|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
QUẬN 10
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
006/2010/CT-UBND
|
Quận
10, ngày 29 tháng 11 năm 2010
|
CHỈ THỊ
VỀ VIỆC TĂNG
CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN 10
Thời gian qua công tác quản lý
và hoạt động văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn Quận 10 đã
đạt được một số kết quả nhất định, từng bước đi vào nề nếp và ổn định,
bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành
của cơ quan, đơn vị, địa phương; bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước; tạo điều
kiện cho việc tra cứu, nghiên cứu lịch sử, pháp luật phục vụ cho yêu cầu sơ
kết, tổng kết kinh nghiệm. Tuy nhiên, công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu
trữ tại một số cơ quan, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức. Một số văn bản phát
hành chưa đảm bảo đúng thẩm quyền và thể thức trình bày; việc quản lý văn bản
đi, văn bản đến; việc lập, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; việc
quản lý và sử dụng con dấu …chưa đảm bảo theo đúng quy định về công tác văn
thư. Tình trạng tài liệu lưu trữ phân tán chưa được thu thập đầy đủ; hồ sơ, tài
liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý, sắp xếp, có nguy cơ hư hỏng nặng và chưa được
tổ chức tiêu hủy theo đúng quy định còn phổ biến tại các đơn vị; việc tra tìm,
khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; cơ sở vật chất, trang thiết
bị, ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế. Nguyên
nhân chủ yếu là do Thủ trưởng một số cơ quan, đơn vị đã xem nhẹ và buông lỏng
công tác quản lý, hoạt động văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ làm công tác văn
thư, lưu trữ trên địa bàn chủ yếu là kiêm nhiệm, thiếu về số lượng, chưa đáp
ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn, một số chưa an tâm công tác; nhiều hướng
dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ và chế độ thông tin báo cáo không thực hiện đúng
quy định và chậm được thực hiện.
Nhằm thực hiện tốt Chỉ thị số
19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân Thành phố về tăng
cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành
phố và để công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn Quận được thực hiện đúng theo
quy định pháp luật, từng bước hiện đại hóa, hoạt động ổn định và đi vào nề nếp,
Ủy ban nhân dân Quận 10 yêu cầu:
1. Thủ trưởng các cơ quan hành
chính, đơn vị sự nghiệp, trường học, Giám đốc Công ty TNHH một thành viên Dịch
vụ Công ích Quận 10 và Chủ tịch Ủy ban nhân dân 15 phường:
a) Tăng cường công tác tuyên truyền,
phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về công
tác văn thư, lưu trữ để thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực thuộc và cán bộ, công
chức, viên chức trực tiếp soạn thảo văn bản và nhân viên văn thư, lưu trữ nhận
thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện
đúng quy định của Nhà nước; đồng thời quán triệt và thực hiện nghiêm túc Thông
tư 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực
hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định
chi tiết Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước.
b) Tiếp tục thực hiện Chỉ thị
số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng
cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và Chỉ thị số 23/2007/CT-UBND
ngày 22 tháng 8 năm 2007 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc tăng cường bảo
vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ:
- Bố trí kho lưu trữ tài liệu
có diện tích phù hợp tại các cơ quan, đơn vị để bảo quản và sử dụng tốt tài liệu
lưu trữ, trang bị đầy đủ các phương tiện để phục vụ công tác lưu trữ theo quy
định. Tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy tại các kho lưu trữ hiện có.
- Đối với Ủy ban nhân dân 15 phường
khẩn trương rà soát, bố trí khu vực, hoặc xây dựng kho lưu trữ tập trung để bảo
quản tài liệu tổ chức, cơ quan; thực hiện nghiêm công tác văn thư lưu trữ tại
địa phương theo quy định pháp luật và chế độ nộp lưu vào lưu trữ Quận theo yêu
cầu.
- Tăng cường, bổ sung cán bộ,
công chức, viên chức làm công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ có đủ tiêu
chuẩn nghiệp vụ để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan,
đơn vị. Chú trọng công tác đào tạo và ổn định nhân sự làm công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan, đơn vị.
c) Đối với công tác văn thư, cần
thực hiện chặt chẽ trình tự quản lý văn bản đi và văn bản đến đúng theo Công
văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. Thường xuyên kiểm tra,
hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đúng theo quy định tại Thông tư
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng
Chính phủ và các văn bản liên quan.
d) Đối với hoạt động lưu trữ,
thực hiện nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
hiện hành theo quy định; đến hết quý II/2011 các cơ quan, đơn vị phải giải
quyết dứt điểm tình trạng tài liệu còn tồn đọng chưa được chỉnh lý trong kho
lưu trữ của các đơn vị; thực hiện việc sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học và bảo
quản tốt hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị đúng theo quy định. Cấp Quận chọn 02 đơn
vị thực hiện làm điểm chỉnh lý tài liệu lưu trữ của đơn vị là Phòng Quản lý
đô thị, Phòng Tài nguyên - Môi trường Quận 10 (Trong đó, có Văn phòng đăng ký
quyền sử dụng đất Quận).
