digital certificate from the system.

4. Registration of information on digital certificate users

The contractor shall input a digital certificate approval code and a reference number in the system for downloading a digital certificate. Later it shall register information on digital certificate users in the system.

5. Signing in the system

After obtaining a digital certificate, the contractor shall sign in the system and exercise the rights of a user as contractor.

...

...

...

DIGITAL CERTIFICATES

Article 18. General provisions on digital certificates

1. A digital certificate used in online bidding contains the following:

a/ Name of the provider of digital signature certification services;

b/ Name of the digital certificate user;

c/ Serial number of the digital certificate:

d/ Validity duration of the digital certificate:

e/ Public key of the digital certificate user:

f/ Digital signature of the provider of digital signature certification services;

...

...

...

h/ Other information for management, use, safety and confidentiality purposes as specified by the provider of digital signature certification services.

2. The validity duration of a digital certificate is one year from the date of its grant. Users may prolong the validity duration of a digital certificate by extending it or its keys under Article 20 or 21 of this Circular.

Article 19. Use of digital certificates in online bidding

1. A digital certificate granted by the provider of digital signature certification services for use in the system takes any of the following forms:

a/ Individual certificate granted to competent officers engaged in operating the system. The system operating agency shall manage individual digital certificates.

b/ Institutional certificate granted to organizations that are bid solicitors and contractors for participation in online bidding. This certificate shall be granted to bid solicitors and contractors when they register for participation in the system under Article 16 or 17 of this Circular.

c/ Digital certificate for each bidding package. When publishing notices of bid solicitation or notices of offer invitation, the bid solicitor will be automatically granted by the system a digital certificate and corresponding pair of keys for enciphering and deciphering bid dossiers and dossiers of proposals in the process of contractor selection.

2. Organizations and individuals that are granted digital certificates may use them only for the purposes specified at Point g. Clause 1, Article 18 of this Circular. During the pilot period, digital certificates granted by the Department of Public Procurement under the Ministry of Planning and Investment may be used only in the system.

Article 20. Extension of digital certificates

...

...

...

2. During the pilot period, users may themselves extend their certificates once a year.

3. Extension shall be made 30 days before a digital certificate expires. Extension steps are provided in the use instructions section on the system's home page.

Article 21. Extension of keys of a digital certificate

1. Users may prolong the use duration of a digital certificate by extending its keys. Upon extension, the new use duration of a digital certificate is the extended period from the date of extension while the pair of keys of this digital certificate are changed.

2. During the pilot period, users may themselves extend keys of their digital certificates once a year.

3. Keys of a digital certificate shall be extended 30 days before the certificate expires. Extension steps are provided in the use instructions section on the system's home page.

Article 22. Cancellation of digital certificates

1. A digital certificate shall be cancelled in the following cases:

a/ Its secret keys are detected or suspected to be lost, broken, stolen or illegally copied;

...

...

...

c/ It is no longer needed.

2. During the pilot period, users may themselves cancel their digital certificates. Such cancellation will be effective right after the system automatically updates a list of cancelled digital certificates as of 11:00 hours and 23:00 hours every day.

3. A digital certificate may be cancelled only when it remains effective. Cancellation steps are provided in the use instructions section on the system’s home page.

Article 23. Replacement of digital certificate storage apparatuses

1. Users shall store digital certificates and their secret keys. The system operating agency is not answerable for the stealing, damage or copying of digital certificates at users’ fault.

2. Users may copy digital certificates and secret keys and store them in floppy disks. USB. smart cards or other storing media. Performance steps are provided in the use instructions section on the system's home page.

Article 24. Change of passwords of secret keys of digital certificates

When detecting or suspecting that the password of a secret key of a digital certificate has been revealed or when wishing to change such password, users may change it. Password changing steps are provided in the use instructions section on the system's home page.

Article 25. Additional registration of digital certificates

...

...

...

2. Upon additional registration of digital certificates, users shall sign in the system with digital certificates granted upon registration for joining the system. Steps of additional registration are provided in the use instructions section on the system's home page.

