Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6131-1:1996 về yêu cầu đảm bảo chất lượng đối với phương tiện đo

4.3 Hệ thống xác nhận

Người cung ứng phải thiết lập và duy trì một hệ thống tài liệu có hiệu quả cho quản lý, xác nhận và sử dụng phương tiện đo bao gồm cả chuẩn đo lường được sử dụng để chứng minh sự phù hợp với các yêu cầu quy định. Hệ thống phải được thiết kế để đảm bảo rằng tất cả các phương tiện đo đó hoạt động như đã định. Hệ thống này phải dự phòng để ngăn ngừa những sai số ngoài giới hạn sai số cho phép đã quy định bằng cách phát hiện sớm nhất thiếu sót và bằng hành động kịp thời để hiệu chỉnh chúng.

Hệ thống xác nhận phải tính toán đầy đủ tất cả các dữ liệu liên quan bao gồm những dữ liệu có sẵn từ hệ thống điều khiển quá trình bằng thống kê do người cung ứng điều hành hoặc phục vụ cho người cung ứng. Đối với từng hạng mục của phương tiện đo, người cung ứng phải chỉ định một người có năng lực là cán bộ được ủy quyền để đảm bảo xác nhận được tiến hành tuân theo hệ thống và phương tiện ở trong điều kiện thỏa mãn.

Trong những trường hợp mà sự xác nhận nào đó hoặc tất cả sự xác nhận của người cung ứng (bao gồm việc hiệu chuẩn) được thay thế hoặc bổ sung bằng các dịch vụ từ nguồn bên ngoài, thì người cung ứng phải đảm bảo những nguồn bên ngoài này cũng phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này với phạm vi cần thiết để đảm bảo sự phù hợp của người cung ứng đối với các yêu cầu.

Người cung ứng phải xem xét và điều chỉnh hệ thống này khi cần thiết, dựa trên kết quả của các lần đánh giá chất lượng và các yếu tố liên quan khác như thông tin phản hồi từ người mua.

Kế hoạch và thủ tục đánh giá và xem xét chất lượng phải được lập thành văn bản. Việc tiến hành đánh giá và xem xét chất lượng và mọi hoạt động khắc phục sau đó phải được ghi vào hồ sơ.

4.5 Lập kế hoạch

Người cung ứng phải xem xét mọi yêu cầu tương ứng của người mua và các yêu cầu kỹ thuật khác trước khi bắt đầu công việc đối với sản phẩm hoặc dịch vụ và phải đảm bảo phương tiện đo (bao gồm cả chuẩn đo lường) cần thiết để tiến hành công việc là có sẵn và có độ chính xác, độ ổn định, phạm vi và độ phân giải thích hợp với việc áp dụng đã đề ra.

Hướng dẫn

...

...

...

4.6 Độ không đảm bảo của phép đo

Khi tiến hành các phép đo và khi công bố và sử dụng kết quả đo, người cung ứng phải tính đến mọi độ không đảm bảo quan trọng đã được xác định trong quá trình đo bao gồm cả những cái do phương tiện đo (kể cả chuẩn đo lường) và những cái do thủ tục cá nhân và do môi trường.

Khi dự tính các độ không đảm bảo, người cung ứng phải tính đến tất cả các dữ liệu liên quan bao gồm những dữ liệu cung ứng từ mọi hệ thống kiểm soát quá trình bằng thống kê do người cung ứng tiến hành hoặc cho người cung ứng.

Hướng dẫn

Khi hiệu chuẩn đã chứng minh phương tiện đo đang làm việc chính xác (theo quy định kỹ thuật của nó), thì các sai số gây ra khi phương tiện đo đang trong sử dụng được thừa nhận là không vượt quá giới hạn sai số cho phép quy định. Việc thừa nhận này có giá trị cho đến lần hiệu chuẩn và xác nhận tiếp theo. Tuy nhiên, điều kiện sử dụng phương tiện đo thường khắc nghiệt hơn nhiều so với điều kiện khi kiểm định. Vì vậy, cần quy định chặt chẽ giới hạn chấp nhận sản phẩm để bù lại cho thích hợp. Mức độ chặt chẽ phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể và suy xét dựa trên kinh nghiệm (xem 4.17).

Đề nghị sử dụng các phương pháp thống kê để giám sát và kiểm soát độ không đảm bảo đo trên một cơ sở liên tục [xem TCVN ISO 9004-1 : 1996]. 

4.7 Văn bản thủ tục xác nhận

Người cung ứng phải định rõ và sử dụng các văn bản thủ tục đối với tất cả mọi xác nhận được thực hiện.

