QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC
CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
TIỀN GIANG
Căn cứ Luật Tổ chức
Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn
cứ Pháp lệnh Lưu trữ
Quốc gia;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004
của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số
09/2010/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm
2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc
gia;
Căn cứ Thông tư số 12/2002/TT-BCA
ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng
dẫn thực hiện Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng
3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 46/2005/TT-BNV
ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 09/2007/TT-BNV
ngày 11 tháng 4 năm 2007 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn về kho lưu
trữ
chuyên dụng;
Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV
ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân
dân các cấp;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Theo
đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.
Điều 2. Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Quyết định này.
Điều 3. Các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang (bao gồm cả các công ty, doanh nghiệp) căn cứ vào quy định công tác văn thư, lưu trữ này xây dựng Quy định công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan, tổ chức.
Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Mỹ Tho, thị
xã Gò Công căn cứ Quyết định thi hành.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 04/2000/QĐ-UB ngày 25/01/2000 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành
quy
định về công tác lưu trữ của tỉnh Tiền Giang./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Dương Minh Điều
|
QUY
ĐỊNH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1784 /QĐ-UBND Ngày 07 tháng 7 năm 201 1 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền
Giang)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1. Quy định này quy định về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang, được áp dụng đối với
các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây được gọi chung là cơ quan, tổ chức).
2. Công tác văn thư bao gồm các công việc: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong
quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ
quan, tổ chức thuộc tỉnh quản lý; lập hồ sơ
hiện hành, giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ; quản lý và sử
dụng con dấu.
3. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc: thu thập, chỉnh lý, thống kê, bảo quản, tiêu hủy tài liệu hết giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy
ban nhân dân tỉnh và các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh quản lý.
Điều 2. Lập và bảo quản hồ sơ
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, chỉ đạo, điều hành và triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao của các cơ quan, tổ chức và của cá nhân phải được lập hồ sơ và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
Điều 3. Giải thích một số từ ngữ
1. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ
quan, tổ chức;
2. “Bản gốc văn
bản” là bản
hoàn
chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được
cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền;
3. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành;
4. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản
và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính
phải được thực hiện từ bản chính;
5. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;
6. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;
7. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị về kinh tế, chính trị, an ninh - quốc phòng,
ngoại giao, văn hóa,
giáo dục, xã hội
và khoa học kỹ thuật được
hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân tiêu biểu
trên địa bàn tỉnh qua các thời kỳ, để phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và các hoạt động thực tiễn khác;
Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy hoặc ghi trên các chất liệu khác như: phim, ảnh, băng hình, đĩa từ, băng ghi âm,
băng ghi hình hoặc
các vật mang tin khác. Trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
8. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;
9. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định;
10. Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị, cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức đó;
11. Lưu trữ lịch sử là lưu trữ có nhiệm vụ bảo quản cố định những tài liệu có giá trị lịch sử, chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa,
giáo dục, khoa học và công nghệ;
12. Không lưu trữ là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hay của cá nhân tiêu biểu được tổ chức quản lý một cách
khoa học;
Điều 4. Tiêu chuẩn của người làm công tác văn thư, lưu trữ
Người được bố trí làm công tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Điều 5. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
1. Các cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ.
2. Tất cả công chức có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 6. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ các huyện, thành phố, thị xã có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp thực hiện việc quản lý nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ và phân bổ biên chế, đảm bảo về số lượng và chất lượng của đội ngũ
công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ
để
các cơ quan, tổ chức hoạt động tốt. Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí nhân viên làm văn thư,
lưu
trữ có đủ tiêu chuẩn
nghiệp
vụ theo quy định
của pháp
luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ.
2. Giám đốc các sở, ban, ngành tỉnh, doanh nghiệp Nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã và xã, phường, thị trấn trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và việc ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu
trữ.
3. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc liên
quan đến công tác
văn
thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh các
quy
định về công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 7. Nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức
1. Thực hiện các quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến bảo đảm theo đúng quy định của nhà nước và an toàn, bí mật tài liệu; phục vụ kịp thời cho
công tác lãnh đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức.
2. Kiểm tra
thể
thức, kỹ thuật trình
bày văn bản theo đúng
quy định của pháp
luật trước khi thực hiện các thủ tục phát hành.
3. Hàng năm, tham mưu cho thủ trưởng cơ quan xây dựng danh mục hồ sơ công việc của cơ quan, đơn vị và hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc. Thực hiện việc thu nhận, kiểm tra hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ
hiện
hành.
4. Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị xây dựng quy chế, quy định về công tác văn thư của cơ quan, đơn vị theo đúng quy định của pháp luật và hướng dẫn của cơ
quan
cấp trên có thẩm quyền.
5. Sử dụng con dấu đúng quy định và bảo quản con dấu an toàn.
Điều 8. Nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành
1. Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị, hàng năm tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị vào lưu trữ hiện hành theo đúng quy định của pháp luật.
2. Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ của cơ
quan, đơn vị
3. Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu hết giá trị
cần
tiêu hủy.
4. Hoàn chỉnh các hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và tiến hành các thủ tục nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cùng
cấp.