Chapter IV

PROCESS OF ONLINE SELECTION OF CONTRACTORS

Section I. ONLINE OPEN BIDDING AND RESTRICTED BIDDING

Article 26. Selection of short lists

1. Short lists for open bidding involving prequalification or invitation for EOI (below collectively referred to as prequalification) shall be selected under Article 27 of this Circular.

2. Short lists for restricted bidding shall be selected as follows:

a/ The bid solicitor shall select contractors based on the contractor database in the system and include them in the list of contractors to participate in restricted bidding. For contractors not named in such database, the bid solicitor shall request them to register themselves into the system under Article 17 of this Circular.

b/ Selection steps are provided in use instructions forbid solicitors published in the use instructions section on the system's home page.

...

...

...

The process of online prequalification conducted in the system is as follows:

1. Publishing notices and dossiers of invitation for prequalification

a/ A notice of invitation for prequalification shall be filled in by the bid solicitor itself in the form provided in the system. A dossier of invitation for prequalification shall be enclosed and published together with a notice of invitation for prequalification.

b/ In case differences exist between the attached file of a dossier of invitation for prequalification and the filled-in notice of invitation for prequalification. such attached file will be legally valid.

c/ The time of preparing a dossier of prequalification participation is at least 10 days from the first day of issuing a dossier of invitation for prequalification. When necessary to modify a dossier of invitation for prequalification, the bid solicitor shall send a notice on such modification to all dossier-receiving contractors a certain number of days before the time of prequalification closing as stated in such dossier. Modifications to a dossier of invitation for prequalification shall be additionally published in a notice of prequalification invitation in the system. The contractor shall notify the bid solicitor upon receiving such modifications. The bid solicitor shall notify modifications to the dossier of invitation for prequalification while the contractor shall notify its receipt of such modifications by email, fax. directly or through the correspondence channel stipulated in this dossier.

2. Downloading dossiers of invitation for prequalification: The contractor shall search for and download a dossier of invitation for prequalification from the system. The list of downloading contractors will be displayed for the bid solicitor's monitoring and management.

3. Submitting dossiers of prequalification participation: The contractor shall send a dossier of prequalification participation to the bid solicitor via the system.

4. Opening dossiers of prequalification participation: Dossiers of prequalification participation submitted before the time of prequalification closing shall be opened by the bid solicitor in the system at the time of prequalification opening. Dossiers of prequalification participation submitted after the time of prequalification closing may not be accepted by the system and opened.

5. Evaluating dossiers of prequalification participation, submitting and approving prequalification results under the current bidding law.

...

...

...

7. Filing and handling petitions about prequalification results:

The contractor may send petitions via the system to the bid solicitor. The bid solicitor shall input petition handling results into the system. Changes made as a result of petition handling results (if any) must be published in the system.

8. Prequalification steps are provided in the "Use instructions for bid solicitors" or "Use instructions for contractors" published in the use instructions section on the system's home page.

Article 28. Notices of bid solicitation and issue of bidding dossiers

1. Publishing notices of bid solicitation and bidding dossiers

a/ A notice of bid solicitation shall be filled in by the bid solicitor in the form provided in the system. For procurement bidding packages, the bid solicitor shall input into the system information on the list of to-be-procured goods, covering goods names, standards, quantities and units. If such information is available, the bid solicitor may input the dale of delivery into the system after signing a contract.

b/ A bidding dossier shall be enclosed and published together with a notice of bid solicitation. In case differences exist between the attached file of a bidding dossier and the filled-in notice of bid solicitation, the attached file will be legally valid.

c/ The time of preparing a bid dossier is at least 15 days (for small bidding packages), or 25 days (for other bidding packages), from the first day of issuing a bidding dossier. When necessary to modify a bidding dossier, the bid solicitor shall send a notice on such modification to all contractors buying bidding dossiers in a certain number of days before the time of bid closing as stated in the bidding dossier. Modifications to a bidding dossier shall be additionally published in the notice of bid solicitation in the system. When a bidding dossier is sold directly, the bid solicitor shall enclose modifications of the bidding dossier with a notice of such modifications. The bid solicitor shall notify modifications of a bidding dossier while the contractor shall notify its receipt of modifications by email, fax, directly or through the correspondence channel stipulated in the bidding dossier.

d/ During the pilot period, the bid solicitor is encouraged to issue bidding dossiers free in the system. In case of online sale of bidding dossiers, the bid solicitor shall input into the system information on the account for receiving money to purchase bidding dossiers from the contractor, including the account number and name of the bank at which this account is opened.