Người cung ứng phải đảm bảo mọi thủ tục là thích hợp với mục đích. Đặc biệt, các thủ tục phải có đủ thông tin để đảm bảo việc thực hiện đúng đắn của chúng, để đảm bảo tính nhất quán từ áp dụng này đến áp dụng khác và để đảm bảo các kết quả đo có hiệu lực. Khi cần thiết, các thủ tục phải sẵn có cho nhân viên tham gia vào việc tiến hành xác nhận.

...

...

...

Các thủ tục có thể, nhưng không nhất thiết giới hạn vào việc biên soạn các văn bản tiêu chuẩn thực hành đo lường và các chỉ dẫn của bên mua hoặc của nhà chế tạo. Mức độ chi tiết của thủ tục cần tương xứng với độ phức tạp của quá trình xác nhận.

Phương pháp này có thể được biên soạn bằng cách sử dụng kỹ thuật điều khiển quá trình bằng thống kê. Nhờ đó chuẩn đo lường và dụng cụ đo được so sánh nội bộ, xác định được độ trôi và các sai lệch khác đồng thời tiến hành mọi hành động khắc phục cần thiết. Việc điều khiển quá trình bằng thống kê được bổ sung cho hiệu chuẩn thường kỳ và củng cố lòng tin đối với kết quả đo trong khoảng thời gian giữa các lần xác nhận.

4.8 Hồ sơ

Người cung ứng phải lưu giữ hồ sơ sản xuất, kiểu, loại và số loạt (hoặc cách nhận dạng khác) của tất cả thiết bị đo liên quan (gồm cả chuẩn đo lường). Các hồ sơ này phải chứng minh được năng lực đo của từng hạng mục thiết bị đo. Cần phải có sẵn mọi giấy chứng nhận hiệu chuẩn và các thông tin liên quan đến hoạt động của nó.

Hướng dẫn

Các hồ sơ có thể dưới dạng viết tay, đánh máy hay microphim hoặc có thể ở dạng bộ nhớ điện tử hay bộ nhớ từ hoặc trong một môi trường dữ liệu khác.

Thời gian tối thiểu để lưu giữ hồ sơ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như yêu cầu của bên mua, quy định hoặc yêu cầu pháp lý, trách nhiệm pháp lý của nhà chế tạo .v.v….

Hồ sơ liên quan đến các chuẩn đo lường chủ yếu có thể cần được lưu giữ không hạn định.

Các kết quả hiệu chuẩn phải được lập hồ sơ với đầy đủ chi tiết để chứng minh tính liên kết chuẩn của tất cả các phép đo và để mọi phép đo có thể được lặp lại trong điều kiện gần với điều kiện ban đầu, do đó tạo điều kiện giải quyết mọi bất bình thường.

...

...

...

a) mô tả và nhận dạng duy nhất của thiết bị;

b) ngày hoàn thành từng xác nhận;

c) các kết quả hiệu chuẩn nhận được sau và, đôi lúc, trước mỗi lần hiệu chỉnh và sửa chữa;

Hướng dẫn

Trong một số trường hợp, kết quả hiệu chuẩn có thể phù hợp hoặc không phù hợp với yêu cầu.

d) chu kỳ xác nhận quy định;

e) số hiệu của thủ tục xác nhận;

f) giới hạn quy định của sai số cho phép;

g) nguồn gốc hiệu chuẩn đảm bảo tính liên kết chuẩn;

...

...

...

i) công bố về độ không đảm bảo trong hiệu chuẩn thiết bị và tích lũy của chúng;

j) chi tiết về việc tiến hành các dịch vụ như hiệu chỉnh, sửa chữa hoặc thay đổi được tiến hành;

k) mọi giới hạn trong sử dụng;

l) nhận dạng người tiến hành xác nhận;

m) nhận dạng người chịu trách nhiệm đảm bảo tính đúng đắn của thông tin trong hồ sơ;

n) sự xác định thống nhất (chẳng hạn như số thứ tự) mọi giấy chứng nhận hiệu chuẩn và các tài liệu có liên quan khác.

Người cung ứng phải lưu giữ các văn bản thủ tục rõ ràng (cả về thời hạn) và bảo vệ hồ sơ. Hồ sơ phải giữ cho đến khi không cần để tham khảo nữa.

Hướng dẫn

Người cung ứng cần thực hiện tất cả các bước hợp lý để đảm bảo các hồ sơ không thể bị hư hỏng một cách vô ý.

...

...

...

Một hạng mục của phương tiện đo nào đó mà:

- bị hư hỏng;

- bị quá tải hoặc bị sử dụng không đúng;

- tỏ ra có một trục trặc nào đó;

- chức năng hoạt động bị nghi ngờ;

- quá hạn xác nhận quy định, hoặc

- niêm phong bị vi phạm,

thì phải loại ra khỏi hoạt động bằng cách tách riêng ra, ghi dấu hoặc ghi nhãn dễ thấy.