5. Xây dựng hệ
thống công cụ tra cứu,
tổ chức quản lý và phục
vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, đơn vị
theo
đúng quy
định
của
pháp luật và chuyên
môn
nghiệp vụ.
6. Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị xây dựng hệ thống văn bản quy định về việc nộp lưu, quản lý, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
7. Thực hiện các báo cáo thống kê theo quy định và báo cáo đột xuất.
Điều 9. Nhiệm vụ của lưu trữ lịch sử
1. Hàng năm, phối hợp với cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
cùng cấp xây dựng kế hoạch, đề xuất cấp có thẩm quyền quyết định việc thu hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử theo đúng
quy
định của pháp luật. Tổ chức thu tài liệu đến hạn nộp lưu từ lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử cùng cấp, bảo đảm an toàn và đúng thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu theo quy định của nhà nước.
2. Phốii hợp hướng dẫn lưu trữ
hiện
hành xác định
giá trị tài liệu và
xây dựng danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
3. Phối hợp hướng dẫn thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị khi giải thể, phá sản, chia tách, sáp nhập theo đúng quy định tại Thông tư 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý tài liệu trong trường hợp chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu các doanh nghiệp nhà nước.
4. Phối hợp cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cùng cấp đề xuất thành
lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, định kỳ xác định giá trị tài liệu tại
kho lưu trữ
lịch
sử trình Hội đồng xác định giá trị
tài
liệu quyết định.
5. Tổ chức bảo quản an toàn tài liệu và khai thác sử dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ
theo
đúng quy định của nhà nước.
6. Thu thập tài liệu lưu trữ các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước dưới
các hình thức tặng, cho, ký gửi hoặc mua. Lưu trữ lịch sử
được chủ sở hữu tài liệu tặng, cho, ký gửi, phải thực hiện các thủ tục giao nộp
tài liệu như thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử và phải tiến hành
các biện pháp nghiệp vụ để đưa vào lưu trữ, sử dụng có hiệu quả.
7. Chỉnh lý tài liệu tại kho
lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành khi có yêu cầu.
8. Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng
khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ.
9. Thực hiện báo cáo thống
kê định kỳ và các báo cáo khác khi có yêu cầu.
Điều 10. Kinh phí đầu tư cho hoạt động văn thư, lưu trữ
1. Nguồn kinh phí đầu tư bao gồm:
a) Ngân sách nhà nước;
b) Các khoản thu từ phí khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ;
c) Tài trợ
của
các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
2. Những công việc được đầu tư kinh phí bao gồm:
a) Xây dựng, cải tạo kho bảo quản tài liệu lưu trữ;
b) Mua sắm các thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
c) Sưu tầm tài liệu quý, hiếm trong và ngoài nước;
d) Mua tài liệu riêng của
cá nhân, gia đình, dòng họ
và của các
tổ chức khác có giá trị
như
quy định tại Điều 1 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
đ) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu;
e) Thực hiện kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;
g) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ;
h) Lập bản sao
bảo
hiểm tài liệu lưu trữ;
i) Công bố, thông báo, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;
k) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư,
lưu
trữ;
l) Những công việc khác được
đầu tư theo quy định của pháp luật.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bảo đảm kinh phí cho các công việc được quy định tại khoản 2 Điều này.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN
THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 11. Hình thức văn bản
Các hình thức ban hành văn bản trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức bao gồm:
1. Văn bản quy phạm pháp luật
Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân gồm:
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp;
- Quyết định và Chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp.
2. Văn bản hành chính
Nghị
quyết (cá
biệt),
quyết định (cá
biệt),
chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông
báo, hướng dẫn, chương trình,
kế hoạch, phương án, đề
án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ,
bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời,
giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
3. Văn bản chuyên ngành
Các hình thức văn bản chuyên ngành của cơ quan, tổ chức đóng trên địa bàn
tỉnh thực hiện thống nhất
theo quy định hướng dẫn của
Bộ trưởng,
Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Điều 12. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo quy định
tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Điều 13. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực
hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy
ban nhân dân ngày 03/12/2004 và các quy định của pháp luật hiện hành.
2. Việc soạn thảo văn bản hành chính và các văn
bản khác được quy định như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo, thủ trưởng cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị cấp dưới hoặc cá nhân soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo;
b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện
các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn
của văn bản cần soạn thảo;
- Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp nội dung văn bản có liên quan
đến nhiều cơ quan, tổ chức và cá nhân thì đề xuất thủ trưởng cơ quan, tổ chức
chủ trì soạn thảo văn bản gửi văn bản tham khảo lấy ý kiến đóng góp nghiên cứu
để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu
có liên quan.
Điều 14. Duyệt bản thảo, sửa
chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền
ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản
đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
Điều 15. Kiểm tra văn bản
trước khi ký ban hành
1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn
thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm độ chính xác của nội dung văn bản.
2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân các cấp và
Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức của cơ quan, tổ chức được
giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư,
phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản, thủ tục ban hành văn bản đúng theo quy định hiện hành.
