|
BỘ
NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 15/VTLTNN-NVĐP
V/v hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công
tác văn thư, lưu trữ năm 2011 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương
|
Hà
Nội, ngày 12 tháng 01 năm 2011
|
Kính
gửi: Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
Thực hiện chức
năng giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
trong phạm vi toàn quốc, để các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây
gọi chung là các tỉnh) có căn cứ xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ
năm 2011, đồng thời hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong tỉnh thực hiện kế hoạch,
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn
thư, lưu trữ địa phương năm 2011 như sau:
I. QUẢN LÝ,
CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Về công
tác tổ chức và cán bộ
a) Đối với các tỉnh
chưa thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ cần khẩn trương xây dựng Đề
án thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ theo quy định tại Thông tư số
02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp. Thực hiện việc tuyển dụng và bố trí đủ
biên chế bảo đảm tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo
đúng quy định của Nhà nước cho Chi cục để Chi cục thực hiện tốt chức năng lưu
trữ lịch sử cấp tỉnh.
b) Tiếp tục kiện
toàn tổ chức và tăng cường biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ
quan, tổ chức trong tỉnh, đặc biệt là các sở, ban, ngành.
c) Tăng cường
công tác đào tạo, đào tạo lại, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ cho cán bộ quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ
trong các cơ quan, tổ chức từ cấp tỉnh, cấp huyện đến cấp xã.
d) Thực hiện các
chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
theo quy định hiện hành.
2. Về xây dựng
và ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
Căn cứ vào các
văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của Bộ Nội vụ và các văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các tỉnh tiến hành rà soát
những văn bản của tỉnh và chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trong tỉnh rà soát những
văn bản đã ban hành nhưng không còn phù hợp trong lĩnh vực công tác văn thư,
lưu trữ để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế.
Tiếp tục xây dựng,
ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ và hướng
dẫn các cơ quan, tổ chức trong tỉnh ban hành (đối với những cơ quan, tổ chức
chưa ban hành) những văn bản sau:
a) Quy chế công
tác văn thư, lưu trữ (phấn đấu 100% các sở, ban, ngành đều có Quy chế).
b) Danh mục hồ
sơ cơ quan.
c) Bảng thời hạn
bảo quản tài liệu.
d) Danh mục
thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ tỉnh (phấn đấu 100% các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ tỉnh đều có Danh mục).
3. Về chỉ đạo,
kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị, tổ chức thuộc tỉnh
Tổ chức kiểm
tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trong tỉnh
(phấn đấu kiểm tra hết các cơ quan, tổ chức còn lại trong tỉnh chưa được kiểm
tra); tổ chức kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ giữa các cơ quan, tổ chức
trong tỉnh. Nội dung kiểm tra, hướng dẫn chủ yếu tập trung vào các vấn đề sau:
a) Triển khai
các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản khác của Nhà nước quy định về công
tác văn thư, lưu trữ.
b) Công tác tổ
chức và cán bộ (về tổ chức văn thư, lưu trữ; biên chế, trình độ công chức, viên
chức; việc thực hiện các chế độ đối với công chức, viên chức làm công tác văn
thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước).
c) Ban hành các
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức; Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, Danh mục hồ sơ cơ quan,
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu
trữ tỉnh…
d) Công tác soạn
thảo văn bản; ban hành và quản lý văn bản.
đ) Công tác lập
hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
e) Tình trạng
tài liệu lưu trữ; công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong giai đoạn trước đây
của các cơ quan, tổ chức.
g) Tình trạng
kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.
h) Ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
4. Về việc
xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng và cải tạo kho lưu trữ
Đây là một trong
những nhiệm vụ trọng tâm của công tác lưu trữ trong năm 2011 và những năm tiếp
theo.
a) Đối với các tỉnh
được Trung ương hỗ trợ, nhưng chưa lập Dự án đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên
dụng, cải tạo kho hoặc mua thiết bị bảo quản tài liệu, Sở Nội vụ các tỉnh cần
tiến hành các thủ tục cần thiết và phối hợp chặt chẽ với Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước để hoàn thành Dự án trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
b) Đối với các tỉnh
không có sự hỗ trợ của Trung ương trong việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng,
cần chủ động lập Dự án đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt và triển khai thực hiện.
c) Chỉ đạo các
cơ quan, tổ chức trong tỉnh đầu tư kinh phí cho việc cải tạo, nâng cấp mở rộng
kho lưu trữ để đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu.
