|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NAM
---------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
23/2009/QĐ-UBND
|
Tam
Kỳ, ngày 18 tháng 8 năm 2009
|
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh,
Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở, Ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện,
thành phố; thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước và
các cơ quan, đơn vị liên quan trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm thi hành Quyết định
này.
|
|
TM.
UỶ BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Lê Minh Ánh
|
QUY CHẾ
CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 23/2009/QĐ-UBND ngày 18 tháng 8 năm 2009 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Công tác văn thư,
lưu trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh được thống nhất quản lý nhằm phục vụ cho
công tác quản lý, điều hành hoạt động của bộ máy nhà nước các cấp và phục vụ
cho công tác nghiên cứu phát triển kinh tế, xã hội và bảo vệ chính trị, an ninh
quốc phòng của tỉnh.
Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ được thực
hiện theo nguyên tắc phân cấp quản lý, bảo đảm sự thống nhất về chủ trương, định
hướng phát triển và chuyên môn nghiệp vụ.
Điều 2. Tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động chỉ đạo, điều hành và triển khai thực hiện các nhiệm
vụ được giao của các cơ quan trong bộ máy quản lý nhà nước của tỉnh, huyện,
thành phố, xã, phường, thị trấn; các đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp
nhà nước (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị) và cá nhân phải được lập hồ sơ và
bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
Điều 3. Văn bản của các cơ
quan, đơn vị khi ban hành phải bảo đảm đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và các
quy định khác của pháp luật. Trong trường hợp không đủ điều kiện để trình bày
đúng kỹ thuật, văn bản phải được trình bày sạch sẽ và đầy đủ các thể thức theo
quy định.
Điều 4. Giải thích một số từ ngữ
1. Phông lưu trữ: Là toàn bộ tài liệu được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hay của cá nhân tiêu biểu được tổ
chức quản lý một cách khoa học.
2. Lưu trữ Lịch sử: Là lưu trữ có nhiệm vụ bảo quản cố
định (không phải luân chuyển tiếp) những tài liệu có giá trị lịch sử, chính trị,
kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công
nghệ. Hệ thống lưu trữ lịch sử tỉnh gồm: Trung tâm Lưu trữ tỉnh; Kho Lưu trữ
huyện, thành phố (sau đây gọi chung là cấp huyện).
3. Lưu trữ hiện hành: Là bộ phận lưu trữ của các cơ
quan, đơn vị có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ
được tiếp nhận từ các đơn vị, cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức đó.
4. Tài liệu: Là những vật mang tin được ghi trên giấy,
phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, tài liệu số, tài liệu điện tử hoặc
các vật mang tin khác, không phân biệt đặc điểm và phương pháp chế tác.
5. Hồ sơ: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số)
đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời
gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một
cá nhân.
6. Lập hồ sơ: Là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài
liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
7. Tài liệu điện tử: Là tài liệu được thể hiện dưới dạng
thông điệp dữ liệu.
Chương II
NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN,
ĐƠN VỊ
Mục 1. CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 5. Nhiệm vụ công tác văn thư
cơ quan, đơn vị
1. Thực hiện các quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đến,
văn bản đi bảo đảm theo đúng quy định của nhà nước và an toàn, bí mật tài liệu;
phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo, điều hành của cơ quan, đơn vị.
2. Soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản theo đúng quy định của pháp luật trước khi thực hiện các thủ tục phát
hành.
3. Hàng năm, tham mưu cho thủ trưởng cơ quan xây dựng
danh mục hồ sơ công việc của cơ quan, đơn vị và hướng dẫn cán bộ, công chức,
viên chức lập hồ sơ công việc. Thực hiện việc thu nhận, kiểm tra hồ sơ và nộp hồ
sơ vào lưu trữ hiện hành (Lưu trữ cơ quan).
4. Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị xây dựng
quy chế quy định về công tác văn thư của cơ quan, đơn vị theo đúng quy định của
pháp luật và hướng dẫn của cơ quan cấp trên có thẩm quyền.
5. Sử dụng con dấu đúng quy định và bảo quản con dấu
an toàn.
Điều 6. Quản lý văn bản đến
1. Các văn bản, tài liệu đến từ nguồn nào đều phải được
đăng ký tập trung thống nhất tại Văn thư cơ quan. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
vào sổ theo mẫu quy định hoặc đăng ký bằng phần mềm quản lý. Mẫu đăng ký văn bản
đến và quy trình nghiệp vụ đăng ký thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư
& Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 về việc
hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
2. Văn bản, tài liệu đến phải được nhanh chóng, kịp thời
chuyển đến người có thẩm quyền để duyệt hoặc xử lý. Việc chuyển giao văn bản phải
bảo đảm bí mật thông tin nội dung của tài liệu.