Điều 16. Ký văn bản
1. Ở các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ
thủ trưởng:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký
tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể
giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được
phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.
2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể:
a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan,
tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được
thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như
sau:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.)
tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;
- Cấp phó của người đứng đầu được thay mặt tập
thể, ký thay (KT.) người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền
của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ
trách.
b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực
hiện như quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan,
tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký
thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền
phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người
được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa
ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao
cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc trưởng một số đơn vị
ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định
cụ thể trong quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức.
5. Khi ký văn bản không được ký bằng bút chì, mực
đỏ hoặc các loại mực dễ phai.
Điều 17. Bản sao văn bản
1. Hình thức sao văn bản gồm 3
loại: Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
2. Kỹ thuật trình bày thành phần
thể thức bản sao: Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số và ký hiệu của bản sao;
địa danh ngày, tháng, năm sao văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có
thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận văn bản được thực hiện
đúng theo phụ lục III Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao
lục được thực hiện đúng theo quy định của khoản 2 Điều này thì có giá trị pháp
lý như bản chính.
4. Văn bản sao chụp cả dấu và chữ ký nhưng không
thực hiện đúng quy định theo thể thức sao văn bản tại khoản 2 Điều này thì chỉ
có giá trị tham khảo thông tin.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 18. Nguyên tắc chung
1. Văn bản đi, văn bản đến phải được quản lý tập
trung thống nhất tại văn thư cơ quan, tổ chức.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải
được phát hành, đăng ký hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là đầu giờ của
ngày làm việc tiếp theo.
3. Văn bản đến có đóng dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”,
“khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
4. Văn bản, tài liệu bí mật nhà nước được đăng
ký, quản lý theo pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 19. Tiếp nhận, đăng ký
văn bản đến
1. Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được
tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Người
làm công tác văn thư có trách nhiệm phân loại, bóc bì, đóng dấu văn bản đến,
ghi số, ngày đến và đăng ký vào sổ văn bản đến hoặc nhập vào cơ sở dữ liệu văn
bản đến trên máy vi tính. Những văn bản đến không được đóng dấu và đăng ký văn
bản đến tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Phân loại sơ bộ: Sau khi tiếp nhận, các bì văn
bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
a) Loại không bóc bì: Bao gồm các bì văn bản gửi
cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi
đích danh người nhận, được chuyển trực tiếp cho nơi nhận.
b) Loại do văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại
bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì
văn bản mật);
c) Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực
hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002
của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định
cụ thể của cơ quan, tổ chức.
3. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người
nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá
nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký, xử lý tiếp.
4. Những văn bản do các công chức nhận trực tiếp
phải được đăng ký tại văn thư trước khi xử lý theo quy định.
5. Đối với bì văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”
hoặc có ghi “chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư đăng ký số ngoài bì thư
vào sổ “Tài liệu Mật đến” để quản lý và chuyển đến người nhận hoặc người có
trách nhiệm xử lý. Sau khi xử lý xong, các văn bản trên phải chuyển cho người
được giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật.
6. Đối với văn bản fax, văn thư phải sao chụp lại
trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường
hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.
7. Văn bản “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” đến
trong giờ làm việc, văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, ghi rõ thời gian
nhận được văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển ngay cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm;
trường hợp văn bản “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” đến ngoài giờ làm việc,
ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ký nhận, ghi rõ thời gian nhận
vào phía sau bì thư và báo cáo ngay với người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc
người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung
là người có thẩm quyền) để xử lý.
8. Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào
khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu đối với những văn bản có tên loại; dưới
trích yếu nội dung đối với công văn; dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản đối
với văn bản đến có dấu chỉ độ “Khẩn”, “Mật”.
9. Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. Trong trường hợp đăng ký
trên cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính, định kỳ cuối năm phải tập hợp
lại và đóng thành sổ đăng ký văn bản đến đã nhập máy và lưu trữ tại văn thư cơ
quan để tra cứu khi cần thiết.
Điều 20. Trình, chuyển giao
văn bản đến
1. Sau khi đăng ký, văn thư trình văn bản đến
cho người có thẩm quyền xem xét, cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
2. Căn cứ vào ý kiến phân phối và chỉ đạo giải
quyết, văn thư đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc bổ sung vào cơ sở
dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
3. Văn thư thực hiện việc chuyển giao văn bản đến
cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm xử lý theo ý kiến chỉ đạo. Việc chuyển
giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, đúng đối tượng, chính xác, chặt chẽ, giữ
gìn bí mật nội dung văn bản.
Điều 21. Theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết văn bản đến
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể
uỷ nhiệm cho cấp phó của mình giải quyết những văn bản đến thuộc lĩnh vực được
phân công phụ trách.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cá nhân được
chuyển giao văn bản đến căn cứ nội dung văn bản có trách nhiệm nghiên cứu, giải
quyết theo thời gian được pháp luật quy định hoặc theo quy định về công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao
cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc người được giao
trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo với
người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản quan trọng, khẩn, mật…;
b) Căn cứ vào nội dung văn bản đến phân bổ cho
các đơn vị, cá nhân phụ trách giải quyết;
c) Theo dõi và đôn đốc giải quyết kịp thời văn bản
đến.
4. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản
đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến chưa được giải quyết.
Điều 22. Trình tự quản lý
văn bản đi
Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi
chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình
bày văn bản.
2. Ghi số và ngày, tháng văn bản
3. Kiểm tra, đối chiếu chữ ký của người có thẩm
quyền ký văn bản.
4. Nhân bản.
5. Văn thư đóng dấu cơ quan, tổ chức theo thẩm
quyền người ký văn bản ban hành và đóng dấu khẩn, mật… (nếu có).
6. Đăng ký văn bản đi (vào sổ hoặc nhập máy vi
tính).
7. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi.
8. Lưu văn bản đi.
Điều 23. Kiểm tra thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản
1. Trước khi phát hành văn bản, văn thư có trách
nhiệm kiểm tra lại về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có
sai sót phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Việc ghi số văn bản hành
chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
3. Văn bản mật đi được ghi số và đăng ký vào sổ
riêng.
Điều 24. Kiểm tra, đối chiếu
chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản
Văn thư có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu chữ
ký của người có thẩm quyền ký văn bản với mẫu chữ ký đã đăng ký hoặc đã thông
báo trước khi đóng dấu văn bản. Trường hợp phát hiện chữ ký trên văn bản không
giống với mẫu chữ ký đã đăng ký hoặc đã thông báo, phải kịp thời báo cáo cho
người được giao trách nhiệm xem xét, xử lý.
Điều 25. Nhân bản
1. Nhân bản đúng với số lượng quy định phát hành
và lưu. Số lượng văn bản phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận
văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong nơi nhận văn bản không liệt kê đủ danh
sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư.
2. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn
bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức có chức năng, thẩm quyền
giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan
đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi đến các cơ quan, tổ chức
khác chỉ để biết tham khảo hoặc thay cho báo cáo công việc.
3. Khi nhân bản phải giữ gìn bí mật nội dung văn
bản và thực hiện việc nhân bản theo đúng thời gian quy định.
4. Việc nhân bản văn bản mật do người đứng đầu
cơ quan, tổ chức quyết định và được thực hiện theo quy định của pháp luật về Bảo
vệ bí mật nhà nước.
Điều 26. Đóng dấu cơ quan,
tổ chức
Thực hiện theo quy định tại Điều 33 của Quy định
này.
Điều 27. Đăng ký văn bản đi
1. Tất cả văn bản đi trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác, đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
văn bản đi trên máy vi tính, ghi ngày, tháng, năm (với những số chỉ ngày nhỏ
hơn mười, tháng nhỏ hơn ba phải ghi thêm số 0 ở trước) theo hệ thống chung của
cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Trong trường hợp đăng ký trên
cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính, định kỳ cuối năm phải tập hợp lại và
đóng thành Sổ đăng ký văn bản đi đã nhập máy và lưu trữ tại văn thư cơ quan để
tra cứu khi cần thiết.
2. Không cấp số văn bản trước.
Điều 28. Chuyển phát và
đính chính văn bản đi
1. Văn bản đi phải chuyển phát trong ngày văn bản
được ký, chậm nhất là đầu giờ của ngày làm việc tiếp theo. Việc chuyển phát văn
bản phải thực hiện ký nhận giữa bên giao và bên nhận văn bản.
2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng
fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
3. Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện
theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và
quy định tại khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) của Bộ Công an.
4. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội
dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản.
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức,
kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành
chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Điều 29. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu
tại văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ.
2. Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức phải
được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải sử dụng mực in và loại giấy tốt.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ
GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 30. Lập hồ sơ hiện
hành
1. Nội dung lập hồ sơ hiện hành:
a) Mở hồ sơ;
b) Thu thập, cập nhật tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.
2. Yêu cầu mỗi hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phản ảnh đúng chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, tổ chức;
b) Các tài liệu thu thập được đưa vào hồ sơ phải
có sự liên quan chặt chẽ nhau, phản ánh nội dung diễn biến của sự vụ, sự việc
đúng trình tự vấn đề;
c) Tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải có giá
trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 31. Trách nhiệm đối với
việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Người đứng đầu cơ quan chuyên môn, đơn vị sự
nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố,
thị xã, phường, xã, thị trấn trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm:
a) Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ cơ quan
cho từng năm;
b) Xây dựng và ban hành danh mục thành phần hồ
sơ tài liệu của cơ quan;
c) Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm
vi quản lý của mình.
2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ
chức có trách nhiệm:
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới trực thuộc;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình.
3. Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị trong cơ
quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập
hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của phòng, ban, đơn vị vào lưu trữ
hiện hành của cơ quan, tổ chức.
