|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH THUẬN
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
33/2010/QĐ-UBND
|
Phan
Thiết, ngày 03 tháng 8 năm 2010
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TỈNH
BÌNH THUẬN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc
gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số
111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về việc Quy định chi tiết thi hành
một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ quy định về ứng dụng công nghệ thông
tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Thông tư số
02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn
thư, lưu trữ Nhà nước tỉnh Bình Thuận.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ
ngày ký và thay thế Quyết định số 48/2000/QĐ-UBBT ngày 13/10/2000 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Bình Thuận ban hành Quy định về công tác lưu trữ của tỉnh Bình
Thuận.
Điều 3.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc
các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp công
lập, doanh nghiệp Nhà nước, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan trên địa
bàn tỉnh có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Huỳnh Tấn Thành
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TỈNH BÌNH THUẬN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 33/2010/QĐ-UBND ngày 03 tháng 8 năm 2010 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh
được thống nhất quản lý nhằm phục vụ cho công tác quản lý, điều hành hoạt động
của bộ máy Nhà nước các cấp và phục vụ cho công tác nghiên cứu phát triển kinh
tế, xã hội và bảo vệ chính trị, an ninh quốc phòng của tỉnh.
Quản lý Nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ được thực hiện theo nguyên tắc phân cấp quản lý, bảo đảm sự thống
nhất về chủ trương, định hướng phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.
Điều 2.
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động chỉ đạo,
điều hành và triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao của các cơ quan trong
bộ máy quản lý Nhà nước của tỉnh, huyện, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn,
các đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp Nhà nước (sau đây gọi tắt là cơ
quan, đơn vị) và cá nhân phải được lập hồ sơ và bảo quản an toàn theo quy định
của pháp luật.
Điều 3.
Văn bản của các cơ quan, đơn vị khi ban hành phải bảo đảm
đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và đúng theo các quy định của pháp luật.
Điều 4.
Giải thích một số từ ngữ
1. Phông lưu trữ: là toàn bộ tài
liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hay của cá
nhân tiêu biểu được tổ chức quản lý một cách khoa học.
2. Lưu trữ lịch sử: là lưu trữ
có nhiệm vụ bảo quản cố định (không phải luân chuyển tiếp) những tài liệu có
giá trị lịch sử, chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa,
giáo dục, khoa học và công nghệ.
Hệ thống lưu trữ lịch sử tỉnh gồm:
Trung tâm Lưu trữ tỉnh; Kho Lưu trữ huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi chung
là cấp huyện).
3. Lưu trữ hiện hành: là bộ phận
lưu trữ của các cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng
tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị, cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức
đó.
4. Tài liệu: là những vật mang
tin được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, tài liệu
số, tài liệu điện tử hoặc các vật mang tin khác, không phân biệt đặc điểm và
phương pháp chế tác.
5. Hồ sơ: là một tập văn bản,
tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể
hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một
cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.
6. Lập hồ sơ: là việc tập hợp và
sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
7. Tài liệu điện tử: là tài liệu
được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Chương II
NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN
THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
Mục 1. CÔNG
TÁC VĂN THƯ
Điều 5. Nhiệm
vụ công tác văn thư cơ quan, đơn vị
1. Thực hiện các quy trình nghiệp
vụ quản lý văn bản đến, văn bản đi bảo đảm theo đúng quy định của Nhà nước và
an toàn, bí mật tài liệu; phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo, điều hành của
cơ quan, đơn vị.
2. Soạn thảo, kiểm tra thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định của pháp luật trước khi thực hiện
các thủ tục phát hành.
3. Hàng năm, tham mưu cho thủ
trưởng cơ quan xây dựng danh mục hồ sơ công việc của cơ quan, đơn vị và hướng dẫn
cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc. Thực hiện việc thu nhận, kiểm
tra hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành (Lưu trữ cơ quan).
4. Tham mưu cho thủ trưởng cơ
quan, đơn vị xây dựng quy chế quy định về công tác văn thư của cơ quan, đơn vị
theo đúng quy định của pháp luật và hướng dẫn của cơ quan cấp trên có thẩm quyền.
5. Sử dụng con dấu đúng quy định
và bảo quản con dấu an toàn.