3. Văn bản, tài liệu đến có ý kiến duyệt của người có
thẩm quyền phải được giải quyết theo đúng quy định của pháp luật về thẩm quyền
giải quyết, thời gian và nội dung. Tuyệt đối không giải quyết, xử lý những văn
bản không có dấu đến đăng ký tại văn thư.
Điều 7. Quản lý văn bản đi
1. Các văn bản, tài liệu đi do cơ quan, đơn vị phát
hành phải được đăng ký quản lý tại Văn thư cơ quan. Văn thư cơ quan có trách
nhiệm vào sổ theo mẫu quy định hoặc đăng ký bằng phần mềm quản lý. Mẫu đăng ký
văn bản đi và quy trình nghiệp vụ đăng ký, chuyển phát văn bản đi thực hiện
theo hướng dẫn của Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số
425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
2. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và
chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo. Đối với văn bản có độ “khẩn” thời gian chuyển phát do người ký văn bản
quyết định.
3. Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo
quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại
khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11). Tuyệt đối không chuyển văn bản đi
có “độ mật” đến nơi nhận bằng Fax hoặc bằng mạng thông tin điện tử.
4. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản chính; 01 bản
lưu tại văn thư cơ quan, đơn vị và 01 bản lưu trong hồ sơ của người giải quyết
công việc đó; bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp
thứ tự đăng ký.
Điều 8. Soạn thảo văn bản
1. Soạn thảo văn bản phải bảo đảm thể thức, kỹ thuật
trình bày được quy định tại Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của
liên Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ.
Thể thức, kỹ thuật trình bày đối với những văn bản
chuyên ngành, văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thực hiện
theo biểu mẫu hướng dẫn của các cơ quan quản lý ngành, tổ chức Trung ương.
2. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản ngoại giao,
quan hệ quốc tế thực hiện theo thông lệ quốc tế.
3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm
pháp luật phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật nhà nước, của tỉnh và
hướng dẫn của các cơ quan chuyên môn.
4. Văn bản soạn thảo, ban hành nội dung phải phù hợp với
những quy định của nhà nước; bảo đảm đúng thẩm quyền theo chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn quy định và bảo đảm tính thực thi của văn bản.
Điều 9. Lập hồ sơ và danh mục hồ
sơ công việc
1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên
làm việc có liên quan đến văn bản, tài liệu đều phải lập hồ sơ một cách đầy đủ
theo từng công việc được phân công giải quyết.
2. Hàng năm, thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải chỉ đạo
xây dựng và ban hành “Danh mục hồ sơ công việc” của cơ quan, đơn vị để phục vụ
cho công tác quản lý điều hành cơ quan, đơn vị và quản lý tài liệu được chặt chẽ.
3. Danh mục hồ sơ công việc phải được lập thành 04 bản;
Gửi báo cáo cho cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và Lưu trữ
lịch sử cùng cấp, mỗi đơn vị 01 bản; Văn thư cơ quan giữ 01 bản và Lưu trữ hiện
hành giữ 01 bản.
Điều 10. Quản lý và sử dụng con dấu
1. Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng
con dấu; Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT- BCA-TCCP, ngày 06/5/2002 của liên
bộ Công an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ.
2. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có quyết định giao
con dấu cho nhân viên văn thư quản lý và sử dụng. Khi bàn giao cho người khác
quản lý, sử dụng phải có biên bản bàn giao và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn
bản khi có chữ ký của người có thẩm quyền; tuyệt đối không được đóng dấu khống
chỉ (Đóng dấu khi chưa có nội dung văn bản hay chưa có chữ ký của người có thẩm
quyền).
4. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và
dùng đúng mực dấu quy định. Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên trái.
5. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản
chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một
phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
6. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản,
tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan quản lý ngành và người chịu trách nhiệm ký văn bản.
Mục 2. CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Điều 11. Hệ thống tổ chức lưu trữ
nhà nước của tỉnh Quảng Nam
1. Lưu trữ Lịch sử gồm:
- Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
- Lưu trữ các huyện, thành phố.
2. Lưu trữ hiện hành:
- Bộ phận lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thực hiện
công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Pháp luật.
- Lưu trữ tại các xã, phường, thị trấn và tương đương.
Điều 12. Nhiệm vụ của Lưu trữ lịch
sử
1. Hàng năm, phối hợp với cơ quan quản lý nhà nước về
văn thư, lưu trữ cùng cấp xây dựng kế hoạch, đề xuất cấp có thẩm quyền quyết định
việc thu hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ Lưu trữ hiện hành vào Lưu trữ lịch
sử theo đúng quy định của pháp luật. Tổ chức thu tài liệu đến hạn nộp lưu từ
Lưu trữ hiện hành vào Lưu trữ lịch sử cùng cấp, bảo đảm an toàn và đúng thời hạn,
thành phần hồ sơ, tài liệu theo quy định của nhà nước.