4. Công chức trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc, phải lập hồ sơ về công việc đó.
Điều 32. Giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong
cơ quan, tổ chức
a) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức hàng
năm phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này;
b) Trường hợp đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ
chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải báo cáo thủ trưởng
cơ quan, tổ chức nếu được chấp thuận thì lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành
của cơ quan, tổ chức nhưng thời gian giữ lại không quá hai năm;
c) Cán bộ nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác
phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu do mình quản lý cho lưu trữ cơ quan, tổ
chức. Đối với hồ sơ, tài liệu giải quyết công việc chưa xong thì bàn giao cho
người thay thế hoặc thủ trưởng trực tiếp, Việc bàn giao phải lập Biên bản bàn
giao, đồng thời có cán bộ của lưu trữ cơ quan, tổ chức tham gia và kèm theo
danh mục tài liệu bàn giao.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện
hành
a) Tài liệu hành chính: sau 01 (một) năm, kể từ
năm công việc kết thúc thì phải giao nộp vào lưu trữ hiện hành;
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học
và công nghệ: sau 01 (một) năm, kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 3 (ba) tháng, kể
từ khi công trình được quyết toán;
d) Tài liệu Phim điện ảnh, ảnh, mi-crô-phim; tài
liệu băng ghi âm, ghi hình, tài liệu đĩa từ và tài liệu khác: sau 3 (ba) tháng,
kể từ khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp
a) Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc
cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại
một bản. Mẫu “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” thực hiện theo mẫu do Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước quy định;
b) Để đảm bảo việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan được đầy đủ, không thất lạc, thiếu sót, lưu trữ cơ quan căn cứ
vào danh mục hồ sơ, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức và
đối chiếu số lượng văn bản, hồ sơ công việc, tài liệu được bàn giao với số lượng
văn bản do đơn vị hoặc cá nhân nộp tài liệu tham mưu phát hành được lưu tại văn
thư cơ quan trong năm để tiếp nhận.
4. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối
với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.
b) Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ
chức có nhiệm vụ tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn văn thư, cán bộ, công chức, viên chức và các đơn vị trực
thuộc việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành cơ quan, tổ
chức.
c) Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức
chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo
quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan,
tổ chức.
d) Trong quá trình công tác, cán bộ, công chức,
viên chức được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc thì phải lập hồ sơ
về công việc đó ghi nội dung cụ thể trên hồ sơ.
Điều 33. Quản lý và sử dụng
con dấu
1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công
tác văn thư thực hiện theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày
24/8/2001 của Chính phủ, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001,
Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 của Bộ Công an quy định chi tiết thi
hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ.
2. Con dấu của cơ quan, tổ chức do người đứng đầu
cơ quan, tổ chức giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Khi bàn
giao cho người khác quản lý, sử dụng phải có biên bản bàn giao và có chữ ký của
người có thẩm quyền.
3. Công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng
dấu vào các văn bản khi có chữ ký của người có thẩm quyền; tuyệt đối không được
đóng dấu khống chỉ (Đóng dấu khi chưa có nội dung văn bản hay chưa có chữ ký của
người có thẩm quyền).
4. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều
và dùng đúng mực dấu quy định. Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên trái.
5. Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: Đóng dấu treo
tại tên đơn vị vào góc trên bên trái phụ lục trùm lên hàng chữ đầu của trang đầu
tiên khoảng 1/3 đường kính con dấu. Nếu văn bản, phụ lục có từ hai tờ trở lên
phải đóng dấu giáp lai; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn
bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05
trang văn bản.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ
SUNG TÀI LIỆU
Điều 34. Thu thập hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hàng năm, công chức, viên chức làm công tác lưu
trữ của cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu
vào lưu trữ hiện hành. Cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu ngay từ
đầu năm
2. Phối hợp với các đơn vị phòng, ban và cá nhân
trong cơ quan, tổ chức xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.
3. Hướng dẫn đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức
và cá nhân lập mục lục hồ sơ, tài liệu để giao nộp. Việc giao nộp tài liệu vào
lưu trữ hiện hành phải lập biên bản giao nhận đúng quy định của Nhà nước.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện để tiếp nhận
tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận tài liệu.
Điều 35. Thu thập hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ lịch sử
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh; Lưu trữ huyện,
thành phố, thị xã có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
2. Các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu
lưu trữ vào kho lưu trữ tỉnh, huyện, thành phố, thị xã phải thực hiện chỉnh lý
hoàn chỉnh khối tài liệu của cơ quan, tổ chức trước khi giao nộp.
3. Nguồn nộp lưu (cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp
lưu) hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã phê duyệt, theo hướng
dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
4. Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử:
a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu;
b) Phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài
liệu cần thu thập;
c) Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu
giao nộp;
d) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp
nhận tài liệu. Bên giao thực hiện việc vận chuyển tài liệu đến kho và đảm bảo
an toàn tuyệt đối trong thời gian vận chuyển tài liệu.
đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập Biên bản
giao nhận tài liệu.
Biên bản giao nhận tài liệu lưu trữ được lập
thành 03 bản, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử và cơ quan cấp trên
quản lý lưu trữ giữ mỗi bên 01 bản.