Điều 6. Quản
lý văn bản đến
1. Các văn bản, tài liệu đến từ
nguồn nào đều phải được đăng ký tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan. Văn
thư cơ quan có trách nhiệm vào sổ theo mẫu quy định hoặc đăng ký bằng phần mềm
quản lý. Mẫu đăng ký văn bản đến và quy trình nghiệp vụ đăng ký thực hiện theo
hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW
ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
2. Văn bản, tài liệu đến phải được
chuyển nhanh chóng, kịp thời đến người có thẩm quyền để duyệt hoặc xử lý. Việc
chuyển giao văn bản phải bảo đảm bí mật thông tin nội dung của tài liệu. Đối với
văn bản, tài liệu đến có chứa các độ Mật phải được thực hiện đúng theo quy định
của pháp luật về xử lý văn bản có chứa các độ Mật.
3. Văn bản, tài liệu đến có ý kiến
duyệt của người có thẩm quyền phải được giải quyết theo đúng quy định của pháp
luật về thẩm quyền giải quyết, thời gian và nội dung. Tuyệt đối không giải quyết,
xử lý những văn bản không có dấu đến đăng ký tại văn thư.
Điều 7. Quản
lý văn bản đi
1. Các văn bản, tài liệu đi do
cơ quan, đơn vị phát hành phải được đăng ký quản lý tại văn thư cơ quan. Văn
thư cơ quan có trách nhiệm vào sổ theo mẫu quy định hoặc đăng ký bằng phần mềm
quản lý. Mẫu đăng ký văn bản đi và quy trình nghiệp vụ đăng ký, chuyển phát văn
bản đi thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Công
văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn
bản đến.
2. Văn bản đi phải được hoàn
thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản có độ " khẩn"
thời gian chuyển phát do người ký văn bản quyết định.
3. Việc chuyển phát văn bản mật
được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ và quy định tại khoản 3 của Thông tư
số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an. Tuyệt đối không chuyển
văn bản đi có "độ Mật" đến nơi nhận bằng fax hoặc bằng mạng thông tin
điện tử.
4. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất
02 bản (01 bản gốc, 01 bản chính); 01 bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, đơn vị
và 01 bản chính lưu trong hồ sơ của người giải quyết công việc đó; bản lưu văn
bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng ký.
Điều 8. Soạn
thảo văn bản
1. Soạn thảo văn bản phải bảo đảm
thể thức, kỹ thuật trình bày được quy định tại Thông tư số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Liên Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ;
Quyết định số 44/2005/QĐ-UBND ngày 06/7/2005 và Quyết định số 01/2006/QĐ-UBND
ngày 05/01/2006 về việc quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của
UBND tỉnh Bình Thuận.
Thể thức, kỹ thuật trình bày đối
với những văn bản chuyên ngành, văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị
- xã hội thực hiện theo biểu mẫu hướng dẫn của các cơ quan quản lý ngành, tổ chức
Trung ương.
2. Thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản ngoại giao, quan hệ quốc tế thực hiện theo thông lệ quốc tế.
3. Quy trình soạn thảo và ban
hành văn bản quy phạm pháp luật phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật
Nhà nước, của tỉnh và hướng dẫn của các cơ quan chuyên môn.
4. Văn bản soạn thảo, ban hành nội
dung phải phù hợp với những quy định của Nhà nước; bảo đảm đúng thẩm quyền theo
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quy định và bảo đảm tính thực thi của văn bản.
Điều 9. Lập
hồ sơ và danh mục hồ sơ công việc
1. Tất cả cán bộ, công chức,
viên chức và nhân viên làm việc có liên quan đến văn bản, tài liệu đều phải lập
hồ sơ một cách đầy đủ theo từng công việc được phân công giải quyết.
2. Hàng năm, thủ trưởng cơ quan,
đơn vị phải chỉ đạo xây dựng và ban hành "Danh mục hồ sơ công việc" để
phục vụ cho công tác quản lý điều hành của cơ quan, đơn vị.
3. Danh mục hồ sơ công việc phải
được lập thành 04 bản; gửi báo cáo cho cơ quan quản lý Nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ và lưu trữ lịch sử cùng cấp, mỗi đơn vị 01 bản; văn thư cơ quan giữ
01 bản và lưu trữ hiện hành giữ 01 bản.