Phương tiện đo như vậy không được đưa trở lại làm việc cho đến khi các nguyên nhân không phù hợp được xác nhận lại.

...

...

...

Hướng dẫn

Khi phương tiện đo được phát hiện là không chính xác hoặc sai hỏng khác, thông thường phải hiệu chỉnh, đại tu hoặc sửa chữa nó cho đến khi nó trở lại hoạt động đúng đắn. Nếu điều đó là không thực tế, thì cần nghiên cứu để hạ cấp phương tiện đo hoặc loại ra. Việc hạ cấp chỉ được sử dụng hết sức cẩn thận vì nó có thể dẫn tới phương tiện bề ngoài giống nhau, lại có sai số cho phép khác nhau, thực tế chỉ có thể thấy bề ngoài bằng cách kiểm tra cẩn thận nhãn được đề cập đến ở 4.10.

Khi đó việc xác nhận lại với việc hạ thấp một số yêu cầu là cần thiết.

Trong trường hợp dụng cụ đo đa chức năng hoặc nhiều phạm vi đo mà có thể chứng minh được rằng dụng cụ đo đó không bị hư hỏng một hoặc một số chức năng hoặc phạm vi đo thì có thể tiếp tục sử dụng những chức năng và/hoặc phạm vi đó, miễn là phải ghi nhãn rõ ràng để chỉ ra sự hạn chế sử dụng của dụng cụ đo đó. Tất cả các bước hợp lý cần được thực hiện để ngăn chặn việc sử dụng dụng cụ với những chức năng hoặc phạm vi đo có sai sót.

4.10 Ghi nhãn xác nhận

Người cung ứng phải đảm bảo tất cả phương tiện đo được ghi nhãn chắc chắn và bền, mã hóa hoặc mặt khác được nhận dạng để chỉ rõ tình trạng xác nhận của chúng. Mọi hạn chế về xác nhận hoặc về sử dụng cũng phải được chỉ rõ trên phương tiện đo. Khi việc ghi nhãn hoặc mã hóa không thực hiện được hoặc không thích hợp thì phải lập các văn bản thủ tục có hiệu quả khác.

Hướng dẫn

Nhãn có thể là nhãn dính chắc chắn hoặc nhãn buộc hoặc dấu cố định trực tiếp trên phương tiện đo.

Mọi nhãn xác nhận đều phải chỉ rõ khi nào phương tiện đo đến kỳ xác nhận tiếp ứng với hệ thống của người cung ứng. Nhãn cũng phải cho phép xác định được ngay cán bộ có thẩm quyền (xem 4.3) chịu trách nhiệm xác nhận và ngày tháng xác nhận gần nhất.

...

...

...

Phương tiện đo không cần xác nhận phải được đánh dấu rõ ràng để có thể phân biệt với phương tiện đo đòi hỏi phải xác nhận nhưng mất nhãn.

Hướng dẫn

Điều này có thể thực hiện được bằng việc lập hồ sơ.

Nơi nào mà một phần đáng kể trong toàn bộ hạng mục của dụng cụ đo không thuộc phạm vi xác nhận thì phải chỉ rõ trên nhãn xác nhận.

Hướng dẫn

Ví dụ một dụng cụ đo nhiều phạm vi đo mà chỉ xác nhận và sử dụng ở một vài phạm vi.

4.11 Khoảng thời gian xác nhận

Phương tiện đo (bao gồm cả chuẩn đo lường) phải được xác nhận trong những khoảng thời gian thích hợp (thường là theo chu kỳ) được thiết lập trên cơ sở sự ổn định, mục đích và công dụng của phương tiện đo. Những chu kỳ này quy định sao cho việc xác nhận lại được tiến hành trước khi có một sự thay đổi nào về độ chính xác là điều quan trọng trong sử dụng phương tiện đo. Tùy thuộc vào kết quả hiệu chuẩn trong lần xác nhận trước, nếu cần chu kỳ xác nhận phải rút ngắn lại, để đảm bảo độ chính xác tiếp tục.

Chu kỳ xác nhận không được phép kéo dài, trừ phi các kết quả hiệu chuẩn của lần xác nhận trước khẳng định sẽ không ảnh hưởng có hại đến độ chính xác của phương tiện đo.

...

...

...

Để xác định xem việc thay đổi chu kỳ xác nhận có thích hợp hay không, người cung ứng phải tính đến tất cả các dữ liệu liên quan bao gồm cả những dữ liệu có sẵn từ hệ thống điều khiển quá trình bằng thống kê do người cung ứng điều hành hoặc phục vụ cho người cung ứng.