2. Phối hợp hướng dẫn Lưu trữ hiện hành xác định giá
trị tài liệu và xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử. Thẩm định Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu hết giá trị cần
tiêu hủy của Lưu trữ hiện hành cùng cấp.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh thẩm định Danh mục thành phần hồ
sơ, tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy của Lưu trữ lịch sử huyện, thành phố.
3. Phối hợp hướng dẫn thực hiện việc quản lý tài liệu
lưu trữ của cơ quan, đơn vị khi giải thể, phá sản, chia tách, sáp nhập theo
đúng quy định tại Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội
vụ về hướng dẫn quản lý tài liệu trong trường hợp chia tách, sáp nhập cơ quan,
tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu các
doanh nghiệp nhà nước.
4. Đề xuất thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu,
định kỳ xác định giá trị tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử trình Hội đồng xác định
giá trị tài liệu quyết định.
5. Tổ chức bảo quản an toàn tài liệu và khai thác sử dụng
có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước.
6. Thu thập tài liệu lưu trữ các tổ chức, cá nhân
trong và ngoài nước dưới các hình thức tặng, cho, ký gửi hoặc mua. Lưu trữ lịch
sử được chủ sở hữu tài liệu tặng, cho, ký gửi, phải thực hiện các thủ tục giao
nộp tài liệu như thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử và phải tiến
hành các biện pháp nghiệp vụ để đưa vào lưu trữ, sử dụng có hiệu quả.
7. Chỉnh lý tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử và Lưu trữ
hiện hành khi có yêu cầu.
8. Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào
công tác lưu trữ.
9. Thực hiện báo cáo thống kê định kỳ và các báo cáo
khác khi có yêu cầu.
Điều 13. Nhiệm vụ của Lưu trữ hiện
hành
1. Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị, hàng năm tổ
chức thu thập hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
đơn vị vào Lưu trữ hiện hành theo đúng quy định của pháp luật.
2. Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn
vị theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tại Công văn số
283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004.
3. Hàng năm, tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị
thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu; căn cứ vào các quy định của nhà
nước, bản thời hạn bảo quản tài liệu của ngành và bản hướng dẫn xác định giá trị
tài liệu, tiến hành xác định, lập Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp
lưu vào lưu trữ lịch sử; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu hết giá trị cần
tiêu hủy theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tại Công văn số
879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006.
4. Hoàn chỉnh các hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục thành
phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và tiến hành các thủ tục nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử cùng cấp theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước tại Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004.
5. Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức quản lý
và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị theo đúng quy định của pháp luật
và chuyên môn nghiệp vụ.
6. Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị xây dựng hệ
thống văn bản quy định về việc nộp lưu, quản lý, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
7. Thực hiện các báo cáo thống kê theo quy định và báo
cáo đột xuất.
Mục 3. TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Điều 14. Quản lý tài liệu điện tử
1. Tất cả các tài liệu được soạn thảo, hình thành bằng
phương pháp công nghệ điện tử phải được lập hồ sơ lưu trữ theo tiêu chuẩn, quy
chuẩn kỹ thuật quy định để bảo đảm an toàn, dễ dàng quản lý, truy nhập, tìm kiếm
thông tin.
2. Các tài liệu điện tử phải được số hóa, định kỳ sao
chép nộp lưu vào lưu trữ theo quy định để phân loại và xác định giá trị lưu trữ
lâu dài.
3. Tuyệt đối không đưa những văn bản có độ mật và bí mật
cá nhân lên môi trường mạng; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm về nội
dung, thể thức của các tài liệu được công khai trên môi trường mạng.
4. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm ban
hành quy chế về sử dụng mạng nội bộ, chia sẻ thông tin số theo đúng quy định của
pháp luật nhằm bảo đảm sử dụng chung thông tin về quản lý, điều hành, phối hợp
công tác.
Cơ quan nhà nước có trách nhiệm tạo các điều kiện thuận
lợi để tổ chức, cá nhân dễ dàng truy nhập thông tin và dịch vụ hành chính công
trên môi trường mạng.
5. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo
việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn bản
điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi
thông tin.
Điều 15. Giá trị pháp lý của văn
bản điện tử
1. Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch
điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa
các cơ quan nhà nước.
2. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất
thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo
đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản.
Điều 16. Gửi, nhận văn bản điện tử
1. Thời điểm gửi một văn bản điện tử tới cơ quan nhà
nước là thời điểm văn bản điện tử này nhập vào hệ thống thông tin nằm ngoài sự
kiểm soát của người khởi tạo.
2. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm thông báo ngay bằng
phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản điện tử sau khi xác
nhận được tính hợp lệ của văn bản đó.
Điều 17. Tiếp nhận, xử lý văn bản
điện tử và lập hồ sơ lưu trữ
1. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước phải được
sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử.