Điều 10. Quản
lý và sử dụng con dấu
1. Việc quản lý và sử dụng con dấu
được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001, Nghị định số
31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Thông
tư Liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-TCCP ngày 06/5/2002 của liên bộ Công an và Ban
Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ), Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày
05/02/2010 của Bộ Công an quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định
số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu đã
được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày
01/4/2009 của Chính phủ.
2. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị
có quyết định giao con dấu cho nhân viên văn thư quản lý và sử dụng. Khi bàn
giao cho người khác quản lý, sử dụng phải có biên bản bàn giao và có chữ ký của
người có thẩm quyền.
3. Nhân viên văn thư phải tự tay
đóng dấu vào các văn bản khi có chữ ký của người có thẩm quyền; tuyệt đối không
được đóng dấu khống chỉ (Đóng dấu khi chưa có nội dung văn bản hay chưa có chữ
ký của người có thẩm quyền).
4. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay
ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Dấu đóng phải trùm lên khoảng
1/3 chữ ký về phía bên trái.
5. Việc đóng dấu lên các phụ lục
kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên
trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
6. Việc đóng dấu giáp lai, đóng
dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ
trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành và người chịu trách nhiệm ký văn bản.
Mục 2. CÔNG
TÁC LƯU TRỮ
Điều 11. Hệ
thống tổ chức lưu trữ Nhà nước của tỉnh Bình Thuận
1. Lưu trữ lịch sử gồm:
- Lưu trữ tỉnh;
- Lưu trữ các huyện, thị xã,
thành phố.
2. Lưu trữ hiện hành:
- Bộ phận lưu trữ tại các cơ
quan, đơn vị thực hiện công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định
của pháp luật;
- Lưu trữ tại các xã, phường, thị
trấn và tương đương.
Điều 12.
Nhiệm vụ của lưu trữ lịch sử
1. Hàng năm, phối hợp với cơ
quan quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ cùng cấp xây dựng kế hoạch, đề xuất cấp
có thẩm quyền quyết định việc thu hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ lưu trữ hiện
hành vào lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của pháp luật. Tổ chức thu tài liệu
đến hạn nộp lưu từ lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử cùng cấp, bảo đảm an
toàn và đúng thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu theo quy định của Nhà nước.
2. Phối hợp hướng dẫn lưu trữ hiện
hành xác định giá trị tài liệu và xây dựng danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu
cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
3. Phối hợp hướng dẫn thực hiện
việc quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị khi giải thể, phá sản, chia
tách, sáp nhập theo đúng quy định tại Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng
4 năm 2005 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý tài liệu trong trường hợp chia
tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi
hình thức sở hữu các doanh nghiệp Nhà nước.
4. Phối hợp với cơ quan quản lý
Nhà nước về văn thư, lưu trữ cùng cấp đề xuất thành lập Hội đồng xác định giá
trị tài liệu, định kỳ xác định giá trị tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử trình Hội
đồng xác định giá trị tài liệu quyết định.
5. Tổ chức bảo quản an toàn tài
liệu và khai thác sử dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ theo đúng quy định
của Nhà nước.
6. Thu thập tài liệu lưu trữ các
tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước dưới các hình thức tặng, cho, ký gửi hoặc
mua. Lưu trữ lịch sử được chủ sở hữu tài liệu tặng, cho, ký gửi, phải thực hiện
các thủ tục giao nộp tài liệu như thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
và phải tiến hành các biện pháp nghiệp vụ để đưa vào lưu trữ, sử dụng có hiệu
quả.
7. Chỉnh lý tài liệu tại kho lưu
trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành khi có yêu cầu.
8. Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng
khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ.
9. Thực hiện báo cáo thống kê định
kỳ và các báo cáo khác khi có yêu cầu.
Điều 13.
Nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành
1. Tham mưu cho thủ trưởng cơ
quan, đơn vị, hàng năm tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, đơn vị vào lưu trữ hiện hành theo đúng quy định của
pháp luật.
2. Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu
trữ của cơ quan, đơn vị theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại
Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004.
3. Hàng năm, tham mưu cho thủ
trưởng cơ quan, đơn vị thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; căn cứ vào
các quy định của Nhà nước, bản thời hạn bảo quản tài liệu của ngành và bản hướng
dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành xác định, lập Danh mục thành phần hồ
sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu
hết giá trị cần tiêu hủy theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại
Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006.