Hướng dẫn

Mục đích của việc xác nhận định kỳ phương tiện đo là để đảm bảo phương tiện đo không bị kém độ chính xác và ngăn ngừa việc sử dụng phương tiện đo có khả năng gây ra những kết quả sai.

Không thể định khoảng thời gian xác nhận ngắn quá đến mức phương tiện đo không thể sai được trước khi hết hạn xác nhận.

Việc xác nhận thường xuyên sẽ tốn kém và phương tiện đo phải dừng việc, cần phương tiện thay thế hoặc làm cho công việc đang cần phải bị dừng lại. Bởi vậy cần có sự dàn xếp, thỏa thuận.

Khi chưa có số liệu thống kê đầy đủ về mức độ không phù hợp do một tổ chức nhất định cung cấp thì những khoảng thời gian xác nhận chỉ có thể được xác định bằng kinh nghiệm của người khác (điều kiện có thể khác) hoặc bằng cách ước lượng.

Trong những lĩnh vực áp dụng nhất định, người cung ứng phải kết hợp với yêu cầu về luật pháp hoặc yêu cầu kỹ thuật để xác định khoảng thời gian xác nhận.

Nên chọn khoảng thời gian xác nhận theo phụ lục A

4.12 Niêm phong

...

...

...

Hệ thống xác nhận của người cung ứng phải hướng dẫn về việc sử dụng các niêm phong đó và xử lý phương tiện đo có niêm phong bị hư hỏng hay vỡ.

Hướng dẫn

Yêu cầu về niêm phong không áp dụng cho các bộ phận hiệu chỉnh dành cho người sử dụng thực hiện không cần chuẩn bên ngoài, ví dụ, cái chỉnh “O”.

Quyết định dụng cụ nào phải niêm phong, chỗ kiểm tra hay hiệu chỉnh nào sẽ niêm phong và vật liệu niêm phong là nhãn, dấu hàn, dây kim loại, sơn, .v.v… thông thường dành cho người cung ứng. Việc người cung ứng thực hiện chi tiết chương trình niêm phong như thế nào cần được lập thành văn bản. Không phải tất cả phương tiện đo đều thích hợp với niêm phong.

4.13 Sử dụng sản phẩm và dịch vụ bên ngoài

Người cung ứng phải đảm bảo sản phẩm và dịch vụ từ nguồn bên ngoài có mức chất lượng theo yêu cầu, khi các sản phẩm và dịch vụ này (bao gồm cả hiệu chuẩn) ảnh hưởng đáng kể đến độ tin cậy của các phép đo của người cung ứng.

Hướng dẫn

Người cung ứng có thể đảm bảo chất lượng của sản phẩm và dịch vụ bên ngoài bằng cách sử dụng các nguồn đã được công nhận chính thức, nếu có sẵn. (Tuy nhiên, việc sử dụng các nguồn như vậy không giảm bớt trách nhiệm của người cung ứng đối với người mua). Nơi không sử dụng nguồn đã được công nhận bên ngoài và thay vì tiến hành đánh giá nguồn bên ngoài, người cung ứng có thể đưa ra bằng chứng chính thức về năng lực của mình để tiến hành việc đánh giá đó. 

4.14 Lưu kho và xử lý

...

...

...

Phải tiến hành các bước để ngăn ngừa sự nhầm lẫn giữa những hạng mục tương tự. Các bước này phải được lập thành văn bản.

Hướng dẫn

Trong khi các yêu cầu của tiêu chuẩn này áp dụng riêng cho phương tiện đo tạo thành một phần của hệ thống đo lường của người cung ứng, thực tế rõ ràng là phải quan tâm đến mọi hạng mục phương tiện đo có thể thuộc người mua như phương tiện đo mà người cung ứng nhận để sửa chữa, bảo trì hoặc hiệu chuẩn. Các yêu cầu liên quan đến việc xử lý các hạng mục do một thí nghiệm nhận để thử nghiệm hoặc hiệu chuẩn được đưa ra trong TCVN 5859 : 1995 (ISO/IEC Guide 25).

4.15 Tính liên kết chuẩn

Tất cả phương tiện đo đều được hiệu chuẩn bằng chuẩn đo lường được liên kết từ chuẩn đo lường quốc tế hoặc chuẩn đo lường quốc gia phù hợp với các kiến nghị của Đại hội cân đo (CGPM). Trong trường hợp không có các chuẩn đo lường quốc tế hoặc quốc gia (ví dụ về độ cứng), việc liên kết chuẩn phải được thiết lập từ các chuẩn đo lường khác (ví dụ mẫu chuẩn thích hợp, chuẩn qui ước hoặc chuẩn công nghiệp) mà đã được chấp nhận quốc tế trong lĩnh vực liên quan.