...

...

...

After issuing a bidding dossier which should be modified, the bid solicitor shall send electronic modifications to contractors that have received bidding dossiers to their email addresses supplied upon registration for participation in the system. In case of selling bidding dossiers, the bid solicitor may search for contractors that have bought bidding dossiers via the system.

3. Clarification of bidding dossiers

A contractor that wishes to have a bidding dossier clarified shall send an e-request to the bid solicitor for consideration and handling. The bid solicitor shall clarify a bidding dossier by sending an e-document or organize a pre-bidding conference to explain the contents of the bidding dossier which are unclear to contractors. The bid solicitor shall write the explanations in a record and send an e-document clarifying the bidding dossier to all contractors that have bought bidding dossiers or received biddings dossiers at email addresses provided by contractors when registering for participation in the system.

4. Input of a list of buyers of bidding dossiers

a/ When bidding dossiers are issued free, all contractors may download these dossiers from the system.

b/ When selling bidding dossiers, the bid solicitor shall input a list of contractors that have paid for bidding dossiers into its account. Only contractors named on this list may download bidding dossiers from the system.

Article 29. Submission of bid dossiers

1. After successfully submitting a bid dossier in the system, the contractor will receive a certification notice from the system. Contractors forming a partnership to participate in online bidding shall make a partnership agreement according to use instructions for contractors in the use instructions section on the system’s home page and send it to the contractor before the time of bid closing.

2. If unable to send the whole bid dossier via the system, the contractor may send part of this dossier via the system while printing out the remaining part and sending it through the correspondence channel or directly to the bid solicitor before the time of bid closing.

...

...

...

Article 30. Withdrawal of bid dossiers

A contractor that wishes to withdraw a bid dossier shall send a written request to the bid solicitor before the time of bid closing by email. fax. directly or through the correspondence channel stipulated in the bidding dossier.

Article 31. Bid opening

1. The bid solicitor shall decode and open in the system at the time of bid opening bid dossiers submitted before the time of bid closing. Bid dossiers submitted after the time of bid closing may not be accepted by the system and decoded.

2. The bid solicitor shall decode bid dossiers submitted before the time of bid closing. After a bid dossier is decoded, its contents will be automatically written by the system in a record of bid opening, containing:

- Name of the contractor;

- Bid price;

- Bid security value (if any);

- Validity duration of bid security (if any);

...

...

...

3. A record of bid opening shall be published in the system for all interested organizations and individuals to access and read.

Article 32. Evaluation of bid dossiers, appraisal, approval and notification of bidding results, negotiation, finalization and signing of contracts

1. The evaluation of bid dossiers and appraisal and approval of bidding results comply with the Bidding Law. Law No. 38/2009/QHI2 and Decree No. 85/2009/ND-CP.

2. The bid solicitor shall upload evaluation results of bid dossiers onto the system.

3. Bidding results shall be notified under Article41 of the Bidding Law. Clause 13, Article 2 of Law No. 38/2009/QH12. and Clause 3. Article 20. and Clause 1. Article 31 of Decree No. 85/2009/ND-CP. Bidding results shall be published in the system and sent to bidding participating contractors in e-documents right after the issuance of an approval decision.

4. The negotiation, finalization and signing of contracts comply with the Bidding Law, Law No. 38/2009/QH12 and Decree No. 85/2009/ ND-CP.