4. Hoàn chỉnh các hồ sơ, tài liệu
thuộc danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và tiến
hành các thủ tục nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cùng cấp theo hướng dẫn của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm
2004.
5. Xây dựng hệ thống công cụ tra
cứu, tổ chức quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả khối tài liệu
lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị theo đúng quy
định của pháp luật và chuyên môn nghiệp vụ.
6. Tham mưu cho thủ trưởng cơ
quan, đơn vị xây dựng hệ thống văn bản quy định về việc nộp lưu, quản lý, sử dụng
hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
7. Thực hiện các báo cáo thống
kê theo quy định và báo cáo đột xuất.
Mục 3. TÀI LIỆU
ĐIỆN TỬ
Điều 14. Quản
lý tài liệu điện tử
1. Tất cả các tài liệu được soạn
thảo, hình thành bằng phương pháp công nghệ điện tử phải được lập hồ sơ lưu trữ
theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định để bảo đảm an toàn, dễ dàng quản
lý, truy nhập, tìm kiếm thông tin.
2. Các tài liệu điện tử phải được
số hóa, định kỳ sao chép nộp lưu vào lưu trữ theo quy định để phân loại và xác
định giá trị lưu trữ lâu dài.
3. Tuyệt đối không đưa những văn
bản có độ mật và bí mật cá nhân lên môi trường mạng; thủ trưởng cơ quan, đơn vị
chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức của các tài liệu được công khai trên môi
trường mạng.
4. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị
có trách nhiệm ban hành quy chế về sử dụng mạng nội bộ, chia sẻ thông tin số
theo đúng quy định của pháp luật nhằm bảo đảm sử dụng chung thông tin về quản
lý, điều hành, phối hợp công tác.
Cơ quan Nhà nước có trách nhiệm
tạo các điều kiện thuận lợi để tổ chức, cá nhân dễ dàng truy nhập thông tin và dịch
vụ hành chính công trên môi trường mạng.
5. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị
có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc,
tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản
lý, điều hành và trao đổi thông tin.
Điều 15.
Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử phù hợp với
pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy
trong giao dịch giữa các cơ quan Nhà nước.
2. Văn bản điện tử gửi đến cơ
quan Nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có
thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của
văn bản.
Điều 16. Gửi,
nhận văn bản điện tử
1. Thời điểm gửi một văn bản điện
tử tới cơ quan Nhà nước là thời điểm văn bản điện tử này nhập vào hệ thống
thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo.
2. Cơ quan Nhà nước có trách nhiệm
thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản
điện tử sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó.
Điều 17. Tiếp
nhận, xử lý văn bản điện tử và lập hồ sơ lưu trữ
1. Văn bản điện tử gửi đến cơ
quan Nhà nước phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử.
2. Việc sao lưu hoặc các biện
pháp tiếp nhận khác phải chỉ ra được thời gian gửi và phải kiểm tra được tính
toàn vẹn của văn bản điện tử.
3. Cơ quan Nhà nước có quyền sử
dụng các biện pháp kỹ thuật đối với văn bản điện tử nếu thấy cần thiết để làm
cho văn bản điện tử đó dễ đọc, dễ lưu trữ và dễ phân loại nhưng phải bảo đảm
không thay đổi nội dung văn bản điện tử đó.
4. Văn bản điện tử của cơ quan
Nhà nước phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách bảo đảm tính xác thực, an
toàn và khả năng truy nhập văn bản điện tử đó.
Điều 18.
Việc quản lý, sử dụng tài liệu điện tử thực hiện theo
quy định tại Quy chế này và theo Điều 35, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007
của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà
nước.
Chương III
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Điều 19. Nội
dung quản lý Nhà nước về công tác văn thư
1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo,
hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư.
2. Quản lý thống nhất về nghiệp
vụ công tác văn thư.
3. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng
dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.
4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng
trong công tác văn thư.
5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư.
6. Tổ chức sơ kết, tổng kết công
tác văn thư.
7. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực
văn thư.
Điều 20. Nội
dung quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ
Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện, thị
xã, thành phố, xã, phường, thị trấn thực hiện quản lý về lưu trữ trong phạm vi
địa phương theo những nội dung sau:
1. Xây dựng và chỉ đạo thực hiện
kế hoạch phát triển lưu trữ ở địa phương.