Tất cả các chuẩn đo lường sử dụng trong hệ thống xác nhận phải kèm theo các giấy chứng nhận, báo cáo hoặc biểu dữ liệu đối với phương tiện đo để chứng minh nguồn, ngày tháng, độ không đảm bảo và điều kiện thu được kết quả. Mỗi tài liệu đó phải có người ký để chứng thực tính đúng đắn của kết quả.

Người cung ứng phải lưu giữ chứng cớ bằng văn bản của mỗi lần hiệu chuẩn trong chuỗi liên kết chuẩn đã được thực hiện.

Hướng dẫn

Trong một số nước, chuẩn đo lường quốc gia được chỉ định bằng một số sắc lệnh chính thức đề cập đến các chuẩn đo lường giả định cụ thể (hoặc bằng một nhóm các chuẩn) khác với việc đưa ra các quy định kỹ thuật do Đại hội cân đo (CGPM) kiến nghị. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp áp dụng tiêu chuẩn này, sự khác nhau giữa hai nguồn liên kết chuẩn này không nảy sinh vấn đề gì trong đo lường thực hành.

...

...

...

Một ví dụ về tự hiệu chuẩn dạng tỷ lệ 1 : 1 là sử dụng phương pháp cân kép Gauss, sử dụng cân có cánh tay đòn đều nhau thông thường. Trong lĩnh vực đo điện nhiều tỷ lệ chính xác có thể đạt được do sử dụng các biến áp chế tạo đặc biệt (các bộ chia điện áp cảm ứng) và các bộ so sánh dòng một chiều.

Một ví dụ về xây dựng thang đo là việc chế tạo cân chính xác bằng cách so sánh giá trị khối lượng đơn vị và sau đó sử dụng chúng với các tổ hợp thích hợp để có được các giá trị 1, 2, 3, 4, 5, .v.v… trên thang. Trong thực tế, để tiết kiệm, thường sử dụng dãy khối lượng 1 - 1, 2 - 2, 5 - 10, 20 - 20, 50, .v.v… Phương pháp tương tự được sử dụng trong các lĩnh vực đo khác, nhưng phải chú ý thành phần bổ sung thực sự.

Người cung ứng có thể đưa ra chứng cớ bằng văn bản về tính liên kết chuẩn thông qua hiệu chuẩn từ một nguồn công nhận chính thức. 

4.16 Ảnh hưởng lũy tích của độ không đảm bảo

Ảnh hưởng lũy tích của độ không đảm bảo của các giai đoạn kế tiếp trong một chuỗi hiệu chuẩn phải được tính đến cho từng chuẩn đo lường và từng hạng mục của phương tiện đo đã được xác nhận. Phải xử lý khi độ không đảm bảo tổng cộng ảnh hưởng đáng kể đến khả năng làm cho các phép đo nằm trong giới hạn sai số cho phép. Phải ghi lại chi tiết các thành phần quan trọng của độ không đảm bảo tổng cộng. Phương pháp tổ hợp các thành phần này cũng phải được lập hồ sơ.

Hướng dẫn

Một “chuỗi hiệu chuẩn” có nghĩa là giá trị của mỗi chuẩn đo lường trong chuỗi đó được xác định bằng chuẩn đo lường khác, thông thường chuẩn này có độ không đảm bảo nhỏ hơn, cứ như vậy cho đến chuẩn đo lường quốc tế hay quốc gia

4.17 Điều kiện môi trường

Các chuẩn đo lường và phương tiện đo phải được hiệu chuẩn, hiệu chỉnh và sử dụng trong một môi trường được kiểm soát tới mức cần thiết để đảm bảo các kết quả đo thích hợp. Phải xem xét kỹ đến nhiệt độ, mức thay đổi nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, rung động, khống chế bụi, độ sạch, nhiễu điện từ và các yếu tố khác ảnh hưởng đến kết quả đo. Ở nơi thích hợp, các yếu tố này phải được khống chế liên tục và ghi lại và khi cần hiệu chỉnh vào kết quả đo. Hồ sơ phải gồm cả số liệu gốc và số liệu đã được hiệu chỉnh. Các số hiệu chính khi dùng phải có cơ sở đúng đắn.

...

...

...