Section 2. ONLINE COMPETITIVE OFFERING

Article 33. Notice of invitation for offers and issue of dossiers of requirements

1. A notice of invitation for offers shall be filled in by the bid solicitor itself in the form provided in the system. The bid solicitor shall input a list of to-be-procured goods, comprising such details as goods names, standards, quantities and units. When such details are available, the bid solicitor may input the date of delivery after signing a contract.

...

...

...

3. Dossiers of requirements shall be issued free in the system for all contractors to download.

4. The time of preparing a dossier of proposals is at least 5 days from the first day of issuing a dossier of requirements.

Article 34. Submission of dossiers of proposals

1. After successfully submitting a dossier of proposals in the system, the contractor will receive a certification notice from the system. Contractors that form a partnership to participate in online competitive offering shall make a partnership agreement according to use instructions for contractors provided in the use instructions section on the system's home page and send it to the bid solicitor before the expiration of the lime limit for submission of dossiers of proposals.

2. If unable to send the whole dossier of proposals via the system, the contractor may send part of this dossier via the system while printing out the remaining part and send it through the correspondence channel or directly to the bid solicitor before the expiration of the time limit for dossier submission and Decree No. 85/2009/ND-CP.

3. The contractor may send a backup dossier of proposals in a CD and (sealed) documents in hard copy through the correspondence channel or directly to the bid solicitor before the expiration of the time limit for dossier submission. Backup dossiers of proposals shall be used when the bid solicitor cannot open and read the file sent by the contractor via the system under Article 9 of this Circular.

Article 35. Opening of dossiers of proposals

1. A dossier of proposals submitted before the expiration of the time limit for submission shall be decoded by the bid solicitor and opened in the system at the time of dossier opening. A dossier of proposals submitted after the expiration of the time limit for submission may not be accepted by the system and deciphered.

2. The bid solicitor shall decode dossiers of proposals submitted before the expiration of the time limit for submission. After a dossier of proposals is decoded, its contents shall be automatically written in a record of opening the dossier of proposals, containing:

...

...

...

- Offer price;

- Validity duration of the dossier.

3. A record of opening the dossier of proposals shall be published in the system for all interested organizations and individuals to access and read.

Article 36. Evaluation of dossiers of proposals, appraisal, approval and notification of offer results, negotiation, finalization and signing of contracts

1. The evaluation of dossiers of proposals and appraisal and approval of offer results comply with the Bidding Law. Law No. 38/2009/QH12

2. The bid solicitor shall input evaluation results of dossiers of proposals into the system.

3. Offer results shall be notified under Clause 4. Article 43 of Decree No. 85/2009/ND-CP. Offer results shall be published in the system and sent to offering contractors in e-documents right after the issuance of an approval decision.

4. The negotiation, finalization and signing of contracts comply with the Bidding Law, Law No. 38/2009/QH12 and Decree No. 85/2009/ ND-CP.

Chapter V

...

...

...

Article 37. Responsibilities of the Ministry of Planning and Investment

1. To establish and manage the system during the pilot period as a basis for forming a national bidding network under the Bidding Law.

2. To elaborate documents guiding pilot online bidding.

3. To train and retrain officers of bid solicitors and contractors participating in online bidding; to manage information on contractors violating the bidding law.

4. To summarize and report to the Prime Minister on results of pilot online bidding in 2011 before organizing online bidding nationwide.

Article 38. Responsibilities of the piloting agencies

The piloting agencies defined in Clause 1, Article 2 of this Circular, in coordination with the Ministry of Planning and Investment, shall:

1. Select at least 11 bidding packages under Clause 1. Article 2 of this Circular for pilot online bidding.

2. Provide information for pilot online bidding at the request of the Ministry of Planning and Investment.

...

...

...

4. Handle problems arising during the pilot period.

Article 39. Rights and obligations of the system operating agency

The system operating agency defined in Clause 3. Article 3 of this Circular has the following rights and obligations:

1. To take responsibility for the designing, establishment and operation of the system.

2. To ensure information confidentiality under regulations in the process of online bidding.

3. To correct errors arising while operating the system.

4. To provide services guiding bid solicitors and contractors to register for and upload information on bidding in the system.