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo biên bản,
lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
Điều 36. Thành phần hồ sơ,
tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh; lưu trữ các
huyện, thành phố, thị xã có nhiệm vụ kiểm tra thành phần tài liệu giao nộp vào
kho lưu trữ tỉnh, huyện, thành phố, thị xã trên cơ sở Danh mục thành phần hồ
sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ,
tài liệu đến hạn nộp lưu theo kế hoạch.
2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ
lịch sử thực hiện theo Công văn số 319/VTLTNN-NVĐP ngày 01/6/2004 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước và quy định của Ủy ban nhân dân cùng cấp.
Điều 37. Thời hạn giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử
1. Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa
học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: sau năm năm, kể
từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức ở
địa phương.
2. Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh;
mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm, kể từ năm
tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
3. Tài liệu của các ngành quốc phòng, công an,
ngoại giao: sau ba mươi năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan, tổ chức, trừ tài liệu chưa được giải mật và tài liệu còn giá
trị hiện hành
4. Trường hợp cơ quan, tổ chức cần thiết giữ lại
hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của
lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập;
Điều 38. Quản lý tài liệu
lưu trữ trong trường hợp chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành
chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước.
1. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định chia,
tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hình chính và tổ chức lại, chuyển đổi
hình thức sở hữu các doanh nghiệp nhà nước thì tất cả hồ sơ, tài liệu đã giải
quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được giao nộp
vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức để tiến hành phân loại, chỉnh lý,
xác định giá trị và thống kê thành mục lục hồ sơ theo quy định. Việc quản lý hồ
sơ, tài liệu khi chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính cấp tỉnh,
huyện, xã và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước được
thực hiện theo Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 của Bộ Nội vụ.
2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chỉ đạo thực
hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ theo đúng quy định hiện hành.
3. Lưu trữ hiện hành có trách nhiệm tham mưu thủ
trưởng cơ quan, tổ chức chỉnh lý, thống kê, sắp xếp tài liệu, lập thủ tục giao
nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.
4. Trường hợp các cơ quan, tổ chức chia, tách,
sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu những hồ sơ, tài liệu về các vụ việc giải
quyết chưa xong thì được chuyển sang cơ quan, tổ chức mới để tiếp tục giải quyết,
phải báo cáo thủ trưởng
cơ quan, tổ chức và thống kê đầy đủ danh mục tài
liệu, lập biên bản giao nhận với cán bộ lưu trữ cơ quan, tổ chức để theo dõi
thu thập. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ có trách nhiệm tham mưu cho cấp
có thẩm quyền chỉ đạo thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức này
giao nộp vào lưu trữ lịch sử đúng theo quy định hiện hành.
5. Hàng năm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, Lưu
trữ huyện, thành phố, thị xã tổ chức xây dựng kế hoạch để thu thập tài liệu lưu
trữ từ các nguồn nộp lưu tài liệu và cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập,
chuyển đổi hình thức sở hữu.
Điều 39. Quản lý tài liệu
lưu trữ của các cơ quan, tổ chức khác
Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử
được quản lý tại lưu trữ cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
Mục 2. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH
GIÁ TRỊ TÀI LIỆU, TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Điều 40. Chỉnh lý tài liệu
1. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức
chỉnh lý, phân loại khoa học tài liệu của lưu trữ cơ quan, tổ chức và chịu
trách nhiệm về chất lượng tài liệu sau khi chỉnh lý để phục vụ khai thác, sử dụng
và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các
yêu cầu sau:
a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu
cần bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; thời hạn bảo quản đối với
tài liệu được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan và tài liệu không có giá trị cần loại
ra để tiêu hủy đối với lưu trữ lịch sử;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập mục lục hồ sơ, tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để
tiêu hủy.
3. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ thực hiện
theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Chi cục Văn thư - Lưu trữ
tỉnh.
Điều 41. Xác định giá trị
tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị
1. Việc xác định giá trị tài
liệu đưa vào bảo quản hoặc loại ra những tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá
trị để tiêu hủy do Hội đồng xác định giá trị tài liệu tỉnh, huyện, thành phố,
thị xã, các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng theo Điều 11, 12 Nghị định số
111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ.
2. Cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị loại
ra để tiêu hủy phải thống kê danh mục tài liệu xin tiêu hủy hoặc danh mục hồ sơ
kèm theo danh mục tài liệu.
3. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được
các yêu cầu sau:
a) Xác định những tài liệu có giá trị cần được bảo
quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm.
b) Xác định những tài liệu hết giá trị cần loại
ra để tổ chức tiêu hủy.
4. Hội đồng xác định giá trị
tài liệu
a) Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức phải
thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho
người đứng đầu cơ quan về việc quyết định:
- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản.
- Danh mục tài liệu hết giá trị.
b) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu
- Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp
huyện và cấp phó của người đứng đầu đối với cơ quan, tổ chức khác: Chủ tịch Hội
đồng;
- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: ủy viên;
- Đại diện của lưu trữ cơ quan, tổ chức: ủy
viên. c) Phương thức làm việc của Hội đồng
- Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu
danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực
tế tài liệu (nếu cần);
- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo
đa số về tài liệu dự kiến loại. Nội dung cuộc họp được lập thành biên bản có đủ
chữ ký của các thành viên trong Hội đồng. Biên bản được lập thành 02 bản, một bản
lưu tại hồ sơ huỷ tài liệu của cơ quan, tổ chức và một bản đưa vào hồ sơ trình
cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.
d) Thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ
quan quyết định.
