|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH TÂY NINH
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
68/2013/QĐ-UBND
|
Tây Ninh, ngày
25 tháng 12 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân, ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ, ngày 11 tháng 11 năm
2011;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ngày 16
tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của các cơ quan, tổ chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ
trình số 434/TTr-SNV, ngày 05 tháng 11 năm 2013,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày
ký, thay thế Quyết định số 2304/QĐ-UBND, ngày 02/11/2009 của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh Tây Ninh Ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, thủ
trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã căn
cứ Quyết định thi hành./.
|
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Thị Thu Thủy
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 68/2013/QĐ-UBND, ngày 25 tháng 12 năm
2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng
áp dụng
1. Quy chế này quy định các hoạt động về văn
thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, đơn vị
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị), Ủy ban nhân
dân các huyện, thị xã để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
2. Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn
thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, đơn vị; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
3. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu
thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm
văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản
fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản có nội dung bí mật Nhà nước) và đơn,
thư gửi đến cơ quan, đơn vị.
2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm
văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản
sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản có nội dung bí mật Nhà nước) do cơ quan,
đơn vị phát hành.
3. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh
máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội
dung, thể thức văn bản được cơ quan, đơn vị ban hành và có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền.
5. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội
dung, thể thức văn bản và được cơ quan, đơn vị ban hành.
6. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính
xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản
chính phải được thực hiện từ bản chính.
7. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của
văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực
hiện từ bản chính.
8. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội
dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể
thức quy định.
9. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung,
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.
10. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản
tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan,
đơn vị, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
11. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn
tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử.
12. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định
giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt
động của cơ quan, đơn vị, cá nhân.
13. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá
giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của
cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo
quản và tài liệu hết giá trị.
Điều 3. Trách nhiệm đối với
công tác văn thư, lưu trữ
1. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, đơn vị:
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực
hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp
luật hiện hành;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định
về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại,
tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
2. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính
hoặc Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng)
có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, kiểm tra,
giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; đồng thời
tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc.
3. Trưởng các phòng, ban chuyên môn; người đứng
đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy
định của cơ quan, đơn vị về văn thư, lưu trữ.
4. Công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị
trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải
thực hiện nghiêm túc Quy chế về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị.
Điều 4. Bảo vệ bí mật Nhà nước
trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan, tổ chức, lực lượng vũ trang phải thực hiện theo các quy định của pháp
luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN
Điều 5. Hình thức văn bản
Gồm các loại hình văn bản sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật;
- Văn bản hành chính;
- Văn bản chuyên ngành;
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc cá nhân nước ngoài.
Điều 6. Thể thức văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo
quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
2. Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (sau đây gọi tắt là Thông tư
số 01/2011/TT-BNV).
3. Văn bản trao đổi với cơ quan, đơn vị hoặc cá
nhân nước ngoài: Thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo
thông lệ quốc tế.
Điều 7. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực
hiện các quy định của Luật số 31/2004/QH11, ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
2. Việc soạn thảo các văn bản khác được thực hiện
như sau:
a) Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần
soạn thảo, lãnh đạo cơ quan, đơn vị giao cho một phòng, ban chuyên môn, tổ chức,
bộ phận hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo (sau đây gọi chung là người
soạn thảo).
b) Người soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực
hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn,
nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ
quan, đơn vị thực hiện tham khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị, cá nhân có
liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo tài liệu
có liên quan, ý kiến đề xuất của người chủ trì soạn thảo (nếu có).
Điều 8. Duyệt dự thảo văn bản;
sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền
ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo cơ
quan, đơn vị phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thì người
soạn thảo văn bản phải trình người có thẩm quyền đã duyệt dự thảo xem xét, quyết
định việc sửa chữa, bổ sung.
Điều 9. Kiểm tra văn bản trước
khi ký ban hành
1. Người soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung
văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký ban hành; đề
xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước
xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết
định.
2. Chánh Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan, đơn
vị kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục
ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở
“Nơi nhận”.
Điều 10. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định
của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị.
2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký tất cả các văn
bản do cơ quan, đơn vị ban hành. Các trường hợp ký thay phải ghi “KT.”, ký thừa
lệnh phải ghi “TL.”, ký thừa ủy quyền phải ghi “TUQ.”, ký thay mặt phải ghi
“TM.”.
3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.
Điều 11. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính,
sao lục và trích sao.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn
bản do lãnh đạo hoặc Chánh Văn phòng cơ quan, đơn vị quyết định.
4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực
hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của
văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ có
giá trị thông tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ
quan, đơn vị những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo
cơ quan, đơn vị ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công
tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 12. Nguyên tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan,
đơn vị phải được quản lý tập trung tại phòng/bộ phận Văn thư của cơ quan, đơn vị
(sau đây gọi chung là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký theo quy định
tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, trừ những
loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến
không được đăng ký tại Văn thư thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải
quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải
được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày
làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể
cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn)
phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi
phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được
ký.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà
nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của
pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại Quy chế
này.