2. Việc sao lưu hoặc các biện pháp tiếp nhận khác phải
chỉ ra được thời gian gửi và phải kiểm tra được tính toàn vẹn của văn bản điện
tử.
3. Cơ quan nhà nước có quyền sử dụng các biện pháp kỹ
thuật đối với văn bản điện tử nếu thấy cần thiết để làm cho văn bản điện tử đó
dễ đọc, dễ lưu trữ và dễ phân loại nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung
văn bản điện tử đó.
4. Văn bản điện tử của cơ quan nhà nước phải được đưa
vào hồ sơ lưu trữ theo cách bảo đảm tính xác thực, an toàn và khả năng truy nhập
văn bản điện tử đó.
Điều 18. Việc quản lý, sử dụng
tài liệu điện tử thực hiện theo quy định tại Quy chế này và các quy định khác của
pháp luật.
Chương III
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Điều 19. Nội dung quản lý nhà nước
về công tác văn thư
1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư;
2. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;
3. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và
công nghệ trong công tác văn thư;
4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên
chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;
5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo
và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư;
6. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;
7. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.
Điều 20. Nội dung quản lý nhà nước
về công tác lưu trữ
Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện, thành phố; xã, phường, thị
trấn thực hiện quản lý về lưu trữ trong phạm vi địa phương mình theo những nội
dung sau:
1. Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển
lưu trữ ở địa phương;
2. Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành hướng dẫn
và kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về lưu trữ đối với các cơ quan,
tổ chức ở địa phương;
3. Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định;
4. Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ đối
với các cơ quan, tổ chức ở địa phương;
5. Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học
và công nghệ trong hoạt động lưu trữ;
6. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu
trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ;
7. Trực tiếp thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của địa phương;
8. Tổ chức sơ kết, tổng kết về hoạt động lưu trữ.
Điều 21. Trách nhiệm quản lý nhà
nước về công tác văn thư, lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý thống nhất về công tác
văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; Quyết định các chủ trương, định hướng và
phê duyệt các đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và
các nhiệm vụ khác có liên quan theo quy định của pháp luật.
2. Sở Nội vụ tỉnh có trách nhiệm tham mưu giúp UBND tỉnh
triển khai thực hiện các chủ trương, định hướng phát triển công tác văn thư,
lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo đúng quy định của nhà nước.
Kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện có hiệu
quả các đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ, thực hiện quản lý thống nhất
chuyên môn nghiệp vụ và tổ chức phong trào thi đua khen thưởng trên lĩnh vực
công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn toàn tỉnh.
3. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố có trách nhiệm
chỉ đạo các cơ quan chuyên môn phối hợp triển khai thực hiện các đề án phát triển
công tác văn thư, lưu trữ ở cấp mình.
Chỉ đạo tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư,
lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ bảo đảm an toàn theo đúng quy định của pháp
luật; triển khai đẩy mạnh phong trào thi đua khen thưởng trên lĩnh vực công tác
văn thư, lưu trữ trong phạm vi, quyền hạn quy định.
4. Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn; thủ trưởng
các cơ quan, đơn vị trong phạm vi quyền hạn có trách nhiệm chỉ đạo triển khai
thực hiện đúng các quy định, hướng dẫn của nhà nước về chuyên môn nghiệp vụ
công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức công tác lưu trữ hiện hành và nộp lưu tài liệu
vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.
Chương IV
KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 22. Khen thưởng, kỷ luật
1. Các tập thể, cá nhân có thành tích trong công tác
văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định. Kết quả thực hiện nhiệm vụ
công tác văn thư, lưu trữ được đánh giá, xếp loại hàng năm và đưa vào đánh giá
kết quả hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan, đơn vị.
2. Mọi tổ chức và cá nhân có hành vi vi phạm các quy định
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ hoặc cố tình gây khó khăn cho công tác
quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ
bị xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với
các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ. Việc giải quyết
khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định
của Luật Khiếu nại, tố cáo và các quy định pháp luật khác có liên quan.
Điều 23. Tổ chức thực hiện
1. Hàng năm, các cơ quan, đơn vị phải xây dựng kế hoạch
công tác văn thư, lưu trữ và dự trù kinh phí trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
để triển khai thực hiện.
2. Giám đốc Sở, Ban, Ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân
các huyện, thành phố; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh căn cứ Quy
chế này và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoạch cụ thể công
tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan, đơn vị và bảo đảm kinh phí hoạt động của công
tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.
3. Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh có trách nhiệm tổ chức kiểm
tra, hướng dẫn thực hiện Quy chế này; định kỳ tổng hợp, báo cáo kết quả về Ủy
ban nhân dân tỉnh.
Trong quá trình triển khai thực hiện Quy chế này, nếu
có vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung đề nghị các cơ quan, đơn vị, cá nhân
phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét quyết định./.