Người sản xuất chuẩn đo lường hoặc dụng cụ đo phải đưa ra một quy định kỹ thuật có phạm vi đo và tải lớn nhất cùng với các điều kiện môi trường giới hạn để sử dụng đúng đắn thiết bị. Khi những thông tin này có sẵn, nó cần được sử dụng để đặt ra điều kiện sử dụng và để xác định liệu có cần một sự kiểm tra nào không để duy trì các điều kiện đó.

Chỉ cho phép thu hẹp các điều kiện sử dụng mà không nên mở rộng chúng.

4.18 Nhân viên

Người cung ứng phải đảm bảo để tất cả sự xác nhận được thực hiện bởi các nhân viên có trình độ, được đào tạo, kinh nghiệm, năng lực và sự giám sát thích hợp.

PHỤ LỤC A

(Tham khảo)

HƯỚNG DẪN ĐỂ XÁC ĐỊNH CÁC KHOẢNG THỜI GIAN XÁC NHẬN ĐỐI VỚI PHƯƠNG TIỆN ĐO

Chú thích 28 Phụ lục này dựa trên Tài liệu quốc tế N^O 10 của OIML.

...

...

...

Khía cạnh quan trọng của sự hoạt động có hiệu quả của một hệ thống xác nhận là việc xác định khoảng thời gian tối đa giữa hai lần xác nhận gần nhau đối với các chuẩn đo lường và phương tiện đo. Rất nhiều các yếu tố ảnh hưởng đến tần suất xác nhận. Những yếu tố quan trọng nhất như sau:

a) loại phương tiện;

b) kiến nghị của nhà chế tạo;

c) số liệu định hướng thu được từ hồ sơ hiệu chuẩn trước;

d) lịch trình duy trì và làm việc;

e) phạm vi và tính nghiêm ngặt trong sử dụng;

f) xu hướng hỏng và sai lệch;

g) tần suất kiểm tra với phương tiện đo khác, đặc biệt là với chuẩn đo lường;

h) tần suất và hình thức của việc hiệu chuẩn kiểm tra nội bộ;

...

...

...

j) độ chính xác yêu cầu của phép đo;

k) phạt do giá trị đo sai được chấp nhận là đúng bởi vì phương tiện đo bị lỗi.

Chi phí xác nhận thông thường không thể bỏ qua trong việc xác định khoảng thời gian xác nhận và vì thế nó có thể là một yếu tố hạn chế. Điều rõ ràng từ tất cả các yếu tố đã được công bố này là không thể xây dựng được một bảng các khoảng thời gian xác nhận có thể được áp dụng một cách phổ biến. Tốt hơn là đưa ra các hướng dẫn về khoảng thời gian xác nhận có thể thiết lập được và sau đó xem xét một lần xác nhận trên cơ sở thô được tiến hành. 

Có hai chuẩn cứ cơ bản và đối lập nhau mà yêu cầu phải được cân đối khi quyết định khoảng thời gian xác nhận cho mỗi hạng mục của phương tiện đo, như sau:

a) rủi ro của phương tiện đo không phù hợp với quy định kỹ thuật trong sử dụng cần phải càng nhỏ càng tốt;

b) chi phí xác nhận cần phải giữ ở mức tối thiểu.

Vì thế, các phương pháp được trình bày trong phụ lục này cho việc lựa chọn ban đầu khoảng thời gian xác nhận và cho việc hiệu chỉnh lại các khoảng thời gian này trên cơ sở kinh nghiệm.

A.2 Lựa chọn ban đầu khoảng thời gian xác nhận

Cơ sở của quyết định ban đầu trong việc xác định khoảng thời gian xác nhận thường là trực giác kỹ thuật. Một người nào đó có kinh nghiệm về các phép đo nói chung hoặc kinh nghiệm về phương tiện đo được xác nhận nói riêng và tốt nhất là biết được các khoảng thời gian mà các phòng thí nghiệm khác sử dụng, làm ước tính cho từng hạng mục của phương tiện đo hoặc cho nhóm các hạng mục về khoảng thời gian mà nó có thể vẫn nằm trong phạm vi xê dịch sau khi xác nhận.

...

...

...

a) kiến nghị của nhà chế tạo thiết bị;

b) phạm vi và tính nghiêm ngặt trong sử dụng;

c) ảnh hưởng của môi trường;

d) độ chính xác yêu cầu của phép đo.

A.3 Phương pháp xem xét khoảng thời gian xác nhận

Hệ thống duy trì khoảng thời gian xác nhận mà không xem xét lại chỉ xác định bằng trực giác kỹ thuật không được coi là đủ tin cậy.