đ) Việc quản lý và sử dụng con
dấu thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT- BCA-TCCP
ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Liên Bộ Công an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ
hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và Nghị
định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.
e) Thực hiện nghiêm chỉnh việc
báo cáo, thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Quyết định số
13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ
báo cáo, thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV
ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo, thống
kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.
g) Thực hiện chế độ tiền lương,
phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu
trữ theo quy định.
h) Tăng cường ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm quản lý chặt chẽ văn bản đi, đến
và phục vụ khai thác, tra tìm tài liệu lưu trữ có hiệu quả.
2. Văn phòng Ủy ban nhân dân
Quận
Thực hiện tốt việc chuyển giao,
tiếp nhận nhiệm vụ công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Quận từ Văn
phòng Ủy ban nhân dân Quận sang Phòng Nội vụ. Trong đó, cần bàn giao cụ thể các
nội dung như: Danh mục hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn thư lưu trữ,
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, hệ thống báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo thống kê
số liệu hàng năm công tác văn thư, lưu trữ, công tác thẩm tra tiêu hủy tài
liệu; các công việc đã làm, đang làm và kế hoạch,…về văn thư, lưu trữ;
Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận
cần phối hợp, hỗ trợ về kinh nghiệm, thông tin, dữ liệu để công tác quản lý văn
thư, lưu trữ được Phòng Nội vụ tiếp nhận triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ;
Trong thời gian chờ quy định và
hướng dẫn mới của Sở Nội vụ về tổ chức bộ máy lưu trữ quận-huyện, tiếp tục giữ
nguyên mô hình tổ chức kho lưu trữ hiện nay, chưa bàn giao kho lưu trữ của Văn
phòng Ủy ban nhân dân Quận sang Phòng Nội vụ quản lý.
3. Phòng Nội vụ
3.1 Phòng Nội vụ là cơ quan tham
mưu, giúp Ủy ban nhân dân Quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư,
lưu trữ nhà nước trên địa bàn.
a) Ban hành các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư; Xây
dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch về công tác lưu trữ trên địa bàn Quận;
b) Chủ trì phối hợp các ngành
xây dựng dự án, đề án mô hình tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quận và dự án nâng cấp,
xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng theo hướng dẫn của cơ quan thẩm quyền;
c) Ban hành hoặc điều chỉnh Danh
mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Quận.
3.2 Thẩm định, trình Chủ tịch
Ủy ban nhân dân Quận phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện
nộp lưu vào Lưu trữ quận 10”.
3.3 Thẩm tra và trình Chủ tịch
Ủy ban nhân dân quận 10 để quyết định hoặc đề nghị Sở Nội vụ thẩm tra “Danh mục
tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ quận 10 và của các cơ quan, đơn vị thuộc Danh
mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Quận tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân dân 15
phường.
3.4 Giúp Ủy ban nhân dân Quận
thực hiện công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ:
a) Xây dựng phương hướng, nhiệm
vụ công tác văn thư, lưu trữ hàng năm theo hướng dẫn của Phòng Nội vụ;
b) Hướng dẫn các cơ quan, đơn
vị xây dựng và ban hành quy chế văn thư, lưu trữ theo quy định;
c) Quản lý thống nhất về nghiệp
vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức tại quận;
d) Căn cứ quy định của pháp luật,
ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ
đối với các cơ quan hành chính, tổ chức sự nghiệp công lập và doanh nghiệp nhà
nước thuộc quyền quản lý của Quận việc chấp hành các chế độ, quy định pháp luật
về văn thư, lưu trữ:
- Công tác soạn thảo và ban hành
văn bản (về thẩm quyền, trình tự và thủ tục, thể thức và kỹ thuật trình bày);
- Việc thực hiện chế độ lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Việc quản lý và sử dụng con
dấu;
- Công tác chỉnh lý tài liệu và
tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Thu thập, bảo vệ, bảo quản và
tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
đối với các cơ quan hành chính, tổ chức sự nghiệp công, doanh nghiệp nhà nước
thuộc quyền quản lý của Quận (các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào lưu trữ Quận);
đ) Tổ chức, chỉ đạo việc ứng dụng
khoa học và công nghệ trong công tác văn thư và hoạt động lưu trữ;
e) Thống kê, cập nhật theo dõi
số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc
quyền quản lý; Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức văn thư, lưu
trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư và hoạt động
lưu trữ;
g) Kiểm tra, giải quyết khiếu
nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
h) Thực hiện chế độ thông tin,
báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ định kỳ, đột xuất theo quy
định.