5. Kinh phí
dành cho hoạt động văn thư, lưu trữ
Các tỉnh cần đầu
tư kinh phí phù hợp để đảm bảo các hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định.
Các hoạt động văn thư, lưu trữ cần đầu tư kinh phí gồm:
a) Tổ chức hội
nghị phổ biến, triển khai các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ cho các
cơ quan, tổ chức trong tỉnh; hội nghị tập huấn, đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu
trữ cho cán bộ, công chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ và công chức, viên
chức trực tiếp làm văn thư, lưu trữ.
b) Đầu tư xây dựng
mới, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ và mua trang thiết bị phục vụ bảo quản tài
liệu.
c) Khảo sát tình
trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các cơ quan, tổ chức; chỉnh lý tài liệu
tồn đọng trước đây của các cơ quan, tổ chức để sớm đưa vào bảo quản tại Lưu trữ
tỉnh.
d) Tổ chức trưng
bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, Công bố; Xuất bản sách giới thiệu tài liệu lưu
trữ.
đ) Triển khai
các đề tài nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư, lưu trữ.
e) Tổ chức và
tham gia các đoàn học tập, khảo sát công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan
trong nước và nước ngoài.
II. HOẠT ĐỘNG
NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Công tác
văn thư
Soạn thảo và ban
hành văn bản
Căn cứ vào các
văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của Bộ Nội vụ và các văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ cần chỉ đạo các cơ
quan, tổ chức trong tỉnh thực hiện tốt các công việc sau:
a) Quy trình soạn
thảo và ban hành văn bản; các quy định của Nhà nước về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
b) Quản lý văn bản
đi, văn bản đến.
c) Quản lý và sử
dụng con dấu theo quy định của Nhà nước.
d) Tổ chức thực
hiện việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo đúng
quy định.
2. Công tác
lưu trữ
a) Thu thập, chỉnh
lý, xác định giá trị tài liệu
- Lập kế hoạch
và tổ chức thu tài liệu đã đến hạn nộp lưu của các cơ quan, tổ chức (thuộc diện
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử) vào Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện.
- Tổ chức thu
tài liệu của cơ quan chia, tách, sáp nhập và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức
sở hữu theo đúng quy định tại Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan
tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh
nghiệp nhà nước.
- Tổ chức tốt việc
chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trong tỉnh.
- Tổ chức xác định
giá trị tài liệu; tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định.
b) Bảo quản tài
liệu lưu trữ
- Trang bị đầy đủ
các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu
như: Phương tiện báo cháy, máy điều hòa không khí, giá, hộp, cặp đựng tài liệu,
bìa hồ sơ… cho các kho lưu trữ.
- Thường xuyên
thực hiện chế độ vệ sinh kho lưu trữ, thông gió, duy trì nhiệt độ, độ ẩm phù hợp
với từng loại tài liệu.
- Thực hiện
nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu và thực hiện báo cáo thống kê về
công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định.
c) Tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu.
- Bố trí phòng đọc
đủ điều kiện để phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu.
- Tiếp tục xây dựng
và hoàn thiện các công cụ tra cứu chủ yếu như mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm tài liệu;
lập sổ quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu và quản lý độc giả.
- Tổ chức khai
thác và sử dụng tài liệu dưới các hình thức: Phục vụ độc giả tại phòng đọc, trả
lời theo thư yêu cầu; công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ; tổ chức trưng bày
triển lãm tài liệu lưu trữ.
Căn cứ vào hướng
dẫn này và tình hình thực tế của địa phương, các tỉnh xây dựng kế hoạch công
tác văn thư, lưu trữ năm 2011 của tỉnh cho phù hợp với điều kiện của địa phương
mình và tổ chức thực hiện. Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có khó khăn,
vướng mắc, đề nghị các tỉnh liên hệ với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước theo địa
chỉ: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, số 12 phố Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội hoặc
theo số điện thoại 04.38327007 để cùng phối hợp giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Thứ trưởng Văn Tất Thu (để b/c)
- Sở Nội vụ các tỉnh (để phối hợp thực hiện)
- Lãnh đạo Cục (3b);
- Website Cục VTLTNN;
- Lưu: VT, NVĐP (07)
|
CỤC
TRƯỞNG
Vũ Thị Minh Hương
|