Một khi việc xác nhận dựa trên cơ sở thô được thiết lập thì việc hiệu chính khoảng thời gian xác nhận cần được tiến hành để tối ưu hóa sự cân đối giữa độ rủi ro và chi phí như đã nói trong Giới thiệu. Sẽ có khả năng thấy rằng khoảng thời gian được lựa chọn ban đầu sẽ không cho các kết quả mong muốn tối ưu. Các hạng mục phương tiện đo có thể ít tin cậy so với mong đợi; việc sử dụng chúng có thể không như mong đợi; có thể là đủ để tiến hành xác nhận hạn chế những hạng mục nhất định thay vì xác nhận đầy đủ; độ trôi được xác định bằng hiệu chuẩn thường lệ phương tiện có thể cho thấy có khoảng thời gian xác nhận dài hơn mà không làm tăng độ rủi ro .v.v…

Nếu thiếu tiền hoặc thiếu nhân viên có nghĩa là cần thiết phải kéo dài khoảng thời gian xác nhận thì không được quên rằng chi phí sử dụng phương tiện đo không chính xác có thể là đáng kể. Nếu một dự toán các chi phí này được làm thì rất có thể thấy rõ ràng là tiết kiệm hơn khi chi nhiều tiền hơn cho việc xác nhận và để giảm khoảng thời gian xác nhận.

Có một loạt các phương pháp để xem các khoảng thời gian xác nhận. Chúng khác nhau, căn cứ vào:

...

...

...

- các hạng mục không tuân theo các quy định kỹ thuật, hoặc do sử dụng;

- có số liệu và quan trọng là kèm theo lịch trình hiệu chuẩn;

Không một phương pháp nào là phù hợp một cách lý tưởng với cả loạt phương tiện gặp phải.

A.3.1 Phương pháp 1: Hiệu chỉnh tự động hay “bậc thang”

Một khi hạng mục phương tiện được xác nhận dựa trên cơ sở thô, chu kỳ được mở rộng nếu thấy nó nằm trong khoảng dung sai, hoặc được giảm đi nếu thấy nó nằm ngoài dung sai. Sự ứng sử theo cách “bậc thang” này có thể điều chỉnh nhanh khoảng thời gian và dễ tiến hành, không cần sự nỗ lực nào khác. Khi hồ sơ được lưu giữ và sử dụng, trục trặc với một nhóm các đối tượng sẽ trở thành rõ ràng, chỉ ra sự mong muốn có một sửa đổi kỹ thuật hay bảo trì phòng ngừa.

Điều bất lợi của các hệ thống xử lý các hạng mục một cách riêng rẽ là khó giữ cho khối lượng công việc xác nhận được trôi chảy và cân bằng và điều đó đòi hỏi phải lập kế hoạch trước và chi tiết.

A.3.2 Phương pháp 2: Biểu đồ kiểm tra

Tại những điểm hiệu chuẩn như nhau chọn từ các cuộc xác nhận và các kết quả, lập biểu đồ theo thời gian. Từ những đồ thị này, tính được cả độ phân tán và độ trôi, có được độ trôi trung bình của một khoảng thời gian xác nhận và, trong trường hợp thiết bị rất ổn định, có cả độ trôi của một số khoảng thời gian, từ những biểu đồ này, có thể tính được độ trôi xác đáng.

Phương pháp này khó áp dụng; trên thực tế rất khó trong trường hợp thiết bị phức tạp và có thể gần như chỉ được sử dụng trong trường hợp xử lý số liệu tự động. Trước khi tính toán, cần có qui luật của sự biến đổi của phương tiện hay của phương tiện tương tự. Lần nữa, khó mà đạt được một khối lượng công việc cân bằng. Tuy nhiên, sự biến đổi quan sát được của các khoảng thời gian xác nhận so với quy định cho phép tính toán không bị lỗi độ tin cậy của việc tính toán ít nhất về mặt lý thuyết, có được khoảng thời gian xác nhận hiệu quả. Hơn nữa, việc tính toán độ phân tán sẽ chỉ ra liệu các giới hạn quy định kỹ thuật của nhà chế tạo có hợp lý hay không và việc phân tích độ trôi được tìm ra có thể giúp ích để chỉ ra nguyên nhân gây ra độ trôi.

...

...

...

Các hạng mục của phương tiện đo được sơ bộ sắp xếp vào thành những nhóm trên cơ sở về cấu tạo tương tự và về độ tin cậy và độ ổn định sẽ gần giống nhau. Khoảng thời gian xác nhận ấn định cho nhóm, ban đầu trên cơ sở trực giác kỹ thuật.

Trong từng nhóm, tìm ra số lượng các hạng mục trong khoảng thời gian xác nhận được ấn định các sai số lớn hoặc tính không phù hợp khác để xác định và thể hiện tỷ lệ các hạng mục trong nhóm được xác nhận trong giai đoạn đã cho. Khi xác định các hạng mục không phù hợp, những cái bị hư hỏng rõ ràng hoặc bị người sử dụng trả lại vì nghi ngờ hay sai lỗi thì không bao gồm trong đó vì chúng không thường xuyên gây ra sai số của phép đo.