3.5 Tổ chức sơ kết, tổng kết công
tác văn thư và hoạt động lưu trữ theo định kỳ (sơ kết: 6 tháng, tổng kết: năm).
3.6 Phối hợp với Chi cục văn thư,
lưu trữ - Sở Nội vụ Thành phố và các đơn vị đào tạo chuyên ngành tổ chức lớp
bồi dưỡng tại Quận hoặc cử cán bộ, công chức, viên chức tham dự các lớp bồi dưỡng,
đào tạo nghiệp vụ về kỹ năng quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ.
3.7 Tham mưu cho Ủy ban nhân dân
Quận chỉ đạo và hướng dẫn 03 đơn vị được chọn làm điểm về chỉnh lý tài liệu lưu
trữ đơn vị là Phòng Quản lý đô thị, Phòng Tài nguyên - Môi trường và Văn phòng
đăng ký quyền sử dụng đất Quận 10 thực hiện đúng theo quy định; đồng thời thực
hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân Quận giao.
4. Phòng Tài chính - Kế hoạch
a) Phối hợp với Phòng Nội vụ thẩm
định trình Ủy ban nhân dân Quận cấp kinh phí để các cơ quan hành chánh - sự
nghiệp, Ủy ban nhân dân 15 phường thực hiện chỉnh lý tài liệu còn chất đống, bó
gói trong nhiều năm qua trên cơ sở dự toán của đơn vị lập theo định mức Nhà
nước quy định và đề xuất với Ủy ban nhân dân Quận cấp kinh phí ngoài khoán để
thực hiện công tác lưu trữ cho các đơn vị, cụ thể như sau:
- Đối với hồ sơ, tài liệu từ năm
1975 đến năm 2009, Phòng Tài chính Kế hoạch thẩm định kinh phí dự toán của một
số đơn vị làm điểm, đề xuất Ủy ban nhân dân Quận bổ sung định mức kinh phí
ngoài khoán để các đơn vị thực hiện.
- Đối với hồ sơ, tài liệu từ năm
2010 trở đi, các đơn vị và UBND 15 phường tự bố trí kinh phí để thực hiện trong
dự toán năm đã được UBND Quận giao.
b) Xem xét bố trí kinh phí trong
dự toán ngân sách hàng năm cho các cơ quan, đơn vị để tổ chức thực hiện tốt các
quy định về công tác văn thư, lưu trữ.
c) Phối hợp với các đơn vị liên
quan như Phòng Nội vụ, Văn phòng UBND Quận, Phòng Quản lý đô thị khẩn trương
khảo sát, lập hồ sơ dự án, đề án xây dựng mô hình tổ chức Trung tâm Lưu trữ
Quận và dự án nâng cấp, xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng tại Ủy ban nhân dân
Quận 10, trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt để triển khai xây dựng theo
quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, để đảm bảo thực hiện đúng tinh thần Chỉ
thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc
tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Ủy ban nhân dân Quận yêu cầu Thủ
trưởng các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, Giám đốc Công ty TNHH một
thành viên Dịch vụ Công ích Quận 10, Chủ tịch Ủy ban nhân dân 15 phường và lãnh
đạo cơ quan, đơn vị liên quan thuộc Quận 10 triển khai tinh thần công văn này
đến tất cả cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên các tổ chức, cơ quan, đơn vị
trực thuộc; đồng thời tập trung chỉ đạo và thực hiện nghiêm túc Chỉ thị.
Giao Phòng Nội vụ tham mưu cho
Ủy ban nhân dân Quận tổ chức triển khai Chỉ thị này, thường xuyên hướng dẫn,
định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết tình hình triển khai thực hiện và báo cáo với
Ủy ban nhân dân Quận việc thực hiện Chỉ thị của các đơn vị thuộc Quận 10.
Chỉ thị này có hiệu lực thi hành
sau 07 ngày, kể từ ngày ký./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 10
CHỦ TỊCH
Lâm Đình Chiến
|