5. Thẩm tra tài liệu hết giá trị
a) Thẩm quyền thẩm tra tài liệu
hết giá trị:
- Sở Nội vụ: thẩm tra tài liệu hết giá trị của
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thành phố, thị xã và của các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh;
- Phòng Nội vụ các huyện, thành phố, thị xã: thẩm
tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào Lưu trữ huyện, thành phố, thị xã và của xã, phường, thị trấn;
- Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên giúp
người đứng đầu thẩm tra tài liệu hết giá trị của các tổ chức trực thuộc không
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
b) Hồ sơ đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị,
bao gồm:
- Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị;
- Danh mục tài liệu hết giá trị;
- Bảng thuyết minh tài liệu hết giá trị;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
6. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
a) Chỉ được phép tiêu hủy tài
liệu sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Khi tiêu hủy tài liệu phải tiêu hủy hết thông
tin của tài liệu;
c) Việc tiêu hủy tài liệu phải được lập biên bản
có xác nhận của người thực hiện việc tiêu hủy tài liệu và người quản lý kho lưu
trữ;
d) Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
phải được bảo quản tại cơ quan có tài liệu hủy trong thời hạn ít nhất là 20
năm, kể từ ngày tiêu hủy tài liệu;
đ) Hồ sơ về việc tiêu hủy tài
liệu gồm:
- Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản
thuyết minh tài liệu hết giá trị;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị
tài liệu;
- Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra
tài liệu hết giá trị;
- Quyết định của người có thẩm quyền cho phép
tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;
- Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Các tài liệu có liên quan khác.
e) Nghiêm cấm các cơ quan, tổ chức tự tiêu hủy hồ
sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức dưới bất kỳ hình thức nào.
Mục 3. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN
TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
Điều 42. Thống kê công tác
văn thư, lưu trữ
Định kỳ hàng năm các cơ quan, tổ chức thực hiện
báo cáo thống kê về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị
mình. Số liệu thống kê định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến
24 giờ ngày 31 tháng 12. Việc báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ bao gồm
các cơ quan, tổ chức như sau:
1. Cấp tỉnh: Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội -
Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ban ngành trực
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo thống kê lưu trữ về Chi cục Văn thư - Lưu trữ
tỉnh trước ngày 15 tháng 01 năm sau theo quy định tại Quyết định số
13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ.
2. Cấp huyện: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân huyện, thành phố, thị xã; các cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân
dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn báo cáo thống kê lưu trữ về
Phòng Nội vụ huyện, thành phố, thị xã trước ngày 15 tháng 01 năm sau; Phòng Nội
vụ tổng hợp báo cáo thống kê lưu trữ huyện, thành phố, thị xã gửi về Chi cục
Văn thư - Lưu trữ tỉnh trước ngày 31 tháng 01 năm sau theo Quyết định số
14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh giúp Sở Nội vụ tổng
hợp, báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh về Ủy ban nhân dân tỉnh,
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trước ngày 15 tháng 02 năm sau.
Điều 43. Bảo quản tài liệu
lưu trữ
1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo thực hiện quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ:
a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức được bảo
vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ;
b) Thực hiện các biện pháp phòng chống côn
trùng, nấm mốc, khử a-xít; tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có
nguy cơ bị hư hỏng;
c) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng
tiêu chuẩn quy định; trang bị đầy đủ các thiết bị, máy móc để bảo quản tài liệu
lưu trữ;
d) Thống nhất trang bị biểu, mẫu hồ sơ, kệ, giá
đựng tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
đ) Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với
tài liệu quý, hiếm;
e) Trang bị hệ thống phòng chống cháy, nổ và
phòng gian bảo mật tại kho lưu trữ;
g) Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng phải đảm bảo
đúng các yêu cầu kỹ thuật theo hướng dẫn tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày
26/11/2007 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng;
h) Kho lưu trữ phải có nội quy ra, vào và khai
thác, sử dụng tài liệu, phòng gian bảo mật, phòng chống cháy, nổ…
2. Công chức, viên chức làm công tác lưu trữ của
cơ quan, tổ chức có trách nhiệm:
a) Bố trí, sắp xếp khoa học hồ sơ, tài liệu
trong kho để dễ thống kê, kiểm tra và tra cứu;
b) Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có
trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu trên cơ sở đó có kế hoạch bảo
quản và tu bổ phục chế.
3. Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ được thực
hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Điều 44. Ban hành bảng thời
hạn bảo quản tài liệu lưu trữ
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện,
thành phố, thị xã có trách nhiệm tham mưu cho Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ trình Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ ở
địa phương, theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Mục 4. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
Điều 45. Thẩm quyền cho
phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu
trữ tỉnh, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước, tài liệu lưu trữ quý, hiếm
và tài liệu đang cần phải tu bổ, phục chế.