Điều 13. Trình tự quản lý
văn bản đến
Tất cả văn bản đến cơ quan, đơn vị phải được quản
lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
2. Trình, chuyển giao văn bản đến;
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến.
Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký
văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong
giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận
văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm
tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng
dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết,
có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải
đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và
ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ,
ngày nghỉ thì công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo
ngay với lãnh đạo cơ quan, đơn vị, Chánh Văn phòng để xử lý.
4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký
văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.
5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử
dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng
Internet.
Điều 15. Trình, chuyển giao
văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình
người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến khẩn phải được
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức,
viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính
xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải
ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Điều 16. Giải quyết và theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá
nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh
đạo cơ quan, đơn vị; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của
pháp luật.
2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời
hạn thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan,
đơn vị.
3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản
đến; văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để
báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư
có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn
quy định.
4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo
cáo lãnh đạo cơ quan, đơn vị về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải
quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
Điều 17. Trình tự giải quyết
văn bản đi
Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản; đóng dấu cơ quan; dấu mức độ mật,
khẩn (nếu có).
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 18. Kiểm tra thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người
có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
a) Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, đơn vị được ghi
số theo hệ thống số chung của cơ quan, đơn vị do Văn thư thống nhất quản lý; trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo
quy định tại điểm a, khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b) Ghi ngày, tháng của văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm
pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành
chính được thực hiện theo quy định tại điểm b, khoản 1, Điều 9 Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng
Điều 19. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
1. Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi
hàng năm, cơ quan, đơn vị quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho
phù hợp.
Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
2. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện bằng sổ
hoặc đăng ký trên máy tính.
Điều 20. Nhân bản, đóng dấu
cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được
xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà
trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì người soạn thảo phải có phụ lục
nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn
bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị, tổ chức có chức năng,
thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám
sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều
bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo;
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện
nhân bản theo đúng thời gian quy định;
d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của
lãnh đạo cơ quan, đơn vị và được thực hiện theo quy định tại khoản 1, Điều 8
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và các quy định pháp luật khác.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên
khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều
và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định;
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: Việc đóng dấu
lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được
đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục;
d) Đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu
chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá
05 trang.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN,
HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định
tại điểm b, khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV;
b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI
MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số
12/2002/TT-BCA.
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm
vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản
được thực hiện theo quy định tại điểm c, khoản 2, Điều 15 Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
Điều 21. Thủ tục phát hành,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư cơ quan, đơn vị tiến hành các công việc
sau đây khi phát hành:
a) Lựa chọn bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu
khác lên bì (nếu có).
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành
chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát
hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
b) Đối với những văn bản "HẸN GIỜ",
"HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải được phát
hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải
được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu
nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ.
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các
phòng (ban) chuyên môn, các đơn vị trực thuộc, công chức, viên chức trong cơ
quan hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản.
đ) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản
đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, sau
đó trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu
trữ.
e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định
tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông
tư số 12/2002/TT-BCA.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi;
b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản.
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu
thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối
chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc,
không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý.
Điều 22. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Bản gốc
lưu tại Văn thư của cơ quan, đơn vị và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, đơn vị phải
được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn
bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về
bảo vệ bí mật Nhà nước.
4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục
vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và
quy định cụ thể của cơ quan, đơn vị.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP
HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 23. Nội dung việc lập
hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị và
thực tế công việc được giao, công chức, viên chức chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu
đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Trong quá trình giải quyết công việc, sẽ tiếp tục đưa
các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ
- Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ
cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc
vào hồ sơ;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo
một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách
sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết
thúc. Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ
sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp,
các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;
- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,
công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải
có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc
hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải
có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 24. Giao nhận hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị
1. Trách nhiệm công chức, viên chức
a) Công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều
này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải được sự đồng ý
của lãnh đạo cơ quan, đơn vị và phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ
quan, đơn vị biết. Thời hạn giữ lại không quá 02 năm kể từ ngày công việc kết
thúc;
b) Công chức, viên chức khi chuyển công tác,
thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho
cơ quan, đơn vị hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ
quan, đơn vị làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, đơn vị, tổ chức khác.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết
thúc;
b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết
toán (đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản).
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập 02 bản Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan,
đơn vị và bên giao hồ sơ, mỗi bên giữ mỗi loại một bản.
Điều 25. Trách nhiệm đối với
việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị
1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị
Hàng năm lãnh đạo cơ quan, đơn vị có trách nhiệm
chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị; chỉ đạo công tác lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản
lý của mình.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
a) Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong
việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ đối với các đơn vị trực thuộc;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của công chức, viên chức
a) Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ
công việc được phân công theo dõi, giải quyết;
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và
đúng thủ tục quy định.
4. Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư,
lưu trữ
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách
nhiệm hướng dẫn các đơn vị và công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị theo đúng quy định.
Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON
DẤU
Điều 26. Quản lý con dấu
1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ
trưởng cơ quan, đơn vị trong việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị.
Người đứng đầu các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan
trong việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu
riêng).
2. Các con dấu của cơ quan, đơn vị và của đơn vị
trực thuộc được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công
chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm
trước thủ trưởng cơ quan, đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm
thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản an toàn tại phòng
làm việc của công chức, viên chức văn thư, kể cả trong giờ và ngoài giờ làm việc;
không đưa con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị, trừ những trường hợp cần thiết phục
vụ cho công tác và phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị và phải
chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng.
b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức,
viên chức văn thư phải báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị làm thủ tục đổi con dấu.
Trường hợp con dấu bị mất, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải báo ngay cho cơ quan
Công an, nơi xảy ra mất con dấu và lập biên bản sự việc.
4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách, hợp nhất,
sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
Điều 27. Sử dụng con dấu
1. Công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng
dấu vào các văn bản của cơ quan, đơn vị.
2. Chỉ được đóng dấu vào các văn bản khi các văn
bản đó đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau:
Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên
giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ
SUNG TÀI LIỆU
Điều 28. Giao nhận hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ của cơ
quan, đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu
vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc,
với công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào
Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các phòng, ban, đơn vị trực thuộc,
công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và lập “Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để
tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối
chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản
giao nhận tài liệu.
Điều 29. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị phải được chỉnh
lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện,
phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự
theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được
các hoạt động của cơ quan, đơn vị.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ
liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng
tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 30. Xác định giá trị
tài liệu
1. Phòng/bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan,
đơn vị có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
trình lãnh đạo cơ quan, đơn vị ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan
có thẩm quyền.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được
yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và
tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;
b) Xác định tài liệu hết giá trị để hủy.
Điều 31. Hội đồng xác định
giá trị tài liệu
Thực hiện theo quy định tại Điều 18 Luật Lưu trữ
2011.
Điều 32. Hủy tài liệu hết
giá trị
Thực hiện theo quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ
2011.
Điều 33. Thời hạn nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Thực hiện theo quy định tại Điều 21 Luật Lưu trữ
2011.
Mục 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 34. Bảo quản tài liệu
lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu
trữ cơ quan, đơn vị do công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn
cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải
được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị và tập trung bảo quản trong kho lưu
trữ của cơ quan, đơn vị. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị,
phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
3. Chánh Văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho
lãnh đạo cơ quan, đơn vị và chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu
lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện
pháp phòng chống cháy, nổ, thiên tai, côn trùng, nấm mốc, thực hiện phòng gian,
bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ
thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp
với từng loại tài liệu lưu trữ.
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách
nhiệm bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để
trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê,
kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm
được số lượng, chất lượng tài liệu.
Điều 35. Đối tượng và thủ tục
khai thác, sử dụng tài liệu
1. Tất cả công chức, viên chức trong, ngoài cơ
quan, đơn vị và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục
đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Công chức, viên chức ngoài cơ quan, đơn vị
nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích
nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo hoặc Chánh Văn phòng cơ quan, đơn vị
đồng ý.
3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục
đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ
chiếu và phải được lãnh đạo hoặc Chánh Văn phòng cơ quan, đơn vị đồng ý.
Điều 36. Các hình thức tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo quy định tại Điều 32 Luật Lưu trữ
2011.
Điều 37. Thẩm quyền cho
phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo các quy định tại Điều 31 và Điều
34 Luật Lưu trữ 2011.
Điều 38. Quản lý việc sử dụng
tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan, đơn vị phải có nội quy phòng
đọc.
2. Nội quy phòng đọc bao gồm các nội dung cần
quy định sau:
a) Thời gian phục vụ độc giả;
b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến
khai thác tài liệu;
c) Những vật dụng không được mang vào phòng đọc;
d) Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục
nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;
đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu,
dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép;
e) Ngoài các quy định trên, độc giả cần thực hiện
nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định
về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan, đơn vị.
3. Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, đơn vị
phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và Sổ đăng ký độc
giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 39. Tổ chức thực hiện
1. Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm triển
khai, theo dõi tình hình thực hiện Quy chế này.
2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban
nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm triển khai thực hiện Quy chế tại cơ quan, đơn vị.
3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã chịu
trách nhiệm triển khai thực hiện Quy chế tại địa phương.
4. Trong quá trình thực hiện, Quy chế này có thể
được sửa đổi hoặc bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế, theo đề nghị của
Giám đốc Sở Nội vụ./.