Nếu tỷ lệ các hạng mục không phù hợp của phương tiện quá cao, thì khoảng thời gian xác nhận phải giảm đi. Nếu xuất hiện một nhóm nào đó các hạng mục (ví dụ về cấu tạo hoặc loại) không hoạt động giống như các hạng mục khác trong nhóm, thì nhóm này cần được chuyển sang nhóm khác với một khoảng thời gian xác nhận khác.

Khoảng thời gian trong đó để thực hiện việc đánh giá phải càng ngắn càng tốt, tương ứng với việc thu được một lượng có ý nghĩa các hạng mục xác nhận đối với nhóm đã cho.

Nếu tỷ lệ các hạng mục không phù hợp của phương tiện trong nhóm đã cho tỏ ra là thấp thì phải tăng khoảng thời gian xác nhận để thỏa mãn tính kinh tế.

Các phương pháp thống kê khác có thể được sử dụng.

A.3.4 Phương pháp 4: Thời gian “trong sử dụng”

Đây là một biến thể của các phương pháp đã nói ở trên. Phương pháp cơ sở vẫn không thay đổi nhưng khoảng thời gian xác nhận được thể hiện theo giờ sử dụng chứ không theo ngày tháng đã qua. Một hạng mục phương tiện có thể thích hợp với chỉ thị thời gian đã trôi qua và được đưa trở lại để xác nhận khi chỉ thị này tới một giá trị quy định. Lợi thế lý thuyết quan trọng của phương pháp này là số lượng các xác nhận được tiến hành và vì thế chi phí của xác nhận biến đổi trực tiếp với độ dài thời gian mà phương tiện được sử dụng. Hơn nữa, có thể kiểm tra tự động việc sử dụng phương tiện.

Tuy nhiên có nhiều bất lợi thực tế như sau:

...

...

...

b) phương pháp không thể sử dụng được khi phương tiện bị trôi hay bị hỏng, khi đặt trên giá hay khi vận hành hoặc khi qua một số lượng chu trình mở/tắt ngắn; trong những trường hợp ấy cần thời gian lịch;

c) chi phí ban đầu cho việc cung cấp và lắp đặt các bộ tính thời gian thích hợp là cao và do người sử dụng có thể gây trở ngại cho hoạt động của chúng cho nên có thể cần có sự giám sát, điều đó sẽ làm tăng chi phí;

d) lại còn khó đạt được công việc trôi chảy hơn là so với các phương pháp khác đã nêu vì phòng thí nghiệm hiệu chuẩn không biết được ngày tháng, khi khoảng thời gian xác nhận sẽ kết thúc.

A.3.5 Phương pháp 5: Thử nghiệm trong sử dụng hay “hộp đen”

Phương pháp này bổ sung cho sự xác nhận đầy đủ. Nó có thể cung cấp thông tin có ích tạm thời về các đặc tính của phương tiện đo giữa những lần xác nhận đầy đủ và có thể đưa ra hướng dẫn về tính thích hợp của chương trình xác nhận.

Phương pháp này là biến thể của các phương pháp 1 và 2 và đặc biệt phù hợp với những dụng cụ phức tạp và làm thử. Các thông số tới hạn được kiểm tra thường xuyên (một lần một ngày hay thậm chí thường xuyên hơn) bằng bộ hiệu chuẩn xách tay hoặc tốt nhất là bằng “hộp đen” được chế tạo riêng để kiểm tra các thông số đã chọn. Nếu khi sử dụng “hộp đen” mà thấy phương tiện đo không phù hợp thì phải trở lại để xác nhận đầy đủ.

Ưu điểm của phương pháp này là cung cấp khả năng tối đa cho người sử dụng phương tiện. Nó rất thích hợp đối với phương tiện ở xa phòng hiệu chuẩn, vì việc xác nhận hoàn chỉnh chỉ được thực hiện khi biết là cần thiết hay ở các khoảng thời gian xác nhận mở rộng. Khó khăn chính là việc quyết định về các thông số tới hạn và trong việc thiết kế “hộp đen”.

Mặc dù về mặt lý thuyết phương pháp cho một độ tin cậy rất cao, tuy nhiên điều này không rõ ràng vì phương tiện đo có thể bị sai về mặt thông số nào đó không được đo bằng “hộp đen”. Ngoài ra, các đặc tính của “hộp đen” tự nó có thể không ổn định và nó cũng cần được xác nhận thường xuyên.