2. Trưởng phòng Nội vụ huyện, thành phố, thị xã
cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Kho Lưu trữ huyện,
thành phố, thị xã, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước, tài liệu quý,
hiếm và tài liệu đang cần phải tu bổ, phục chế.
3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã cho phép khai thác, sử dụng, công bố
tài liệu quý, hiếm, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước đối với cơ quan, tổ
chức, cá nhân và người nước ngoài trong phạm vi quyền hạn của mình.
Nguyên tắc và trình tự thủ tục được thực hiện
theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cho phép khai
thác, sử dụng tài liệu bảo quản tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
5. Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm, tài liệu
mật tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thành phố, thị xã do Chủ
tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp phê duyệt.
Điều 46. Thủ tục khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng
a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học;
b) Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ
chức được sử dụng tài liệu lưu trữ để thực hiện nhiệm vụ được giao;
c) Cơ quan, tổ chức, người nước ngoài được khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học…
2. Tổ chức sử dụng
a) Tài liệu lưu trữ được sử dụng tại kho lưu trữ,
phòng đọc, không mang ra khỏi kho lưu trữ khi chưa được sự đồng ý của cấp hoặc
người có thẩm quyền;
b) Đối với tài liệu thuộc danh mục bí mật quốc
gia, tài liệu quý, hiếm, tài liệu có giá trị đặc biệt không được công bố rộng
rãi;
c) Các đối tượng quy định tại khoản 1 Điều này
khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh phải
trả phí khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
d) Cơ quan, tổ chức khi khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ hoặc xin cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ trực tiếp hoặc
gián tiếp vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị; đối với cá nhân phải có
giấy chứng minh nhân dân, nếu là người nước ngoài phải hộ chiếu (visa) và đơn
xin đọc tài liệu bằng tiếng Việt.
Điều 47. Thẩm quyền sao, chứng
thực tài liệu lưu trữ
Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ thì cho phép sao, chứng thực tài liệu lưu trữ.
Việc sao, chứng thực tài liệu lưu trữ phải do cơ
quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện.
Chương IV
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Điều 48. Nội dung quản lý
nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân huyện, thị
xã, thành phố và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện quản lý về văn
thư, lưu trữ trong phạm vi địa phương theo những nội dung sau:
1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực
hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
2. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn
thư, lưu trữ;
3. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học
và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ;
4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công
tác văn thư, lưu trữ;
5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố
cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
6. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư,
lưu trữ;
7. Thực hiện báo cáo, thống kê về công tác văn
thư, lưu trữ theo quy định;
8. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu
trữ.
Điều 49. Trách nhiệm quản
lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý thống nhất về
công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; Quyết định các chủ trương, định hướng
và phê duyệt các đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh
và các nhiệm vụ khác có liên quan theo quy định của pháp luật.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu giúp Ủy ban
nhân dân tỉnh triển khai thực hiện các chủ trương, định hướng phát triển công
tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo đúng quy định của nhà nước.
Xây dựng và trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành
quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức
thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ.
3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện các nhiệm
vụ sau:
a) Xây dựng và tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ
trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các
chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư,
lưu trữ;
b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ,
quy định về văn thư, lưu trữ;
c) Thẩm định, tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ
trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt "Danh mục tài liệu hết giá trị"
của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
d) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ
vào công tác văn thư, lưu trữ;
đ) Tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ;
e) Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
g) Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu
trữ;
h) Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về
văn thư, lưu trữ;
i) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
k) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào
lưu trữ lịch sử của tỉnh;
l) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống
kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
m) Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;
n) Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
o) Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
p) Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ.
4. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã
có trách nhiệm chỉ đạo các cơ quan chuyên môn phối hợp triển khai thực hiện các
đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ ở cấp mình.
Phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy
ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện với các
nhiệm vụ sau:
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ,
quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ
chức ở cấp huyện và cấp xã;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ
theo quy định;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác
thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ;
- Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng
dẫn của Sở Nội vụ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu
trữ.
5. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị
trấn; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi quyền
hạn có trách nhiệm chỉ đạo triển khai thực hiện đúng các quy định, hướng dẫn của
nhà nước về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức công tác
lưu trữ hiện hành và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của
pháp luật.
Chương V
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM
VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO
Điều 50. Khen thưởng, xử lý
vi phạm
1. Các tập thể, cá nhân có thành tích trong công
tác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định. Kết quả thực hiện nhiệm vụ
công tác văn thư, lưu trữ được đánh giá, xếp loại hàng năm và đưa vào đánh giá
kết quả hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan, đơn vị.
2. Mọi tổ chức và cá nhân có hành vi vi phạm các
quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ
vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 51. Khiếu nại, tố cáo
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố
cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Việc
giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ được thực hiện
theo quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo và các quy định pháp luật khác có liên
quan.
Chương VI
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 52. Tổ chức thực hiện
1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm tổ chức
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, tổ chức địa phương thực hiện Quy định
này.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, địa phương
thuộc tỉnh chịu trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy định này.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát
sinh cần sửa đổi, bổ sung thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm phản
ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định./.