2. Căn cứ quy định của pháp luật,
ban hành hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về lưu trữ đối
với các cơ quan, tổ chức ở địa phương.
3. Thực hiện báo cáo, thống kê về
lưu trữ theo quy định.
4. Quản lý thống nhất chuyên
môn, nghiệp vụ lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương.
5. Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên
cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ.
6. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng
công chức, viên chức lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt
động lưu trữ.
7. Trực tiếp thu thập, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của địa
phương.
8. Tổ chức sơ kết, tổng kết và
thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
Điều 21.
Trách nhiệm quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý
thống nhất về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; quyết định các chủ
trương, định hướng và phê duyệt các đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ
trên địa bàn tỉnh và các nhiệm vụ khác có liên quan theo quy định của pháp luật.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm tham
mưu giúp UBND tỉnh triển khai thực hiện các chủ trương, định hướng phát triển
công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo đúng quy định của Nhà nước.
Xây dựng và trình UBND tỉnh ban
hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ
chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ.
3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực
hiện các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng và tham mưu cho Giám
đốc Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,
các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn
thư, lưu trữ;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực
hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
- Thẩm định, tham mưu cho Giám đốc
Sở Nội vụ trình UBND tỉnh phê duyệt "Danh mục nguồn và thành phần tài liệu
thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh";
- Thẩm định, tham mưu cho Giám đốc
Sở Nội vụ trình UBND tỉnh phê duyệt "Danh mục tài liệu hết giá trị" của
lưu trữ lịch sử của tỉnh;
- Thẩm định, tham mưu cho Giám đốc
Sở Nội vụ trình UBND tỉnh phê duyệt "Danh mục tài liệu hết giá trị" bảo
quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học
và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn bồi dưỡng
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội
vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về
văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện công tác thi đua,
khen thưởng về văn thư, lưu trữ;
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
của tỉnh;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định
giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
- Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài
liệu lưu trữ;
- Tu bổ, phục chế và bảo hiểm
tài liệu lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu và tổ
chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện một số dịch vụ công
về lưu trữ.
4. Ủy ban nhân dân các huyện, thị
xã, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo các cơ quan chuyên môn phối hợp triển khai
thực hiện các đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ ở cấp mình.
Phòng Nội vụ thực hiện chức năng
tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ của
huyện với các nhiệm vụ sau:
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực
hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với
các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về
văn thư, lưu trữ theo quy định;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực
hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ;
- Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp
huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;
- Thực hiện một số dịch vụ công
về văn thư, lưu trữ.
5. Chủ tịch UBND các xã, phường,
thị trấn; thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp Nhà nước trong phạm vi
quyền hạn có trách nhiệm chỉ đạo triển khai thực hiện đúng các quy định, hướng
dẫn của Nhà nước về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức
công tác lưu trữ hiện hành và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định
của pháp luật.
Chương IV
KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT
Điều 22.
Khen thưởng, kỷ luật
1. Các tập thể, cá nhân có thành
tích trong công tác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định. Kết quả thực
hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ được đánh giá, xếp loại hàng năm và đưa
vào đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan, đơn vị.
2. Mọi tổ chức và cá nhân có
hành vi vi phạm các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ hoặc cố
tình gây khó khăn cho công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ thì tùy
theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu
nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực văn thư - lưu
trữ. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ được thực
hiện theo quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo và các quy định pháp luật khác có
liên quan.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 23. Tổ
chức thực hiện
1. Hàng năm, các cơ quan, đơn vị
phải xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ và dự trù kinh phí trình cấp
có thẩm quyền phê duyệt để triển khai thực hiện.
2. Giám đốc các sở, ban, ngành;
Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân
xã, phường, thị trấn; thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp
Nhà nước; thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh căn cứ Quy chế này
và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị xây dựng quy định cụ thể về công tác
văn thư, lưu trữ ở cơ quan, đơn vị mình.
3. Giám đốc Sở Nội vụ có trách
nhiệm tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện Quy chế này; định kỳ tổng hợp, báo
cáo kết quả về Ủy ban nhân dân tỉnh.
Trong quá trình triển khai thực
hiện Quy chế này, nếu có vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung đề nghị các cơ quan,
đơn vị, cá nhân phản ánh về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét quyết định./.