5. To train and support bid solicitors and contractors in conducting transactions in (he system.

6. To store information relating to the process of online bidding for search, examination, inspection and audit activities.

...

...

...

Article 40. Rights and obligations of the provider of digital signature certification services

The provider of digital signature certification services defined in Clause 4, Article 3 of this Circular has the following rights and obligations:

1. To observe regulations on providers of digital signature certification services:

2. To use the system's reliable technical equipment, processes and resources for performing its jobs;

3. To ensure accuracy and integrity of fundamental contents of digital certificates it has granted:

4. To supply integrated facilities allowing bid solicitors and contractors that join the system to accept digital signatures and competent state management agencies to rely on digital certificates to accurately identify the origin of data messages and digital signatures:

5. To notify involved parties of incidents affecting the certification of digital signatures;

6. To store for at least 5 years information relating to digital certificates it has granted after they expire;

7. To manage and operate technical infrastructure of the digital signature certificate system, ensuring safe and continuous provision of digital signature certification services.

...

...

...

1. To notify bidding plans, invitations for submission of EOI, invitations for prequalification. invitations for bids and invitations for offering; to issue dossiers of invitation for EOI. dossiers of invitation for prequalification. bidding dossiers and dossiers of requirements; to receive dossiers of EOI; dossiers of prequalification participation, bid dossiers and dossiers of proposals: to open bids and dossiers of proposals and publicize contractor selection results.

2. To search for contractor information in the contractor database in the system.

3. To build information technology infrastructure meeting online bidding requirements.

4. To manage and keep secret keys of granted digital certificates. The bid solicitor that loses its digital certificate or detects that it is illegally used shall immediately notify such to the provider of digital signature certification services for cancellation of the old digital certificate and grant of a new one. To extend the validity duration of a digital certificate 30 days before it expires, ensuring that the digital certificate remains effective throughout bidding process.

5. To take responsibility before law for the accuracy and truthfulness of information registered and uploaded onto the system when they sign in with their digital certificates.

6. To check and certify normal uploading of their information already inputted into the system.

7. To observe other regulations on online bidding and use instructions notified in the system.

Article 42. Rights and obligations of contractors joining the system

1. To search for notices of bidding plans, notices of invitation for submission of dossiers of EOI. notices of invitation for prequalification. notices of bid solicitation, notices of invitation for offers, records of bid opening, records of opening dossiers of proposals and contractor selection results in the .system; to download dossiers of invitation for EOI. dossiers of prequalification participation, bidding dossiers and dossiers of requirements from the system; to submit dossiers of EOI. dossiers of prequalification participation, bid dossiers and dossiers of proposals via the system; to send petitions via the system.

...

...

...

3. To manage and keep secret keys of digital certificates confidential. A user under a contractor that loses its digital certificate or detects a third party's use of information in its digital certificate shall make immediate modifications, such as changing secret keys or cancelling the digital certificate under the guidance of the provider of digital signature certification services. To extend the validity duration of a digital certificate 30 days before it expires, ensuring that the digital certificate remains effective throughout bidding process.

4. To take responsibility for the accuracy and truthfulness of information registered and uploaded onto the system when they sign in with their digital certificates.

5. In online bidding, to take responsibility for incidents arising in the contractor's network or viruses making files unable to be opened and read.

6. To observe other regulations on online bidding and use instructions notified in the system.

Chapter VI

IMPLEMENTATION PROVISIONS

Article 43. Organization of implementation

1. Based on the practical situation, the director of the Department of Public Procurement shall decide on the roadmap for pilot online bidding.

2. The People's Committee of Hanoi, the Vietnam Post and Telecommunications Group, the Vietnam Electricity Group and concerned organizations and individuals shall implement this Circular.

...

...

...

Article 44. Effect

This Circular takes effect on September 15. 2010.

MINISTER OF PLANNING AND INVESTMENT




Vo Hong Phuc